HERRAMIENTAS DE MEJORA
Octubre 23 de 2014
ESTRUCTURA NTCGP 1000:2009
CAPITULO 8
8. “ MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA ”
8.1
Generalidades
8.2
Seguimiento
y Medición
8.2.1
Satisfacción del
Cliente
8.2.2
Auditoría Interna
8.2.3 Seguimiento
y Medición de los
Procesos
8.2.4 Seguimiento y
Medición del
Producto
8.3
Control del
Producto No
Conforme
8.4
Análisis de
Datos
8.5
Mejora
8.5.1
Mejora Continua
8.5.2
Acción
Correctiva
8.5.3
Acción
Preventiva
Herramientas de Gestión de
Mejoramiento
1. Producto no conforme – Dificultades.
2. Auditorías internas de calidad
3. Satisfacción de usuarios
4. Clima organizacional
5. Estilo de Dirección
6. Evaluación política de Calidad
7. Autoevaluación MECI
8. Indicadores por proceso
9. PQRS
10. ACPM
11. Revisión por la Dirección
12. Diseño y Desarrollo en Actividades de
Extensión
DIFICULTADES EN EL DESARROLLO
DE LOS PROCESOS
(Servicio No Conforme)
El Servicio no conforme es la identificación de aspectos que se presentan eventualmente
al momento de llevar a cabo la actividad misional y que ocasionan «fallas». Se deben
tratar ANTES de que el «usuario» se de cuenta. Se debe mejorar lo que es recurrente.
ANTES
Se aplica la Encuesta cada
semestre a los Docentes
1 semestre
DESPUÉS
Tabular y
realizar
Informe
Tomar
Acciones
Toma Acciones
en el mismo
semestre
AHORA
Agendar dentro de las reuniones
un punto con DIFICULTADES
Revisar
en el
Consejo
El Secretario de los Comités o
Consejos, con el apoyo del
Profesional OPDI, revisa las actas y
genera un informe de dificultades
Con las DIFICULTADES más
reiterativas presenta ACPM´S
AUDITORIAS INTERNAS DE
CALIDAD
ANTES
Alcance: Programación
por Procesos Centrales,
Sedes Regionales,
Facultades e Institutos
Reunión de Apertura
y Cierre con cada
Auditado en las
Facultades e
Institutos
Levantar ACPMs,
de acuerdo a los
hallazgos
AHORA
Alcance: Programación por
Procesos Transversales
desde los Centrales a las
Sedes Regionales,
Facultades e Institutos
1.
2.
3.
Una sola Reunión de Apertura
y Cierre , con todos los
responsables de procesos.
Tomar Acciones ellos
en conjunto con el
Área de Calidad y M.
Establecer política de compromiso a los auditores para contar más con su participación.
Tener en cuenta los pares académicos de la Universidad para poder contar con ellos como
nuestros auditores internos de calidad – Carga Académica
Incluir las capacitaciones a los auditores en el Plan de Capacitación de la Rectoría o Gestión
Humana.
Mapa de Procesos
Se auditan los
procesos y se revisa
en donde se llevan a
cabo dichos procesos
con base en el ciclo
PHVA; es decir: en
dónde se direcciona?,
en dónde se ejecuta?,
en dónde se controla?
Y en dónde se
mejora?.
Con base en las
respuestas se toman
muestras para auditar
SATISFACCIÓN DEL USUARIO
ANTES
Se aplicaban Tres Encuestas:
Satisfacción de usuario
Clima Organizacional
Autoevaluación _MECI
AHORA
SATISFACCIÓN DE
USUARIOS
A través de los informes
resultado de la autoevaluación
de los Programas Académicos,
se obtiene información sobre la
percepción del servicio
prestado,
Tabular
De los resultados que arrojan las
encuestas se toman Acciones
CLIMA ORGANIZACIONAL
Será diseñada y aplicada
por el grupo de
investigación
AUTOEVALUACIÓN - MECI
Sólo se aplicará a los Ordenadores
de Gastos y a los Coordinadores
Administrativos, entre los meses de
enero y febrero, para que sea base
de las respuestas de la encuesta del
DAFP
La herramienta debe permitir generar planes de acción a todo nivel. Las
acciones del plan de mejoramiento que se propongan deben ser alimentadas al
plan de acción.
ANÁLISIS DE DATOS INDICADORES
ANTES
Se envía archivo semestral a todas
las dependencias para su
diligenciamiento y seguimiento a
través del PLAN DE ACCIÓN
Informe
consolidado
por
Dependencia e
Institucional
Frente al seguimiento existen fallas
desde la Facultad que no se revisa
efectivamente el cumplimiento de
cada indicador, igualmente a nivel
institucional no se toman acciones
efectivas sobre el incumplimiento
de éstos
AHORA
Se envía archivo
semestral a todas las
dependencias para su
diligenciamiento y
seguimiento
En el plan de acción adicionar una
columna que permita clasificar las
acciones por eficiencia, eficacia y
efectividad, que al final permita
consolidar el cumplimiento de éstos por
estas tres medidas. y por: PROCESO y
SUBPROCESO
Revisar con Ludmila la
forma como daremos
cumplimiento a los
nuevos requisitos del
MECI – 2014 sobre
indicadores (medida y
meta)
Clasificación
-Asuntos Estudiantiles.
-Servicios Misionales
- Dificultades Administrativas
1.
Modificar la información de la página web de PQRS que permita diferenciar entre usuarios internos y
usuarios externo.
2.
Canalizar a los estudiantes frente a la relación de asuntos estudiantiles con su Director de Programa
3.
Tener la claridad que lo relacionado con asuntos disciplinarios de estudiantes no serán quejas.
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ANTES
Realizar el informe con
las entradas del requisito
de revisión por la
dirección.
Se presenta ante los
Consejos, Directores o
Comités de calidad
Tomar
ACciones
AHORA
Revisar que el informe
de rendición de
cuentas aplica para la
revisión por la
dirección de acuerdo a
la GP1000
Establecer la
Rendición de
Cuentas como
parte de la
Revisión por la
Dirección
Incluir en la
Rendición de
Cuentas Los
puntos que no
están en la
Rendición de
Cuentas.
Facultades,
Institutos y
Sedes hacen
Rendición de
Cuentas
ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
1.
NUEVO FORMATO DE ACPM. El formato en que se registra las ACPM se eliminará y se creará una
matriz o cuadro en el que cada Unidad Académica pueda llevar sus acciones de todas las fuentes
(Dificultades, Satisfacción de Usuarios, Clima Organizacional, Revisión Por la Dirección, Auditorias
Internas, PQRS), más las de Autoevaluación de Programas Académicos, las de Riesgos y la
Contraloría.
2.
La Herramienta Matriz de Acciones con la que se elabora el informe debe tener incluido para dicho
informe las acciones Preventivas planteadas en la Matriz de Riesgos. REVISAR LA MATRIZ DE ACPM
PARA VALIDAR TODA SU UTILIDAD.
3.
Capacitar en la Redacción de los hallazgos, análisis de causas y formulación de acciones.
NUEVO FORMATO
Evidencia: En los cursos de educación continuada impartidos
por facultades y unidades no se evidencia formalmente el registro
de planificación del diseño de cursos, y diplomados. Texto Auditor
Líder*.
*Registros de cursos y diplomados Educación Continuada
Inicio
A
Propuesta Inicial
Generar propuesta inicial de la
Actividad y solicitud de
Solicitud de aprobación
aprobación
Revisar y aprobar propuesta a
través de Resolución
Solicitud de aprobación con
Vo.Bo
Revisar la pertinencia
de la propuesta inicial y
avalarla
Resolución
Formulario - Base de Datos
Registrar en la página web de la DECC
la actividad de extensión
No
¿La propuesta
es viable?
Realizar Programa Definitivo de la
Actividad de Extensión
Programa final
Ajustar la propuesta, en caso
de ser necesario
Si
Desarrollo de la Actividad de
Extensión
Verificar la disponibilidad de
horas en la carga académica
Fin
No
¿Hay
disponibilidad?
Realizar trámite de
bonificación
Si
Agregar a la carga Académica
Revisión del presupuesto y
documentos soportes
¿Requiere
ajustes?
No
A
VERIFICACIÓN
VALIDACIÓN
Propuesta y
Presupuesto
Elaborar propuesta y
presupuesto definitivo
REVISIÓN
Si
Realizar ajustes
requeridos
Cambiar el diagrama de
flujo por un esquema
que explique…aquí no
se entiende nada
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Modificación Herramientas de Descentralizados para el 2014