SIGA
Descripción
•
SIGA es un sistema informático que permite el flujo de los
procesos de gestión de forma ágil, sencilla y segura.
•
SIGA esta diseñado para el registro y seguimiento a los diferentes
asuntos de gestión, dando resultados en tiempo real mediante
apoyos como:
−
−
−
−
−
•
Facilidad en el llenado de asuntos
Notificaciones vía correo electrónico
Distribución de información por estatus
Elementos de control visuales (Ej. Semáforos y prioridades)
Consultas sobre la mayoría de los datos para facilitar la
localización de la información
Pose una distribución jerárquica basado en una estructura
departamental funcional, haciéndola mas familiar para los
procesos de cada unidad.
Objetivos
• Automatizar el registro, almacenamiento y
seguimiento de los asuntos generados desde
el interior o el exterior de la unidad.
• Permitir al usuario obtener el control sobre la
información de los asuntos e instrucciones de
manera ágil y oportuna.
• Reducir sustancialmente el consumo de papel
y del uso de la mensajería
Entorno Tecnológico
• Aplicación cliente-servidor tipo Web
− No se requiere instalar nada en el equipo de los usuarios.
− Fácil acceso.
− Altamente Seguro.
− Integra archivos electrónicos a los asunto o a las instrucciones
• Notificaciones vía Correo electrónico, tales como:
− Asignación de asunto para turnar
− Asignación de instrucción por atender
− Cambio de semáforo de asuntos o instrucciones
− Rechazo de una instrucción
− Solicitud de ampliación de tiempo de atención
− Entre otros.
Ventanilla Única
• Se refiere a un grupo de personas que se
encuentran en un área definida para la recepción
– Registro – seguimiento – descargo de la
documentación que se refiere a su Unidad
Administrativa (UA).
− Documentos de SALIDA:
• Documentos generados desde la UA para
entidades externas o para personal de la misma
UA.
− Documentos de Entrada:
• Documentos generados por entidades externas
para personal de la UA.
Entidades y remitentes Externos
• Refiere a toda área y personal remitente
que no pertenece a la unidad
administrativa:
− Otras áreas en la SHCP que no están en
SIGA.
− Empresas privadas
− Áreas de otras dependencias
Asuntos
• Refiere a todo tipo de documentación que se
genere o se reciba en la unidad administrativa.
−
−
−
−
Oficios
Documentos
Atentas Notas
Etc.
• Los asuntos son Registrados-TurnadosSupervisados-descargados por el personal de la
Ventanilla.
Instrucciones
• Se refiere a las acciones que se derivan
de un asunto y que deben ser atendidas
por los usuarios que las reciben y que
cuentan con el rol de Atención
• Las instrucciones pueden llegar a un
usuario en SIGA desde:
− Un usuario en SIGA con nivel superior
− Desde la ventanilla de la unidad
Administrativa.
Estructura Departamental Funcional
• Refiere a el grupo de usuarios de la
unidad administrativa, que se dan de alta
en SIGA para realizar actividades
especificas denominados roles.
• La estructura es jerárquica basado en la
asignación de un superior y subordinados.
• Esta estructura es independiente a la
estructura laboral.
Roles
• Se les llama roles a los diferentes tipos designaciones con
tareas especificas a los usuarios finales, los cuales son:
− De Seguimiento a Asuntos:
• Recepción
• Turnado
− De Seguimiento a Instrucciones:
• Atención
• Asistente
− De Mantenimiento
• Supervisor de Área
• Administrador
Ambiente Estructural
Ventanilla
CGTIyC
CGTIyC
TITULAR
DGA
DGA
Director
Director
Subdirector
Jefe
Jefe
Subdirector
Director
Subdirector
Jefe
Subdirector
Jefe
Jefe
Procedimientos
• En las siguientes plantillas se mostraran
las arquitecturas de trabajos y sus flujos
de las instrucciones.
• Los procedimientos en SIGA, se asemejan
a lo que normalmente se ha venido
realizado en el proceso de gestión.
Arquitectura de flujos externos e internos
Ventanilla única de la UA
CGTIyC
Turnador (Captura y turnado)
De la Iniciativa
Privada
Área de Recepción (Solo Captura)
De otras
Dependencias
Se generan
instrucciones
para atender
el asunto
Asuntos
en Papel
De otras UA’s en la
SHCP Sin SIGA
e
De otras UA’s en la
SHCP con SIGA
Asuntos en
Electrónico
De puestos de la
misma UA
Flujo de Atención de instrucciones
Atender
Instrucción
Instrucción
Atendida
DGA o Asistente
e
e
Director o Asistente
Subdirector o Asistente
Jefe
Las instrucciones se
reciben, se crean y se
responden en formato
electrónico
Jefe
CGTIyC
¿Que se puede hacer con una instrucción?
• Contestarla
• Rechazarla
• Delegarla
• Reasignarla
• Solicitar ampliación de tiempo para su
atención.
Contestar una instrucción
•
Refiere a responder a quien nos turno la instrucción (ventanilla
o superior) de manera parcial o total, la respuesta puede ser:
− Mediante un texto que contenga nuestra respuesta.
− Mediante uno o varios archivos electrónicos anexados y un
texto que describa el contenido de los archivos
Pueden realizarse repuestas parciales de una misma
instrucción mediante un campo que indica en cada
respuesta parcial que porcentaje se lleva.
NOTA: Si la instrucción solo es informativa, solo respondemos
como enterados y al 100% para terminar la instrucción
Rechazar una respuesta
• Refiere a identificar que la instrucción que se
asigno por la ventanilla o un superior no nos
corresponde y mediante un breve texto se
describe el motivo del rechazo.
• Al ejecutar este proceso la instrucción desaparece
de nuestro control.
Delegar una instrucción
• Refiere a turnar la instrucción recibida por la ventanilla
o un superior a nuestros subordinados para que nos
apoyen en el armado de la respuesta que finalmente
haremos nosotros, existen dos tipos de instrucciones
que se pueden turnar:
− Ejecutorias (esperamos que nos respondan la
instrucción)
− Informativas (no esperamos respuesta de la
instrucción)
Reasignación de una instrucción
• Refiere a turnar la instrucción recibida por la ventanilla
o un superior a un subalterno para que este se encargue
de la atención y respuesta de la misma:
− Siempre serán instrucciones ejecutorias
− En este proceso el usuario que turno la instrucción
no formara parte de la ruta de respuesta, la
instrucción original esta fuera de su control
Arquitectura de flujos externos e internos
Instrucciones Atendidas,
para responder el asunto
CGTIyC
Ventanilla única de la UA
A la Iniciativa
Privada
e
Respuestas de
asuntos en
Electrónico
Atención
entidades
externas
Respuestas
de asuntos
en Papel
A otras
Dependencias
A otras UA’s en la
SHCP Sin SIGA
A puestos de
la misma UA
A UA’s de SHCP con SIGA
(Ventanillas)
Fuera del proceso actual de SIGA
• No se realizan turnados lineales de instrucciones
(puesto del mismo nivel en la estructura funcional
de su unidad en SIGA).
• Cuando se turno un asunto y las instrucciones ya
se comenzaron a atender, este ya no es posible
recuperarlo para hacer algún cambio.
• El Rol de asistente solo adquiere las
características de atención del rol de su asistido
• El rol de asistente puede atender a mas de un
usuario, siempre y cuando estos estén como
subalternos del puesto de su jefe.
Gracias
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Presentación Concepto SIGA