EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Dra. Edith Huancauqui Rodríguez
FASES DE LA CONTRATACIÓN
ESTATAL
Desde la
convocatoria
Programación y
Actos
Preparatorios
- PAC
- Expediente de Contratación
- Comité Especial
- Bases
Hasta antes de la
suscripción del contrato
Etapa de Selección
Ejecución
contractual
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Qué entendemos por Expediente de Contratación?
*En sentido amplio: es el conjunto de actuaciones referidas
al proceso de contratación, desde la decisión de adquirir o
contratar hasta la culminación del contrato.
• En sentido estricto: Expediente que reúne la información
necesaria para la contratación de un objeto determinado
(RTM, VR, etc), el que una vez aprobado es remitido al CE
para el inicio de sus labores (fase inicial).
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Cuándo se inicia?
*Se inicia con el requerimiento del área usuaria.
*Progresivamente y en forma cronológica y ordenada se va
adjuntando toda la documentación correspondiente a cada fase.
Debe incluir las ofertas no ganadoras.
*Concluye con la conformidad de recepción de la última
prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago.
*Permanecer en custodia del OEC, salvo en el periodo en que
dicha custodia esté a cargo del Comité Especial.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Por qué es necesario contar con un expediente de
contratación? ¿Cuál es su Finalidad?
1. Contar con la información técnica, económica y
selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta
idónea, con la calidad requerida o mejorada y a
precio adecuado.
2. Reunir todas las actuaciones del proceso de
contratación, desde el requerimiento del área usuaria
hasta la culminación del contrato, incluyendo las
ofertas no ganadoras. Debe estar bajo custodia del
OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
FASE INICIAL
Requisitos mínimos para su aprobación:
*Requerimientos Técnicos Mínimos (RTM)
debidamente definidos
*Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
*Certificación de Crédito Presupuestario
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
El ÁREA USUARIA es responsable de definir con precisión las
características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes,
servicios u obras a contratar, las que deben encontrarse
descritas en las especificaciones técnicas, términos de
referencia o expediente técnico.
Asimismo, debe señalar la finalidad pública de la
contratación.
En la determinación de las características técnicas NO debe
aludirse a marcas o nombres comerciales, diseños, fabricantes,
ni descripción que oriente la adquisición o contratación de
marca, fabricante o tipo de producto específico.
EXCEPCION: ESTANDARIZACION
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Comprenden:
Características técnicas
(la propia Entidad las
establece):
• Bienes:
Especificaciones
Técnicas
• Servicios:
Términos de
Referencia
• Obras:
Expediente Técnico
Normas
Reglamentarias:
• Reglamentos técnicos
(DISCAMEC)
• Normas Metrológicas
(INDECOPI)
• Normas Sanitarias
(Salud)
• Reglamentos
sectoriales
Otros requisitos:
• Normas técnicas
nacionales e
internacionales
(tienen por fin prever
la calidad de procesos
de producción, etc).
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
*Deben
ser congruentes, proporcionales y
razonables en función al mercado.
*Deben
incidir sobre los objetivos, funciones y
operatividad de los bienes, servicios u obras.
*Deben
cumplir con las normas nacionales
aprobadas por autoridades competentes.
Ejemplo: El certificado de calidad ISO no puede
ser considerado RTM
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
¿Hay grados de discrecionalidad en la determinación de
características técnicas?
¿Cuál es el grado de discrecionalidad del área usuaria,
del OEC, inclusive del órgano especializado para la
determinación de las características técnicas?
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
El expediente de contratación en la fase inicial debe incluir, lo
siguiente:
• Sistema de
contratación
• Modalidad de
Selección
• Modalidad de
ejecución contractual
• Disponibilidad
Presupuestal
• Tipo de proceso
• Resumen ejecutivo
En obras y actividades
derivadas de proyectos
de inversión :
• Declaración de
viabilidad del SNIP
• Expediente Técnico
• Disponibilidad del
terreno
2. ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE
OFRECE EL MERCADO
Para:
- Determinar valor referencial
- Pluralidad de marcas y postores
- Ajuste a características
- Propuesta de factores
- Distribución de la buena pro.
* VALOR REFERENCIAL
El valor referencial es el costo estimado
aprobado por la Entidad para la
contratación de bienes, servicios u obras
sobre la base de los precios de mercado.
El OEC debe determinar el valor referencial.
El OEC puede solicitar apoyo que requiera
del Área Usuaria, este último está obligado
a dar apoyo bajo responsabilidad.
* VALOR REFERENCIAL
Para su determinación, el OEC debe emplear
como mínimo dos (02) fuentes:
Presupuestos y
cotizaciones
actualizadas
Estructura de
Costos
Precios
Históricos
Precios
SEACE, etc.
* VALOR REFERENCIAL
EL ESTUDIO DEBE
CONSIDERAR TAMBIÉN LOS
SIGUIENTES ASPECTOS:
Disponibilidad
inmediata
Garantías
* VALOR REFERENCIAL
Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado, requieren como
condición básica:
* Que exista un mercado competitivo.
* Que el proveedor que hace la cotización NO conozca que
ésta servirá para estimar un VR.
En muchos casos, es difícil que se cumplan estas
características. Por ello se generan distorsiones en la
estimación del VR.
* VALOR REFERENCIAL
¿QUÉ DEBE INCLUIR ?
• El costo del Bien o Servicio, además de su margen
de comercialización o utilidad.
• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de
entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos
Laborales y cualquier otro concepto.
• En casos de servicios de Intermediación Laboral, el
VR debe calcularse respetando todas las normas
laborales.
• Valor referencial en la AMAZONIA
* VALOR REFERENCIAL
CARACTERISTICAS ESPECIALES
• El VR es de carácter PÚBLICO.
• Puede ser declarado de carácter RESERVADO
cuando la naturaleza de la contratación lo haga
necesario, cuando se trate de bienes, servicios u
obras que revisten complejidad o cuando conlleven
innovaciones tecnológicas (justificación debida).
• El VR siempre será informado al SEACE
* VALOR REFERENCIAL
• ANTIGÜEDAD:
– BIENES Y SERVICIOS:
03 meses desde aprobación del
Expediente de Contratación.
– CONSULTORÍA DE OBRA:
06 meses desde aprobación del
expediente de contratación.
– OBRAS:
06 meses desde la fecha de
determinación del presupuesto de obra
consignada en el expediente técnico.
* VALOR REFERENCIAL
LÍMITES:
*
*
*
Para Bienes y Servicios, las propuestas que
excedan VR serán devueltas, sin límite mínimo
Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor
al 90%
Consultoría: No menor del 90%
* VALOR REFERENCIAL
Errores Frecuentes:
*
*
*
*
*
Se determina en base a estudio desactualizado o en
función a pocas cotizaciones.
No se sustenta el procedimiento seguido para su cálculo.
Si el valor referencial está en moneda extranjera, no se
indica el tipo de cambio que debe emplearse para efectuar
el pago.
Para su determinación no se toma en cuenta los precios
históricos (contratos).
Para suministros de combustible, alimentos, entre otros, no
se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.
3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Contenido de la Certificación Presupuestal:
*
*
*
Fuente de Financiamiento
Cadena Funcional Programática y del gasto
Monto al cual asciende la certificación con las
anotaciones del caso
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
En su fase inicial, será aprobado por
el Titular de la Entidad u órgano
competente (por delegación).
En proceso declarado desierto:
Sólo si se ha modificado algún extremo del expediente de
contratación, la siguiente convocatoria contará con
nueva aprobación del expediente.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
NO OLVIDAR:
 Aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán
todas las actuaciones que se realicen desde la designación
del Comité Especial hasta la culminación del contrato.
 Los
contratos
de
bienes
y
servicios
culminan
con
la
conformidad de recepción de la última prestación y el pago
correspondiente. Los contratos de ejecución o consultoría de
obras culminan con la liquidación y pago correspondiente.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Expediente de
Contratación
Formulación:
área usuaria, OEC,
Presupuesto
APROBACION
COMITE ESPECIAL
(funcionario
competente)
Nota:
Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la
determinación y aprobación del Exp. Contrat. y designación del
Comité Especial (Directivas, Instructivos).
INQUIETUDES
“¿Es posible que la aprobación de expediente de
contratación y las Bases de una AMC que deriva
de otro proceso de selección por declaratoria de
desierto (licitación pública, concurso público o
adjudicación directa) sean aprobados por quien
haya sido facultado para dicha aprobación; o
debe ser aprobado por la instancia que aprobó el
expediente de contratación y las Bases del
proceso de selección original?”
Referencia: OPINIÓN Nº 094-2011/DTN
INQUIETUDES
En los procesos de selección a convocarse en la
Amazonía, ¿es legalmente correcto que las bases
deben
establecer
un
valor
referencial
considerando el IGV, y otro valor referencial sin
considerar el IGV?
Referencia: OPINIÓN Nº 007-2012/DTN
FUNCIONARIOS Y ÓRGANOS
RESPONSABLES
FUNCIONARIOS Y ÓRGANOS
RESPONSABLES
Art. 5 del Reglamento:
1.
2.
3.
4.
Titular de la Entidad
Área usuaria
Órgano encargado de las
contrataciones
Comité Especial
TITULAR DE LA ENTIDAD
*Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad.
*Aprueba, autoriza y supervisa los procesos
contrataciones.
Ejemplos:
Congreso de la República: Presidente
Poder Judicial: Presidente
Empresas del Estado: Gerente General
Gobierno Regional: Presidente
Gobierno Local: Alcalde
de
TITULAR DE LA ENTIDAD
DELEGACIÓN
El Titular de la Entidad puede delegar facultades que le
concede la norma de contrataciones, siendo
indelegables los siguientes:
* Autorización de exoneraciones.
* Declaración de nulidad de oficio.
* Aprobación de prestaciones adicionales de obra.
* Emisión de pronunciamientos sobre las observaciones a
las Bases Administrativas.
* Decisión de encargar procesos a entidad privada
nacional o internacional
AREA USUARIA y OEC
Área Usuaria:
Realiza el requerimiento (determina necesidades, características
técnicas y la cantidad de lo que se va a adquirir o contratar).
Indica Finalidad Pública de la Contratación
Definición:
OEC
Estudio de las posibilidades
que ofrece el Mercado
C.T.
Características Técnicas
V.R.
Valor referencial
NECESIDAD
Consolidar en el PAC
Responsable del Fraccionamiento: No se
debe dividir una contratación para dar lugar al
cambio del tipo de proceso de selección.
Determinación del
tipo de proceso de
selección: LP, CP,
ADP, ADS, AMC.
FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL OEC
Directiva N° 001-2011-OSCE/CD
A PARTIR DEL 2013: Obligatoriamente deberán ser profesionales
y/o técnicos debidamente certificados.
REQUISITOS:
1.
Capacitación técnica en contrataciones públicas o gestión
logística: no < 80 horas lectivas (5 últimos años)
2. Experiencia laboral general: no < a 3 años
3. Experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en
logística privada: no <1 año
FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL OEC
PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION VIRTUAL OSCE:
www.seace.gob.pe/ www.osce.gob.pe
EL COMITÉ ESPECIAL
COMITÉ ESPECIAL
DESIGNACIÓN:
*A través del funcionario competente:
según niveles de competencia
*Se realiza:
*Por escrito
*En función a las personas
¿Existe jerarquía entre los miembros del comité?
COMITÉ ESPECIAL
TIPOS:
Comité
Especial (ad hoc): Para cada proceso
de selección, se da en cualquier tipo de
proceso, salvo menor cuantía (opcional).
Comité
Especial Permanente: Para varios
procesos de selección; solo está permitido en
las Adjudicaciones Directas y las Menores
Cuantías.
COMITÉ ESPECIAL
• Tres miembros: uno del área usuaria y otro del OEC.
Por lo menos 01 debe conocer técnicamente el
objeto de la contratación.
• La designación debe cuidar que exista
correspondencia entre cada miembro titular y su
suplente (efecto espejo).
• Debe instalarse al día siguiente de la designación,
notificada junto con el Expediente de Contratación.
NO OLVIDAR:
En la conformación del Comité Especial Permanente
sólo se exige que 01 sea representante del OEC.
COMITÉ ESPECIAL
* NO PUEDEN SER MIEMBROS
Titular de la Entidad
Funcionarios: Control y fiscalización
Funcionarios que aprobaron el
expediente, Bases, Comité Especial
Funcionarios, servidores o expertos
independientes sancionados.
COMITÉ ESPECIAL
INTERVENCIÓN DE MIEMBROS SUPLENTES:
 Si
el titular está ausente, su suplente lo
reemplazará, respetándose la conformación.
 La
Entidad evaluará motivo de ausencia, sin
impedir participación de su suplente.
 El
miembro titular reemplazado, podrá
reincorporarse al comité como miembro
suplente, previa autorización posterior a la
evaluación señalada.
COMITÉ ESPECIAL
COMPETENCIAS:
Elaborar las Bases
Convocar al proceso
Absolver Consultas y Observaciones
Evaluar propuestas
Otorgar la Buena Pro
Declarar desierto el proceso
Consultar o proponer las modificaciones de
características técnicas o del valor referencial
Otros actos necesarios
COMITÉ ESPECIAL
EL COMITE ESPECIAL NO TIENE COMPETENCIA
DIRECTA PARA MODIFICAR:
Cantidad,
plano o dimensión de bien, servicio
u obra.
Características y especificaciones
Valor referencial
Fuente de Financiamiento
Tipo de proceso
COMITÉ ESPECIAL
PRINCIPIOS QUE INSPIRAN LA ACTUACIÓN
DEL COMITÉ ESPECIAL:
Colegialidad
Especialidad
Solidaridad
Autonomía
Confidencialidad
COMITÉ ESPECIAL
¿Cómo se toman las decisiones?
Para procesos en general
Para Sesionar: Todos
Para Adoptar Acuerdos:
 Unanimidad
 Mayoría
Nota:
Los actos deberán figurar en actas suscritas, con las
votaciones y la fundamentación de los votos en contra.
COMITÉ ESPECIAL
El colegiado tomará en cuenta que:
1. Si duda sobre
exactitud de un
documento,
informará a la OEC
para la inmediata
fiscalización
posterior.
2. No suspenderá
el proceso.
Comunicará, en su
caso, al Tribunal de
Contrataciones del
Estado.
3. Hay
responsabilidad
solidaria por
cualquier
irregularidad
imputable por
dolo, negligencia o
culpa inexcusable.
COMITÉ ESPECIAL
CAUSALES DE REMOCIÓN:
Caso Fortuito o Fuerza Mayor
(Art. 1315 del Código Civil)
Cese en el servicio declarado con documento
motivado
¿Los miembros del Comité pueden declinar,
renunciar su designación ?
COMITÉ ESPECIAL
Cuándo cesan las funciones del Comité
Especial?
*Con la Buena Pro consentida
*Cancelación del proceso
¿En el supuesto previsto en el art. 148, numeral 2)
del Reglamento, declarado desierto el proceso,
quién debe efectuar la nueva convocatoria?
INQUIETUDES
Se designó un Comité Especial Permanente para llevar a cabo los
procesos de selección de Adjudicaciones Directas de la Entidad,
para el actual ejercicio presupuestal. Uno de los miembros
titulares de dicho Comité (contratado bajo el régimen del D. Leg.
728), hace uso de su periodo vacacional, debidamente autorizado,
la consulta es si a su retorno
¿le corresponde de forma automática asumir sus funciones en
calidad de titular en el Comité Especial para los nuevos procesos
de selección a convocarse, aún cuando el miembro reemplazante
continúa laborando normalmente?
Referencia: OPINIÓN Nº 004-2011/DTN
INQUIETUDES
“¿Cómo subsanar la participación del
Comité Especial si al final quedan dos
miembros y los demás no quieren
participar?”
Referencia: OPINIÓN Nº 048-2011/DTN
RESPONSABILIDAD DE LOS
FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES
Administrativa, civil, penal
Administrativa:
• Amonestación escrita.
• Suspensión sin goce de remuneraciones de 30 a 90 días.
• Cese temporal hasta 12 meses.
• Destitución.
• Según régimen laboral o contractual.
NOTA: D.S. N° 023-2011-PCM (Reglamento de Infracciones y
Sanciones para la responsabilidad administrativa funcional
derivada de los informes emitidos por los órganos del SNC)
BASES ADMINISTRATIVAS
BASES
Se elaboran en función a la información técnica y
económica contenida en el expediente de
contratación.
Sólo serán aprobados los originales visados en
todas sus páginas por miembros del Comité o del
órgano a cargo.
Podrán ser prepublicadas en el SEACE y en el portal
institucional.
¿QUÉ ASPECTOS REGULAN LAS BASES?
• Requerimiento del bien, servicio u obra
materia de la contratación.
• Reglas de procedimiento.
• Derechos y obligaciones de las partes.
NO OLVIDAR:
Uso obligatorio de Bases Estandarizadas
(www.osce.gob.pe)
APROBACIÓN DE LAS BASES
*Titular de la Entidad Nunca quien elabora las
Bases
*Por escrito
*Delegación
METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
Para Subasta
Inversa
Para
Factores de
Evaluación
Para acreditar
cumplimiento
de RTM
Se solicitarán los
documentos
estrictamente
necesarios.
EVITAR: copias
legalizadas, licencia
de funcionamiento,
etc.
Según el objeto de
contratación y
conforme a los
parámetros
establecidos por la
normativa.
NO se aplicará
factores de
evaluación ni
bonificación alguna
en la evaluación de
propuestas.
METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
¿Qué implica una buena
elección?
Criterios
Puntaje
Factores de
Evaluación
5, 10, 15, 20, ....
Documentos
Sustentatorios
Los factores deben guardar criterios de objetividad,
congruencia, razonabilidad y proporcionalidad
FACTORES DE EVALUACIÓN
BIENES
Las mismas que en el anterior Reglamento, así como:
Mejoras a las características técnicas y condiciones
previstas en las Bases.
Experiencia del Postor: monto acumulado en 08 años,
hasta 5 veces el VR, con máx. 20 contrataciones, sin
importar número de documentos que las sustenten.
Cumplimiento de la Prestación: Certificados o
constancias de prestaciones sin incurrir en penalidades.
NO mayor a 20 contrataciones.
FACTORES DE EVALUACIÓN
CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN:
Ojo: para asignación de puntaje tomar en consideración
fórmula sugerida por OSCE:
PCP= PF x CBC
NC
Donde:
PCP=Puntaje a otorgarse al postor
PF=Puntaje máximo del Factor
NC=Número de contrataciones presentadas para
acreditar la experiencia del postor
CBC=Número de constancias de buen cumplimento de la
prestación
FACTORES DE EVALUACIÓN
SERVICIOS EN GENERAL:
Factores Referidos al Postor
 Experiencia:



Monto facturado en un período de hasta 08 años
No mayor a 5 Veces el Valor Referencial
Máximo 10 servicios
 Cumplimiento del servicio:
Certificados o constancias que acrediten haber brindado el
servicio sin incurrir en penalidades. Máximo 10.
• Factores Referidos al Personal
• Mejoras a las condiciones previstas en las Bases
• Otros, tales como: equipamiento, infraestructura
FACTORES DE EVALUACIÓN
Servicios de consultoría
*
*
•
•
•
•
Experiencia en la actividad
* Hasta 15 años
* Hasta 5 Veces el Valor Referencial
* Máximo 10 servicios
Experiencia en la Especialidad
* Hasta 10 años
* Hasta 2 Veces el Valor Referencial
* Máximo 10 servicios
Personal Propuesto
Mejoras a las condiciones previstas en las Bases
Factores Referidos al Objeto de la convocatoria
Cumplimiento del Servicio: Certificados o constancias que
acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en
penalidades. Máx 10 servicios
FACTORES DE EVALUACIÓN
Factores de Obras (LP y ADP)
Experiencia en obras en general:


Ejecutados hasta en los últimos 10 años
Hasta 5 Veces el Valor Referencial


Ejecutados hasta en los últimos 10 años
Por un máximo acumulado equivalente al Valor
Referencial. Cada obra 15% del VR
Experiencia en obras similares:
• Factores Referidos al Personal Propuesto
• Cumplimiento de ejecución de Obras:
Certificados o constancias por ejecución de obras sin
penalidad. Máximo 10
INQUIETUDES
“CONSIDERANDO QUE LA EXPERIENCIA DE POSTOR NO ES CONDICION
TECNICA MINIMA, SOLICITO A OSCE SE SIRVA CONFIRMAR SI ES POSIBLE
ACREDITAR DICHA LA EXPERIENCIA, TRATÁNDOSE DE CONTRATACION DE
BIENES, DE MANERA DISTINTA QUE LA ESTABLECIDA POR EL
REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO.
CONCRETAMENTE, A TRAVÉS DE LA PRESENTACION DE UNA
DECLARACION JURADA QUE PRECISE TANTO EL BIEN OBJETO DE VENTA
COMO LO FACTURADO Y COBRADO POR ESTA, SIN OBSERVACIONES NI
CUESTIONAMIENTOS POR PARTE DEL ADQUIRIENTE. ”
Referencia: OPINIÓN Nº 010-2012/DTN
MUCHAS GRACIAS POR
SU ATENCION ! ! ! ! !
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EL EXPEDIENTE DE CONTRATACION