CURSO TITULACIÓN 2014
DOCENTE:
LIC. JORGE VELASCO CASTELLANOS
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Teapa, Tabasco; a 30 de marzo de 2014
JORGE VELASCO CASTELLANOS
Licenciado en Administración
Maestro en finanzas
CED. PROF. 4458433
[email protected]
[email protected]
Objetivo del curso:
• Al finalizar el curso, el participante analizará el
proceso administrativo, su fundamento
científico, naturaleza, principios y ventajas.
PROCESO ADMINISTRATIVO
PREVISIÓN
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN
RETROALIMENTACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
CICLO LÓGICO DEL
PROCESO
ADMINISTRATIVO
Áreas funcionales de la empresa
•
•
•
•
•
Las actividades del proceso administrativo, planeación,
organización, dirección y control, se desarrollan en las áreas
funcionales de una empresa. Las áreas funcionales son:
Ventas.
Producción.
Personal.
Finanzas.
Mercadotecnia, etc.
PLANEACIÓN
VENTAS
PRODUCCIÓN
FINANZAS
MERCADOTECNIA
R.H
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
“Vigila tus pensamientos, se convierten en palabras; vigila
tus palabras, se convierten en acciones; vigila tus acciones,
se convierten en hábitos; vigila tus hábitos, se convierten en
carácter; vigila tu carácter, se convierte en tu destino”
Alexander Pope
LA PREVISIÓN.
Es el elemento de la administración en el que, con bases en las
condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse,
reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales
cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma
empresa.
• PRINCIPIOS:
• Previsibilidad
– “las previsiones administrativas deben realizarse tomando en
cuenta que nunca alcanzarán certeza completa ya que, por el
número de factores y la intervención de decisiones humanas,
siempre existirá en la empresa un RIESGO; pero tampoco es
válido decir que una empresa constituye una aventura
totalmente incierta”
• Objetividad
• Medición
• No hay ningún viento favorable para el que
no sabe a que puerto se dirige
(Séneca)
LA PLANEACIÓN:
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia
de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y
de número, necesarias para su realización.
¿qué se quiere hacer?
¿con qué recursos se va a hacer?
Proceso de planificación tradicional
• Creencias o conjunto de valores de la empresa
• Misión o propósito que define la naturaleza del negocio
• Políticas básicas que sirven de guía a las acciones de
gestión
• Análisis de situación, que resume las tendencias en las
áreas clave de la empresa
• Supuestos de entorno para estimar el desarrollo futuro
de variables de la empresa
• Diagnóstico de debilidades y problemas
• Diagnóstico de fuerzas y oportunidades
• Planeamiento de objetivos y de objetivos específicos
• Definición de estrategias y programas
• Resumen financiero como expresión cuantitativa de los
objetivos y programas
• Estándares
de
rendimiento,
es
decir,
medidas
específicas de control de resultados
• Procesos
de
control
para
cumplimiento de los programado
la
verificación
del
• PRINCIPIOS:
• Precisión
• Flexibilidad
• Unidad
Planeación y la acción de planear
Empresa
Objetivo General:
Producir y vender ropa para dama
Gerencia de ventas
Objetivo Funcional
G. Producción
G. Finanzas
G. Personal
Fabricar 500 conjuntos de ropa No. X semanales durante un año
Compras
Manufactura
Obtener cotizaciones, comparar y
colocar ordenes y vigilar las entregas
Sección 1
Planeacion y control
Preparar y entregar metas de
producción para los jefes de sección,
apoyar en los programas de producción
Preparar los programas de producción
de acuerdo con los objetivos fijados
Sección 2
Objetivos mediatos
e inmediatos
Sección 3
“Llevar a cabo los programas de produccion”
Mes enero: coser 500 conjuntos No. 22 por semana
Trabajador “A”
Objetivos
individuales
Trabajador “B”
Trabajador “C”
Trabajador “C”
Coser conjuntos a un promedio de 20 diarios trabajando 40
horas por semana
Jerarquía de objetivos
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
PLANEACIÓN DE LOS
REQUERIMIENTOS
DE DISTRIBUCIÓN
ADMINISTRACIÓN
DE LA DEMANDA
PRONÓSTICO
COMERCIAL
Planeación tradicional
PROGRAMACIÓN
DEL ENSAMBLE
FINAL
PLANEACIÓN DE
PRODUCTOS Y
VENTAS
PLANEACIÓN DE
REQUERIMIENTOS
DE LOS RECURSOS
PLANEACIÓN DE
LA PRODUCCIÓN
PLANEACIÓN
FINANCIERA
PROGRAMACIÓN
MAESTRA DE LA
PRODUCCIÓN
PLANEACIÓN DE
LA CAPACIDAD
APROXIMADA
PLANEACIÓN DE
REQUERIMIENTOS
DE MATERIALES
PLANEACIÓN DE
LA CAPACIDAD
REQUERIDA
CONTROL DE ACTIVIDADES
DE PRODUCCIÓN
PLANEACIÓN Y CONTROL DE
COMPRAS
PLANEACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES Y PRODUCCIÓN
Gerente
general
Planeación
Estratégica
Planeación
táctica
Planeación
operacional
Gerente
Producción
Fabricación
Control de
calidad
Gerente
Finanzas
Contabilidad
Tesorería
Gerente
Personal
Selección
Seguridad e
higiene
Gerente
Mercadotecnia
Investigación
mercado
Ventas
• “La mejor estructura no garantizará los resultados ni el
rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía
de fracaso”.
PETER DRUCKER
LA ORGANIZACIÓN:
“Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir
entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr
su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.
¿cómo se va a hacer?
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION;:
ESTRUCTURA
SISTEMATIZACION
ASIGNACION DE ACTIVIDADES
JERARQUIA
SIMPLIFICACION DE FUNCIONES
• PRINCIPIOS:
•
•
•
•
Especialización
Unidad de mando
Equilibrio de autoridad-responsabilidad
Equilibrio de dirección-control
División del trabajo
Jerarquizacion
Departamentalizacion
Organización
Descripción de
funciones
Coordinación
Esquema de etapas de la Organización
“Si confías demasiado en el poder del trabajador corres riesgos
de anarquía, pero sin embargo si confías demasiado en el
comando en el control sacrificas la creatividad. El truco para
los administrativos es determinar metas a largo plazo pero al
mismo tiempo permitir a los empleados que trabajen formas
para la obtención de esas metas”.
• Peter Drucker
Aspecto dinámico
LA INTEGRACIÓN.
Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social.
• PRINCIPIOS:
• Adecuación de hombres y funciones
• Provisión de elementos administrativos
• Importancia de la introducción adecuada
• DESARROLLO DE EJECUTIVOS.
• Terry define el desarrollo de ejecutivos del siguiente
modo: “es la aplicación de un esfuerzo planeado para
proveer, mantener y desenvolver a quienes han de
formar el grupo administrativo, con el fin de que la
empresa logre más efectivamente sus objetivos”
“Líder no es mandar, es saber servir y dirigir a los demás con
propósito y amor”.
LA DIRECCIÓN.
Es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización
efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas
directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se
vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las
órdenes emitidas.
– ¿ cómo se está haciendo?
• PRINCIPIOS.
•
•
•
•
•
Coordinación de intereses
Impersonalidad del mando
Vía jerárquica
Resolución de conflictos
Aprovechamiento de conflictos
•
•
FABULAS EMPRESARIALES
Había una vez cuatro individuos llamados “Todo el Mundo”, “Alguien”, “Nadie” y
“Cualquiera”.
Siempre que había un trabajo por hacer, “Todo el Mundo” estaba seguro de que
“Alguien” lo haría.
“Cualquiera” podría haberlo hecho, pero “Nadie” lo hizo.
Cuando “Nadie” lo hizo, “Alguien” se puso nervioso porque “Todo el Mundo” tenía
el deber de hacerlo.
Al final, “Todo el Mundo” culpó a “Alguien” cuando “Nadie” hizo lo que
“Cualquiera” podría haber hecho.
•
Reflexion:
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• Fábulas empresariales.
– La hormiguita productiva y feliz.
• Los siguientes principios de motivación ayudan a dirigir a los
trabajadores:
1.El trabajo es una oportunidad de realización de las potencialidades del
trabajador.
2.Un trabajador motivado requiere poca supervisión.
3.Un trabajador motivado es responsable.
4.Hay trabajadores que requieren de mucha supervisión.
5.Hay trabajadores que necesitan sentir que se les supervisa para trabajar.
El Taller de Liderazgo,
1. Liderazgo
2. Comunicación
3. Inteligencia Emocional
4. Toma de decisiones
• Inteligencia emocional
– Inteligencia emocional para la competitividad
personal y laboral
Cualquiera puede ponerse furioso…eso es fácil. Pero estar furioso con la
persona correcta, en la intensidad correcta, en el momento correcto.Por el
motivo correcto, y de la forma correcta…eso no es fácil.
– Aristóteles. Ética a Nicómaco
¿Qué es la Inteligencia Emocional?
Emociones: Las emociones son fenómenos psicofisiológicos
que representan modos de adaptación a ciertos estímulos
ambientales o de uno mismo.
Inteligencia: El diccionario de la Real Academia Española de
la lengua define la inteligencia, entre otras acepciones
como la "capacidad para entender o comprender" y como la
"capacidad para resolver problemas
El cerebro humano: Razón y Emoción
Conocerse a si mismo.
Nuestras dos mentes
• Las dos mentes
– La dicotomía emocional/ racional se aproxima a la distinción
popular entre “corazón “ y “ cabeza”
• Cuando las emociones son rápidas y poco precisas (Abc de la vida)
Inteligencia emocional:
La inteligencia emocional es la capacidad para
reconocer sentimientos propios y ajenos, y la habilidad para
manejarlos.
Caso: Imaginen el caso de un vendedor que no tuviera habilidades
de trato con el público, un empresario sin motivación por su
empresa o un negociador sin autocontrol. A estas personas un
Máster en Harvard no les servirá de nada, porque tardarán poco el
echar a perder su trabajo por un mal conocimiento de sus
emociones.
RECOMENDACIONES
• Recuerdar que los empleados son la piedra angular de la
organización, pues son los que hacen que el sistema de calidad
sea consistente.
• Desarrollar al personal para que éstos puedan, quieran y hagan
bien su trabajo.
• Motivación, capacitación y reconocimiento son las reglas
de oro para lograrlo.
• “No se puede controlar lo que no se ha medido, no se puede
medir lo que no se ha estandarizado, no se puede
estandarizar lo que no se ha identificado, no se puede
identificar lo que no se ha definido”
EL CONTROL
Todo control implica, necesariamente, la comparación de lo obtenido con
lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada
periodo prefijado, o sea, cuando ya si los resultados obtenidos no
alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado: tal
procedimiento constituye el control sobre los resultados.
Retroalimentación.
¿cómo se ha realizado?
• PRINCIPIOS:
•
•
•
•
Del carácter administrativo
De los estándares
Del carácter medial del control
Excepción
• Concepto: La Evaluación de desempeño es el proceso por
medio del cual se estima el rendimiento global del empleado
en el desarrollo de su trabajo.
Pasos para evaluar el desempeño
• 1. Definir el puesto
• 2. Cuestionario para evaluar el desempeño
• 3. Retroalimentación al empleado
• Primer paso: definir el puesto
El primer paso para que tú, como empresario, evalúes el
desempeño de un trabajador, es que tengas claros los
objetivos y funciones del puesto que está realizando tu
empleado. Recuerda que vas a evaluar los resultados de su
trabajo.
Para esto es conveniente que consultes previamente la
descripción de puesto correspondiente.
• Segundo paso: cuestionario para evaluar el desempeño
El segundo paso para llevar a cabo la evaluación de
desempeño de un trabajador, es propiamente hacer la
evaluación. La manera más sencilla y práctica para los grandes
empresarios al frente de pequeñas empresas es utilizar un
cuestionario que les facilite medir en forma objetiva el
desempeño de los empleados. El cuestionario lo debe
contestar la persona que evalúe al trabajador.
• El cuestionario debe tener afirmaciones claras y concretas que
describan resultados observables del trabajo del empleado. Es
conveniente que uses afirmaciones que puedas calificar
fácilmente como desempeño bajo, desempeño adecuado y
desempeño superior.
• Las afirmaciones (máximo unas veinte) tienen que evaluar
tres áreas:
• Resultados de trabajo.
Respeto a normas y políticas de la empresa.
Elementos generales de habilidad
• Tercer paso: retroalimentación
El último paso de la evaluación de desempeño es la entrevista
de retroalimentación. Esta tiene como objetivo principal
platicar con el empleado sobre sus resultados de trabajo. En
esta entrevista se le felicita por los aspectos en los que ha
mostrado un desempeño superior, y se dialoga sobre los
puntos en los cuales su desempeño fue inferior a lo esperado
• Algunas sugerencias para la
retroalimentación
Ser lo más claro y descriptivo que se pueda. Iniciar la sesión
hablando de los aspectos positivos del trabajador y después
hablar de los aspectos deficientes de su trabajo. No juzgar a la
persona. Hacer hincapié en los aspectos que se pueden
cambiar. Proponer opciones de solución. Y escuchar lo que
dice el empleado. Tratar de llegar a acuerdos concretos.
RETROALIMENTACIÓN
"Recuerda que los más importante respecto a cualquier
empresa, es que los resultados no están en el interior de sus
paredes. El resultado de un buen negocio es un cliente
satisfecho".
Peter Drucker
• CARTA KIO
carta_kio.doc
Para concluir:
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LA PLANEACIÓN - administradorjorgevelcas