Jornadas
“Experiencias en el Control de
Programas Sociales en el marco de la
Red Federal de Control Público”
San Miguel de Tucumán, 23 y 24 de agosto de 2010
El Informe de Auditoría
Cont. Walter Miner
1
Contenido del programa






Objetivos de los informes de auditoría
Principios básicos de redacción
Sugerencias sobre el estilo de redacción
Defectos que deben evitarse en la redacción
Estructura de los informes
Otros aspectos a tener en cuenta para la
confección del informe
2
1. Objetivos de los informes

GENERALES

Informar: dar a conocer lo importante (positivo
y negativo), con una comprensión fácil y
rápida
Persuadir: convencer acerca de los hallazgos
detectados y las recomendaciones propuestas
Obtener resultados: habilidad para promover
acción, es decir obtener el compromiso de
implantar las recomendaciones, para reducir
riesgos y prevenir problemas


3
1. Objetivos de los informes

ESPECÍFICOS

Con respecto a cada hallazgo, debemos
preguntarnos:
- qué necesita saber mi destinatario?
- porqué? para qué? cuándo? cómo?....
necesita esa información
- hay algo que creo necesario comunicar y a
mi destinatario no le interesa?
4
2. Principios básicos de redacción
a.
Precisión
b.
Síntesis
c.
Simplicidad
d.
Corrección gramatical
5
2.a. Precisión
Motivos de Imprecisión
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Utilización de palabras o expresiones imprecisas
Empleo de términos desconocidos para el
destinatario
Uso de palabras fuera de su significado real
Construcción sintáctica incorrecta o dudosa
Párrafos extensos o imprecisos
Uso indebido de los signos de puntuación
6
Utilización de palabras o
expresiones imprecisas

Ejemplo:
“El control interno vigente es deficiente por la
carencia de verificaciones cruzadas”.
- Cuáles verificaciones?
- Qué importancia tienen?
7
Empleo de términos
desconocidos para el destinatario

Ejemplo:
“La renuncia del empleado responsable de la
tarea y la inexistencia de un back-up
adecuado, dificulta seriamente el know-how
del sistema.”
8
Uso de palabras fuera de su
significado real

Ejemplo:
“Dicho funcionario demostró ser muy
meticuloso en su gestión.”
9
Párrafos extensos o imprecisos

Ejemplo:
“Un incremento en los precios, originado en
una mejora en la calidad de los artículos,
determinará una reacción del mercado
consumidor.”
- Reacción favorable o negativa?
10
Uso indebido de los signos de
puntuación

“Todo hombre que te busca va a pedirte algo: el
rico aburrido, la amenidad de tu conversación;
el pobre, tu dinero.”

“Todo hombre que te busca va a pedirte: algo,
el rico aburrido; la amenidad de tu
conversación, el pobre; tu dinero.”
11
2.b. Síntesis


Las oraciones y párrafos cortos son preferibles
a) acortan la comunicación entre el escritor y el
lector
b) reducen el riesgo gramatical
Utilizando solamente oraciones cortas, el estilo
resulta cortado, pobre y monótono.
Usando únicamente oraciones largas, la lectura
sería confusa y fatigante.
Una buena técnica es combinarlas unas con
otras, en forma equilibrada.
12
2.c. Simplicidad


Significa escribir en forma fácil y llana, no
rebuscada, sin recurrir a palabras o expresiones
complicadas o simplemente llamativas.
El estilo más apropiado es el conocido como
coloquial, es decir el utilizado en una
conversación formal ante superiores
jerárquicos, funcionarios desconocidos o en una
exposición pública
13
2.d. Corrección gramatical

Significa utilizar las palabras y formas
gramaticales correctas.
Esta habilidad se adquiere a través de la
educación formal recibida así como los
estudios o esfuerzos personales.
Más allá de eso, ante la duda están los
recursos del diccionario o la posibilidad de
repasar las estructuras gramaticales.
14
3. Sugerencias sobre el estilo de
redacción
a.
b.
c.
d.
e.
Ordenamiento
Las palabras
Las oraciones
Nexos gramaticales
Los párrafos
15
3.a. Ordenamiento

Elegir un esquema o diseño adecuado y
mantenerlo

Organizar los párrafos, manteniendo una
debida secuencia en las ideas expresadas
16
3.b. Las palabras







Asegurarse de su significado
Omitir palabras innecesarias
Elegir términos claros y sencillos
Evitar la jerga técnica innecesaria
No utilizar frases de tipo “clisé”
Utilizar palabras concretas
Evitar las frases rebuscadas
17
3.c. Las oraciones
Premisas
 Preferir las proposiciones cortas
 Evitar las frases incidentales, es decir aquellas
que se intercalan para aclarar. De emplearlas,
ubicarlas preferentemente entre comas, antes
que entre paréntesis o guiones
 Emplear los adjetivos con cuidado
 Controlar la correcta ubicación de los signos de
puntuación
18
3.c. Las oraciones
Premisas
 Colocar el énfasis en la primera o última
parte de la oración
 Descartar el uso de signos de exclamación o
interrogación
 Agrupar las expresiones de igual sentido
 Evitar el empleo de oraciones negativas
innecesarias, de expresiones ambiguas y de
frases vacilantes o sin vigor
19
3.d. Nexos gramaticales o conectores

Son las palabras que sirven para conectar
dos oraciones o párrafos, indicando la
relación entre los mismos y permitiendo
una organización coherente y una
cohesión sintáctica del texto
20
Nexos gramaticales: causa







Por esta razón
Porque
Por lo antedicho
Por lo que antecede
Como
Puesto que
Debido a
21
Nexos gramaticales: consecuencia









Por lo tanto
Por lo antes dicho
Por consiguiente
Consecuentemente
Por lo expuesto
En atención a lo expuesto
En consecuencia
Dado que
De acuerdo con
22
3.e. Los párrafos
Pautas



Construir párrafos utilizando oraciones
separadas por “punto y seguido”
Incluir en la primer oración la idea principal
Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2ª
oración de un párrafo y del 2º párrafo de un
texto
23
4. Defectos que deben evitarse en
la redacción

Exageración

Uso de palabras emocionales

Indefinición
24
Exageración
Ejemplo:
 Cualquier aumento en los lapsos de entrega de
nuestros productos provocaría un irreparable y
alarmante perjuicio al organismo, con el
consiguiente deterioro de la imagen local,
regional y nacional del ente.
 Cualquier aumento en los lapsos de entrega de
nuestros productos provocaría un perjuicio al
organismo, con el consiguiente deterioro de su
imagen.
25
Uso de palabras emocionales

En vista de los repetidos actos de deslealtad
comercial en que ha incurrido maliciosamente el
mencionado agente, que hasta el presente
había recibido todo tipo de consideración y
atento servicio por parte de nuestro organismo,
el suscripto considera ineludible proceder a
imponer una sanción correctiva al causante,
eliminándolo de nuestro registro de proveedores
y procediendo a dar a conocer a la cámara
respectiva la decisión tomada.
26
Indefinición


De todo lo expuesto, el suscripto se permite
informar a esa superioridad que, en caso de
considerarlo conveniente y económico,
podría procederse a contratar los servicios
del citado proveedor o de quien se resuelva
en definitiva (texto indefinido).
De lo expuesto, el suscripto informa que
pueden contratarse los servicios del citado
proveedor (texto definido).
27
5. Estándares de calidad del
informe








Directo
Sucinto
Apropiado
Persuasivo
Constructivo
Orientado a resultados
Atractivo
Oportuno
28
Estándares


Directo: incluir
- las conclusiones al principio
- los puntos principales en primer lugar
- la idea principal al comienzo
Sucinto:
- detalle limitado
- seleccionar los ítems de mayor importancia
- incluir los datos de respaldo en forma sumaria
- utilizar un estilo conciso
29
Estándares


Apropiado:
- considerar los intereses de los destinatarios
- seleccionar el tono de escritura adecuado
Persuasivo:
- respaldar las conclusiones en forma
terminante
- incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las
observaciones
- cuantificar el impacto
30
Estándares


Constructivo:
- balancear lo positivo y lo negativo
- incluir las causas de los problemas (no
solamente los “síntomas”)
- de corresponder, destacar las acciones
gerenciales encaradas
Orientado a resultados:
- incluir recomendaciones específicas y
mensurables
- proponer soluciones prácticas y orientadas a la
acción
31
Estándares


Atractivo:
- incluir un informe ejecutivo para la dirección
- utilizar un formato profesional
- emplear secciones breves y claramente
identificables
Oportuno:
- presentación inmediata
- de ser aplicable, anticipar un informe parcial
- definir estándares de tiempo y respetarlos
estrictamente
32
6. Cómo atraer la atención del
destinatario?





Considerar el rol del destinatario
Fijar la conclusión directamente
Diseñar aperturas para guiar al lector
Escribir concretamente y en forma descriptiva
Elegir la información de mayor interés para el
lector
33
Considerar el rol del destinatario



Muchas veces, el auditor redacta su informe sin
pensar que no será leído por otro auditor.
Para obtener un producto de calidad, debemos
“ponernos en los zapatos del lector”,
considerando el interés el destinatario.
La lógica investigativa del auditor es distinta de
la lógica informativa que necesita el lector.
Menor énfasis en el alcance y mayor en el
efecto y la recomendación
34
Considerar el rol del destinatario
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Quién leerá el informe?
Cuál es su responsabilidad respecto de la
materia examinada?
Qué autoridad tiene para tomar decisiones
acerca de los temas informados?
Cuál es su conocimiento respecto de la
materia examinada?
Necesita información detallada o resumida?
En qué aspectos se debe poner énfasis y
cuáles pueden soslayarse?
35
Fijar la conclusión directamente


“El informe más eficiente es aquel que contesta
el objetivo de la auditoría en su primer párrafo”.
- evitar las introducciones innecesarias.
- limitar la cantidad de información de soporte y
la descripción de procedimientos
Para ello, deberíamos preguntarnos:
¿El lector entenderá los términos utilizados?
¿Qué explicación necesita el lector?
¿Cuánta información quiere?
36
Diseñar aperturas para guiar al lector


Es posible guiar al lector utilizando subtítulos,
diferentes tipos de letras y otros recursos
para destacar lo más importante.
Las oraciones de apertura, tanto en la
conclusión como en cada observación,
pueden guiar al lector expresando los puntos
más importantes.
37
Escribir concretamente y en forma
descriptiva

Evitar frases que no aportan información:
- Durante nuestra revisión de los registros de
solicitudes, se comprobó que los procedimientos
utilizados necesitan mejorarse.
- Los registros de asistencia no son controlados
adecuadamente.
- Existe alguna debilidad en la documentación
de préstamos.
- La documentación de las operaciones necesita
mejoras
38
Elegir la información de mayor
interés para el lector

Para definir el tipo de información a incluir en
el informe, es conveniente responder a las
siguientes preguntas:
- Cuán significativo es el hallazgo?
- Cómo es la reacción del lector? (receptivo o
reticente)
- A quién se quiere lograr atención? (nivel
político o nivel gerencial)
- Cómo describiría al lector a quien se quiere
influir? (sensitivo o duro)
39
7. Pautas para aumentar el potencial
del informe
(para obtener resultados)



Describir y cuantificar las observaciones
Mostrar el efecto desde el punto de vista
de la autoridad superior
Utilizar un estilo que reduzca las
objeciones
40
7.1. Describir y cuantificar las
observaciones




Incluir evidencia objetiva
Evitar la exageración o indefinición de los
hechos
Incluir las causas, independientemente de los
síntomas
Cuantificar la magnitud del problema
41
7.1. Ejemplos de cuantificación




Número o porcentaje de ítems con excepciones
- basados en muestras
- basados en el total del universo
Valor monetario de los ítems con excepciones
- valor en pesos
- porcentaje sobre el total del universo ($ / $)
Número o valor monetario de la variable
- diario
- mensual
Comparación de los resultados con un estándar
42
7.2. Mostrar Efectos (reales o potenciales)
y Beneficios


Problema: falta de base en una contratación
Efecto Real o Potencial: sobreprecio
Beneficios: ahorro de dinero
Problema: falta de especificaciones técnicas o
pedidos de cotización
Efecto Real o Potencial: sobreprecio, colusión
de intereses, baja calidad de los bienes
Beneficios: precio más bajo (a igual calidad) o
mejor calidad (por igual precio).
43
7.3. Utilizar un estilo que reduzca las
objeciones

1.
2.
Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que
existen otros puntos de vista o atenuantes.
Ejemplos:
Mientras algunas solicitudes requerirán más de
60 días para su procesamiento, un 75% se
pueden resolver en 15 días
Se necesitará un incremento temporal del
personal para superar el atraso, pero luego la
dotación puede volver a la cantidad actual.
44
8. Pautas para redactar una
conclusión efectiva






Contestar el objetivo de la auditoría
Elegir la información de soporte más
concreta
Utilizar un tono apropiado y consistente
Balancear lo positivo y lo negativo
Ofrecer perspectiva
Incluir la respuesta de la Dirección
45
8.1. Contestar el objetivo de la auditoría



La conclusión debe responder el objetivo de la
auditoría en forma directa.
Una buena conclusión es la que contesta el
objetivo de la auditoría en su primer párrafo
Cuando la auditoría incluya múltiples objetivos,
la conclusión debe referirse a cada uno de ellos.
En estos casos, la conclusión puede ser dividida
en secciones. Por ejemplo, se puede escribir un
párrafo para cada uno de los objetivos de la
auditoría.
46
8.2. Elegir la información de soporte
más concreta



De la opinión general sobre el objetivo de la
auditoría, se debe pasar a la información de
soporte que la sustenta.
La opinión debe estar respaldada en hechos,
ejemplos o comparaciones que la sustenten.
En la información de soporte se debe:
- utilizar un lenguaje claro
- evitar los términos ambiguos o generalistas
- evitar el exceso de calificativos.
47
8.3. Utilizar un tono apropiado y
consistente

Los resultados de nuestra revisión indican que
la condición en que se desarrollan las
operaciones son buenas. No obstante,
detectamos que algunas áreas necesitan
atención. Es necesario intensificar el esfuerzo
para reconciliar algunas cuentas. En el proceso
de pagos se debe implantar un control
automatizado y el control de supervisión debe
mejorarse. Además, las cuentas en suspenso
necesitan atención.
48
8.4. Balancear lo positivo y lo negativo


Si para responder al objetivo de la auditoría se
obtienen algunos resultados positivos y otros
negativos, se debe distribuir su incidencia en
forma balanceada al escribir la conclusión.
Muchas veces, se sobrecarga un lado de la
conclusión, dándole poco espacio al otro.
Las ideas más importantes deben ocupar
lugares destacados dentro del informe. En la
conclusión, la idea a enfatizar debe colocarse en
el primer párrafo.
49
8.5. Ofrecer perspectiva



Los resultados de la auditoría serán difíciles de
interpretar, si no están contextualizados y sólo
consisten en una lista de problemas.
Se puede brindar perspectiva describiendo el
efecto global de los principales hallazgos,
incluyendo comparaciones significativas o
identificando posibles causas.
Puede compararse la gestión respecto de la
última auditoría, comentar las acciones
tomadas sobre las recomendaciones anteriores,
etc.
50
8.6. Incluir la respuesta de la Dirección


Además de la “opinión del auditado”, incluida
en cada uno de los hallazgos, es conveniente
exponer dentro de un párrafo final de la
conclusión, la opinión que la Dirección tiene
sobre la misma y su propuesta al respecto.
La convicción y acción correctiva de la
Dirección brindarán beneficio a la organización.
Por ello, el cierre para la conclusión de un
informe de auditoría que “mira hacia adelante”
debería incluir dicha información.
51
9. Elementos para “ganar tiempo” en la
emisión del informe

Sin aumentar la carga de los “papeles” de
trabajo, se puede utilizar un modelo de
formulario donde se vayan registrando cada
una de las informaciones necesarias para
la redacción del informe:
- debilidad observada
- causa
- efecto (perjuicio real o potencial -> riesgo)
- recomendación o sugerencia
52
10. Uso de tablas, gráficos y anexos
Se requieren dos reglas de carácter general:


El texto escrito debe poder leerse
independientemente de las tablas, gráficos y
anexos
Cada tabla o gráfico presentará una sola idea,
con el objeto de permitir una rápida y clara
comprensión de su contenido e importancia
53
11. Revisión final

En la medida que los tiempos de emisión lo
permitan, se aconseja dejar pasar “un tiempo”
después de haber terminado la redacción del
informe, para revisarlo.
Al releerlo, se lo confrontará una vez más con
nuestra comprensión y se tendrá una idea más
aproximada al punto de vista del destinatario.
Con esta revisión, se tendrá una visión más
objetiva de la redacción que permitirá efectuar
los “retoques” necesarios.
54
Jornadas
“Experiencias en el Control de
Programas Sociales en el marco de la
Red Federal de Control Público”
San Miguel de Tucumán, 23 y 24 de agosto de 2010
El Informe de Auditoría
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