Proceso de Auditoría
Técnica Normativa a
Obra Pública y Servicios
Relacionados con la Misma
D.G.E.C.O.
Pedir que se rindan cuentas es
cosa fácil. Diseñar y operar
una política pública con ese
propósito es mucho más difícil.
Mauricio Merino
D.G.E.C.O.
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Introducción.
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Alcance
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Técnicas y procedimientos de auditoría
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Productos de la auditoría
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Requerimiento de información
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Etapas de revisión y aspectos a auditar
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Resultados de la auditoría
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Problemática
D.G.E.C.O.
Introducción
La Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuenta (STRC), Órgano Estatal de Control (OEC), por la
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato, en su artículo 32 fracción I incisos d), g) y n),
fracción III inciso a), está facultada para realizar auditorías al ejercicio de los recursos del públicos estatales
y federales en materia de obra pública y servicios relacionados con la misma. En el Reglamento Interior de la
STRC en su artículos 28 fracciones I y II, 31 fracciones I a IV y 38 fracciones I a VI y XI , faculta
respectivamente a la Subsecretaría de Evaluación Gubernamental y a sus Direcciones Generales de
Auditoría Gubernamental y de Evaluación y Control de Obras llevar a cabo dicho mecanismo de control.
Así mismo, conforme al «Acuerdo de Coordinación para el Fortalecimiento del Sistema Estatal de
Control y Evaluación de la Gestión Pública, y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a
la Corrupción» celebrado con la Secretaría de la Función Pública (SFP) del Gobierno Federal el 05-ago2008 (P.O. 14-oct-2008), en la Cláusula Primera primer párrafo y Quinta fracciones III, IV y V, se establece
objeto y compromiso de coordinar acciones entre ambas dependencias, para la realización de auditorías por
si misma (STRC) o conjuntas (STRC-SFP), conforme al Plan de Trabajo (PAT), en cuanto a la aplicación de
los recursos otorgados por el Gobierno Federal mediante asignaciones, reasignaciones, subsidios,
donativos; requerir información para la solventación de observaciones, y si es el caso, promover el inicios de
procedimientos de responsabilidad administrativa ante hechos irregulares.
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El Reglamento de Procedimientos de Auditoría para las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo
del Estado de Guanajuato (REPADE) en su capitulo III.
La Auditoría a Fondos, Programas, Obras y Servicios es la revisión que se realiza a los recursos
federales y estatales transferidos u convenidos con la entidad federativa y sus municipios, para examinar las
operaciones de las dependencias y entidades ejecutoras con el propósito de verificar la razonabilidad
financiera de los recursos; si éstos se han utilizado de manera eficiente; si los objetivos y metas se lograron
de manera eficaz; y, si en el desarrollo de las actividades se han cumplido las disposiciones aplicables.
Lo anterior con el fin de procurar que los recursos públicos se ejerzan con transparencia y apego a lo
señalado en la normatividad en cuanto a programación, presupuestación, contratación y ejecución de las
obras, con la eficiencia, eficacia, oportunidad y economía programadas.
D.G.E.C.O.
Programa Anual de Trabajo (PAT)
Se acuerda entre SFP y OEC
Programa Anual de
Trabajo (PAT) OEC
Recursos Federales
Recursos estatales y federales
Selección de Fondos y Programas
Auditoría Conjunta
(SFP y STRC)
Auditoría Directa
(SFP ó STRC)
Auditoría Directa
(STRC)
• Personal de la SFP ó
contratado por la SFP
• Personal del OEC
• Personal de la SFP ó
• Personal del OEC
• Personal del OEC
Procedimiento de Auditoría
D.G.E.C.O.
Auditoría Conjunta
(SFP y STRC)
Auditoría Directa
(STRC)
• Guía de Auditoría SFP
• REPADE
Alcance
Cuando la revisión es a un programa, se realiza una selección de dependencias pagadoras y ejecutoras, se
toma una muestra de obras bajo ciertos criterios para su revisión.
Financieramente, la revisión se realiza a la totalidad de los recursos otorgados, así como su manejo,
pago y comprobación se haya realizado conforme a la normatividad presupuestaria.
La revisión técnica, normativa y operativa de las obras, ejecutadas mediante contratos de obra se realiza
sobre el 100% de las operaciones de cada una de sus etapas, con excepción de la etapa de ejecución, para
la que el equipo auditor revisará por lo menos el 20% de los conceptos de trabajo que representen cuando
menos el 80% del monto total ejercido y que hayan sido ejecutados y pagados al momento de la revisión,
lo cual se complementa con la visita a la obra realizando las mediciones necesarias.
El alcance puede ser modificado incluyendo requerimientos específicos que la entidad u organismo solicite,
dependiendo de los objetivos y características particulares de las obras y servicios en revisión, o bien,
conforme a los hallazgos que se vayan suscitando durante el proceso.
D.G.E.C.O.
Técnicas y Procedimiento de Auditoría
Las actividades descritas en cada fase de revisión se realizaran de acuerdo a las técnicas y lineamientos
establecidos en el Reglamento de Procedimientos de Auditoría para las Dependencias y Entidades del Poder
Ejecutivo del Estado de Guanajuato (REPADE) cuando la auditorías es directa, o bien, lo señalado en la Guía
General de Auditoría emitida por la Secretaría de la Función Pública cuando la auditoría es conjunta, destacando las
siguientes.
Planeación de la auditoría: se realiza la Identificación del Fondo, Programa u obra a auditar, Identificación del
origen del recurso, las aportaciones, la fuente de financiamiento, el Marco Normativo: Leyes, Reglamentos,
Acuerdos o Convenios y Anexos, Manuales y Reglas de Operación, Lineamientos; elaboración de la carta de
planeación y cronograma de auditoría; alcances de la revisión: financiera, normativa, de expedientes y obras; la
Determinación de Entes a auditar: normativas, pagadoras y ejecutoras; y la selección muestra de obras y
expedientes.
Notificación de inicio de auditoría: se notifica oficialmente al titular de la dependencia a auditar, el inicio de
proceso, requiriéndole la información conforme a la normatividad aplicable, y la designación de un enlace.
Indicándole además el objetivo, alcance, lugar, fecha y hora. De igual forma se hace del conocimiento al Contralor
Municipal, con el objeto de que de seguimiento al proceso y si es necesario realice las gestiones que correspondan
conforme a sus atribuciones. Se realiza una acta de inicio de auditoría, formalizando su inicio con el enlace.
Recopilación de datos: el equipo de auditoría se allegará de la información y documentación para el análisis de los
conceptos a revisar; formulando solicitudes de información claras y explícitas.
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Registro de datos: se llevará a cabo en cédulas de trabajo, en las que se asentarán los datos
referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre los conceptos a revisar.
Revisión de campo: se notifica al ente auditado fecha y hora en que se llevará a cabo la revisión de
la obra, y se elaborara la cédula de trabajo, en las que se asentarán los datos referentes a la obra, la
congruencia de los trabajos ejecutados, tanto en especificación, cantidad y calidad, así como su
conclusión y operatividad.
Evaluación de los resultados: se evaluaran los resultados obtenidos tomando como base todos los
elementos de juicio suficientes para poder determinar las conclusiones que se asentarán en papeles
de trabajo y las irregularidades detectadas, se asentarán en cédulas de observaciones, donde se
describirán sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido, y las recomendaciones correctivas
y preventivas, así como el plazo para su solventación.
Cabe señalar que las observaciones se establecen en base a un catálogo de observaciones
consensado a nivel nacional entre los representantes de los OEC estatales y federales, a efecto
de estandarizar el criterio para su aplicación, considerando la normatividad federal y local según sea el
caso.
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Notificación de la terminación de la auditoría: se notifica oficialmente al titular de la dependencia, el
término de la revisión, indicándole la fecha, hora y lugar para llevar a cabo el acta de cierre de la auditoría
donde se dan a conocer al servidor público designado como enlace las observaciones detectadas y las
recomendaciones, así como el plazo para su solventación. En caso de no existir observaciones solo se
elabora el acta de cierre de auditoría correspondiente.
Seguimiento a observaciones: vencido el plazo para solventar las observaciones, el ente auditado
presenta los documentos e información pertinente y congruente que aclare, justifique o compruebe el hecho
observado. Con base a los elementos presentados se determinan las conclusiones que se asentarán en
cédulas de seguimiento a observaciones, donde se describirán la observación integra, los documentos
presentados para el descargo de la observación, y el análisis y determinación del OEC, concluyendo si se
solventó la observación en su parte correctiva y preventiva, o en caso de que no sea solventada, se
concluirá como parcialmente solventada o no solventada, señalando los montos actualizados o persistentes
según sea el caso.
Notificación de los resultados finales de la auditoría: se notifica oficialmente al titular de la dependencia,
los resultados del seguimiento a las observaciones, dándole a conocer las observaciones solventadas o no
solventadas, informándole además su derecho a interponer recurso de reconsideración en el plazo para tal
efecto, así como el turno del expediente al área jurídica de la STRC. Dicho documento se turna al Contralor
Municipal para el seguimiento correspondiente conforme a sus atribuciones.
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Interposición de Recurso de Reconsideración: en caso de que el ente auditado opte por este derecho y su
interposición cumple con los términos y formalidad, es aceptado para análisis, de lo contrario es rechazado. Dicho
recurso tienen como objeto Declarar que la observación se encuentra debidamente solventada; o ajustar los términos en
que fue formulada la observación a los hechos, por tanto, no para presentar pruebas documentales que no fueron
proporcionados durante la revisión.
Una vez aceptado y analizado, se resuelve determinado lo procedente actualizándose es estatus o resultados de la
auditoría; en caso de no proceder prevalecerán los resultados de la auditoria. De esto se notifica oficialmente al titular de
la dependencia.
Es de importancia resaltar que aún cuando las observaciones sean solventadas, o bien, del recurso a que se hace
referencia, los resultados serán independientes de las responsabilidades administrativas que pudieran desprenderse de
la auditoría practicada.
Elaboración e integración de Informe: en caso de que no se haya interpuesto recurso de reconsideración, o bien una
vez resuelta la interposición, el auditor elabora un informe técnico con los datos relevantes de proceso de la auditoría y
seguimiento adjuntando el expediente de auditoría, haciendo énfasis en las observaciones con su soporte documental
así como del resultado del seguimiento correspondiente. Posteriormente el Informe Técnico se turna a la Dirección
General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) de la STRC, para su análisis, y en el ámbito de su competencia determine lo que a
derecho proceda.
Análisis y Determinación de la DGAJ: cuando del análisis se determina que del resultado de la auditoría se acredita
alguna inconsistencia, se da inicio al procedimiento de responsabilidad administrativa al servidor público responsable,
para el caso de dependencias del poder ejecutivo; en el caso de administraciones Municipales, turna el asunto a la
Contraloría Municipal para la instauración del procedimiento correspondiente.
D.G.E.C.O.
Productos de la Auditoría
Informe de Auditoría: como producto de los trabajos de auditoría se entregará a la entidad auditada
un Informe de Auditoría en el que se detallarán los resultados obtenidos en cada fase de revisión, las
recomendaciones preventivas y correctivas pertinentes, así como los resultados del seguimiento a
tales recomendaciones, y su derecho de interposición del recurso de reconsideración.
Papeles de trabajo: con el objeto de dejar constancia de la aplicación de los procedimientos de
auditoría utilizados se formularán cédulas de trabajo sumarías y analíticas mismas que contendrán
claves que permitirán enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. Las cuales
se clasifican como índices, referencias y marcas de auditoría.
Integración del expediente de auditoría: el resultado de las técnicas utilizadas en cada rubro de
revisión, será documentado en los papeles de trabajo y el Informe de Auditoría, los que serán
integrados al Expediente de Auditoría debidamente referenciado, que se entregará al área jurídica
facultada para la instauración de procedimientos de responsabilidad administrativa en caso de que
así se determine, o bien, lo turne órgano de control del ente auditado en el caso de municipios.
D.G.E.C.O.
Requerimientos de información
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Notificaciones y recibos de radicaciones de recursos federales, así como las aportaciones estatales y/o
municipales
Contrato de la cuenta bancaria especifica concentradora de los recursos federal, estatal y/o municipal; y
de la cuenta de inversión
Estados de cuenta y conciliaciones bancarias de enero a la fecha de revisión; y en su caso la
cancelación de las cuentas
Relación de cheques expedidos pendientes de entrega o en tránsito
Auxiliares contables del periodo de enero a la fecha de revisión
Registro presupuestal o informe analítico del los proyectos ejecutados
Documentación comprobatoria original de los recursos presupuestarios erogados, de la totalidad de las
obras y acciones ejecutadas y gastos de operación del fondo o programa
Reporte mensual, trimestral o final de avances sobre los recursos radicados, ejercidos, y avances
físicos de las obras en ejecución
Cierre de ejercicio fiscal
Informe de los recursos no devengados que se hayan reintegrado a SFIA y sus recibos (en el caso de
obras federales a TESOFE, línea de captura recibo o comprobante), y de los productos financieros
Solicitudes y autorizaciones de prórrogas para aplicación de recursos en forma extemporánea
En caso de prórrogas, presentar el cierre preliminar al 31 de diciembre de año que se revisa.
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Requerimientos de información
• Expediente de obra, con todos los documentos generados en el proceso de la obra :
 Planeación, programación, presupuestación: proyecto ejecutivo y estudios, catálogo de conceptos y
presupuesto, propiedad del inmueble, permisos y licencias, dictamen de impacto ambiental, etc.
 Adjudicación y contratación: convocatoria, bases de licitación, actas de presentación y apertura de
preposiciones, evaluación de proposiciones, dictamen y fallo. Contrato, presupuesto, programas de
ejecución, personal y maquinaria, anticipos, garantías.
 Ejecución: designación del supervisor y residente; bitácora; estimaciones y facturas con sus
generadores y croquis, reportes de calidad y notas de bitácora del periodo; solicitudes con su
justificación y autorizaciones de conceptos fuera de catálogo y su precio unitario, volúmenes
excedentes; convenios modificatorios en costo y tiempo; solicitud y autorización de ajuste de costos,
etc.
 Entrega recepción: acta de termino de los trabajos, finiquito de obra, acta de entrega recepción, fianza
de garantía de vicios ocultos, acta de cierre administrativa, planos «as built», manuales y garantías en
caso de equipos.
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Etapas de revisión: Aspectos a auditar
Observancia del cumplimiento normativo:
Revisión Financiera:
 Cuenta bancaria especifica
 Cumplimiento en las aportaciones
 Vigilancia del ingreso y del egreso
 Vigilancia en la anualidad del gasto o su ampliación
 Estricto apego al destino autorizado
 Control en la generación, identificación y aplicación de los rendimientos
 Retención y entero de los recursos del 5 al millar por proyecto
 Operar la comprobación del gasto
 Demostración y documentación de los recursos devengados, así como su congruencia con el pago a obras
 Prevenir el reintegro de recursos de acuerdo a las vigencias convenidas
 Cancelación de cuentas
 En su caso, los saldos de recursos y reintegro a SFIA ( a TESOFE, línea de captura recibo o comprobante para el caso
de obras financiadas con recursos federales)
Revisión de la planeación, programación y presupuestación:
 La planeación general, políticas, bases y lineamientos en materia de obra pública, disposiciones locales y particulares
 Proyecto ejecutivo con los estudios de ingeniería y especificaciones, validación del proyecto, dictamen de impacto
ambiental, la acreditación del inmueble, permisos y licencias
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Etapas de revisión: aspectos a auditar
Revisión de la adjudicación y contratación:
 Que los procedimientos para determinar la modalidad de adjudicación fueron procedentes
 Que se hayan respetados los montos de adjudicación
 Que la adjudicación se ajustó a los términos de Ley
 En caso de excepción a la licitación: el dictamen fundado y motivado, el montos de adjudicación, las invitaciones, etc.
 Que los contratos contengan los requisitos establecidos en ley
 Que se constituyeron debidamente las garantías
 Que los anticipos se otorgaron conforme a las bases
 Presupuesto del contrato y los programas de ejecución, personal y maquinaria
Revisión técnica y normativa de la ejecución de la obra:
 La implementación y uso adecuado de la bitácora ( bitácora electrónica en caso de obras federales), el registro de la
nota de apertura, personas facultadas, instrucciones y requerimientos, recepción de estimaciones, reportes de calidad,
modificaciones o mejoras al proyecto con su justificación correspondiente, etc.
 Estimaciones de contrato, excedentes y fuera de catálogo con sus solicitud y autorización, verificando volúmenes de
obra y su costo, la ejecución de los trabajos de acuerdo a programa, congruencia con lo establecido en el concurso y
proyecto, reportes de calidad y notas de bitácora de los trabajos que amparan.
 Correcta amortización de anticipos, aplicación de impuestos y retenciones si es el caso.
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Etapas de revisión: aspectos a auditar
 Factura de la estimación y sus requisitos fiscales.
 Que los pagos efectuados corresponden a los trabajos especificados en el contrato así como en cantidad
 Revisión física de los conceptos ejecutados, realizando una inspección visual y las mediciones necesarias para corroborar
especificaciones, volúmenes y calidad de los trabajos.
 Que los ajustes de costos se hayan realizado adecuadamente
 Que las modificaciones a los contratos se formalizaron mediante convenios y sin rebasar los porcentajes en monto y plazo
 Aplicación de sanciones y penas convencionales por incumplimiento al contrato.
 En caso de terminación anticipada, que se haya cumplido con el proceso correspondiente: justificación fundada y motivada,
notificación, acta circunstanciada, finiquito, etc.
Revisión de la terminación y operatividad de la obra:
 Que al concluirse las obras se llevaron a cabo todas las acciones previstas en la Ley y su Reglamento
 Recepción de los trabajos conforme a lo contratado y pagado, revisando la terminación pactado y se haya realizado en tiempo la
recepción física con su respectivos documentos
 Finiquito y termino del contrato, que se haya formalizado el finiquito, con los montos a favor o en contra, la fianza de garantía por
vicios ocultos por el plazo respectivo, el acta administrativa de extinción de derechos y obligaciones del contrato
 Terminación y Operación de la obra, que se haya recibido oportunamente, que se encuentre en buenas condiciones y no existan
deficiencias de los trabajos, y que esté funcionado adecuadamente y proporcione el servicio esperado a los beneficiarios. Cuente
con los documentos «as built», manuales y garantías en caso de equipos.
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Resultados de la auditoría
De la revisión presupuestal y normativa:
 Inexistencia de Cuenta bancaria especifica
 Recursos o ejercidos
 Incumplimiento en las aportaciones
 Recursos destinados a otros fines
 Incumplimiento en los plazos
 Prórrogas no autorizadas
 Falta de comprobación y justificación del gasto
 Falta de autorizaciones
 Falta de control en la generación, identificación y aplicación de los rendimientos
 En obras federales: Retención y entero de los recursos del 5 al millar
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Resultados de la auditoría
De la revisión documental y física de las obras:
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Deficiente integración del expediente unitario
Proyectos incompletos o sin validad
Falta de liberación de predios
Deficiencias en el proceso de licitación y contratación
Falta de convenios modificatorios en tiempo o costo
Deficiencias en las garantías de cumplimiento y vicios ocultos
Falta de comprobación de trabajos ejecutados
Estimaciones sin números generadores y croquis de localización de los trabajos, notas de bitácora, reportes de
calidad
Deficiencias en el uso y requisitado de la bitácora (en obras federales la bitácora electrónica ó autorización de
SFP para uso de la bitácora convencional)
Incumplimiento en los plazos de ejecución
Prórrogas no autorizadas
Obras inconclusas
Pagos improcedentes y pagos en exceso
Falta de autorizaciones de volúmenes excedentes y conceptos fuera de catálogo
Deficiencias en la ejecución
D.G.E.C.O.
Problemática
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Desconocimiento e inobservancia de leyes, normas, lineamientos, reglas, convenios, etc.
Deficiencias de comunicación interna entre áreas del ente auditado
Omisión a los requerimientos de información
Falta de interés y compromiso del enlace designado
Atrasos en suscripción de convenios o contratos, en consecuencia en la autorización, y radicación
de recursos
Deficiente integración del expediente unitario y técnicos
Deficiencias en los procesos de planeación, programación, ejecución y control
Deficiencias en el proceso de licitación y contratación
Retraso en aportaciones
Retrasos e incumplimientos de los contratos
Deficiencias en la supervisión
Deficiencias en los sistemas de control
Infraestructura informática inexistente u obsoleta (Caso bitácora electrónica)
Deficiencias en el funcionamiento de los órganos de control
Falta de aplicación de procedimientos administrativos de responsabilidad
Falta de impulso a la transparencia y rendición de cuentas
Deficiente participación de la ciudadanía en la vigilancia de la aplicación de los recursos públicos
D.G.E.C.O.
La efectiva transparencia y
rendición de cuentas fortalece a las
instituciones pública y construye
la confianza ante la sociedad.
STRC
Gracias por su atención
D.G.E.C.O.
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