VALORACIÓN
DOCUMENTAL
NANCY ZAMORA
YOLMIRA STHER PALMA MEZA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
GRUPO: 5 – III SEMESTRE - 2015
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La valoración documental, la podemos definir
como los términos archivísticos que determinan
las fases de los documentos a los cuales se les
deben realizar un tratamiento archivístico el cual
consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series
documentales, para que de ese modo sean fijados
los plazos de transferencias, acceso y
conservación o eliminación total o parcial de la
documentación
INTRODUCCIÓN
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• Conocer la documentación que genera la entidad.
• Establecer las Series Documentales
• Establecer los valores primarios y secundarios de estas
series a través del estudio pormenorizado de los tipos.
• Establecer los plazos de transferencias entre los
diferentes archivos de la entidad.
• Delimitar en que momento de su vida pueden los
documentos ser consultados por los ciudadanos, y bajo
que circunstancias y condicionamientos, siempre según
la
legislación
vigente.
OBJETIVOS
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QUE HACE LA VALORACION
DOCUMENTAL?
Analiza y determina valores primarios y secundarios de las
series documentales para luego fijar plazos de
transferencias, acceso y conservación o eliminación total o
parcial
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CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
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Valor primario, aquel que tiene un documento para resolver
cuestiones administrativas que permite garantizar derecho,
establecer obligaciones, relaciones contractuales. Tiene este
valor mientras tenga vigencia administrativa.
VALORACION PRIMARIA
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De acuerdo con Theodoro Schellenberg la valoracion primaria se
divide en:
• Valor Administrativo: Valor que tiene un documento/s para la
entidad generadora en relación con el asunto de su creación.
• Valor Jurídico: Derivado de las obligaciones legales regulados
por el derecho.
• Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.
• Valor Fiscal: Es la utilidad de los documentos para Hacienda
Pública.
• Valor Contable: Utilidad de los documentos para soportar los
movimientos contables de una organización.
VALORACIÓN PRIMARIA
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Los valores secundarios son aquellos que sirven de
referencia para la elaboración de cualquier actividad de la
administración; como fuente primaria para la historia y
como testimonio de la memoria colectiva.
VALORACION SECUNDARIA
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Los valores sociales son los que determinan el valor del
documento teniendo en cuenta la importancia dentro de las
actividades humanas, aquí se tienen en cuenta:
• Los productores de documentos.
• Las tendencias socio económicas: funciones,
programas, actividades
• Los usuarios a quienes afectan las funciones de un
organismo.
LA MACROVALORACIÓN
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• Identifica valores primarios y secundarios de los
documentos para establecer el tiempo que deben
permanecer en archivo de oficina, archivo central
y señalar su disposición final.
• Preserva los documentos que informan y
testimonian
el
desarrollo
institucional,
sociocultural, científico y tecnológico de las
entidades y la población que los produjo.
PARA QUE LA VALORACION
DOCUMENTAL?
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• Fase Activa
Inicia cuando los documentos son
producidos y utilizados para alguna gestión y termina una
vez que se concluye definitivamente el asunto que generó
la documentación. Se guardan en las oficinas productoras
que son las dependencias productoras y se llama archivo
de gestión.
TEORIA DEL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
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• Fase Semiactiva Se refiere al periodo de conservación en
archivo de central en el cual se agrupan los documentos
que han sido transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad y cuando la vigencia primaria ha
cumplido su periodo en trámite. El tiempo que
permanecerá guardado dependerá de los valores primarios
de los documentos que le competa a la documentación.
Aquí se hace una valoración secundaria para determinar
su guarda permanente en archivo histórico o su baja
documental.
TEORIA DEL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
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• Fase Inactiva La documentación deja de ser utilizada por
la institución y adquiere un valor de uso publico para
utilizarlo como una fuente de información de
investigaciones futuras, publicaciones de artículos, entre
otros. Los destinos de un documento en esta etapa son:
•
•
•
•
Muestreo
Baja documental
Transferencia, y
Traslado al archivo histórico
TEORIA DEL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
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CRITERIO DE PROCEDENCIA:
Se primarán los documentos y series documentales:
 De órganos con una posición elevada en la jerarquía
administrativa.
 Series documentales producidas por los órganos
administrativos en el ejercicio de funciones.
 Series documentales producidas por órganos que realizan
seguimiento completo del procedimiento.
CRITERIOS GENERALES DE
VALORACIÓN
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CRITERIO DIPLOMÁTICO: Los documentos originales,
terminados y validados, son más valiosos que las copias.
Las copias, siempre que se tenga constancia de la
conservación de los originales, son susceptibles de
eliminación.
CRITERIOS GENERALES DE
VALORACIÓN
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CRITERIO DE CONTENIDO: Se primarán los
documentos y series que:
 Recojan información sustancial para reconstruir la
Historia del órgano productor, de un acontecimiento, de
un periodo cronológico concreto, de un territorio o de las
personas.
 Contengan información en forma sintética. Los
documentos y series documentales con información
duplicada en otros documentos son susceptibles de
eliminación.
CRITERIOS GENERALES DE
VALORACIÓN
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CRITERIO DE UTILIZACIÓN: Se primarán los documentos y
series documentales que:
 Han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano
productor, investigadores o ciudadanos en general.
 Por su origen, periodo cronológico o contenido se espera que
sean consultados por usuarios potenciales.
 Por su estado de deterioro imposibilite su utilización y
recuperación, luego son susceptibles de ser eliminados.
 Por su interés y utilización con fines de investigación no
justifique el coste de conservación serán eliminados.
CRITERIOS GENERALES DE
VALORACIÓN
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• LOS MANDATOS CONSTITUCIONALES:
Son referentes a la conservación y salvaguarda del
Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad,
el derecho de petición, el derecho a la información y el libre
acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares
de la normatividad aplicada a los documentos y el
fundamento de la Política Archivística en el país.
(CPC.Artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95,
112 y 113)
MARCO JURIDICO
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• LEY 594 DE 2000“Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Tít.
IV, Arts. Del 11 al 20 “Administración de Archivos”
• LEY 734 DE 2002
Código Disciplinario Único. Arts. 34 numerales 1,5,22
(Deberes de los Servidores Públicos) y Art.35 numerales
8,13 y 21 (Prohibiciones de los Servidores Públicos)
• DECRETO DISTRITAL 173 DE 2004
"Por el cual se establecen normas para la protección de la
memoria institucional, el patrimonio bibliográfico,
hemerográfico y documental en el Distrito Capital"
MARCO JURIDICO
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• DECRETO 2609 DE 2012
" Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado”
• DECRETO 2609 DE 2012
" Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado”
MARCO JURIDICO
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• DECRETO DISTRITAL 173 DE 2004
"Por el cual se establecen normas para la protección de la
memoria institucional, el patrimonio bibliográfico,
hemerográfico y documental en el Distrito Capital"
• DECRETO DISTRITAL 514 DE 2006
"Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel
Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de
Información Administrativa del Sector Público."
MARCO JURIDICO
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• ACUERDO 04 DE 2013
“Por el cual se reglamentan los decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de
las tablas de retención documental y tablas de valoración
documental”
• CIRCULAR 02 de 2013
“Presentación de la tabla de valoración documental-TVD
ante el Consejo Distrital de Archivos para su revisión,
evaluación, convalidación y posterior implementación”
MARCO JURIDICO
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Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación .
(Art. 3 Ley 594 de 2000)
NORMATIVIDAD
ARCHIVISTICA
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LEY 594 DEL 2000 LEY
GENERALDEARCHIVOS
Establece las reglas y principios que
regulan la función archivística del
estado
Archivo Público
Prestación de servicios
públicos a entidades
privadas
Toda evidencia que
contenga material tales
como fotos, archivos,
visuales, fílmicos
Archivo Privado de
Interés Público
Aquel que para la
historia es de
interés público
Soporte
documental
Archivo Total
Proceso integral
de los
documentos
Documentos originales
que garantizan
autenticidad e integridad
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Archivo General de
la Nación
Este esta encargado de orientar y
coordinar la función archivística,
salvaguardando el patrimonio de
los archivos que allí reposan
Sistema nacional de archivo: le da
importancia a los archivos activos,
históricos como parte fundamental
de la memoria colectiva
Artículo7: los archivos desde
la Jurisdicción y competencia
se clasifican.
Control y vigilancia. El archivo
general de la nación este podrá
realizar en cualquier momento,
visitas de inspección a los
archivos del estado
*Archivo General del
Departamento.
*Archivo General del
Distrito.
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Lo que obtiene al momento de
salvaguardar los documentos
Articulo 50: El gobierno nacional otorga
premios no tributarios, a empresas que con
acciones contribuyan a salvaguardar los
documentos
Articulo 51: apoyo de los
organismos de control
La Procuraduría General de la Nación
y la Contraloría General de la
Republica son los encargados de
prestar el apoyo, al Archivo General
de la Nación para que se cumpla todo
lo establecido en la ley
Acuerdo42de2002
Criterios para la organización de
archivos en las entidades públicas
de la Naciòn
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Artículo 23 de la ley 594 del 2000: Dependiendo
el ciclo vital de los documentos, los archivos se
clasifican en:
 Archivo de gestión
 Archivo central
 Archivo histórico
La presente ley tiene
establecer reglas y principios
Archivísticos
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• Se puede concluir que la Valoración Documental es
importante en el proceso archivístico de una entidad ya
que permite planificar las acciones que deben adelantarse
para asegurar el adecuado tratamiento de la
documentación en su segunda y tercera fases.
• Por otro lado disminuye el volumen documental de la
entidad
CONCLUSIONES
28
GRACIAS!!!
29
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