SISTEMA ADMINISTRATIVO
LAE. LUCÍA REYES MARTÍNEZ
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas,
necesarios para llevar a cabo una actividad
o lograr un objetivo.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a
través dEs el
Es el conjunto de fases o etapas
sucesivas a través de las cuales se
efectúa la administración, mismas que
se interrelacionan y forman un
proceso integral.
Proceso administrativo
Organización
Planeación
Dirección
Control
Proceso Administrativo
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN

Un enfoque del estudio de los organismos
sociales deben centrar su atención en los
procesos administrativos fundamentales
(Planeación, Organización, Dirección y Control).
Que son esenciales si es que los organismos han
de lograr sus objetivos y metas fundamentales.

El punto de vista de un sistema abierto crea un papel
más difícil para la organización. Esta debe manejar la
incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo debe
preocuparse por adaptar el organismo a nuevos y
cambiantes requerimientos .

La administración es un proceso que abarca y
traspasa los distintos subsistemas del organismo.

El enfoque de sistemas sugiere que la administración
debe enfrentar situaciones dinámicas, inciertas y
ambiguas . La administración tiene un control
completo de todos los factores de la producción.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS DESTACA QUE LAS
ASIGNACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN NO TIENEN
LIMITES NÍTIDOS O CLARAMENTE DEFINIDOS; MÁS BIEN,
EL ADMINISTRADOR MODERNO ESTA COLOCADO EN
MEDIO DE UNA RED DE INTERRELACIONES
DEPENDIENTES. EL ÚNICO OBJETIVO PERDURABLE ES EL
ESFUERZO PARA CONSTRUIR Y MANTENER UN SISTEMA
PREDECIBLE Y DE INTERRELACIONES, , DE PATRONES DE
CONDUCTA QUE ESTÁN DENTRO DE LIMITES FÍSICOS
RAZONABLES ( PERO ESTO ES LA BÚSQUEDA DE UN
EQUILIBRIO DINÁMICO, YA QUE LAS VARIABLES DEL
SISTEMA (LA DIVISIÓN DEL TRABAJO Y LOS CONTROLES)
EVOLUCIONAN EN CONSTANTE CAMBIO. POR TANTO
ÚNICAMENTE AQUELLOS ADMINISTRADORES QUE PUEDAN
MANEJAR LA INCERTIDUMBRE, LA AMBIGÜEDAD PUEDEN
TENER POSIBILIDADES DE ÉXITO.
DEFINICIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO




SAMUEL CERTO:
Aquel que esta formado por diversas partes, que
funcionan sobre una base de independencias para
alcanzar un propósito.
F.E. KAST:
El medio para unir los subsistemas de metas y
valores, técnicos y psicosociales y estructurales de
las organizaciones.
CONCEPTO DE CONTROL

Podemos definir el control como “un proceso
administrativo a través del cual los administradores
realizan un esfuerzo sistemático orientado a
comparar el rendimiento con los estándares
establecidos por las organizaciones, y estar en
capacidad de determinar si el desempeño es
acorde con las normas”.
Concepto de control

Control: Autoridad, mando, manejo, dominio, etc.
Persona o automatismo que lo ejerce. En cuanto a
calidad, es la comprobación de que un bien de
consumo se halla dentro de los márgenes de tolerancia
de calidad preestablecidos. En cuanto a gestión, es la
verificación del cumplimiento de un programa de
gestión empresarial.

Orden: Distribución armónica y simétrica de un
conjunto de personas u objetos. Serie sucesiva de
elementos según la variedad de afinidades que puede
existir entre ellos. Norma a seguir en la consecución de
un fin. Mandato que hay que acatar.

Para Fayol CONTROL era la verificación y vigilancia
de las operaciones, para que las mismas se
desarrollen en función de las reglas y órdenes,
emitidos. Además establece que, para que el
control sea eficaz, debía ser oportuno y debía
tener uno secuencia de sanciones o Castigos,
cuando se generaban diferencias o desvíos entre
lo que se había previsto y lo que se había
realizado.
CONCEPTO DE CONTROL
La palabra control tiene varios significados y, más
específicamente, varios sentidos, que son
significativos para el análisis:
• Verificar
• Regular
• Comparar con una norma
• Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar)
• Limitar o restringir


Los factores que decía Fayol que debían existir para que exista
el Control son:
1º. Que exista un nivel intermedio de supervisión;

2º. Que exista un nivel superior que sea el que dicte las
normas, las instrucciones que deban ser cumplidas y;

3º. Que exista un conjunto de normas o instrucciones que
deban ser cumplidas por los subalternos, o sea, que si de
antemano no se dice a alguien que debe hacer y como debe
hacerlo, ese “alguien” no puede estar sujeto a control porque
se aplico un criterio arbitrario para la realización de una acción,
y si esa acción no ha sido previamente dirigida o instruida a
través de una norma, mal se dice que no la hizo bien, cuando
esa persona no sabia como hacerlo.

El control administrativo es el proceso mediante el
cual la administración se asegura de que los recursos
sean obtenidos y usados eficientemente en función
de los objetivos planeados por la organización.
NATURALEZA DEL CONTROL

Primero analizaremos la importancia de contar con un
buen sistema de control administrativo, sus objetivos,
las principales etapas para diseñarlo, la naturaleza de
la contabilidad por áreas de responsabilidad, el
análisis de las partidas controlables, la asignación de
los costos indirectos a las diferentes áreas, los
informes de actuación de las diferentes áreas de
responsabilidad financiera, etcétera.
IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO.

Toda organización es perfectible; es decir, siempre
pueden mejorar determinadas áreas para lograr los
objetivos fijados por la administración. Si se acepta
que todo es perfectible y que toda organización
debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y
corregirlas.

Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema
de información que sirva como punto de referencia para
cuantificar las fallas y los aciertos, de modo que
constantemente se estén corrigiendo los errores y
capitalizando los aciertos, lo cual traerá como
consecuencia el incremento del valor de la empresa. Es
errónea la idea, muy arraigada en algunas
organizaciones de que un sistema de control
administrativo solo es útil para diagnosticar fallas.
Resulta vital conocer las fallas y los aciertos para lograr
una superación constante; se alcanzara esta superación
en la medida en que se posea un sistema de información
que permita ejercer un buen control administrativo.
Un sistema de control es aquel que sirve para mantener las características de
los productos de un sistema de referencia , dentro de un rango de tolerancia
predeterminado.
El sistema de control persigue un objetivo de eficacia para la empresa, se
concibe como un instrumento para mantenerla, en condiciones de eficiencia.
Esto abarca que el administrador debe de contemplar tres grandes aspectos:
1) Logra objetivos, dentro de plazos oportunos
2) Lograr con economía de medios, esto es logrando beneficios
3) Mantener motivado al equipo humano, implicando en su consecución

Existe un conjunto de fases a través de las cuales,
se establece un mecanismo para la puesta en
práctica del control:

Establecimiento de normas o estándares para control
Medición del funcionamiento
Comparación del funcionamiento con la norma o
base
Acción correctiva



NORMAS

Las normas en general, reflejan los objetivos de planear una empresa y de
sus unidades administrativas internas.
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Normas cuantitativas .- Se mide el desempeño en el proceso de control.
Normas Cualitativas Es difícil establecer una norma cualitativa

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Normas cuantitativas
Normas cualitativas
Normas físicas
Normas de publicidad
Normas de costo
Normas de relaciones publicas
Normas de capital
Normas de desarrollo de personal
Normas de ingreso
Normas de distrib. para inf. de control
Normas de programas
Normas de hegemonía del producto
Normas de productividad
Normas de actitud de los empleados
Normas de posición en el mercado.
NORMAS CUANTITATIVAS

Normas fisicas: Horas hombres, por unidad de
producto, dureza de los soportes, durabilidad de
una tela, permanencia de un color.


Normas de costos. Costo directo e indirecto por
unidad producida, costo de materiales por unidad,
costo de hora /máquina, costo de venta por peso o
por unidad de venta.

Normas de capital: rendimientos sobre la
inversión, tasas de activos corrientes, inversión fija
e inversión total, caja y cuentas por cobrar a
cuentas por pagar, rotación de inventarios.

Normas de ingreso: Ingreso por kilometro por
autobús de pasajeros, pesos por toneladas de
acero vendido, ventas promedio por cliente, ventas
por zona.
Normas de programas:
Programa de presupuesto variable, programa para el
desarrollo de nuevos productos, programa para
mejorar la calidad de la fuerza de ventas.

Normas de productividad.
Número de horas/hombre requerido para un nivel
establecido de producción, no. de horas hombre
empleadas.
NORMAS CUANTITATIVAS

Normas de publicidad: Determinar si un programa
de publicidad cumple con objetivos a corto y largo
plazo.

Normas de relaciones publicas: Determinar si un
programa de relaciones publicas tiene éxito

Normas de desarrollo de personal: Normas para
medir la efectividad de los programas de desarrollo
de la gerencia.

Normas de distribución para informes de control:
Información a la gente que esta en línea operativa.

Normas de hegemonía del producto. Normas de
rendimiento de beneficios, posición en el mercado,
productividad.

Normas de actitud de empleados: indicadores,
rotación de personal, los retardos, las faltas.
TIPOS DE CONTROL

En cuanto a su periodicidad:

CONTROL GUÍA O DIRECCIONAL: Este método consiste
en que los resultados se pueden predecir y que las
acciones correctivas deben efectuarse antes de
completar la operación.
TIPOS DE CONTROL

CONTROL SELECTIVO: Consiste en la verificación de
muestras de determinada operación para detectar
si cumple los requisitos previstos, para determinar si
se puede continuar con el proceso. Como ejemplo
de este método se encuentran el control de calidad,
en la modalidad que emplean muchas empresas de
producción masiva, supervisión directa.
TIPOS DE CONTROL


CONTROL DESPUES DE LA ACCIÓN: Una vez que la
operación ha concluido, se miden los resultados y se
comparan con un estándar previamente establecido.
Los presupuestos son un ejemplo claro de este
sistema de control.
Entrevistas de evaluación del desempeño, las
inspecciones finales.
POR ÁREAS FUNCIONALES:
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Producción:
Control de Calidad
Control de inventarios
Control de la producción
Compras
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
Mercadotecnia
Control de ventas
Investigación y Desarrollo
POR ÁREAS FUNCIONALES:
 Finanzas
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Control Presupuestal
Control contable
Costos
Auditoría
 Personal:
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

Evaluación del desempeño
Evaluación de Capacitación y
desarrollo
Evaluación de la motivación
Evaluación de Sueldos y Salarios
Evaluación sobre prestaciones y
Seguridad e Higiene
Evaluación de Reclutamiento y
Selección
Auditoría de recursos Humanos
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