Documentación
Objetivo
Garantizar herramientas conceptuales y prácticas para la documentación
del Sistema de Gestión de Calidad en Secretarias de Educación
Objetivos Específicos
-Determinar los conceptos básicos de documentación en el Sistema de
Gestión de Calidad.
-Presentar algunos modelos para elaborar y presentar documentos del
Sistema Gestión de Calidad.
- Identificar los requisitos del Manual de Calidad según lo establecido en
la ISO 9001.
Documentación
Si con documentos tenemos
problemas…¿Como
serían
las cosas sin documentos?
Documentación
Sensibilización del Proceso de
Documentación
¿Qué se hace?
¿Por qué que se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cuándo lo hace?
¿Dónde lo hace?
¿Cómo se hace?
Documentación
Tipos de documentos en el
SGC
Que se documenta?
Macroproceso
Proceso
Subproceso
Actividad
Tarea (Operativo)
-Manual de Calidad
- Instructivos
- Guías
- Formatos
REGISTROS
Documentación
REGISTROS ES…
Un documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona
evidencia
de
actividades
desempeñadas. Se puede presentar como formatos
diseñados para facilitar la recolección de
información de una situación específica
Datos = Información (Numérica, No Numérica)
Documentación
TENER
EN
REGISTRO
CUENTA
EN
UN
1. Por ningún motivo debe ir con
tachaduras o enmendaduras.
“ El control es parte de lo que YO hago”
los formatos deben ser claros, con
coherencia y ordenados.
Documentación
TENER EN CUENTA EN UN REGISTRO
2. Deben ser: Legibles fácilmente, Identificables, recuperables
Preguntarse:
Como se los identifica? Código, nombre, título
Como se protegen? Archivadores, m. magnético, copias de
seguridad
Como se almacenan? Medios físicos (carpetas, AZ) Medios
magnéticos
Como podrían recuperarse? Archivos (gestión, central,
histórico)
Cuanto tiempo se almacenan?
Documentación
REGISTROS SGC
-Plan Estratégico del Negocio
- Política y Objetivos de Calidad
- Caracterización de Procesos
- Procedimientos
- Instructivos, Especificaciones,
Planes de Calidad, Documentos
Externos, Guías, Planos, etc.
Documentación
Caracterización de proceso
Es el documento marco donde de manera general
se explica todo el proceso.
Se compone de:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Normatividad aplicada
4. Políticas Institucionales
5. Definición del área y responsable del proceso
6. Subprocesos que lo componen (enunciar)
7. Definición de proveedores y Clientes (Registros)
8. Identificación de los Indicadores del proceso
9. Anexos de hojas de vida de indicadores
Documentación
Estructura de un Documento
Un documento esta compuesto de 3 partes:
1. Encabezado
2. Cuerpo
3. Pie de Página
Documentación
1.Encabezado
Nombre del Proceso:
Código del
Formulación y Aprobación del Documento:
Plan de Desarrollo Educativo A02.01
Logo: Institución XXXX
Nombre del Subproceso:
Análisis y Definición de
Estrategias Para El Sector
Educativo
Versión: 1
Paginación:
1 de 3
Documentación
1. OBJETIVO
Definir, verificar o actualizar el componente estratégico del plan de
desarrollo educativo, incluyendo las definiciones de misión, visión,
políticas, objetivos, estrategias, metas de resultado, programas y
proyectos y metas de producto; de acuerdo a los resultados y al
análisis del boletín estadístico y del diagnostico del sector y del
servicio educativo realizado en la Secretaría.
Documentación
2. ALCANCE
El subproceso inicia con el análisis de la información del proceso A01. Información
estratégica educativa, continua con la definición o actualización del componente
estratégico de la Secretaría de Educación, que incluye misión, visión, políticas,
objetivos, estrategias y contiene la identificación o definición de programas con sus
metas de resultado, la definición de nombres genéricos de proyectos con sus metas de
producto y la definición de indicadores y finaliza con el plan de desarrollo educativo en
su componente estratégico y/o programático.
La definición del componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo
educativo se realiza normalmente cada cuatro años durante la definición del plan de
desarrollo educativo. Sin embargo estos componentes pueden requerir de ajustes, de
acuerdo a los resultados que se generen periódicamente en los subprocesos A04.01
Revisión general del SGC, A04.02 Revisión del avance de programas y proyectos, y
seguimiento al plan indicativo, y A04.03 Revisión y seguimiento del tablero de
indicadores del macro proceso A04. Evaluación de resultados. La realización del ajuste
debe considerar la consistencia y relación lógica entre el elemento o los elementos a
ajustar, con los demás elementos del componente estratégico previamente definido en
la Secretaría.
Documentación
2. Cuerpo
3. Definiciones
Matriz FODA
Trabajo de Campo
Mesas de Trabajo
Consolidación Estadística
Encuesta
4. Contenido
-Explicación detallada del procedimiento (actividad por actividad)
-Áreas y personas involucradas
-Relación de los Formatos que hacen parte
- Flujograma
Documentación
2. Pie de Página
Reviso
Aprobó
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
A partir de la 2 página para documentos el
encabezado debe tener como mínimo: Extremo
Izquierdo, el nombre, el código en el centro y la
fecha y versión en el extremo derecho. En el pie de
página puede ir la paginación
Documentación
Control de Cambios
Cambios
Justificación
Versión
Anterior
Puede ser incluido en el pie de pagina (documento controlado
o puede ser al inicio del procedimiento
Documentación
Manual de Calidad
Esta en la norma: 4.2.2
a. El Alcance del Sistema de Gestión de Calidad, los detalles
de manera resumen y las exclusiones
b. Menciona los procesos (procedimientos) establecidos para
el sistema de calidad
c. Descripción de la interacción entre los procesos
“El tamaño dependerá de la complejidad de la organización”
Documentación
Recomendaciones del Manual de Calidad
Se hace de último, y lo mejor es NO paginarlo y en
folder para poder cambiarlo permanentemente. Se
puede colocarle INDICE, sin paginar.
Incluir el mapa de procesos.
Descargar

Documentación - Proyecto de Modernización de Secretarías de