IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
GESTION
MECI-SGC-SISTEDA
CONCEPTOS BASICOS DE LOS
SISTEMAS DE GESTION
Versión 1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL
SANTIAGO DE CALI, 2011.
ACUERDOS Y COMPROMISOS
• Todas las intervenciones son válidas e
importantes.
• Todas
las
constructivas.
intervenciones
serán
• Daremos buen manejo al uso de la
palabra.
• Respetaremos las opiniones de nuestros
compañeros, así no las compartamos.
• Nuestra actitud será siempre propositiva
y proactiva.
• Los celulares están en silencio.
CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
La Calidad y el Usuario
Ciclo PHVA - Mejora Continua
¿Qué es un Proceso?
Metodología de procesos de la Entidad
(Macroprocesos, procesos y subprocesos).
5. ¿Qué es un Procedimiento?
6. ¿Qué es un Registro?
7. Principios de los Sistemas de Gestión.
1. LA CALIDAD Y EL USUARIO
• Taller # 1
• La calidad de un producto.
• La Satisfacción del usuario.
1. LA CALIDAD Y EL USUARIO
• La calidad de un producto: Grado en el que un
conjunto de características inherentes cumple
con los requisitos.
• La Satisfacción del usuario: Percepción del
cliente sobre el grado en que se han cumplido
sus requisitos.
• El usuario: nuestra razón de ser.
– (Principio de los Sistemas de Gestión).
2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA
• Herramienta de la mejora continua, presentada por
Edward Deming a partir del año 1950, la cual se basa
en un ciclo de 4 pasos:
–
–
–
–
Planificar (Plan)
Hacer (Do)
Verificar (Check)
Actuar (Act)
• Aumentar eficacia, eficiencia y efectividad.
• Toma de decisiones basados en hechos y datos.
•
(Principios de los Sistemas de Gestión).
Taller # 2
1. Elabore un listado de “acciones” que
realiza para…(aquí escoja un ejemplo
cotidiano).
2. Coloque estas actividades dentro de los
cuadrantes del ciclo PHVA.
2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA
• PHVA puede describirse brevemente como:
ACTUAR
Tomar acciones para mejorar
continuamente el desempeño de
los procesos.
VERIFICAR
Realizar el seguimiento y la
medición de los procesos y los
productos y/o servicios respecto
a las políticas, los objetivos y los
requisitos para el producto y/o
servicio, e informar sobre los
resultados.
PLANIFICAR
Establecer los objetivos y
procesos necesarios para
conseguir resultados, de
acuerdo con los requisitos del
cliente, los legales aplicables y
las políticas de la entidad.
HACER
Implementar los procesos.
3. ¿QUÉ ES UN PROCESO?
• Definición: Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Tomado de la NTCGP1000:2009
ENTRADAS
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIÓN
SALIDAS
3. ¿ QUE ES UN PROCESO?
• Aspectos más importantes de un proceso:
– Objetivo
– Alcance
• Actividades (que sean transformadoras, que agreguen
valor y que se mantengan dentro del alcance).
• Cuando existen transformaciones intermedias de insumos,
debe considerarse la existencia de subprocesos.
• La suma de subprocesos, debe lograr el objetivo único de
un proceso.
3. ¿ QUE ES UN PROCESO?
• Taller # 2. Escoger un procesos de la Dependencia y
analizar: objetivo, alcance y subprocesos que tenga.
• Principios de los Sistemas de Gestión, relacionados
con el tema de procesos:
• Enfoque basado en procesos.
• Enfoque del sistema para la gestión (identificar, entender,
mantener, mejorar procesos).
• Coordinación de un trabajo en equipo con partes
interesadas. Optimizar el uso de los recursos y acciones.
• Transparencia
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD
(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)
• PROCESOS ESTRATÉGICOS
• PROCESOS MISIONALES
• PROCESOS DE APOYO
• PROCESOS DE EVALUACIÓN
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD
(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)
• Macroproceso: conjunto de procesos
agrupados de acuerdo a su propósito.
• Proceso / subproceso: conjunto de
actividades / resultados finales / parciales.
4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD
(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)
• Macroproceso: Escriba aquí un ejemplo de su
dependencia.
• Proceso: Escriba aquí un ejemplo de su
dependencia.
• Subprocesos: Escriba aquí un ejemplo de
su dependencia.
5. ¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO?
• Procedimientos: Forma especificada
llevar a cabo una actividad o un proceso.
para
6. ¿QUE ES UN REGISTRO?
• Registros: Documento que presenta resultados
obtenidos
o
proporciona
evidencia
de
actividades ejecutadas.
• Formatos: preforma, que una vez diligenciada
se convierte en un registro.
7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION
a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser.
b) Liderazgo
c) Participación activa de los servidores públicos y/o
particulares que ejercen funciones públicas.
d) Enfoque basado en procesos.
e) Enfoque del sistema para la gestión: contribuye a la
eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el
logro de sus objetivos.
7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION
f) Mejora continua: para aumentar su eficacia, eficiencia y
efectividad.
g) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de
decisiones.
h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores
de bienes o servicios.
i) Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en
equipo.
j) Transparencia.
MUCHAS GRACIAS!
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