Mejores Prácticas en el Manejo de
Proyectos
Objetivos de Aprendizaje
• Utilizar la herramienta de análisis FODA para
determinar las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas que anticipa
durante la fase de implementación.
•Determinar formas de manejar el proyecto
para optimizar las fortalezas y oportunidades,
así como mitigar las debilidades y amenazas.
•Identificar problemas comunes
experimentados por coordinadores de
campaña anteriores durante la fase de
implementación.
PRESENTATION TITLE OPTIONAL
Actividad
El Autobus …
Necesitamos dos choferes de
autobus y muchos pasajeros
regados por el salón…
PRESENTATION TITLE OPTIONAL
Análisis FODA
Herramienta útil de gestión de proyectos y técnica
de planificación que puede ayudarle a ver el
panorama general de su campaña para identificar
las posibles debilidades o las amenazas y
aprovechar las oportunidades atractivas y las
fortalezas
FODA quiere decir:
F = Fortalezas
O = Oportunidades
D = Debilidades
A = Amenazas
Análisis FODA
Un análisis FODA debe agrupar las
piezas importantes de información en
dos categorías:
Factores internos - Las fortalezas y
debilidades internas de la campaña.
Factores externos - las oportunidades
y amenazas que presenta el entorno
externo a la campaña.
Fortalezas
El coordinador de campaña conoce mucho sobre
hidrología forestal y tiene experiencia en negociación
con autoridades clave y actores locales
Internas
Debilidades
El coordinador de campaña tiene muy poca experiencia
en manejo de presupuestos
El coordinador de campaña es rápido y puede hacer
más de una actividad a la vez
El coordinador de campaña desconoce la legislación
nacional y provincial relacionada con el manejo de
cuencas y biodiversidad
El equipo que trabaja con el coordinador son muy
buenos empleados y aprende muy rápido
El coordinador de campaña recientemente perdió a dos
miembros de su equipo.
Oportunidades
Externas
Amenazas
El Banco Mundial acaba de otorgar a la organización
socia un financiamiento para darle continuidad a las
actividades de la campaña
No ha llovido durante varios meses en la zona, pese a
ser época lluviosa. Se han empezado a dar cortes de
agua en la cuenca baja.
El gobierno local apoya la gestión del coordinador de
campaña y la campaña misma.
Un nuevo desarrollador de bienes raíces está en la
ciudad y está interesado en la construcción de un
complejo hotelero en una zona identificada protegida
El Cuerpo de Paz acaba de ofrecer un grupo de
voluntarios para trabajar en la zona
El sitio de la campaña es muy lejos de los vendedores
que podrían ayudar en la producción de materiales de
marketing más Sociales
Ejemplo de un análisis FODA
Análisis FODA
Hacer un análisis FODA te ayuda a identificar las estrategias
clave que te permitirán prepararte para el futuro.
Fortalezas / Oportunidades (FO): Este análisis se centra en los
objetivos y estrategias que se aprovechan de los puntos
fuertes de su campaña. Esto es particularmente importante si
las oportunidades son de corto plazo.
Fortalezas / Amenazas (ST): Este análisis se centra en los
objetivos y estrategias que utiliza la campaña para eliminar de
forma activa o reducir las amenazas que enfrentan.
Análisis FODA
Debilidades / Oportunidades (WO): Este análisis se centra en
los objetivos y estrategias que pueden ayudarle a crear
oportunidades en el futuro, trabajando para reducir algunas de
sus debilidades (o haciendo sus puntos fuertes, incluso más
fuerte).
Debilidades / Amenazas (WT): Este análisis se centra en los
objetivos y estrategias que pueden ayudar a mitigar y evitar las
amenazas que podrían resultar de sus debilidades. Usted
puede hacer esto mediante la eliminación de las debilidades
convirtiéndola en fortalezas, o mediante el desarrollo de
estrategias preventivas para reducir la probabilidad o la
gravedad de la amenaza.
Actividad
• Pensando en su campaña haga un análisis FODA y
luego conteste a las siguientes preguntas:
• Fortalezas/Oportunidades (¿Cómo va a utilizar sus
fortalezas para maximizar sus oportunidades?)
• 2. Fortalezas/Amenazas (¿Cómo va a utilizar sus
fortalezas para reducir sus amenazas)
• 3. Debilidades/Oportunidades (¿Cómo va a reducir sus
debilidades para crear nuevas oportunidades?)
• 4. Debilidades/Amenazas (¿Cómo va a eliminar sus
debilidades o convertirlas en fortalezas con el fin de
reducir la seriedad o probabilidad de sus amenazas?)
Un gerente de proyecto debe ser:
Un gerente de proyecto lleva muchos sombreros. Tu tendrás
que ser:
• un líder que comparte y comunica una visión común, logra
acuerdos y dirige.
• un gerente, que trabaja por resultados y se centra en
responder a sus compromisos.
• un constructor de equipos.
• un excelente comunicador.
Un buen gerente de proyecto
debe ser …
un buen organizador.
un asesor competente.
un negociador, que trabaja junto con otras personas con la
intención de llegar a un acuerdo conjunto.
un factor de influencia, que recibe los eventos a suceder al
convencer a la otra persona que su camino es el camino mejor
manera, incluso si no es lo que quieren.
Un solucionador de problemas
Alguien que maneja finanzas
Maximizing the effectiveness of each Pride campaign
PRESENTATION TITLE OPTIONAL
Actividad
• Demuestre su liderazgo:
– Acaba de llegar a un nuevo trabajo y dirige un
proyecto que ya empezó hace varios meses. A su
cargo tiene 8 personas que trabajan directamente en
campo, sus responsabilidades incluyen contruir el
esquema de manejo de proyecto, reportar a sus
donantes, manejar su personal, monitorear resultados
y garantizar cumplimiento
– Describa cuáles serían sus primeros 5 pasos, su
cronograma y su plan de trabajo para los primeros 3
meses.
No es un buen plan el que no
admite modificaciones
• Acepta que el cambio es
inevitable.
• No te estreses con la
necesidad de hacer
modificaciones a tu plan
• Piensa creativamente
acerca de las soluciones.
Actividades: Las principales acciones o pasos en su campaña (por
ejemplo, reuniones de interesados​​, producción de materiales,
visitas escolares)
Evento / Situación: Algo que podría ocurrir que podrían
interrumpir sus actividades (por ejemplo, desastres naturales,
enfermedades, recortes de fondos, cambios en la principal
amenaza)
Riesgo: Cómo el evento afectaría su proyecto
Acción Alternativa Plan A: ¿Cuál es su alternativa de primera
elección para el plan original?
Plan de Contingencia
Un plan de contingencia describe los riesgos específicos que usted y su campaña
pueden enfrentar para cada actividad principal y luego detalla cómo va a mitigarlos.
PRESENTATION TITLE OPTIONAL
Al elegir el plan alternativo, usted debe asegurarse de
que:
Es una alternativa realista.
Usted puede comenzar a hacerlo dentro de un marco de
tiempo relativamente corto.
Es independiente de la cuestión que ha provocado el
cambio de planes.
Acción Alternativa Plan B: ¿Cuál es tu segunda opción
alternativa al plan original?
Plan de Contingencia
Un plan de contingencia describe los riesgos específicos que usted y su campaña
pueden enfrentar para cada actividad principal y luego detalla cómo va a mitigarlos.
PRESENTATION TITLE OPTIONAL
Eventos Felices
•
•
•
•
Matrimonio
Nacimiento de un hijo
Vacaciones
Eventos familiares
Inconveniente
•
Elecciones electorales distraen a la
gente
•
Cambio en el ambiente político
•
Clima o eventos ambientales
inusuales
Qué otras cosas podrían afectar a tu campaña?
Problemas Comunes
PRESENTATION TITLE OPTIONAL
Disturbios
1. Desastres Naturales
2. Disturbios políticos
3. Problemas de financiamiento
4. Enfermedad
5. No tener socios para la remoción de
barrera
6. Incumplimiento del acuerdo con
RARE
Actividad
• Desarrolle su plan de contingencia en una hoja
de rotafolio
Siga el siguiente esquema:
Actividad
Evento o
situación
Riesgo
Acciona
Alterna A
Acción
Alterna B