VISION GENERAL DE LOS ARCHIVOS
MANUALES Y ELECTRONICO
CAPITULO 3
CONSIDERACIONES PARA ESTABLECER UN
SISTEMA DE ARCHIVO
•
Sistema de clasificación por utilizar
•
Incorporación del sistema electrónico o manual o combinación de ambos
•
Programas de aplicaciones necesarios en las operaciones del negocio
•
Bases de datos necesarias para dar apoyo al sistema
•
Equipo por comprar o rentar
•
Materiales
•
Plan de retención y medidas de protección por establecer que estén de acuerdo con:
- El valor de los documentos
- Los requisitos legales
- Requimientos de privacidad
•
Ubicación de los archicos manuales y electrónicos que corresponda al:
- Tamaño y escritura organizacional
- Contenido de naturaleza general, particular o confidencial de los documentos
•
Formularios que se utilizarán para recopilar y procesar la información de naturaleza repetitiva .
SISTEMA PARA LA CLASIFICACION DE
DOCUMENTOS
•
Sistema alfabético por los nombres de los corresponsales
•
Sistema alfabético por asunto
•
Sistema alfabético por zonas geográficas
•
Sistema numérico
CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS
ELECTRONICO Y MANUAL
•
Hoy día en las instituciones grandes y en las pequeñas todavía coexisten el sistema de
archivo manual y el sistema electrónico, ya que algunos procesos se llevan a cabo en
forma manual y otros electrónicamente. Además, en la oficinas con archivos electrónicos
hay algunos documentos que se deben conservar en papel por cuestiones legales o para
garantizar la conservación de documentos de valor histórico.
IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES
Sistema de Clasificación
Ejemplos de identificación de
expedientes
Alfabético por el nombre de los
corresponsales
Los expedientes: se identifican con los nombres de
CABAN TOLEDO, RAUL EDUARDO
FERRETERIA LA ESTRELLA
los individuo o las instituciones.
Sistema alfabético por asunto
Se identifican con los nombres de los temas.
Sistema alfabético por zona geográfica
Indican los nombres de las localidades y luego el
nombre del corresponsal.
ACTAS DE REUNIONES
SOLICITUDES DE EMPLEO CONTABLE
PUERTO RICO TOA ALTA COLMADO EL JOSCO
COLOMBIA BOGOTA ALMACENES EL DUQUE
Sistema numérico
2011-1495-43
Se identifican con el numero asignado al asunto, al
individuo a la organización o a la zona geográfica.
580-74-6254
SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO Y MANUAL
Similitudes entre ambos
sistemas
Electrónico
Manual
Básicamente, se siguen los mismos
principios y la manera en que se
organizan los documentos se similar.
La información se conserva en forma
digital y se accede por medio de la
computadora. La escritura física de la
información es invisible.
La información se mantiene en
medios tangibles como el papel.
Su objetivo es mantener la
información protegida y organizada
para que se pueda localizar tan
pronto se necesite.
Se considera que en los documentos
es mas fácil alterar su contenido y
perder la información. Se facilita la
localización y manejo de los
documentos y de los datos.
Se considera que hay mayor garantía
de mantener la integridad de los
documentos.
Ambos requieren una inversión en
equipo, espacio, materiales y en
personal bien cualificado.
Componentes necesarios: la
computadora, el sistema operativo,
los programas de aplicaciones, los
medios digitales y el escáner, entre
otros.
Requiere materiales como guías,
carpetas y marbetes para crear los
expedientes, y gabinetes de archivo
para colocarlos.
Se crean expedientes para clasificar
los documentos que se reciben y los
que se producen internamente. Los
expedientes se identifican con el
nombre de un individuo, institución,
asunto, zona geográfica o número.
Los documentos se archivan en
carpetas electrónicas o virtuales y se
conservan en formatos digitales.
Requieren un escáner para digitalizar
los documentos que se reciben en
forma tangible para archivarlos en
algún formato electrónico.
Los documentos se mantienen en
carpetas tangible que se archiva en
gabinetes de archivo vertical o lateral.
Localizar la información requiere mas
tiempo y esfuerzo.
Similitudes entre ambos
sistemas
Electrónico
Manual
Los sistemas se organizan por
archivos para agrupar los
expedientes de una misma
naturaleza.
Los archivos que se crean se
visualizan como carpetas que a su
vez se subdividen por temas en otras
carpetas virtuales.
Los archivos se dividen por secciones
por medio de guías que rotulan con
letras, números o temas.
Requieren bases de datos que
provean información de referencia de
mucha utilidad y que den apoyo al
sistema.
Utiliza bases de datos electrónicas
para manejar la información que sirve
de índice y de apoyo al sistema. Se
recomienda combinar con bases de
datos manuales alternas para
situaciones de emergencia.
Utiliza tarjeteros para organizar las
bases de datos que dan apoyo al
sistema. Se complementa con bases
de datos electrónicas para facilitar el
manejo de datos.
Representan costos para las
instituciones. Los costos incluyen el
personal. El espacio, el equipo y los
materiales.
Es mas económico a largo plazo, ya
que requiere menos espacio y se
facilita su manejo.
Es mas costoso, ya que requiere mas
tiempo para su manejo y as espacio
para los gabinetes de archivo para
trabajar en ellos.
SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
El sistema de archivo electrónicos tiene múltiples ventajas que se pueden resumir en las
siguientes:
•
Facilita el flujo de trabajo en la oficina y el manejo de la información.
•
Los empleados pueden ser mas productivos y efectivos al realizar su trabajo.
•
Se facilita la localización de la información si se archiva sistemáticamente.
•
Hay una reducción en los costos de manejo de archivos y de espacio.
•
Los documentos se pueden ver, imprimir y enviar por fax o por correo electrónico.
•
Se pueden hacer anotaciones en el documento directamente desde la computadora.
•
Se facilita la preparación de informes con los datos que se tienen en el sistema.
•
Se reduce el consumo de papel, lo que provee para la conservación de los recursos
naturales.
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE ARCHIVO
ELECTRÓNICO
Dispositivos
•
Entrada: teclado, ratón, micrófono escáner y cámara
digital.
Función
•
Recibir y registrar instrucciones, datos e información.
•
Procesar datos e información para que el usuario
pueda utilizarla.
•
Salida: monitor, impresora y bocinas
•
Comunicación: tarjetas inalámbricas para internet,
tarjeta de red y modem.
•
Conectar en red y comunicar con otras computadoras
para intercambiar datos e información.
•
Almacenaje: estaciones que tienen las
computadoras para los diferentes medios de
almacenaje interno o externo, como el disco duro,
discos compactos, discos flexible; tarjetas para
computadoras personales de bolsillo, tarjeta para
internet y dispositivo de memoria flash y el de
identificación por radiofrecuencia, conocido como
etiqueta o micrichip.
•
Guarda o archivar las instrucciones, los datos y la
información para que se pueda acceder y leer luego.
PROGRAMAS DE APLICACIONES MAS UTILIZADO
•
Procesamiento de palabras
Es una herramienta de mucha utilidad para crear documentos de naturaleza marratiza, como cartas,
memorandos, informes y literatura de productos o servicios. Tambien se utiliza para crear tablas.
•
Administración de bases de datos
Se utilizan para almacenar datos organizados por filas y columnas. Facilitan la clasificación y obtención de datos
de un gran numero de record y hacen mas fácil su organización de diferentes formas de tablas y en informes.
•
Hojas de calculo electrónicas
Se utilizan para llevar a cabo tareas financiera como presupuestos, inventarios, nominas y análisis de ventas;
para preparar estadísticas y diseñar diferentes tipos de graficas. Esta herramienta facilita hacer cálculos e
interpretar los datos numéricos. Esta plantilla se organiza por filas y columnas.
•
Presentaciones y aplicaciones graficas
Son de mucha utilidad para preparar material visual de forma atractiva y en color para proyectarlo en una
plantilla o monitor en presentaciones orales y en el diseño de publicaciones.
•
Organizador personal
Generalmente incluye calendario de citas, libretas de direcciones y telefonos, calculadora, libreta para tomar
notas y recordatorios. Se utiliza para guardar datos para organizar la agenda, los compromisos y las actividades
de un individuo.
SISTEMA DE ARCHIVO MANUAL
El sistema de archivo manual se complementa en gran manera con herramientas del sistema
de archivo electrónico. Se caracteriza por conservar la mayor parte de los documentos en
forma tangible, colocados en carpetas debidamente identificadas que se archivan en
gabinetes. También se archivan en forma manual los medios de almacenaje electrónicos
externos como los discos compactos y los dispositivos de memoria flash.
Los componentes básicos de un sistema de archivo manual son:
•
Las guías para dividir la gaveta en secciones
•
Las carpetas para colocar los documentos clasificados por expedientes
•
Los gabinetes de archivo para guardar los expedientes
•
Las bases de datos que sirven de índice al sistema
•
Los procedimientos sistemáticos que se deben seguir en todas las fases del ciclo de vida
de los documentos.
FACTORES Y CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA
EFICAZ
Un sistema eficaz de administración de documentos es aquel que puede proveer la
información necesaria a la persona indicada en el momento preciso y al menor costo posible.
Hay varios factores que, combinados, contribuyen a lograr una tasa optima de exactitud;
entre ellos están los siguientes:
•
Personal necesario, bien motivado y con la preparación adecuada.
•
Procedimientos paracitos y factibles para el archivo, acceso, préstamo, transferencia,
conservación y disposición de los documentos.
•
Medidas de control adecuadas para asegurar el logro de las metas del sistema y la
protección de la información.
•
Espacio disponibles usados adecuadamente.
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