Sistema ComDoc II
Ministerio de Economía y Producción
2003
COMDOC II
Comunicaciones Documentales II
Es un sistema de seguimiento electrónico de
expedientes que se adapta al decreto
1883/91 que reglamenta los procedimientos
administrativos. Fue desarrollado por el
Ministerio de Economía y cedido al SIU, para
su distribución entre las Universidades
Nacionales.
Objetivo Principal
Solucionar la
Administración de la
Documentación, llevando
un seguimiento detallado
de la ubicación,
composición,
responsables y estado de
la Documentación
existente y circulante
dentro de la Organización
PORQUE COMDOC?
• Este sistema permite llevar un seguimiento detallado de la
documentación, tanto la que circula en nuestra área como en
todas las áreas de la universidad. Informando que usuario o
área tiene la documentación que buscamos.
• Al ser centralizado permite manejarse con los mismos criterios
de uso, y el mismo lenguaje, colaborando en el orden y mejor
gestión de la documentación.
• Registro automático de cada uno de los avances de un trámite
• Permite mantener un adecuado nivel de reserva en las
tramitaciones, y evita errores del tipo de que algún usuario tome
intervención en un trámite para el cual no está habilitado.
PORQUE COMDOC?
• El código de barras permite una gran agilidad a la hora de la
búsqueda de la documentación o la carga de la misma.
• Posibilidad de detectar expedientes cuyo número se desconoce, a
través de un funcional numero de criterios de búsqueda
• Se puede efectuar un seguimiento físico de los expedientes en papel,
facilitado por la impresión de los códigos de barra, conteniendo sus
datos esenciales, lo que permite su registración exacta al ingresar o
egresar de las mesas de entrada de las distintas áreas, que cuentan
con lectores ópticos de códigos de barra.
• La generación de remitos al momento de la transferencia permite
inmediatamente saber quien es el nuevo depositario de la
documentación y si la información llego a destino.
• Fecha cierta en cada una de las instancias del trámite y posibilidad
consecuente de realizar auditorias de tiempo de gestión incurridos por
cada área.
Qué servicios brinda el ComDoc II?
• Asignación Numeración única y correlativa de
los distintos Tipos de Documentos (CUDAP).
• Generación Código de Barras.
• Recepción y Registro de Papeles.
• Creación de Distintos Tipos de Documentación.
• Transferencia de Documentación entre Areas
Qué servicios brinda el ComDoc II?
• Asociación de Palabras Claves a la
Documentación.
• Asignación de Estados (Pendiente, Terminado,
Archivado) a la Documentación.
• Agregar y/o Desglosar Documentación.
• Agregar Notas internas (Avances) al Area para
ser leídas por los usuarios del Area.
Qué servicios brinda el ComDoc II?
• Controlar la Documentación Generada por el
•
•
Area.
Archivar/Reactivar la Documentación
Búsqueda de la Documentación.
Conceptos Generales
Destinatario/Depositario
de la Documentación
• Destinatario/Responsable: A quién va
dirigida la Documentación.
• Depositario: Quién tiene físicamente la
Documentación.
Responsables de la Documentación
• De Gestión: Area de Competencia Inicial
para resolver un trámite dentro del ámbito de
la Administración Pública y permanece
invariable. Se utiliza si la documentación
pasa entre Organismos.
• Locales: Responsable dentro de un
Organismo de la Resolución de un trámite. Si
la documentación pasa de un Organismo a
otro existirá más de un Responsable Local
Definición
DOCUMENTACION
Identificada Univocamente
Documentos
Carpetas
•Indivisibles
•Contenedor
•No contienen otra
Documentación
•Divisibles o
Desglosables
•Facturas, Notas,
Resoluciones,
Memorandums, etc.
•Expedientes, Legajos ,
Actuaciones, etc.
Identificación de la
Documentación
CUDAP
Clave Unica De la
Administración Pública
FORMATO CUDAP
Servidor
Año
AAAA-SSS:0000000/aaaa
Tipo de
Documento
Número Único
Correlativo por Tipo
de Documento
Identificación de la
Documentación
Identificación de la
Documentación
Documentación en un Area
Documentación de la cual es Depositario
Documentación de la cual es Responsable o Destinatario
Remitos en Tránsito hacia Ud o su Area
Remitos en Tránsito desde Ud o su Area
Remitos Rechazados o Revertidos
Creación de Documentación
Documentos
Alta de Documentos Generados dentro del Area:
Notas, Memorandums, Disposiciones, Resoluciones,etc
Datos Esenciales del Documento:
Tipo, Carátula/Asunto, Causante, Area Destinataria,
texto, Vencimiento, Folios.
Datos Adicionales del Documento:
Palabras Claves , Avances, Lista de Etapas
Creación de Documentación
Expedientes (Carpeta)
Inicio de Carpetas Generadas dentro del Area:
Actuaciones, Legajos, Expedientes,,etc
Datos Esenciales de la Carpeta:
Tipo, Carátula/Asunto, Causante, Area Destinataria,
Texto, Vencimiento, Folios.
Datos Adicionales de la Carpeta:
Documentación Contenidos,
Palabras Claves , Avances, Lista de Etapas
Agregar Contenidos
Documento 1
Documento 2
Exp. 1
Exp. 2
Documento 3
Incluir en Expediente
Documento
Expediente
Desglosar Documentación
Expediente 1
Documento 1
Documento 2
Expediente 2
Documentación
Agregada y No Agregada
• Documentación Agregada:
Es aquella que se ha incluido en algún
expediente.
• Documentación no Agregada:
Es la que no esta incluida en ningún
expediente, pero puede contener a la vez
documentación agregada.
Estados Posibles de la
Documentación
• Pendiente: Es el estado que asume la
Documentación cuando se la ingresa, es el
estado inicial y significa que debe ser
resuelta.
• Terminada: Estado siguiente al de Pendiente
y significa que está resuelta o ya está tratada.
• Archivada: La Documentación está
Terminada y almacenada.
• En Tránsito: Documentación incluída en un
Remito y que aún no ha sido recibida por el
destinatario
Relacionar Documentación
ACTA-S01:0000001/2003
EXP-S01:0000063/2003
EXP-S01:0000064/2003
NOTA-S01:0000021/2003
RESO-S01:0000010/2003
EXP-S01:0000065/2003
MEMO-S01:0000022/2003
MEMO-S01:0000024/2003
MEMO-S01:0000023/2003
Transferir Documentación
AREA ORIGEN
DOCUMENTACIÓN
AREA DESTINO
REMITOS

DEPOSITARIO
DEPOSITARIO
Documentación
Cambiar Estado
PENDIENTE
Documentación
TERMINADA
Archivar Documentación
OK
Terminado
Expediente 1
OK
DOCUMENTO 1
Expediente 3
DOCUMENTO 2
Terminado
Expediente 2
Terminado
Terminado
Terminado
OK
DOCUMENTO 5
NO
Terminado
DOCUMENTO 6
Expediente 4
DOCUMENTO 7
Pendiente
Expediente 5
Terminado
Pendiente
Pendiente
ARCHIVO
Impresión Documentación
Carátula
DATOS REGISTRACION
DATOS
DOCUMENTACION
CODIGO DE BARRAS
Impresión Documentación
Documentos/Carpetas
ARCHIVO
PDF
Búsqueda de Documentación
Por CUDAP
Por Datos de Procedencia
Elementos Transferidos
Por Fecha de Alta/Vencimiento
Carpetas Iniciadas
Por Depositario
Por Etapa
Por Tesauro
Por Título,Texto, Avances, Causante y Motivo Archivo/Desarchivo
Búsqueda Simple/Búsqueda Extendida/Búsqueda Experta
Listados de Documentación
Documentos y Carpetas Originados por su Area.
Documentos y Carpetas por Usuario Depositario
Documentos y Carpetas Originados por su Area mostrando
números internos.
Promedios de Permanencia en Area.
Promedios de Permanencia por Usuario.
Documentos y Carpetas Transferidos a otros Organismos.
Documentos y Carpetas Archivados/Desarchivados por Area
Administración
Permisos Areas
Por Tipo de Documentación
•Registrar o Recibir Papeles
•Iniciar Carpetas o Crear Documentos
•Archivar Documentos o Carpetas
•Cambiar el Estado
•Corregir Documentos o Carpetas
Mesa de Entradas
Administradora
Administración
Permisos Usuarios
Agregar Avances
Actualizar Depositario
Agregar/Desglosar Contenidos
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Transferir Documentos/Carpetas a Usuarios
Administración
Permisos Usuarios
Asignar y Prorrogar Vencimientos
Administrar Tesauro
Administrar Lista de Etapas
Cambiar Responsable Primario Local
Por Tipo de Documentación
•Registrar o Recibir Papeles
•Iniciar Carpetas o Crear Documentos
•Archivar Documentos o Carpetas
•Cambiar el Estado
•Corregir Documentos o Carpetas
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