VIII Jornadas sobre la Sociedad de la Información
en la Administración Local Almeriense
Convenio Marco
“Componentes para la
tramitación-e.
El Registro y la Gestión de
Expedientes”
Alhama de Almería, 21/10/2010
M. Del Pilar Aguilar Pérez y Luis García Maldonado
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
La Admón-e implica un
Cambio en el Paradigma de Trabajo
Hasta ahora:
1º
2º
Grabar Parte
de la
información
Crear Documentos Papel
Archivo Papel
¿diferencias según el soporte?
Nuevo:
Cotejo manual o
Código Verificación
Copias Papel
Consulta Sistemas
ID
Copias
electrónicas
I. Digital
Crear
Documentos-e
No Hay Diferencias
Almacenan en
Sistemas electrónicos
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
* Disponible
Certificados de ID
Principales “herramientas”
Utilizadas en la RPC
* Disponible
Portafirmas
* Disponible
Registro E/S - Expediente
* Disponible/Parcial
Tramitador (flujo)
* Disponible
Pasarela de Pago
* Disponible
Sede Electrónica
(Web oficial )
Reglamento AE
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Registro E/S - Expedientes
Es la pieza esencial para integrar documentos en formato papel
y documentos electrónicos.
Entendemos por expediente, la agrupación de documentos y
actuaciones encaminadas a la obtención de una resolución final así
como su ejecución y también, la simple agrupación de documentos
(forma parte de una tipología determinada, y tiene información sobre
interesados y estado):
• Documentos asociados a un Registro de E o S.
• Documentos anexados directamente al expediente
• Documentos enlazados con la BD en que se encuentren (portafirmas).
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Registro E/S - Expedientes
Registro de Entrada
Oficina Telemática
(Documento-e)
Registro de Entrada
Oficina Presencial
(Papel)
Solicitud Particular
Solicitud General
?
Órgano con
Bandeja de Distribución
Rechaza
Acepta
Reenvía
Registro Reenvía
Registro Imprime
Órgano sin
Bandeja de Distribución
Incluye en, o nuevo
Expediente
Consulta interesados
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Registro E/S - Expedientes
Registro de Salida
Notificación
(Documento-e)
Tramitador Electrónico
Deposita en bandeja
Oficina Virtual
Registro de Salida
Notificación
(Papel)
Órgano Registra Salida
Con
Referencia Expediente
Órgano Registra Salida
Sin
Referencia Expediente
Estafeta
Transportista
AR
Recibido (consulta)
Rechaza (>10 días)
Destinatario
Consulta interesados
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Consulta Expedientes
Por interesados
I. Digital
I
N
D
I
C
E
V
I
S
I
B
I
L
I
D
A
D
Privada
Restringida No CIF
Restringida Si CIF
Pública
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Primeros pasos Puesta en marcha:
• Identificar el Departamento que tendrá Bandeja de Entrada
(Recibirá lo suyo y lo que se remita a órganos de él dependientes,
salvo que tengan su propia bandeja).
• Dotar al Departamento elegido de Buzón de Correo-e
Departamental (no ID sino simple buzón en el que pueden
trabajar varios ID´s o personas).
• Identificar usuarios autorizados (ID´s): Administradores,
Editores, Consulta, ...
• Identificar Tipos de Expediente de la Entidad, relacionados con
clasificador Archivo.
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Administración electrónica y
060 “Extendido”
¿Qué es 060 “Extendido”?:
Es un Convenio Marco para registro de
documentos entre Entidades Locales de la
provincia de Almería
¿Qué lo posibilita?:
-Las aplicaciones de la Red Provincial
-El art. 38.4 de la LRJPAC
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
La RED PROVINCIAL ofrece a las Entidades
adheridas una aplicación de registro
organizada en base a la MULTIENTIDAD:
El sistema soporta “n” Registros Generales
pertenecientes a “n” Entidades, de manera que:
- no interfieren unos en otros
- se respeta una misma estructura
- se permite la interconexión entre los Registros
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
El art. 38.4.b LRJPAC introduce los convenios de registro
con Entidades Locales como instrumento para facilitar el
acceso de los ciudadanos a la Administración.
Aparece el concepto de “Ventanilla Única” y se firman:
- Los Convenios de Ventanilla Única, hoy finalizados
- Los Convenios 060:
*** Convenios Marco entre AGE y Com. Autónomas a los
que se adhieren las Entidades Locales
*** Posibilitan que el ciudadano presente escritos dirigidos
a órganos del Estado o de la Comunidad Autónoma en el
Registro de una Entidad Local
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Sin embargo, ese mismo ciudadano no puede presentar,
en el registro de una Entidad Local, escritos dirigidos a otra
Entidad Local, incluso en el caso de haber suscrito ambas
Convenio 060 .
A nivel de la provincia de Almería el convenio “060
Extendido” pretende resolver esta situación y al mismo
tiempo quiere agilizar la implantación de la Administración
Electrónica
BOP núm. 105 de 3 de junio de 2010
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
OBJETIVOS del CONVENIO MARCO 060 EXTENDIDO:
1.- Mejorar el acceso del ciudadano a la Administración:
Permitiendo la presentación en el mayor número de
registros de la provincia
2.- Conseguir la interconexión entre los registros de las
Entidades Locales de la provincia: Gracias a una
aplicación de registro basada en la “multientidad”.
3.- Avanzar en la Administración electrónica: gracias a:
- la digitalización de los documentos papel
- la conexión entre el registro y la gestión de expedientes
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
¿A qué se comprometen las Entidades que lo
suscriben?:
- A permitir la presentación destinada a otra EL (en papel)
- A digitalizar los documentos y remitirlos con seguridad
- A utilizar la misma aplicación, suministrada a través de la
Red Provincial.
- A simplificar y normalizar documentos y procedimientos
- A coordinarse, mediante una “Comisión de Seguimiento”
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
Claves para el funcionamiento del Convenio:
- Incorporar a los asientos las copias electrónicas de los
documentos presentados
- Reciprocidad entre todas las Entidades del sistema.
- Plena validez de la fecha de presentación inicial
- Respeto de las normativas propias de cada Registro
- Actualización de instrucciones comunes
- Interconexión de las aplicaciones de registro
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
La interconexión de los Registros permite:
- Conocer en tiempo real los escritos que nos dirigen
- Utilizar como originales los escritos digitalizados
(compulsa-e)
- “Aprovechar” los asientos realizados por otra Entidad
- Almacenar los escritos
- Archivar los escritos en su expediente
Y además:
- Facilita la formación del personal
- Mejora la atención al ciudadano
- Agiliza la gestión administrativa
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
¿Qué futuro permite el 060 extendido?
- Una red provincial de oficinas de registro al servicio del
ciudadano
- La eliminación del papel, incluso cuando la presentación
de documentos se realiza de manera presencial y en
formato papel
- La incorporación directa de documentos-papel
digitalizados a un expediente electrónico
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”?
A) En la Entidad de origen o
de presentación:
1º.- Presentación de un escrito por un
ciudadano.
2º.- Asiento de entrada en la Entidad de
origen con destino: “Entidad Destino
xxxxx”
3º.- Digitalización de los documentos
presentados que se anexan como
“Documentos adjuntos” al asiento
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”?
A) En la Entidad de origen o
de presentación:
4º.- Elaboración de un oficio o
informe de remisión para la Entidad
destinataria (Similar al que se utiliza
en el 060)
5º.- Remisión del documento papel a
la Entidad destinataria
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”?
B) En la Entidad
destinataria del escrito del
ciudadano
1º.- El asiento realizado en
la Entidad de origen, se
incorpora inmediatamente
a una plataforma de
distribución a la que se
tiene acceso desde el
registro de entrada.
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”?
2º.- La Plataforma ofrece
los asientos tal y como
los ha registrado la
Entidad de origen
3º.- El asiento debe
“recibirse” desde la
Entidad.
Componentes para la tramitación-e. El Registro y la Gestión de Expedientes
¿Cómo se realiza un asiento de “060 Extendido”?
4º.- Al recibirse, pueden introducirse cambios en los
campos del asiento.
5º.- Es imprescindible rellenar el campo “Destino interno”
6º.- Una vez recibido el asiento, se incorpora con él
número de registro correspondiente en la Entidad de
destino.
Conservará los documentos adjuntos que se hayan
escaneado y tendrá como “fecha valor” la de presentación
en la Entidad de origen.
Administración-e Resumen Conceptos Básicos Red Provincial Almería
Descargar

Diapositiva 1