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Taller de Auditorias de Procesos
por Niveles (APNs)
(LPAs – Layered Process Audits)
(Parte 1)
Presentado por:
{Alejandro Leyva Ramos}
{Consultor}
{2010}
¡Cuando Dejas de Aprender Dejas de Crecer¡
1
Requerimientos de TS 2002 para LPAs
8 – Medición, Análisis y Mejoramiento
8.2 – Medición y Monitoreo
8.2.2 – Auditorias de Procesos de Manufactura
• LA ORGANIZACIÓN debe auditar cada proceso de
manufactura para determinar su efectividad.
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Requerimientos de Chrysler y GM
• Requerimientos de DChrysler:
• 4.2.1.9.1 Auditorias de Procesos por Niveles
• Las Organizaciones que suministren partes para producción ó
componentes a DaimlerChrysler deben conducir Auditorias de
Control de Procesos en diferentes Niveles en todas las líneas
de manufactura y ensamble que produzcan partes para
producción ó componentes para DaimlerChrysler. Dichas
auditorias deben incluir operaciones a prueba de error.
• Nota: Con vigencia de enero 2005, todos los proveedores de
producción requerirán cumplir con Auditorias de Procesos por
niveles (LPAs), las cuales llegarán a ser un prerrequisito para
obtener la aprobación del PSO.
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Requerimientos de Chrysler y GM
•
•
•
•
•
•
•
Requerimientos de DChrysler:
Las organizaciones deben ofrecer evidencia de cumplimiento en los
siguientes requerimientos:
El proceso de auditoria debe involucrar niveles múltiples de
administración, desde el supervisor de línea y hasta la alta
administración.
La alta administración en planta debe conducir auditorias de control de
procesos al menos una vez por semana. La delegación de esta
actividad no será aceptada, con excepción de circunstancias
extenuantes.
La organización debe contar con una estructura documentada de
auditorias con niveles de auditores y frecuencias de inspección.
Las auditorias de control de procesos deben conducirse al menos una
vez por turno para procesos relacionados con técnicas de construcción
y artesanales.
Las Auditorias a Prueba de Errores deben conducirse al menos una
vez por día.
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Requerimientos de Chrysler y GM
•
•
Requerimientos de DChrysler:
Las gráficas de cumplimiento deben completarse una vez por mes y
mantenerse por la vida del programa. Debieran incluirse los siguientes
indicadores:
– Terminación de las auditorias para todos los niveles de auditoria
considerados
– Cumplimiento en porcentaje por artículo por área
• Los planes de reacción deben implementarse para resolver en forma
inmediata todas las no conformidades.
• La organización debe mostrar evidencias de acciones correctivas
inmediatas, contención (conforme se requiera), y análisis de causas
raíz (conforme se requiera).
• Se requiere un Procedimiento de Comunicación para abordar no
conformidades recurrentes. Áreas especificas de concentración deben
incluir lo siguiente:
– Resolución de no conformidades
– Graduación de aspectos clave para revisiones directivas
– Lecciones aprendidas
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5
¿Qué son las Auditorias de Procesos por
Niveles ó APNs?
*** Las APNs (ó LPAs – Layered Process Audits) requieren que
niveles operacionales múltiples dentro de una instalación o
planta de manufactura revisen los mismos controles
operacionales clave para asegurar la calidad del producto.
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Pasos Típicos para el Desarrollo e
Implementación de APNs
1- Un equipo multifuncional identifica pasos de los procesos clave
2- Los items o puntos de las APNs pueden incluir no
conformidades pasadas, devoluciones de clientes pasadas y
quejas de clientes pasadas.
3- Las APNs en instalaciones o plantas de manufactura son
propiedad de la administración o dirección de manufactura.
4- Las APNs refuerzan los procesos y requerimientos existentes.
5- Las APNs son cortas en duración, regulares, planeadas y en
base a una frecuencia.
6- Niveles múltiples del personal de la planta auditan el proceso
de manufactura con las mismas preguntas.
7- Los resultados de auditorias se registran en forma consistente
incluyendo acciones correctivas.
8- Las áreas auditadas son propias al alcance en la autoridad del
nivel de la persona auditando.
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Pasos Típicos para el Desarrollo e
Implementación de APNs
9- Niveles múltiples del personal de la planta que auditan lo
hacen con conjunto de preguntas comunes y estándar.
10- Los items o puntos a auditar son típicamente chequeos si o
no.
11- La frecuencia de las auditorias depende del nivel del personal
de dirección.
12- Las no conformidades cuentan con planes de reacción
predeterminados, para implementarse de inmediato,
13- Las preguntas de auditoria se actualizan permanentemente.
14- Las APNs se monitorean para su terminación y aspectos
clave detectados, se determinan causas raíz de no
conformidades y se actualizan las preguntas.
15- El resultado esperado sería menor variación en el proceso de
manufactura en bien de los clientes.
8
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Alcance y Beneficios de las APNs
• Las APNs se desarrollan para validar el cumplimiento
consistente con los pasos del proceso de manufactura y la
implementación de cambios o acciones correctivas en dichos
pasos.
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Alcance y Beneficios de las APNs
Los 15 pasos anteriores cuentan con las siguientes características:
• Requieren que el personal de nivel operativo y hasta la
dirección de la planta validen la implementación de los procesos
de manufactura.
• Refuerza actualizaciones a los procesos de manufactura.
• Se enfocan a pasos de los procesos y procesos clave.
• No reemplazan las auditorias de sistemas de administración de
calidad.
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Alcance y Beneficios de las APNs
Beneficios de las APNs
1.- Mayor tiempo en piso de la dirección de la planta.
2.- Medición y fomento de la estandarización de los procesos de trabajo.
3.- Refuerzo en pasos de los procesos clave, incluyendo requerimientos
de seguridad.
4.- Se exhibe abiertamente lo importante.
5.- Se incrementa la interacción entre la dirección de planta y los
operadores de línea.
6.- Retroalimentación de primera mano de los operadores a la dirección de
la planta.
7.- Evidencia de la importancia de los pasos de los procesos y procesos
clave, siendo revisados por la dirección de planta y los operadores.
8.- Entrenamiento y conocimiento de los procesos a todos los niveles.
9.- Reducción de errores, scrap ó desperdicio y costos.
10.- Mayor calidad del producto y satisfacción de los clientes.
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“Todos Somos Auditores”…
* Todos queremos saber si estamos haciendo un buen trabajo
(orgullo personal, reconocimiento, etc.)
* Se necesitan entonces indicadores de medición del trabajo
mismo.
* Esto empieza con el operador checando en forma personal la
calidad del producto y el cumplimiento del proceso.
* Continúa con el supervisor checando los pasos de los procesos y
los procesos clave.
* El nivel siguiente haría los mismos chequeos y así hasta el nivel
más alto, y dependiendo del alcance de la autoridad en cada
nivel auditando.
* Es así como “todos somos auditores”…
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Las APNs son/no son…
Las Auditorias de Procesos por Niveles son:
Las Auditorias de Procesos por Niveles no
son:
1. Verificaciones de que los procesos y procedimientos
se están siguiendo
1. Auditorias de calidad de características de partes.
2. Son propiedad del grupo operacional donde dichas
auditorias son conducidas (e.j., Manufactura).
2. Propiedad de un grupo de soporte (ej., Calidad)
3. Conducidas por niveles múltiples del personal de
administración en una cierta instalación o planta
3. Conducidas solo por un inspector o técnico de
laboratorio.
4. Auditorias que consisten de preguntas rápidas,
típicamente si/no
4. Auditorias que requieren la medición de partes u otras
características de los productos.
5. Listas cortas de procesos, pasos de los procesos y
procedimientos clave y de alto riesgo.
5. “Listas de lavandería” largas de items o puntos que
incluyan puntos que no contribuyen a la
satisfacción de los clientes.
6. Completadas en base a una frecuencia regular y
predeterminada.
6. Completadas cuando los auditores tengan tiempo
disponible.
7. Completadas por la persona identificada en el plan de
auditorias en cada nivel de la organización.
7. Permitidas el ser delgadas por personas con
responsabilidades.
8. Completadas en planta “donde el trabajo se hace”.
8. Completadas en la oficina del auditor.
9. Un Método para verificar y sostener acciones
correctivas relativas al proceso.
9. Un Método para determinar acciones correctivas.
10. Un método para verificar que la documentación de
calidad (instrucciones, planes de control, etc.) se
esta siguiendo.
10. Un Método de inspección para agregar al plan de
control del proceso en cuestión.
13
Las APNs son/no son…
11. Auditorias con resultados que son
revisados por los líderes de la planta y en
forma regular.
11. auditorias con resultados que son
archivados y no revisados.
12. Auditorias donde las no conformidades
son abordadas en forma inmediata.
12. Auditorias donde las no conformidades
son anotadas y abordadas en un tiempo
posterior o después de que un cierto número
se haya acumulado.
13. Auditorias típicamente planeadas para
procesos y procedimientos conducidos por la
gente.
13. Auditorias para validar la operación de
una máquina.
14. Un Método para facilitar comunicación
entre operadores y administración o
dirección.
14. Un Método para identificar a los peores
empleados.
15. Un método para reforzar la importancia
de cumplir con los procesos y
procedimientos.
15. Un método para dar evidencia al personal
de que “se le está vigilando”.
16. Auditorias de pasos de procesos y
procedimientos seleccionados.
16. Un reemplazo de las auditorias internas
de Sistemas de Administración de Calidad
(ej., ISO/TS 16949)
14
Planeación de APNs
• Items o puntos de Auditoria - ¿Qué vamos a auditar?
• Niveles de auditorias - ¿Qué niveles de la organización
estarán involucrados?
• Frecuencia de las auditorias - ¿Qué tan frecuente conducirá
la auditoria cada nivel de la organización?
• Reacción a no conformidades de auditorias - ¿Cuál es el
plan cuando se detecta una no conformidad?
• Dueño ó propiedad de las auditorias - ¿Quién asegura que
las auditorias se conducen y que los resultados son revisados y
se actúe contra éstos?
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Conducción de APNs
1.- Disciplina en la Conducción de Auditorias.
2.- Registro de Resultados.
3.- Cuando se Detecta una No Conformidad.
4.- Planes de Acciones Correctivas.
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Proceso de Entrevista…
•
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•
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•
•
En horas normales de trabajo
Introducción
Rompe el hielo
Explica el propósito
Pregunta que la persona describa su trabajo
Analiza lo que está haciendo el entrevistado
Haz una conclusión tentativa
Confirma lo que has observado o encontrado y especifica el
siguiente paso
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Técnicas para Entrevistar…
•
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Mantén contacto visual y muéstrate interesado
Observa el lenguaje corporal
Haz propuestas abiertas
Preguntas silenciosas
Asienta con la cabeza
Haz Hipótesis: ¿Qué pasaría sí...?
Solicita evidencias
¡Jamás acoses al auditado!
Agradece la cooperación...
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Errores más Comunes y Barreras
Durante una Auditoria
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Auditores:
Realizar la auditoria como si se tratara de una inspección...
Buscar fallas o incumplimientos, en lugar de cumplimientos...
Cuestionar la forma de hacer las cosas…
Buscar culpables y no hechos...
Pobre definición del propósito y alcance de la auditoria...
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Errores más Comunes y Barreras
Durante una Auditoria
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•
•
Hacer suposiciones, conjeturas o juicios de valor...
Hacer comparaciones...
Poca o nula explicación de los hallazgos...
No resaltar los aspectos positivos encontrados...
“socializar” (apartarse del tema)...
No cumplir con costumbres de la organización (horarios, reglas,
etc.)...
• Hacer “auditorias de escritorio”...
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Errores más Comunes y Barreras
Durante una Auditoria
Auditados ó Entrevistados:
• Tratar de perder el tiempo...
• Temor a los auditores (ejecutores o verdugos)...
• Probar la fortaleza del auditor: engaños, sobornos, etc.
• Ocultar información...
• Generar evidencias “instantáneas”...
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Hallazgos de la Auditoria
•
Las evidencias de auditoria deben ser documentadas y
evaluadas contra los criterios de auditoria
•
Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad, o
si aplica, una oportunidad de mejora (ó deficiencia)
•
Todas las no conformidades y deficiencias deben ser
reconocidas y aceptadas por el auditado (aunque hay casos
excepcionales)
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Redacción de una No Conformidad
• Debe ser documentada en forma clara y concisa y respaldada
con evidencias
• Debe ser identificada en términos de un incumplimiento a
requisitos específicos de alguna norma o documentos de
referencia
• Debe mencionar sólo funciones o puestos de la organización y
NUNCA nombres de personas
• Sólo debe establecer hechos; no hacer conjeturas o
suposiciones
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Revisión de Resultados de APNs
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Revisión de Resultados de APNs
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Revisión de Resultados de APNs
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Mantenimiento de APNs
5.1 Administración de Items en una Auditoria de Procesos por
Niveles
5.1.1 Adición ó Cambio de Items en Auditorias de Procesos por
Niveles
5.1.2 Eliminación de Items en Auditorias de Procesos por Niveles
5.2 Adición de Acciones Correctivas a Auditorias de Procesos por
Niveles
5.3 Auditorias de Cumplimiento a Requerimientos de Auditorias de
Procesos por Niveles
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Conclusiones y Resultados
• Derivando de conocimiento (Manual de LPAs de AIAG) y
experiencia, es muy importante entender y reconocer las
diferencias entre APNs y Auditorias Internas de Calidad
tradicionales, y resaltar que unas no sustituyen a las otras…
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Taller de Auditorias de Procesos
por Niveles (APNs)
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(Parte 1)
Final de la Presentación
¿Preguntas?
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