TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
Elaborado por :
Marly Carolina Hoyos Bolaños
Alix Eneida Pérez Camargo
CIBERCIPAS G05
2015
Contenido

Conceptos sobre Transferencia Documental

Ciclo Vital de los Documentos. : Archivos de Gestión, Archivo Central, Archivo
Histórico

Objetivos de las Transferencias

Instrumentos utilizados para las transferencias

Requisitos básicos para las Transferencias

Tipos de transferencia: Transferencia Primaria y Transferencia Secundaria

Ciclo Vital de la Documentación. Tranferencias y Fases

Plan de Contingencia en las Transferencias Documentales

Pasos metodológicos para hacer transferencias

Procedimientos de preparación física de la documentación para hacer las
Transferencias

Requisitos para efectuar las Transferencias. Normatividad

Bibliografía
Conceptos de
Transferencia documental:
Son procesos archivísticos que consisten
en el traslado de los documentos del
archivo de Gestión al Archivo CENTRAL,
y del archivo CENTRAL al archivo
Histórico.
Tomando como base los períodos de
Retención, ya establecidos en las TRD o
calendarios de Conservación (ISO 15489)
previamente aprobadas.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN.
En este punto se reúne toda la
documentación que se encuentra
en trámite, de igual manera es
sometida a continua utilización y
consulta.
Principales características.

Evita la colaboración de
documentos innecesarios

Amplia el uso de los
documentos.
ARCHIVO CENTRAL
En este punto se reúnen todos
los documentos transferidos
del archivo de gestión,
aunque ya haya finalizado su
trámite aún sigue siendo
consultado con un menor
porcentaje.
Principales características.
 Accesibilidad a la
documentación
 Concentración de la
documentación
 Documentación organizada
ARCHIVO HISTÓRICO
En este punto se reúnen todos los
documentos que deben
conservarse permanente ya que
tienen un valor para la historia, la
ciencia, la investigación y la
cultura
Principales características.

-Preservación prolongada de los
documentos

-Conservación del patrimonio
documental

-Adecuadas medidas de
conservación
Objetivos de las Transferencias

Liberar espacio.

Crear la responsabilidad en el sistema de
gestión documental

Crear Depósitos

Obtener eficiencia en la gestión
documental.

Mejorar la conservación de documentos.

Controlar y verificar los documentos.
Instrumentos utilizados para las
Transferencias

Tablas de retención.

Cronograma de transferencias.

Formato único de inventario documental.

Inventario de la documentación que cumplió el
tiempo para ser transferida.

Acta de entrega.
Requisitos básicos para las
Transferencias:

Evita la producción y
acumulación

Garantiza y facilita la
consulta

Concentra la información
útil

Guarda con precaución a
tiempo indefinido.
TIPOS DE TRANSFERENCIA
TRANSFERENCIA PRIMARIA Y
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Plan de Contingencia en las
Transferencias Documentales

1. Conjunto de medidas preventivas o correctivas para la realización de
Transferencias.

2. Sobre la conservación preventiva debe regularse y controlarse.

3. Manipulación de documentos con deterioro.

4.. Debe implementarse un sistema integrado de Conservación. (Art. 46 de la Ley
General de Archivos).

4. Seguir las pautas y normas técnicas del Archivo General de la Nación en
materias de conservación de documentos, incluidos los nuevos soportes (Art. 46 de
la Ley General de Archivos)

5. Cumplir con los requerimientos físicos de la infraestructura e instalaciones, así
mismo de los

6. Evaluar la documentación. Solicitar la asesoría de personal especializado.
PASOS METODOLÓGICOS PARA HACER
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
2. Cumplir el cronograma. Preparar la
Transferencia Primaria teniendo en cuenta lo
establecido en la Tabla de Retención
Documental
3. Seleccionar los expedientes de las
series y subseries documentales
4. Efectuar el proceso de selección
natural
5. Ordenación de tipos documentales.
6. Folios en la carpeta
7. Ordenar los
expedientes
8. Enumerar lo que
se va a Transferir
9. Enumerar lo que se va a transferir
10. Dejar constancia en original y copia
11. Realizar transferencia documental
12. Diligenciar FUID

Fecha programada en el cronograma de Transferencias
Instructivo para diligenciar Formato
Único de Inventario Documental.

Entidad remitente

Entidad productora.

Unidad Administrativa

Oficina productora.

Hoja No.

Registro de entrada.

No. de orden.

Fecha extremas.

Unidad de conservación.

Frecuencia de consulta.

Notas

Elaborado por.

Entregado por.

Recibido por.
13. Cotejo de la transferencia
14. Ubicación de la carpeta en caja
Recordar:
Todo ingreso de documento al ARCHIVO
CENTRAL se hará oficialmente mediante
entrega física de la documentación y su
registro en el FUID de inventario documental
regulado en el Acuerdo AGN 042 de 2002 por
el Archivo General de la Nación.
Procedimientos de preparación física de la
documentación para hacer las Transferencias

Limpieza de la documentación

Eliminación de material metálico

Identificación de material
afectado por biodeterioro

Revisión

Foliación

Eliminación (Correspondencia)
Limpieza de documentación
Eliminación de material metálico
Identificación del material afectado por
biodeterioro
Revisión y foliación
Eliminación de documentos
Requisitos para efectuar las Transferencias.
 Existencia
del Comité de Archivo
en la entidad.
 Tablas de Retención Documental
 Acuerdo AGN 042 DE 2002 por el
Archivo General de la Nación.
 Art. 46 de la Ley General de
Archivos
Normatividad

Ley 594 del 2000

Decreto 1382 de 1995

Decreto 998 de 1997

Acuerdo 08 de 1995

Resolución 147 de 1997

Acuerdo 039 de 2002

Acuerdo 09 de 1995

Circular 028 de 2002

Acuerdo 006 de 1996
Bibliografía

Blog Plan de Transferencias. (2011). Mi Blogger. Recuperado de:
http://plandetransferencias.blogspot.com/2012/03/plan-detransferencias_12.html
Archivo General de la Nación. Archivos de Concentración. Recuperado de:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/modulo_3.pdf
Manual de Transferencias Documentales. Intemalco. Recuperado de
http://www.intenalco.edu.co/MTIES_V01.pdf
Descargar

Plan de Contingencia en las Transferencias Documentales