CRITERIOS GENERALES PARA LA
ELABORACIÓN DE REGLAS DE
OPERACIÓN DE PROGRAMAS
Enero 2004
ANTECEDENTES
Estructura Reglas de Operación 2003
1.Presentación
2.Antecedentes
3.Objetivos
3.1 Generales
3.2Específicos
4.Lineamientos Generales
4.1 Cobertura
4.2 Población Objetivo
4.3Características de los Apoyos
4.3.1 Tipo de Apoyo
4.3.2 Monto del Apoyo
4.4 Beneficiarios
4.4.1 Criterios de Selección
4.4.1.1 Elegibilidad (Requisitos y
Restricciones)
4.4.1.2 Transparencia (Métodos y
Procesos)
4.4.2 Derechos y Obligaciones
4.4.3 Causas de Incumplimiento,
Retención, Suspensión de Recursos y,
en su caso, Reducción en la
Ministración de Recursos
5.Lineamientos Específicos
5.1 Coordinación Institucional
5.1.1 Instancia(s) Ejecutora(s)
5.1.2 Instancia(s) Normativa(s)
5.1.3 Instancia(s) de Control y Vigilancia
6.Mecánica de Operación
6.1 Difusión
6.2 Promoción
6.3 Ejecución
6.3.1 Contraloría Social (participación social)
6.3.2 Acta de Entrega Recepción
6.3.3Operación y Mantenimiento
7.Informes programático-presupuestarios
7.1 Avances Físicos-Financieros
7.2 Cierre de ejercicio
8. Evaluación
8.1 Interna
8.2 Externa
9. Indicadores de Resultados
10. Seguimiento, Control y Auditoría
10.1 Atribuciones
10.2 Objetivo
10.3 Resultados y Seguimiento
11. Quejas y Denuncias
2
11.1 Mecanismo, Instancias y Canales
ANTECEDENTES
Análisis de Revisión de la Estructura
1.Presentación
2.Antecedentes
3.Objetivos
3.1 Generales
3.2Específicos
4.Lineamientos Generales
4.1 Cobertura
Proceso
4.2 Población Objetivo
4.3Características de los Apoyos
4.3.1 Tipo de Apoyo
4.3.2 Monto del Apoyo
4.4 Beneficiarios
4.4.1 Criterios de Selección
4.4.1.1 Elegibilidad (Requisitos y
Restricciones)
4.4.1.2 Transparencia (Métodos y
Procesos)
4.4.2 Derechos y Obligaciones
4.4.3 Causas de Incumplimiento,
Retención, Suspensión de Recursos y,
en su caso, Reducción en la
Ministración de Recursos
5.Lineamientos Específicos
5.1 Coordinación Institucional
5.1.1 Instancia(s) Ejecutora(s)
5.1.2 Instancia(s) Normativa(s)
5.1.3 Instancia(s) de Control y Vigilancia
6.Mecánica de Operación
6.1 Difusión
6.2 Promoción
6.3 Ejecución
6.3.1 Contraloría Social (participación social)
6.3.2 Acta de Entrega Recepción
6.3.3Operación y Mantenimiento
7.Informes programático-presupuestarios
7.1 Avances Físicos-Financieros
7.2 Cierre de ejercicio
8. Evaluación
8.1 Interna
8.2 Externa
9. Indicadores de Resultados
10. Seguimiento, Control y Auditoría
10.1 Atribuciones
10.2 Objetivo
10.3 Resultados y Seguimiento
11. Quejas y Denuncias
3
11.1 Mecanismo, Instancias y Canales
VIGENTE PARA 2004
Nueva Estructura de las Reglas de Operación- 2004
1.Introducción
2.Objetivos
2.1.Generales
2.2.Específicos
3.Lineamientos
3.1.Cobertura
3.2.Población Objetivo
3.3.Beneficiarios
3.3.1.Requisitos
3.3.2.Procedimiento de selección
3.4.Características de los apoyos (tipo y
monto)
3.5.Derechos, Obligaciones y Sanciones
3.6. Participantes
3.6.1.Ejecutor (es)
3.6.2. Instancia Normativa
3.7 Coordinación institucional
4.Operación
4.1.Proceso
4.2.Ejecución
4.2.1.Avances físicos financieros
4.2.2.Acta de Entrega-Recepción
4.2.3.Cierre de ejercicio
4.2.4.Recursos no devengados
5.Auditoria, Control y Seguimiento
6.Evaluación
6.1.Interna
6.2.Externa
7.Transparencia
7.1.Difusión
7.2.Contraloría Social
8.Quejas y Denuncias
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VIGENTE PARA 2004
Introducción
Se refiere a la problemática especifica que se atiende
con la operación del Programa, para lo cual se
contestan las siguientes preguntas:
¿ El por qué del programa?
¿ Para qué del programa? y
¿Hacia quién va dirigido?
Lo anterior no deberá exceder media cuartilla
Incluir a continuación glosario de términos y definiciones
5
VIGENTE PARA 2004
Objetivos
Objetivos Generales
Son enunciados que establecen el propósito
del programa en términos de su impacto
económico o social y que responden a
procesos de planeación de largo plazo.
El enunciado inicia con un verbo en infinitivo.
Sólo en programas que tengan varios
subprogramas se podrá establecer un objetivo
general por subprograma.
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VIGENTE PARA 2004
Objetivos
Objetivos Específicos
Son enunciados que establecen lo que se desea
alcanzar con el Programa. Inician con un verbo
en infinitivo.
Los objetivos específicos son concisos,
alcanzables y medibles. Su consecución asegura
el logro del objetivo general.
Asimismo, se alinean con los indicadores de
resultados establecidos por el programa.
Cada objetivo general tiene objetivos específicos.
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Cobertura
Se refiere al ámbito geográfico de aplicación
del Programa.
Puede ser: nacional, regional o estatal
(indicará, en su caso, las características de las
regiones, municipios o localidades que
abarca).
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Población Objetivo
Especifica las características de la población a
la que va dirigido el programa. Entendiéndose
por población las organizaciones, personas,
etc.
En caso de haber exclusiones,
señalarse expresamente.
deberán
Nota: cuando la población objetivo sean personas, se deberán especificar las
principales características sociodemográficas que sean relevantes.
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Beneficiarios
Requisitos.
Son las condiciones que deberán cumplir los
solicitantes para tener acceso a los beneficios del
Programa.
Dependiendo de la naturaleza del Programa los
requisitos pueden establecerse para municipios,
proyectos, organizaciones y/o personas.
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Beneficiarios
Requisitos.
También deberá señalarse expresamente lo siguiente:
•
Nombre del trámite
•
Casos/supuestos en los que se puede realizar el trámite
•
Medio de presentación del trámite (escrito libre, oral, formato,
etc.)
•
Datos que debe contener la solicitud y documentos anexos
• En caso de que se requiera formato deberá incluirse en las
reglas de operación como anexo y deberá ajustarse a las
indicaciones presentadas en el anexo de este instructivo.
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Beneficiarios
Procedimiento de Selección.
Este apartado se incluye en el caso de que los
solicitantes, además de cumplir con los
requisitos, deban pasar por un proceso de
selección para ser beneficiarios del Programa y
dicho proceso se enunciará de manera general.
Deberán establecerse los criterios de selección
de manera precisa, clara, mesurable y objetiva.
El proceso de selección deberá ser consistente
con los objetivos de política pública.
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Características de los apoyos
Se definen los diferentes tipos de apoyo que
se otorgan, en efectivo o en especie,
señalando montos o unidades a entregar por
beneficiario.
Lo anterior se presenta de manera simple y
esquemática clasificando los tipos, los montos
y las condiciones de los apoyos, por tipo de
población objetivo.
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Derechos, Obligaciones y Sanciones
Se describen las facultades y compromisos que
se adquieren al ser beneficiario. Anotar las
sanciones que se aplicarán en caso de
incumplimiento de las obligaciones.
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Participantes
Ejecutor (es)
Identifica el (los) responsable(s) de la ejecución del
programa (dependencias y entidades así como sus
unidades
administrativas,
organizaciones
y
personas).
Evitar gestorías que impliquen costos o gastos para
el beneficiario.
Instancia Normativa
Se anota a la dependencia o entidad federal a la que
le corresponde la definición de los aspectos que
regulan la ejecución del Programa.
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VIGENTE PARA 2004
Lineamientos
Coordinación Institucional
La (dependencia o entidad) establecerá los mecanismos de
coordinación necesarios para garantizar que sus programas y
acciones no se contrapongan, afecten o presenten duplicidades
con otros programas o acciones del gobierno federal.
La coordinación institucional y vinculación de acciones busca
potenciar el impacto de los recursos, fortalecer la cobertura de las
acciones, explotar la complementariedad y reducir gastos
administrativos.
Con este mismo propósito, la __(dependencia o entidad) podrá
establecer acciones de coordinación con los gobiernos de las
entidades federativas, municipales y locales, las cuales tendrán
que darse en el marco de las disposiciones de las presentes
reglas de operación y de la normatividad aplicable.
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VIGENTE PARA 2004
Operación
Proceso
Es la descripción cronológica y genérica de las
etapas que se deben seguir en la ejecución del
programa identificando actores y tiempos.
Describe de manera clara y precisa los pasos que
sigue el beneficiario desde su solicitud de ingreso
hasta que recibe el apoyo, y en su caso , la entrega
de reportes sobre el ejercicio de apoyos recibidos.
“Para los efectos de control interno la dependencia o
entidad
normativa
expedirá
el
manual
de
procedimientos correpondiente a cada programa,
que en ningún caso podrán establecer obligaciones o
requisitos adicionales a los establecidos en las
Reglas de Operación”.
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VIGENTE PARA 2004
Operación
Proceso
Se deberá señalar expresamente lo siguiente:
• Área, oficina o unidad ante la cual el beneficiario deberá presentar la
solicitud.
• Fechas límite de presentación de solicitud.
• Plazos de prevención.
• Plazo máximo de resolución.
En el caso de reportes sobre el ejercicio de apoyos recibidos por
los beneficiarios, sólo podrán pedirse los datos y documentos
estrictamente necesarios para verificar la utilización de apoyos
recibidos y estarán directamente relacionados con los objetivos del
programa.
• Área, oficina o unidad ante la cual deberán ser presentado los
reportes.
• Fechas límite de presentación de reportes.
• Casos / supuestos en los que deben presentarse los reportes.
Para mejor comprensión del proceso, éste se deberá presentar en
18
forma esquemática en tabla o flujograma.
VIGENTE PARA 2004
Operación
Ejecución
Avances Físicos y Financieros.
“La instancia ejecutora formulará trimestralmente el reporte de los avances físicos y
financieros de las obras y/o acciones bajo su responsabilidad, que deberá remitir a
__________________ durante los 15 días hábiles posteriores a la terminación del trimestre
que se reporta, de acuerdo al formato anexo a las presentes reglas. Invariablemente, la
dependencia ejecutora deberá acompañar a dicho informe con la explicación de las
variaciones entre el presupuesto autorizado, el modificado, el ejercido y el de metas.
Esta información permitirá conocer la eficiencia de la operación del programa en el periodo
que se reporta, y será utilizada para integrar los informes institucionales correspondientes.
Será responsabilidad de la dependencia federal normativa concentrar y analizar dicha
información, para la toma oportuna de decisiones”.
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VIGENTE PARA 2004
Operación
Ejecución
Acta de Entrega - Recepción.
“Para cada una de las obras terminadas o acciones entregadas por los ejecutores, se
elaborará una acta de entrega - recepción. En la entrega deberán participar y suscribir el
acta: la dependencia ejecutora de la obra o acción, el orden de gobierno y/o la comunidad
beneficiada. A dicho acto, deberán invitarse oportunamente al Órgano Estatal de Control
y a las autoridades Municipales.
De conformidad con el acta de entrega - recepción, la comunidad o el orden de gobierno
que recibe las obras o acciones, deberá hacer explícito en el acta el compromiso de
vigilar su adecuada operación y darle el mantenimiento correspondiente.
De presentarse alguna irregularidad en la obra o acción, quien la reciba, podrá firmar el
acta de manera condicionada, y anotar en ella las razones de dicha inconformidad.
Además se indicarán los plazos acordados para solventar las observaciones a que dé
lugar dicha inconformidad.
El acta de entrega - recepción forma parte del expediente de la obra o acción y constituye
la prueba documental que certifica la existencia de la obra o acción. Es responsabilidad
de la dependencia ejecutora su resguardo”.
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VIGENTE PARA 2004
Operación
Ejecución
Cierre del Ejercicio.
“La dependencia ejecutora integrará el cierre de ejercicio programático presupuestal
anual, de acuerdo al formato anexo. Lo remitirá en documento y medios magnéticos
a más tardar el último día hábil de enero del ejercicio fiscal de 2005, a la dependencia
o entidad federal normativa, y a la Secretaría de la Función Pública, a través del
Órgano Estatal de Control.
Será responsabilidad de la dependencia federal normativa concentrar y analizar dicha
información, así como solicitar a la dependencia ejecutora las aclaraciones a que
haya lugar. En caso de incumplimiento de este informe, notificar a la Secretaría de la
Función Pública a más tardar el último día hábil de febrero del próximo año”.
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VIGENTE PARA 2004
Operación
Ejecución
Recursos no devengados
“Los recursos que no se destinen a los fines autorizados y los no devengados al
___día__ de ___mes__ de cada año, deberán ser reintegrados inmediatamente a la
Tesorería de la Federación”.
Nota: Para este efecto deberán considerarse los siguientes escenarios:
1) Para los programas operados por las dependencias y entidades federales el
reintegro será al 31 de diciembre de cada año.
2) En los programas en los que los beneficiarios son los estados y municipios (como el
PAFEF y el FIES) se considerarán las fechas que establecen los lineamientos
específicos que emite la dependencia normativa.
3) En aquellos programas en los que las entidades federativas son intermediarias
para hacer llegar los recursos a la ciudadanía, y éstos son radicados durante el
tercer trimestre del año, éstos podrán seguirse ejerciendo hasta el mes de enero
del siguiente año.
4) De existir programas en los que la dependencia normativa emita lineamientos
específicos, deberá respetarse las fechas que se estblezcan.
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VIGENTE PARA 2004
Auditoría, Control y Seguimiento
“Los recursos que la federación otorga para este programa podrán ser revisados por la
Secretaría de la Función Pública, a través de la Dirección General de Operación Regional
y Contraloría Social, y en su caso, por la Unidad de Auditoría Gubernamental de los
Órganos Internos de Control en las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal y/o Auditores Independientes contratados para tal efecto, en
coordinación con los Órganos Estatales de Control; la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público; la Auditoría Superior de la Federación y demás instancias que en el ámbito de
sus respectivas atribuciones resulten competentes.
Como resultado de las acciones de auditoría que se lleven a cabo, la instancia de control
que las realice mantendrá un seguimiento interno que permita emitir informes de las
revisiones efectuadas, dando principal importancia a la atención en tiempo y forma de
las anomalías detectadas, hasta su total solventación”.
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VIGENTE PARA 2004
Evaluación
Interna (Indicadores de Resultados)
“Este apartado contendrá los instrumentos diseñados por la instancia
ejecutora para monitorear el desempeño del programa. Los
indicadores de resultados mostrarán: nombre, fórmula de cálculo y
periodicidad con la que se obtendrán; las metas anuales se incluirán
en un anexo.
De acuerdo a lo dispuesto en la fracción primera del artículo 55 del
PEF 2004, se deberán incluir indicadores de resultados desagregados
por sexo y por grupo de edad quinquenales, de forma que se
demuestre el acceso equitativo y no discriminatorio de las mujeres e
indígenas a los beneficios de los programas, así como propiciar la
protección del medio ambiente y de los recursos naturales.
Los indicadores deberán estar vinculados con los objetivos
específicos, de tal manera que la consecución de las metas permita el
cumplimiento de éstos”.
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VIGENTE PARA 2004
Evaluación
Externa
“Los resultados del Programa deberán ser evaluados por instituciones
académicas y de investigación u organismos especializados, de carácter
nacional que cuenten con reconocimiento y experiencia en las respectiva
materia del Programa, en los términos de las disposiciones emitidas por la
SHCP y la SFP. Dicha evaluación se presentará a la Comisión de Presupuesto
y Cuenta Pública de la Cámara de Diputados, a la SHCP y a la SFP a más
tardar el 15 de octubre de cada año, a efecto de que los resultados sean
considerados, en el proceso de análisis y aprobación del Presupuesto de
Egresos del siguiente ejercicio fiscal. Dicha evaluación deberá incorporar un
apartado específico sobre el impacto y resultado del Programa sobre el
bienestar, la equidad, la igualdad y la no discriminación de las mujeres.
Las evaluaciones de los programas será responsabilidad de la Cámara de
Diputados y se realizará conforme a los dispuesto por las Comisiones Unidas
para el Desarrollo Rural Sustentable”.
Nota: Según el Art. 55 inciso b del PEF 2004, los programas que inician su operación no deberán
incluir en este año la evaluación de resultados, en su caso, podrá presentarse una evaluación
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parcial en la medida que sea factible reportar resultados.
VIGENTE PARA 2004
Transparencia
Difusión
“Para garantizar la transparencia en el ejercicio de los recursos, se instrumentará la
siguiente acción:
Se dará amplia difusión al Programa ______________a nivel nacional, y se promoverán
similares acciones por parte de las autoridades locales. La información del Programa se
dará a conocer en la página de Internet de la Dependencia ________________,
pormenorizada por entidad, municipio, barrio o zona urbano - marginada, proyecto y
nombre del beneficiario. Las copias de los expedientes técnicos de los proyectos
estarán disponibles oportunamente para su consulta en las delegaciones o
representaciones de la Dependencia”.
La papelería, documentación oficial, así como la publicidad y promoción de este
Programa, deberán incluir la siguiente leyenda:
“Este Programa es de carácter público, no es patrocinado ni promovido por partido
político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los
contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales,
de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos
de este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y
ante la autoridad competente”.
“La información de montos y beneficiarios deberá ser publicada en los términos de la
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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental”.
VIGENTE PARA 2004
Transparencia
Contraloría Social
“La contraloría social estará a cargo de los miembros de la comunidad, incluidos los
integrantes del Comité o instancia asociativa de beneficiarios.
Con el propósito de incorporar a la ciudadanía en el control, vigilancia y evaluación de los
programas sociales, la instancia operadora promoverá la contraloría social con base en la
normatividad establecida para tal efecto, fomentando acciones que transparenten la
operación del programa en cuestión.
Las acciones a fomentar serán las siguientes:
a) Informar a la ciudadanía acerca de los apoyos otorgados y su costo a nivel de obra,
acción, nombre de los beneficiarios, derechos y obligaciones de los mismos
b) Capacitar a los beneficiarios para que se constituyan en instancias de vigilancia y
evaluación social
c) Establecer espacios de comunicación (reuniones vecinales, atención directa a
beneficiarios, etc. )
d) Promover la integración de organizaciones de la sociedad civil en acciones de
contraloría social
e) Instrumentar mecanismos de captación y atención de quejas y denuncias
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La SFP y el OEC verificarán, en lo correspondiente, la realización de dichas acciones”.
VIGENTE PARA 2004
Quejas y Denuncias
“Las quejas y denuncias de la ciudadanía en general se
captarán a través de la Contraloria Interna en _______,
el Órgano Estatal de Control, si es el caso el Órgano
Municipal de Control, Módulos de______, Oficinas
de______, etc., vía personal, escrita, internet
(mencionar la dirección), telefónica (SACTEL 01800 00
148 00 en el interior de la República ó 01 54 80 20 00 en
la Cd, de México), local_________ o a los
teléfonos________ de la dependencia _______”.
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CONTACTOS
PREGUNTAS Y ACLARACIONES
Favor de enviar un correo electrónico a la siguiente dirección de la
Secretaría de la Función Pública:
[email protected]
Favor de titular el asunto como: Reglas de Operación
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Criterios Generales para Emitir Reglas de Operacion 2004