Interacción con los medios de
comunicación:
consejos y herramientas para los
Colegios del Mundo del IB
Motivos para interactuar con los medios de
comunicación (I)
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Puede ayudar a aumentar la visibilidad de su colegio a un costo
razonable.
Comprender cómo funcionan los medios de comunicación y cómo puede
utilizarlos en su propio beneficio le permite acceder a nuevos canales
que podrían no estar incluidos en sus actuales actividades
promocionales.
Las partes interesadas de su colegio consumen medios de comunicación
de una forma u otra, lo cual significa que recibirán información sobre su
colegio que les influirá, idealmente de una manera positiva.
Los comentarios positivos de los medios de comunicación son formas de
apoyp influyentes que puede utilizar en sus materiales de promoción.
El establecimiento de relaciones duraderas con periodistas permite
obtener cobertura informativa con más facilidad.
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Motivos para interactuar con los medios de
comunicación (II)
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Como Colegio del Mundo del IB, su colegio tiene una historia única que
contar, que lo distinguirá de otros colegios de su zona.
Al contrario que muchos otros, su colegio es parte de la familia del IB.
Cuantos más colegios hablen acerca del IB, mejor ser conocerán los
programas y sus beneficios.
El IB promueve esto mediante la interacción continua con los medios de
comunicación a nivel global y regional.
El uso táctico y creativo de los medios de comunicación para difundir
mensajes positivos puede influir en los padres, lo que a su vez puede
aumentar el número de alumnos que estudian los programas del IB.
El IB ha generado un conjunto de mensajes globales que facilita la
interacción con los medios de comunicación.
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A qué público intenta llegar
Padres
Alumnos
Universidades
Consejo escolar
Empleadores
Medios de
comunicación
Comunidad
local
Docentes
Gobierno y
autoridades
locales/
distritos escolares
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Quién puede hablar de su colegio y del IB
Los testimonios y los relatos en primera persona pueden reforzar cualquier historia. Suele haber
tres tipos de personas con las que puede trabajar para transmitir los mensajes que quiere
comunicar:
1) Portavoces: personas que representan directamente a su colegio, prestan servicios y son las
mejor indicadas para hablar de las cuestiones que desea tratar
2) Embajadores: personas que mantienen una relación con
su colegio, saben lo que ofrece y pueden
hablar de los servicios que presta su colegio
DIRECTORES DE
COLEGIO
desde la perspectiva de los usuarios
3) Terceros: aquellas personas que conocen la
existencia de su colegio y entienden
los beneficios de los servicios que ofrece
EX
ALUMNOS
PADRES
ALUMNOS
CONSEJOS
ESCOLARES
DOCENTES
IB
ASOCIACIONES
UNIVERSIDADES
MIEMBROS DE LA REPRESENTANTES DE LAS
COMUNIDAD EN
AUTORIDADES LOCALES
GENERAL
EMPLEADORES
TERCEROS
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Oportunidades de relaciones públicas:
planificadas o reactivas
Noticias
Comentarios
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Resultados y admisión en universidades
Introducción de nuevos programas
Nuevas investigaciones del IB
Eventos y proyectos de servicio comunitario
Logros (p. ej.: “Un alumno recauda 5.000
dólares para una institución benéfica local”)
Jornadas de puertas abiertas en colegios
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Responder a temas importantes de
actualidad: anuncios del gobierno,
informes, aportes en conversaciones de
Twitter y otras redes sociales
Artículos de opinión
Entrevistas
Cartas al director
•
Un
díapara
en laartículos
vida de un alumno/docente/colegio del IB
Posibles
ideas
•
Visita de medios de comunicación al colegio
Un día en la vida de un alumno, docente o colegio del IB
•
Perfil de alumnos que terminan sus estudios y ex alumnos
Visita de medios de comunicación al colegio
•
Proyectos internacionales
Perfiles de alumnos que terminan sus estudios y de
•
Creatividad y artes en el IB: actuaciones/exposiciones
ex alumnos
artísticas
Proyectos internacionales
•
Asociaciones con empleadores locales
Creatividad y artes en el IB: actuaciones o exposiciones
•
Programas de iniciativas empresariales
artísticas
•
El IB y la empleabilidad
Asociaciones con empleadores locales
•
El IB y la lengua: conexiones internacionales
Programas de iniciativas empresariales
•
Participación de alumnos del IB en proyectos de servicio
El IB y la empleabilidad
comunitario
El IB y la lengua: conexiones internacionales
Participación de alumnos del IB en proyectos de servicio
comunitario
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El mundo de un periodista: descripción
•
Un periodista escribe unos 5 o 6 artículos diferentes al día.
•
También realiza aportes en blogs y noticias de las redes sociales, y podría hacer
trabajos como autónomo.
•
Tiene que cumplir muchos plazos de entrega, por lo que no existe un momento
"bueno" del día para contactarle, aunque hay momentos en los que tienen menos
presión: generalmente, a media mañana o a última hora de la tarde.
•
Tiene muchos contactos con los que hablar cada día.
•
Suele ausentarse de su mesa de trabajo para hacer entrevistas y asistir a reuniones.
•
No necesariamente escribe el titular del artículo.
•
La decisión sobre el enfoque y la extensión del artículo la toma el redactor jefe.
•
El conocimiento de noticias y cuestiones educativas puede variar considerablemente
de un periodista a otro,
•
Forma parte de un equipo de redactores más amplio que arma el artículo sobre su
colegio.
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El mundo de un periodista: maximice las
oportunidades de obtener cobertura (I)
•
Sea breve y céntrese en el tema.
•
Vaya directamente al fondo de la historia: incluya el qué, el porqué, el cuándo, el
cómo y el quién.
•
No tema llamar por teléfono: los mensajes de correo electrónico no siempre se
leen o se responden.
•
Explique con claridad lo que le está ofreciendo al periodista.
•
Haga uso del apoyo de terceros para reforzar su historia.
•
Ofrezca estudios de caso de personas o proyectos para ilustrar la historia.
•
Tenga disponibles fotografías e imágenes de archivo de alta resolución para los
medios de comunicación locales.
•
También ayuda disponer de contenidos en video, ya que los periódicos tienen
una gran demanda de videos en línea.
•
Tenga preparada información de contexto para enviar si se la piden.
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El mundo de un periodista: maximice las
oportunidades de obtener cobertura (II)
• Infórmese de cuáles son los mejores momentos del día para ponerse en
contacto.
• Sepa a quién contactar.
• No divague.
• Evite la jerga y el lenguaje excesivamente técnico.
• Procure que no parezca que está vendiendo algo.
• No se invente cosas: deberá incluir referencias.
• Evite contactar a los periodistas con demasiada frecuencia.
• No recicle datos o historias anteriores.
• No espere tener necesariamente un éxito inmediato: deberá dedicar
tiempo a entablar relaciones con los periodistas.
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Cómo contactar a un periodista
Comunicado de prensa
• Asegúrese de que el titular es
conciso.
• Incluya todos los hechos de
forma directa: la información
debe ser fácil de leer.
• Incluya citas relevantes.
• Incluya los datos que no sean
esenciales para la información en
"Notas para los redactores".
• No use más de dos caras de folio.
Correo electrónico
• Sea breve y comience con una lista
de 2 o 3 puntos que resuma la
historia.
• Asegurése de personalizarlo.
• No envíe archivos adjuntos a
menos que así se le solicite.
• Incluya una imagen de baja
resolución en el cuerpo del mensaje
si es esencial para la historia.
Llamada telefónica
• Antes de contar su historia, compruebe
con el periodista que le viene bien
hablar en ese momento.
• Cuente su historia en una sola frase y
luego desarróllela en fragmentos de
15 segundos.
• Aproveche una respuesta negativa
para averiguar cuáles son los intereses
del periodista.
• Deje mensajes de voz breves y deles
seguimiento por correo electrónico.
Twitter
Eventos
Reuniones
• No pida nada a los periodistas.
• Si piden ayuda y usted puede
ofrecérsela, ayúdelos.
• Comparta y comente los
contenidos de los periodistas.
• Infórmese sobre ellos y demuestre
brevemente sus conocimientos
cuando establezca contacto.
• Tenga las historias siempre
presentes y esté preparado para
hablar de ellas brevemente si es
adecuado.
• Dé sus datos de contacto y sugiera
reunirse más adelante para discutir
cómo puede trabajar con ellos en el
futuro.
• Dele seguimiento con un correo
electrónico unos días más tarde.
• Asegúrese de que su portavoz esté
bien informado de antemano.
• Invite al periodista a una reunión en
el colegio, pero si este no puede
desplazarse tan lejos, sugiera
reunirse cerca de su oficina.
• Dele seguimiento con información
después de la reunión.
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Entrevistas: las diez reglas
1.
2.
Si no quiere responder, dígalo.
Solo tiene control sobre lo que usted dice, no sobre lo que dice el
periodista.
3. Antes de la entrevista, anote lo que quiera decir.
4. Identifique tres mensajes clave y haga constantes alusiones a ellos.
5. Asegúrese de que cree en lo que dice.
6. Asegúrese de que comprende la pregunta al 100% antes de responder.
7. Utilice su experiencia y sus conocimientos superiores en beneficio propio.
8. No debe presuponer que todas las entrevistas son hostiles.
9. Recuerde que los periodistas son personas.
10. Asegúrese de haber investigado lo que el periodista ha escrito antes.
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Entrevistas: cómo abordar preguntas delicadas
a) Si el reportero se desorienta o se sale por una tangente sin
importancia
b) Si se plantean temas controvertidos, incómodos o poco
favorecedores
•
•
•
•
•
•
•
•
Tenga presentes los tres mensajes clave.
No haga como si no se hubiera formulado la pregunta.
Calle cuando haya respondido la pregunta.
Si necesita tiempo para pensar, pida al reportero que repita la pregunta.
Cuestione una suposición si no está de acuerdo con ella.
Nunca repita las suposiciones negativas.
No comente acerca de algo que no sepa.
Finalice cada respuesta con un mensaje clave.
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Entrevistas: siga esta técnica
• Agradezca la pregunta o un fragmento de ella:
•
Me parece una observación muy interesante.
•
Me alegro de que me pregunte por x.
•
Ha llegado al fondo del asunto al aludir a x.
• Continúe con una breve transición:
•
En realidad…
•
Yo lo describiría de otra manera…
•
Lo que yo puedo decirle es esto…
• Comunique su mensaje clave:
•
Lo importante es que…
•
Creo que lo que de verdad se debe entender es que...
•
La clave en esta área es…
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Redes sociales (I)
•
•
•
Divulgue su noticia en sus propios canales en línea. Además de
compartir información públicamente, también le permite comunicar
noticias a las partes interesadas internas y externas (por ejemplo,
alumnos, educadores y padres).
Algunos canales relevantes son:
•
Cuenta de Twitter
•
Página de Facebook
•
Página de LinkedIn
•
Canal de YouTube
•
Boletines informativos
•
Información sobre contactos de prensa claramente visible en su sitio web
•
Blogs
Recuerde que las redes sociales sirven principalmente para escuchar e
interactuar, no para emitir información.
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Redes sociales (II)
•
•
•
Utilice las redes sociales para entablar relaciones con los medios de
comunicación, así como con otras organizaciones relevantes que estén
interesadas en los asuntos de los que usted habla.
• Comente artículos en línea y entradas de blog.
• Comparta contenidos.
• Únase a redes en línea y asegúrese de que el contenido que usted
publique sea valioso.
Anime a sus embajadores a que hablen de su colegio y del IB tanto en
Internet como en el mundo real y, cuando sea pertinente, bríndeles
recursos para ayudarlos a gestionar mejor sus propias “marcas”.
Implemente una política básica de redes sociales para asegurarse de
que las personas que representan al colegio (por ejemplo, los
educadores) no comuniquen información que difiera considerablemente
de lo que usted dice.
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Algunas consideraciones
• Cuando hable del IB y sus programas, en cualquier medio,
considere lo siguiente:
•
¿Se pueden apoyar sus comunicaciones en sus mensajes y en los del IB?
•
¿Está usando la información más reciente?
•
¿Ha consultado www.ibo.org para ver los datos y cifras más recientes?
•
¿Puede apoyar sus comunicaciones con información adicional, como
logotipos o imágenes, para hacer la historia más interesante?
•
¿Está usando las versiones más recientes de los logotipos del IB? (Consulte
el sitio web del IB)
• Si tiene alguna pregunta, sírvase ponerse en contacto con su
coordinador(a) regional, que le ayudará con mucho gusto:
IB Asia-Pacífico
Sebastien Barnard
[email protected]
IB Américas
Robin Khan
[email protected]
IB África, Europa y Oriente Medio
Robert Cummings
[email protected]
Comunicaciones globales del IB
Janneke Versteeg
[email protected]
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