Planificación de
Proyectos
AMBIENTACIÓN E INTRODUCCIÓN
SOBRE EL TEMA
Hernán González Peña
Director de Proyectos
Grupo Purdy Motor
Facilitador para la Fundación Gente
15 de noviembre de 2013
Planificación de Proyectos
Términos, diferencias y
relaciones
Problema
Una situación insatisfecha a la que puede ser difícil
hacerle frente.
La gravedad de un problema es relativa:
• Hay problemas graves, importantes y urgentes, que pueden ser difíciles y costosos
de enfrentar.
• Mientras que otros son de menor impacto y urgencia, posiblemente más fáciles de
solucionar.
• Es imposible tratar de resolver todos los problemas identificados a la vez – hay que
planificar su solución a través del tiempo.
Siempre surgen nuevos problemas a enfrentar.
Metas y Objetivos
Una meta es el
resultado a largo plazo
que procura lograr una
intervención.
Objetivo
• Los resultados previstos de
una intervención.
• Se pueden separar en orden
de importancia creciente.
Plan o Planificación
Un Plan es el proceso de definir
los resultados previstos
(objetivos) de una intervención,
recursos y actividades necesarias
para lograrlos, entre otros.
Planificación
PlanificaciónEstratégica
Operacional
• La planificación
es el proceso
El procesoestratégica
de determinar
la forma en que los objetivos
de decidir dónde quiere llegar la
enunciados
organización
y por en
qué.el plan estratégico se harán realidad terreno. al largo plazo
• Por losobre
comúnelcorresponde
(un mínimo
3-5 años).
Por lode
común
corresponde al corto plazo (entre varios
• Orienta
la dirección
general de una
meses
y tres años).
organización.
Programa
Una serie coordinada
de proyectos para
lograr objetivos
específicos dentro de un
plan.
Los programas
orientados a una meta
común se agrupan y
constituyen un plan.
Proyecto
Una serie de actividades
coordinadas y ejecutadas para
alcanzar objetivos específicos.
Los proyectos encaminados a
lograr una meta común constituyen
un Programa.
Actividades y Tareas
Una Actividad es una serie de tareas que se han de
ejecutar para obtener un producto o resultado.
Una Tarea es una obra y trabajo que demanda cierto
esfuerzo de quien la realiza.
Existe un tiempo límite para su realización.
Recursos
Los recursos son aquellos elementos que pueden
ser utilizados por el hombre para realizar una
actividad o como medio para lograr un objetivo.
•
•
•
•
Recursos humanos
Recursos materiales (tierra, suministros, etc.)
Recursos económicos
Recursos tecnológicos
Regla general: los recursos son limitados.
Responsables
“Si quieres que algo funcione, designa a un
responsable”.
Son las personas que se han
nombrado para ejecutar tareas,
actividades, proyectos, programas,
otros. Cada encargado es el
responsable por el cumplimiento
de esas tareas y actividades y rinde
cuentas de ello.
El Director o Jefe de un Proyecto
dirige el equipo de que dispone
para alcanzar los objetivos del
Proyecto.
Relaciones de Dependencia
Seguimiento
La reunión y el análisis
ordinarios de datos a fin de llevar
cuenta de los progresos, verificar
el cumplimiento y adoptar
decisiones fundamentales en la
gestión de proyectos y programas.
Indicadores: Son datos que
miden variables diversas
definidas en el plan y permiten
detectar desviaciones y aplicar
correcciones.
Importancia vs Urgencia
La diferencia entre lo
Urgente y lo Importante
Entender bien su significado y
atributos.
Conocer una herramienta de ayuda
para la toma de decisiones y
priorizar tareas, proyectos y otros.
URGENCIA
Urgencia de una tarea
La Urgencia es una cualidad
asociada al tiempo.
Si dos tareas lleva el mismo
tiempo hacerlas, la más urgente
es la que tenga la fecha límite
antes.
Si dos tareas tienen la misma
fecha límite, la más urgente es la
que lleve más tiempo hacer.
Si se aplaza la fecha límite de
una tarea, esta se vuelve menos
urgente – y viceversa.
Si se descubre que una tarea será
más larga de lo que se pensaba,
entonces se volverá más urgente.
Una tarea que no tiene fecha
límite, no será nunca urgente.
¿Cómo medir la Urgencia?
• Como se explicaba antes, una tarea es relativamente más
urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede
para hacerla.
• Con esto en la cabeza, la Urgencia puede medirse de la
siguiente forma:
• 0: No es urgente ni lo será nunca.
• 1: Debe dedicarle absolutamente todo su tiempo a esa tarea
o no se terminará antes de la fecha límite.
• >1: Es una tarea imposible de realizar en el plazo disponible.
Importancia de una tarea
La Importancia es una cualidad
asociada a las consecuencias.
De dos tareas, aunque para nada
parecidas, la más importante será
siempre la que cause efectos más
graves en caso de no completarla.
Una tarea es relativamente
importante dependiendo de la
gravedad relativa de las
consecuencias al no hacerla.
Aunque la tarea no cambie, las
consecuencias pueden cambiar.
Si lo hacen, la importancia de la
tarea cambia.
Dos tareas, independientemente del
volumen de trabajo o dificultad, con
consecuencias similares, son igualmente
importantes. (Ej: tan importante es escribir un
informe como llevarlo a la persona indicada).
La importancia es
extremadamente subjetiva, no
existe medida homogénea para
calcularla.
¿Cómo diferenciar una tarea
Urgente de una Importante?
Si hemos entendido bien lo anterior, podemos concluir que esta pregunta tan común no tiene
sentido.
La Importancia y la Urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y
bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante a la vez.
Además esto no es o blanco o negro, tiene toda una escala de grises (relatividad). En un eje se
tiene la Urgencia de la tarea y en el otro la Importancia.
Como conclusión, podemos decir que los esfuerzos deben priorizarse y dirigirse hacia las tareas
que en combinación son relativamente altas en Importancia y en Urgencia.
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
• Existe una tendencia a clasificar todo en los cuadrantes 1 y
3 (Altamente urgente).
• Parece que tenemos una predisposición a considerar que
todo lo que nos sucede es urgente y lo confundimos con
“tareas sumamente importantes”.
• Consecuencia: nos enfocamos en el corto plazo sin
posibilidad de planificar un largo plazo más estructurado.
La planeación y ejecución exitosa requiere más atención al
cuadrante 2.
Ejemplo del uso de la herramienta
Planificación de Proyectos
Reflexiones iniciales
“Comenzar un proyecto con un plan de trabajo irreal es la mejor
fórmula para fracasar en la administración de un proyecto”.
“Es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego
pensar”.
“Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan, hace que
disminuyan los cambios. Ojo, es imposible evitarlos, ningún plan se
cumple al 100%” (imprevistos y desviaciones).
Planificación de proyectos
Principio
Fundamental
Al planificar un proyecto,
cualquiera que sea, antes de
asignar recursos, se busca
anticipar y conocer bien los
tres aspectos principales de
un proyecto.
El Triángulo de la Gestión de
Proyectos:
Alcance = El Qué
• Qué queremos conseguir
(los objetivos).
Costo = El Cuánto
Tiempo = El Cuándo
• Y con qué costos (el
presupuesto).
• En qué tiempo (el
cronograma).
El triángulo implica tres
puntos unidos, es decir,
existe un compromiso
entre los tres: variar uno
implica variar los otros.
El Triángulo de la Gestión de
Proyectos:
Por ejemplo, disminuir el
presupuesto
supone,
generalmente, aumentar los
plazos o perder calidad.
Un muy buen plan siempre diferirá de la realidad. “No se embarque” a comprometerse con los
3 puntos del triángulo – al menos uno debe ser modificable - Determine y negocie un margen
de variación y flexibilidad.
DEDICAR TIEMPO A LA
PLANIFICACIÓN
La planificación forma parte del proyecto y es necesario dedicarle un tiempo
razonable (5% - 10%), evitando “el Análisis-Parálisis”.
Por lo tanto, un buen plan tiene que reflejar, de forma sencilla y clara este
triángulo y facilitar la toma de decisiones ágil (a usted, a sus jefes, a su equipo).
Cuanto más sencillo y claro sea el plan, mejor será la toma de decisiones, en
cualquier fase del proyecto.
Hay dos momentos importantes de toma de decisiones:
• Al Principio: Es lo que se llama viabilidad, es decir ¿Lo hago o no lo hago? ¿Será posible ajustar
algunos de los puntos del triángulo para darle viabilidad al plan?
• Control de forma continua: La clave de hacerle seguimiento a un proyecto es tomar decisiones
para terminarlo con éxito, porque la realidad no va a ser como el plan. El control y seguimiento
continuo procurarán reducir esa brecha.
Seguimiento y control
Proceso de Administración
de Proyectos
Inicio
Planeación
Ejecución
Control
Cierre
El Ciclo de vida de un
Proyecto
Recapitulando . . . . .
Todo proyecto conlleva la
realización de una serie de
actividades para su desarrollo.
La distribución en el tiempo de
dichas actividades y la
consideración de los recursos
necesarios son las funciones a
desarrollar en la planificación de
proyectos.
El objetivo de la planificación de
proyectos es obtener una distribución de
las actividades en el tiempo y una
utilización de los recursos que minimice
el costo del proyecto cumpliendo con los
condicionantes exigidos de: plazo de
ejecución, tecnología a utilizar, recursos
disponibles, nivel máximo de ocupación
de dichos recursos, etc.
Por tanto la planificación de
proyectos es una programación de
actividades y una gestión de recursos
para obtener un objetivo de costo
cumpliendo con los condicionantes
exigidos por nuestro clientes o
superiores.
¡SE NOS ACABÓ EL TIEMPO!
EVALUEMOS OBJETIVOS Y “EL TRIÁNGULO” DE
ESTA CHARLA
Pendiente para otra charla . . .
• Herramientas útiles que ayudan en la Planificación de
Proyectos:
• Determinación de recursos y tiempos
• Asignación de recursos y tiempos
• Costeo de recursos y tiempo
• El concepto de “Ruta Crítica”:
• La dependencia entre tareas y actividades
• Caso Vivo: Planificar conjuntamente un proyecto real
requerido por su institución, aplicando los conceptos,
metodología y herramientas expuestas.
¿Preguntas?
¿Comentarios?
MUCHAS GRACIAS
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