SESIÓN 5
ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
FORMATO DGEST/PNT/ADT11
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TUTORIAS
AGOSTO - DICIEMBRE DOS MIL DOCE
La administración del tiempo no es la habilidad de
exprimirle más horas al día, tampoco es triplicarse a
uno mismo para poder hacer mas cosas, de hecho,
no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata
mas bien de concretar lo que es más importante.
“El tiempo
es finito, escaso,
avanza sin
piedad y nos
limita en
múltiples
aspectos
de la vida”
Administrar
el
tiempo
realmente
significa
administrarnos nosotros mismos, de tal manera que
podamos optimizar el tiempo que tenemos.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del
tiempo disponible para que podamos lograr
resultados mas eficaces.
Beneficios:
Nos guía hacia objetivos y metas
Evita el estrés
Facilita la obtención de resultados
eficientes y eficaces
Organiza mejor el trabajo y las
actividades
Prioridades
a.- IMPRESCINDIBLE DE HACERSE: actividades
decisivas. Algunas de ellas estarán en esta categoría
debido a órdenes administrativas, requerimientos de
clientes importantes, tiempo límite significativo, u
oportunidades
de
éxito
o
desarrollo.
B.- DEBE HACERSE: actividades de valor medio;
pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no
son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.
C.- DESEABLE DE HACER: categoría de menor valor. Al
incluir actividades tan solo interesantes o divertidas,
podrían eliminarse, posponerse o realizarse en
periodos de poca presión.
Lo urgente y lo importante
URGENTE
Lo que hay que hacer ya, que es vital en ese
momento
IMPORTANTE
Lo que contribuyen a realizar la misión
personal
NO URGENTE
Que se pueden dejar para después
NO IMPORTANTE
Que no están ligadas estrechamente con las
metas planeadas en un principio
VER VIDEO : VIVIENDO EN EL CUADRANTE 2
URGENTE
NO URGENTE
IMPORTANTE
CRISIS, PRESION,
PROYECOS CON FECHAS
LIMITES, PROBLEMAS DE
SEGURIDAD
PLANIFICACION, VISION,
VALORES, PREVENCION DE
CRISIS, PREPARACION,
RECREACION VERDADERA.
NO IMPORTANTE
INTERRUPCIONES,
ALGUNAS REUNIONES
IMPREVISTAS, VISITAS
INESPERADAS
ACTIVIDADES DE EVASIÓN,
TRIVIALIDADES, PERDIDAS
DE TIEMPO, RETRABAJOS
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
• Los DDT se dividen en EXTERNOS, cuando
son provocados por otras personas o
situaciones:
excesivo flujo de
papeles, teléfono,
visitantes, reuniones,
fallas de
comunicación,
políticas y
procedimientos,
información
(falta/exceso).
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
• Y los DDT INTERNOS si son provocados
por nosotros mismos:
falta de planificación,
falta de prioridades,
objetivos no claros, dejar
cosas para después,
intentar hacer muchas
cosas a la vez, falta de
autodisciplina, falta de
habilidad y
conocimientos.
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Es cualquier cosa que impida que un
Ingeniero alcance sus objetivos de la
manera mas efectiva posible.
Ejercicio
Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”
destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. 1= poca gravedad, 5 máxima gravedad.
Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos internos
Enlista después las posibles soluciones para ellos.
Mis Enemigos
externos
1
2
3
4
5
Posibles
soluciones
Mis Enemigos
internos
Posibles
soluciones
Posibles
soluciones
• Antes de llamar, planifica la conversación.
• Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo
especifico a todas ellas.
• Busca excusas para cortar las conversaciones
innecesarias.
• Durante las conversaciones, ve directo al grano y
permanece en el.
• No revises una y otra vez en nombre de la
perfección, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes.
• Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
• Al escribir usa palabras sencillas.
• Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
• Piensa antes de escribir,
planea
lo
que
quieres
expresar.
• Usa el reverso de una carta o
memo como copia de
respuestas usando el papel
carbón, elimina documentos
y queda todo registrado en la
misma hoja.
• Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados
e interrupciones.
• No permitas que ciertos visitantes inesperados
tomen asiento, atiéndelos fuera de tu oficina
• No contribuyas a conversaciones innecesarias
• Aprende a decir NO especialmente cuando te
preguntan ¿tienes un minuto?
El Beneficio de la Planeación
El Beneficio de la Planeación
Principio de PARETO
• Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del
siglo XIX postuló la teoría que originó el
principio 80-20 el cual dice que un 80% de los
resultados se obtienen con un 20% del tiempo
empleado.
• Necesitamos identificar cual 20% de nuestro
tiempo es puesto en el uso mas constructivo y
cual es usado en tareas menos productivas.
• Para hacer esto tenemos que analizar hacia
donde dirigimos nuestro tiempo.
Eficiencia Vs.
Efectividad
• Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o
hacer bien las cosas.
• Efectividad es hacer las cosas correctas. En
nuestras vidas es mucho mas valioso lograr
efectividad que eficiencia.
• En otras palabras la eficiencia busca lograr
resultados… va derecho al objetivo. La
efectividad engloba a la eficiencia, ya que la
efectividad es un equilibrio entre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados…
• Cada hora empleada en planear, ahorrará 3 o 4 horas
mas a la hora de la ejecución, aparte de que los
resultados serán mejores.
• Iniciar cada jornada con un
plan a realizar de inmediato y
preguntándose “¿Qué es lo
que tengo que – y quiero –
hacer hoy?” si se escribe en
una lista de pendientes y se
jerarquiza, se manejará mejor.
• Cuidar mas la efectividad que
la
eficiencia.
En
otras
palabras, evitar la realización
demasiado correcta de tareas
que no son la que se tienen
que hacer.
• Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es
como tener su barco dispuesto para la acción.
• Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los
fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá
cuales son las prioridad en términos de importancia y
urgencia cosas que no son necesariamente lo mismo.
• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se
ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la
concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los
problemas , estos dejan pasar de largo las oportunidades.
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