SISTEMA DE ARCHIVO Y MANEJO
DE CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN
Algunas veces, el archivar queda delegado a un segundo
término, o sencillamente, los documentos se acumulan en
el escritorio durante semanas, esto ocasiona grandes
problemas, ya que cuando el jefe o la jefa solicita un
expediente a la persona encargada de la secretaría, ésta
no lo tiene al día y trata de localizar el o los documentos en
la carpeta donde guarda temporalmente los documentos en
espera de ser archivados, por lo que el objetivo secretarial
no se cumplirá.
LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Planeación
Control
Organización
Ejecución
Integración
CONCEPTOS, EQUIPO Y MOBILIARIO
El documento es el principal elemento para el archivo, ya que
contiene la información que se requerirá posteriormente. Puede
originarse en la misma organización o llegar a través de
correspondencia.
Los expedientes son documentos relacionados con un mismo
asunto y contenidos en un fólder o carpeta membretada.
El archivero es el mueble en donde se guardan los expedientes en
forma ordenada y segura, los hay de diversos materiales, formas y
tamaños; para elegir el archivero adecuado se debe considerar el
tamaño del local y el volumen de expedientes que se maneja.
Los disquetes y discos compactos (CD) son discos donde se
almacena información; en algunos casos puede grabarse varias
veces.
Los fólderes o carpetas son de cartulina, los hay de varios
colores y en tamaño carta y oficio; cuando contienen documentos
y la pestaña está rotulada, recibe el nombre de expediente. Es
importante considerar el grosor de éste al archivar los
documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que
los documentos se maltraten.
Los portacarpetas se fabrican en tamaño carta y oficio, son de
cartoncillo grueso o papel manila, algunas se sostienen de la
gaveta por dos rieles metálicos y otras están reforzadas con cartón
resistente; las dos son útiles en manejo de archivos. Además,
llevan integrado el índice o jinete, que se emplea para proteger los
expedientes.
Las tarjetas guías son de material resistente; las hay en varios
colores y tamaños: carta, oficio y algunas más pequeñas para
directorios personales. Tienen un borde superior o pestaña para
indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual
están archivados, las guías siempre deben anteceder a los
expedientes y pueden ser alfabéticas o numéricas.
Las etiquetas pueden ser de cartulina o de papel adhesivo, se
rotulan a máquina para indicar lo que contienen las portacarpetas
o los archiveros, y se protegen con índices de acrílico, según el
caso. Al rotularse; las etiquetas toman el nombre de marbetes.
Los índices son de acrílico transparente o de color, y se pueden
colocar en varias posiciones, a través de los rieles o de botones
fijadores a las portacarpetas; son muy útiles para proteger etiquetas.
La caja archivadora es de cartón resistente con un refuerzo metálico;
y tiene una pestaña acrílica para localizar los expedientes fácilmente;
ya que puede contener de 30 a 35. La caja se mantiene verticalmente
y está suspendida de un riel, el cual permite que la caja se deslice a lo
largo del archivero.
La gaveta es de cartón, plástico o acrílico, similar a la gaveta de un
archivero vertical, las hay en varios tamaños, según su utilidad:
archivo muerto o directorio personal.
El archivero vertical consta de tres o cuatro gavetas, cada una de
ellas tiene un portamarbete con la etiqueta que indica cómo están
archivados los expedientes, y una cerradura para conservarlos con
todas las medidas de seguridad necesarias.
Es recomendable utilizar la última gaveta para expedientes que no
se ocupen con frecuencia.
El archivero lateral es de tamaño variable, ya que se adapta a las
necesidades de la organización, ocupa poco espacio y puede
contener portacarpetas o cajas archivadoras, o se puede utilizar como
estante, además de tener a la vista los expedientes.
La computadora se considera un sistema para crear, revisar,
corregir, imprimir y almacenar los escritos de una organización.
CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Correspondencia es cualquier comunicación escrita. Ésta puede ser
clasificada de acuerdo con su fuente en: recibida, enviada o interna.
 Correspondencia recibida como su nombre lo indica es la recibida de
organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e
informes.
 Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o a
organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos por lo
menos una fotocopia del original.
 Correspondencia interna (interdepartamental), incluye aquella
correspondencia entre departamentos de la misma organización, como:
memoranda, informes, circulares, avisos.
RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
TRAYECTORIA DE UNA CARTA
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
SISTEMA ALFABÉTICO
• Conocer adecuadamente el alfabeto.
• Considerar que para el archivo no existen letras dobles (ch, ll,
rr), éstas siempre se tomarán como consonantes sencillas
seguidas de otra.
• Conocer y aplicar las reglas de clasificación.
Reglas de clasificación
El nombre completo de una persona consta de nombre (s) y
apellidos paterno y materno. Al archivar un documento relacionado
con una persona, se toma en cuenta lo siguiente:
•
Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por
último el nombre (s), antecedido de una coma.
Si existen dos o más personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra
que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno.
Ejemplo:
José Luis Carmona González
Carmona González, José Luis
Jorge Carmona Valdés
Carmona Valdés, Jorge
Patricia Díaz Gutiérrez
Díaz Flores, Elvira
Elvira Díaz Flores
Díaz Gutiérrez, Patricia
Cuando dos o más personas tienen los mismos apellidos (paterno y materno), se
archiva en la letra que corresponde al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo
con el nombre.
Ejemplo:
Victoria Rosas Torres
Rosales Pérez, Alejandra
Luis Rosales Pérez
Rosales Pérez, Luis
Josefina Rosas Torres
Rosas Torres, Josefina
Alejandra Rosales Pérez
Rosas Torres, Victoria
Si las personas tienen un título o grado (académico, eclesiástico, militar) se escribe la
abreviatura de éste después del nombre y entre paréntesis.
Ejemplo:
Dra. Martha Rivas Gaytán
Barrera Torres, Lucía (Profa.)
Profa. Lucía Barrera Torres
Chávez Suárez, Ernesto (Gral.)
Lic. Mario Robledo Martínez
Rivas Gaytán, Martha (Dra.)
Gral. Ernesto Chávez Suárez
Robledo Martínez, Mario (Lic.)
Apellido del esposo, nombre de la persona, apellido paterno y la preposición de entre
paréntesis o la abreviatura Vda. de, sin olvidar que si tiene un título siempre irá después
del nombre y a éste le antecede una coma.
Ejemplo:
Teresa Villafuerte de Medina
Medina, Teresa Villafuerte (de)
Maria Salazar de Miranda
Miranda, Maria Salazar (de)
C.P. Luisa Almaguer de Nava
Mora, Ana (Ing.) García Vda. de
Ing. Ana García Vda. de Mora
Nava, Luisa (C.P.) Almaguer (de)
Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se
archivan después del nombre.
Cuando forman parte del primer apellido, se escriben después del nombre.
Ejemplo:
Virginia de los Cobos Ríos
Cobos Ríos, Virginia de los
Luis de los Ríos Ruiz
Ríos Ruiz, Ángela de los (Arq.)
Arq. Ángela de los Ríos Ruiz
Ríos Ruiz, Luis de los
Dra. Laura de la Cuadra de Rubio
Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra
(de)
Si los artículos se encuentran en el segundo apellido, no se separan de éste.
Ejemplo:
Fernando Camarena de la Madrid
Baeza de los Monteros, Laura (Lic.)
Luz Baeza de los Monteros
Baeza de los Monteros, Luz
Lic. Laura Baeza de los Monteros
Camarena de la Madrid, Fernando
Ana Carrión de del Río
del Río, Ana Carrión (de)
Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su
denominación, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposición, no se toma
en cuenta para alfabetizar y conservar su lugar, pero si tienen un artículo al principio, éste
se deberá escribir después del nombre y entre paréntesis.
Ejemplo:
Compañía Mexicana, S.A.
Compañía Mexicana, S.A.
Institución Bancaria, S.A.
Institución Bancaria, S.A.
El príncipe, S.A.
Lipesa de México, S.A.
Lipesa de México, S.A.
Príncipe, S.A. (El)
Los nombres de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominación, se
alfabetizan a partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a éste y por último lo
que antecede al apellido.
Ejemplo:
Compañía Hermanos Solórzano, S.A.
Salinas, S.A. Compañía
Empresas Velásquez y Hermanos, S.A.
Solórzano, S.A. Compañía Hermanos
Compañía Salinas, S.A.
Vázquez, S.A. Empresas Unidas
Empresas Unidas Vázquez, S.A.
Velásquez y Hermanos, S.A. Empresas
Cuando las compañías tienen sucursales se alfabetizan de acuerdo con el nombre de
ésta, ya sea un número, nombre, país, estado o ciudad.
Ejemplo:
Banco Mexicano, sucursal 06
Agencia Crucero, S.A., sucursal Guerrero
Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa
Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa
Industria Maderera, S.A., sucursal Polanco
Banco Mexicano, sucursal 02
Agencia Crucero, S.A., sucursal Guerrero
Banco Mexicano, sucursal 06
Banco Mexicano, sucursal 02
Industria Maderera, S.A., sucursal Centro
Industria Maderera, S.A. sucursal Centro
Industria Maderera, S.A., sucursal Polanco
SISTEMA GEOGRÁFICO
Reglas para archivar
1. Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir del país y con
auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es:
a. Guía alfabética.
b. Guía del país con mayúsculas compactas.
c. Subguía del estado con mayúsculas compactas.
d. Expediente. El cual incluye el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado,
antecedida de una coma, y la denominación de la persona u organización.
Calgary, AB Compañía Constructora, S.A.
ALBERTA
CANADA
C
Las cédulas de catalogación o referencias mecanográficas son un auxiliar importante para
que la secretaria localice los expedientes. Cuando un expediente está archivado de
acuerdo con el lugar geográfico y sólo se conoce el nombre de la persona o de la
organización, éste se puede localizar con ayuda de la cédula de catalogación.
Ejemplo:
País
Estado o Provincia
Ciudad
Cliente
Canadá
Alberta
Calgary
Compañía
Constructora, S.A.
COMPAÑÍA
CONSTRUCTORA, S.A.
Calgary, Alberta - Canadá
Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabético, la
sucesión de las guías es la siguiente:
a. Guía alfabética.
b. Guía para el estado con mayúsculas compactas.
c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida
de una coma, y por último el nombre de la persona o empresa.
Ejemplo:
Estado
Ciudad
Cliente
Baja California
Calgary
Compañía Constructora, S.A.
Ensenada, B. C.
Solórzano Chávez, María
SOLÓRZANO CHÁVEZ, MARÍA
Ensenada, Baja California
BAJA CALIFORNIA
Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabético, la
sucesión de las guías es la siguiente:
a. Guía alfabética.
b. Guía para el estado con mayúsculas compactas.
c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de
una coma, y por último el nombre de la persona o empresa.
Ejemplo:
Estado
Ciudad
Cliente
Baja California
Calgary
Compañía Constructora, S.A.
Ensenada, B. C.
Solórzano Chávez, María
SOLÓRZANO CHÁVEZ, MARÍA
Ensenada, Baja California
BAJA CALIFORNIA
Si los documentos se archivan de acuerdo con la importancia de una empresa en una zona
geográfica, ya sea por ventas, población, u otras causas, la disposición de las guías es la
siguiente:
a. Guía principal para el estado con mayúsculas compacta.
b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organización.
Ejemplo:
La empresa Ocheleri, S.A. tiene distribuidas las zonas geográficas de acuerdo con las
ventas de cada sucursal.

Zona norte, primer lugar en ventas Sonora y Nuevo León.

Zona centro, segundo lugar en ventas Distrito Federal y Morelos.

Zona sur, tercer lugar en ventas Tabasco.
Estado
Ciudad
Cliente
Sonora
Hermosillo
Ocheleri, S.A. sucursal Sonora
Nuevo León
Monterrey
Ocheleri, S.A. sucursal Nuevo León
Distrito Federal
México
Ocheleri. S.A.
Morelos
Cuernavaca
Ocheleri, S.A. sucursal Morelos
Tabasco
Villahermosa
Ocheleri, S.A. sucursal Tabasco
SISTEMA CRONOLÓGICO
La compañía Seguros Latina, S. A., archiva las pólizas de sus clientes de acuerdo con el
sistema cronológico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus
clientes con anticipación.
CLIENTE
FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PÓLIZA
Industrias Láser, S.A.
03 de enero de 2008
Ing. Fernando Iniesta Luna
24 de febrero de 2008
Empresas Vecla, S.A.
18 de marzo de 2008
Compañía Coprensa, S.A.
15 de mayo de 2008
Lic. Benjamín Romero Juárez
30 de junio de 2008
SISTEMA POR ASUNTOS O TEMÁTICO
Para archivar los documentos en forma lógica, se debe considerar la
secuencia alfabética o la sucesión numérica. Por lo tanto, hay dos
métodos para archivar:
a. Alfabético temático. No representa dificultad para archivar y se
emplean las respectivas guías alfabéticas.
b. Numérico temático. Este método es práctico porque se auxilia de
guías numéricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se
solicita por el asunto y no por su número, por lo tanto es necesario
elaborar las respectivas cédulas de catalogación numérica.
Ejemplo:
La compañía Luva S.A., utiliza el sistema temático para archivar sus
expedientes de acuerdo con el departamento al que van dirigidos.
 Departamento de ventas: trámites, clientes, reclamaciones y
almacén.
 Departamento de crédito y cobranzas: proveedores y
reclamaciones.
 Recursos humanos: nombramientos, capacitación, solicitudes y
altas.
 Departamento de compras: proveedores y reclamaciones.
SISTEMA NUMÉRICO
La denominación de este sistema es porque se destina, en orden
progresivo, un número para cada expediente.
Este número puede ser asignado por él o la secretaria o estar
marcado en el documento, como el número de folio de una factura
pedido, cotización, póliza, etcétera.
Al archivar, se utilizan guías para separar los expedientes.
RECOMENDACIONES GENERALES
Control de expedientes
Para llevar un control exacto de los expedientes es necesario
conocer algunos elementos que nos ayudarán a localizarlos con
mayor rapidez y también a decidir su destrucción al término de uso
legal.
Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer
diversas formas para archivar, mismas que ayudarán a la persona
encargada de la secretaría a elegir bajo qué designación se
archivarán los documentos, controlar la entrada y salida de
expedientes y determinar cuando un documento ha llegado a su
término legal.
Legajos
Es conveniente que los expedientes tengan un determinado grosor,
cuando alguno de ellos contenga demasiados documentos es necesario
elaborar un legajo, para evitar que se maltraten. El legajo es una de las
partes en que se divide un expediente, un ejemplo de ellos son los
tomos de una enciclopedia.
Referencia cruzada
Si al codificar la correspondencia, un documento se puede
archivar en más de una designación, se elabora una referencia
cruzada, se elige el tema de mayor jerarquía para archivarlo y
se hace una referencia para el otro asunto, así el documento se
localizará en cualquiera de las dos designaciones.
Ejemplo:
La empresa Lade, S.A., solicitó a Especialidades Serigráficas un catálogo publicitario y
una solicitud de apertura de crédito y se elaborará una referencia cruzada para publicidad.
La carta llega con fecha del día 17 de febrero del año en curso. (El sistema que se utiliza
en la empresa es por asuntos.)
Nombre:
Asunto:
Fecha:
Véase en:
REFERENCIA CRUZADA
Empresa Lade S.A.
Elías Moussan Vélez
Publicidad
17 de febrero de 2009.
Solicitud de crédito
EMPRESAS LADE, S.A.
Tokio 35 Col. Portales
Deleg. Benito Juárez
03300 México, D.F.
Tel. 521-35-85
17
de febrero de 2009.
C.P. ALFONSO LAR ZERES
Especialidades Serigráficas
Amigar Vidal 5
Col. Constitución de 1917
09260, México, D.F.
Estimado contador:
Me complace dirigirme a usted para solicitarle el último catálogo publicitario de
serigrafía, a fin de conocer qué posibilidades existen de que sus productos se
adapten a las necesidades de nuestra empresa.
Asimismo, le solicito información acerca de los planes de crédito que ofrecen.
Espero su respuesta a la brevedad posible o la visita de alguno de sus
representantes.
Cordialmente
Sr. Elías Moussan Vélez
Gerente General
Tarjeta de fuera
Ejemplo:
Salida
Nombre expediente
Solicitud de empleo
Nombre solicitante
Fecha de
salida
Díaz Ríos, Luis (Ing.) 09/01/22
Fecha
devolución
09/02/03
Tarjeta cedular
Fecha de entrega:
09/02/03
Nombre del expediente:
Solicitud de empleo
Nombre del solicitante:
Díaz Ríos, Luis (Ing.)
Firma
Destrucción de documentos
La persona encargada de la secretaría debe conocer cuándo concluye
la importancia de un documento y transferirlo al archivo muerto o
inactivo, para este tipo de archivo, se usan gavetas de cartón.
Generalmente, estas cajas se colocan en estantes, cada caja debe
contener sus respectivas guías y, por fuera, las etiquetas que indican lo
que contiene, por si es necesaria su localización posterior.
La transferencia es importante ya que proporciona espacio para
expedientes nuevos.
Consejos prácticos para el archivo
Los consejos más prácticos para el archivo son:
 No deje para otro día lo que deba archivar, sino que procure hacerlo
diariamente a una hora determinada.
 Use carpetas de colores detrás de las guías.
 Archive siempre detrás de las guías.
 Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene; si está
escrito a máquina, protéjalo con cinta o mica.
 No utilice nunca sujetadores (clips).
 Evite la acumulación de expedientes en una gaveta, pues los
documentos se maltratan.
 Archive en la última gaveta los expedientes que no se consulten con
regularidad.
 Deje espacio especial para los expedientes confidenciales; de
preferencia colóquelos en una gaveta cerrada con llave.
 No abra más de una gaveta al mismo tiempo y evite accidentes.
Cédulas de catalogación
VEGA CASTRO, REBECA (Título)
Mérida, Yucatán (Subtítulo)
04-03-05 (Fecha)
Currículum vitae (Asunto)
Alma G. (Identificación mecanográfica)
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