Introducción al
Documentación de
Procesos
(Based on background paper
SWITCH Briefing No 6
Ton Schouten)
Yo escucho, yo olvido
Yo veo, yo recuerdo
Yo hago, yo entiendo
Proverbio Chino
Introducción
La intervención planeada del proyecto
El curso real del proyecto
Introducción
 La documentación de procesos
apunta al aprendizaje de las curvas
e irregularidades en la ruta del
proyecto, a estimular el debate y la
reflexión en como, el continuo flujo
de la vida y las relaciones sociales,
tienen un impacto sobre el curso del
proyecto.
Introducción
El proceso de documentación
constituye una herramienta que
ayuda a los tomadores de decisiones a
registrar cuidadosamente los
“eventos significativos” en sus
proyectos. Permite la reflexión y
análisis de esos eventos en orden de
entender mejor que esta pasando,
como esta pasando y porque esta
pasando
Introducción
 El proceso de documentación registra




que paso, como paso, y porque paso?
Envuelve :
Una forma estructurada y enfocada de
capturar el proceso de cambio que el
proyecto tiene como meta.
Organizar la información de tal forma
que las autoridades tengan la
oportunidad de reflexionar y aprender
acerca del proceso;
Analizar la información buscando los
temas, patrones y rutas comunes
Introducción
 Mirar mas allá de la superficie, mas allá de lo





obvio
Entendiendo las interacciones de poder,
cultura, tradiciones, actitudes, relaciones
sociales, y políticas
Entendiendo la resistencia al cambio,
entendiendo las dinámicas del cambio
Haciendo visible lo que esta oculto
Sin ignorar ni desechar las condiciones
externas que pueden afectar al proyecto, por
malas que estas puedan ser, sino entendiendo
y volviéndolas un factor al interior del
proyecto
Estimular el debate alrededor de los factores
no visibles
Capturando, organizando, analizando y
diseminando
Fases:
 Capturando el proceso de cambio (relaciones
sociales, de poder, políticas, resistencia al cambio
etc.)
 Organizando la información capturada para
reflexión y aprendizaje
 Analizando la información: tendencias, patrones
 Diseminando la información
Porque procesos de documentación?
 Usted los hace todo el tiempo: pero no de forma






sistemática y no necesariamente para el aprendizaje
Mirada hacia atrás: observar tendencias,
advertencias, oportunidades
Recolección de información de calidad, monitoreo
Aprender de los errores
Profundizar el entendimiento
Retratar las preocupaciones de la gente en general,
(sin tener en cuenta el proyecto)
Aprender internamente y externamente
Porque procesos de documentación?
 Enfocar: Teoría de cambio
 Integración entre diferentes disciplinas, sectores o
departamentos,
 Acción coordinada con los tomadores de decisiones,
 Tomar decisiones en conjunto,
 participación,
 Cambio de actitud
 Quien esta involucrado?, como exactamente?, cuando
y como puede observar?, porque algo no esta
sucediendo?, que hay mas allá de la superficie?,
cuando la vida del proyecto presenta los momentos
mas difíciles? etc..
Principios
 Vaya a los tomadores de decisión,





deles voz
Vaya a los eventos donde hay
tensión o conflicto
Estudie y describa el contexto
Organice una mirada hacia atrás:
reflexión y análisis
Usar para el aprendizaje
Disemine y comparta, estimule el
debate
Herramientas
Herramientas para captar información:
entrevistas, grupos de discusión, observación,
notas diarias, medios audiovisuales (foto y
video)
Herramientas para organizar: Tools for
organising: archivar y compilar: artículos,
estudios de caso, álbumes de fotos, videos, etc.
Herramientas de análisis: Métodos y estructuras
Herramientas para diseminar: reuniones,
medios de comunicación ( TV, radio, website
etc.)
Quien documenta?
Desde adentro: el equipo del proyecto
Excelente para aprendizaje interno
Los tomadores de decisión
Estimula el aprendizaje y la reflexión
Personas externas
Hay una independencia y una distancia que facilita
la critica
El especialista en procesos de documentación
 No toma partido y puede escuchar muchas perspectivas sin








creerse un experto en el tema;
Puede hacer preguntas que estimulen el pensamiento
critico y profundizar mas allá de lo evidente;
Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa el
panorama completo, y ubicar el aprendizaje en en un
contexto a largo plazo;
Es culturalmente competente;
Entiende la dinámica de la transformación humana;
Es confiable para la comunidad, pero puede reportar sus
hallazgos sin favoritismos o prejuicios
Puede sintetizar grandes cantidades de información e
identificar los aspectos clave;
Es habilidosos para comunicar mensajes de forma positiva.
Posee habilidades técnicas
Interna y externamente
Aprendizaje interno del proyecto
(aprendizaje conjunto con los tomadores de
decisión) : trabajos, métodos y reuniones
Comunicación hacia el exterior: estrategia de
comunicación, estimular el debate, abogacía,
información etc..
Puede servir a ambos propósitos
Plan
Plan de documentación de procesos:
 Propósito.


Es para aprendizaje interno?
Es para comunicación a lo externo?
 Cual es la teoría de cambio del proyecto: que procesos
es necesario trazar, quien da seguimiento a estos
procesos donde y cuando.
 Que herramientas son necesarias para capturar el
proceso, organizar la información, analizar los
hallazgos, y diseminar la información?
 Quien va a documentar el proceso (equipo del
proyecto, especialista, autoridades, personas
externas) ?
Plan
 Es necesario desarrollar habilidades en el
proceso de documentación (escritura,
video, fotografía, edición, desarrollo de
sitios web)?
 Cuales serán los productos esperados
tanto para el aprendizaje interno, como la
diseminación a lo externo?
 Para cada producto se debe escribir un
resumen (cual es el contenido del estudio
de caso, video, foto álbum etc.) y cuales
son sus objetivos específicos?
 Como monitorear que el proceso de
documentación ha tenido el éxito
esperado
Conclusiones finales





El proceso de documentación puede:
Ayudar a los proyectos a acortar camino en sus rutas
de tiempo y espacio.
Ayudar a que la intervención del proyecto se realice
en armonía con el continuo flujo de la vida y las
relaciones sociales.
Permite a los proyectos superar dificultades de interés
general y estimular la participación y el debate para
una sociedad con criterios mas amplios.
No dar por sentados los factores externos
Ser una de las herramientas claves de la
investigación.
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Procesos de documentacion - Documentación de Procesos