INTRODUCCIÓN A LA
DOCUMENTACIÓN DE
PROCESOS
Basado en documento de respaldo “SWITCH Briefing
No. 6”
Elaborado por Ton Schouten
Yo escucho, yo olvido
Yo veo, yo recuerdo
Yo hago, yo entiendo
Proverbio Chino
Introducción y
Fundamentos Conceptuales
La intervención planeada del proyecto
El curso real del proyecto
Introducción y
Fundamentos Conceptuales
La documentación de procesos apunta
 al aprendizaje de las curvas e
irregularidades en la ruta del proyecto;
 a estimular el debate; y,
 a la reflexión en cómo, el continuo flujo de
la vida y las relaciones sociales, tienen un
impacto sobre el curso del proyecto.
Introducción y
Fundamentos Conceptuales
La DP constituye una herramienta que
ayuda a registrar cuidadosamente los
“eventos significativos” en los proyectos.
Permite la reflexión y análisis de esos
eventos para entender mejor qué está
pasando, cómo está pasando, y por qué
está pasando.
Introducción y
Fundamentos Conceptuales
Registra qué pasó, cómo pasó, y por qué pasó
Envuelve :
 Una forma estructurada y enfocada de capturar
el proceso de cambio que el proyecto tiene como
meta;
 Organizar la información de tal forma que las
autoridades tengan la oportunidad de reflexionar
y aprender acerca del proceso; y,
 Analizar la información buscando los temas,
patrones y rutas comunes
Introducción y
Fundamentos Conceptuales
 Mirar más allá de la superficie,
más allá de lo obvio
 Entender las interacciones de
poder, cultura, tradiciones,
actitudes, relaciones sociales,
y políticas
 Entender la resistencia al
cambio y las dinámicas del
cambio.
Introducción y
Fundamentos Conceptuales
 Hacer visible lo que
está oculto, sin
ignorar ni desechar
las condiciones
externas que pueden
afectar al proyecto
 Estimular el debate
alrededor de los
factores no visibles
Introducción y
Fundamentos Conceptuales
 Mirar hacia atrás: observar tendencias,
advertencias, oportunidades
 Recolectar información de calidad, Aprender de los
errores
 Profundizar el entendimiento
 Retratar las preocupaciones de la gente en general,
(sin tener en cuenta el proyecto)
 Aprender internamente y externamente
¿Qué es Documentación de Procesos?
“El éxito es maravilloso, pero aprendemos
más de las adversidades y de los fracasos.
Aquello que nos pone incómodos o que
genera controversias nos da pistas de cómo
ser exitoso de manera más profunda”
(Fundación Annie E. Casey, 2003)
La DP es una manera sistemática de
reflexionar, analizar y descubrir los
patrones que favorecen o dificultan el
cambio
¿Qué es Documentación de Procesos?
Documentación de Procesos es una forma
sistemática de capturar qué sucede en un
proceso de cambio y cómo sucede; para
reflexionar y analizar por qué sucede,
utilizando una teoría de cambio; y, para
organizar y diseminar los hallazgos.
Teoría del Cambio
Proporciona dirección y focalización a la
documentación de procesos.
¿Qué es exactamente lo que se quiere
observar?
¿Qué es importante y qué es menos
importante observar?
Teoría del Cambio
Todos los proyectos tienen una teoría de cambio
Ejemplos:
El empoderamiento mejorará el acceso de las
personas pobres al agua.
La acción concertada de todos los actores
resultará en soluciones más sostenibles y
efectivas a los problemas de agua.
¿Por qué hacer Documentación de
Procesos?
1.
Para mejorar la calidad y el impacto de un
proyecto

Porque permite que quienes se encuentran más
cercanamente involucrados en un proyecto, se puedan
alejar y observar las tendencias, patrones, oportunidades y
signos de alerta.

Porque contribuye a la recolección de información cualitativa
sobre resultados que no son fáciles de obtener en forma
cuantitativa. ¿Quién o qué influye en las decisiones,
actitudes que favorecen o dificultan el cambio. Se conoce la
historia detrás de los resultados.

Porque estimula el aprendizaje a partir de los errores y
ofrece oportunidades para celebrar los impactos.
2. Para probar los supuestos y teorías
de un proyecto
Porque permite adaptar la teoría del
cambio del proyecto y profundiza la
comprensión de procesos
cruciales en la sociedad.
3. Para retratar el contexto local y los
actores locales de un proyecto.

Porque permite capturar factores
locales de contexto, ambiente y
política

Porque le da una voz a las
personas y muestra sus vidas de
manera completa, no sólo como
beneficiarios de un proyecto.
4.
Para Compartir, diseminar y
fomentar el debate sobre procesos
importantes de desarrollo en la
sociedad
 Compartir en un grupo más amplio de
organizaciones e individuos el proceso de
aprendizaje del proyecto.
 Poner en la agenda pública factores
escondidos, y alentar la discusión.
5. Para agregar un elemento valioso al
trabajo del equipo del proyecto.
•
Porque relacionarse con los actores es
gratificante e inspirador
•
Porque contar historias resulta agradable
•
Porque hacer que las personas hagan oír su
voz es algo bueno
¿Qué Documentar?
1. Elementos de la teoría de cambio
Integración en el sector
Acción coordinada de actores o involucrados
Participación comunitaria
Cambios de actitud
Empoderamiento
2. Donde la vida del proyecto hace las curvas más
pronunciadas
Encuentro de los objetivos con tradiciones,
creencias, actitudes y con poderes que crean
tensiones y fricciones
3. Más allá de las fronteras de tiempo y espacio de
un proyecto
 Importancia de documentar el contexto
 Ver más allá del proyecto en tiempo y en
espacio
 Historia de las estructuras, las creencias y las
actitudes
¿Cómo Hacer una Documentación de
Procesos?
Principios
 Ir donde los involucrados, descubrir su
perspectiva y darles voz
 Ir a los eventos donde hay tensiones y conflictos
y observar.
 Estudiar y describir el contexto – leer artículos y
libros y platicar con gente que le puede dar
pistas (maestros, gente mayor, alcaldes, lideres
locales).
 Organizar momentos, sistemas y formas para
retirarse del día a día del proyecto, para
reflexionar y analizar tendencias y patrones.
 Diseminar los hallazgos y reflexiones, y usarlas
para estimular el debate o la discusión.
Herramientas
Los principios no son suficientes. Las herramientas son
necesarias para ayudar al personal del proyecto a hacer
la documentación de procesos.
 Herramientas para capturar el proceso
 Herramientas para organizar la información
 Herramientas para analizar los hallazgos
 Herramientas para diseminar la información
Herramientas para capturar el proceso
 Entrevistas
 Discusiones en grupos focales
 Observación de reuniones
 Documentación de anécdotas, chistes, actitudes
estereotipos
 Diarios (del equipo del proyecto o de involucrados)
 Fotografías y videos
Herramientas para organizar la información
 Archivo de la información obtenida
 Compilado de la información obtenida y hacer
productos para diseminarla
Herramientas para analizar los hallazgos
 Deben crearse métodos y procedimientos para
la reflexión y el análisis de la información
capturada.
Herramientas para diseminar la información
 Canales y medios: tv, radio, diarios, reuniones,
conferencias, etc.
¿Quién
Documenta los Procesos?
1. El equipo del Proyecto
Excelente para aprendizaje interno
2. Involucrados Directos
Estimula el aprendizaje y la reflexión
3. Equipo Externo
Distancia e independencia que facilita la crítica
4. Especialista en documentación de procesos
 No toma partido y puede escuchar muchas perspectivas
sin creerse un experto en el tema;
 Puede hacer preguntas que estimulen el pensamiento
critico y profundizar mas allá de lo evidente;
 Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa el
panorama completo, y ubicar el aprendizaje en un
contexto a largo plazo;
 Es culturalmente competente;
 Entiende la dinámica de la transformación humana;
 Es confiable para la comunidad, pero puede reportar sus
hallazgos sin favoritismos o prejuicios;
 Puede sintetizar grandes cantidades de información e
identificar los aspectos clave;
 Es habilidosos para comunicar mensajes de forma
positiva;
 Posee habilidades técnicas
Propósitos y Productos de la
Documentación de Procesos
 Aprendizaje interno en un proyecto y
aprendizaje conjunto con los involucrados
 Comunicación con el mundo externo
Con quién se quiere compartir los
hallazgos
Cuál es la mejor forma de llegar a la
audiencia objetivo
Planificación de una Documentación
de Procesos
Pasos
1. Discutir e identificar el propósito de la
documentación de procesos
2. Definir la teoría de cambio del proyecto y
cómo los indicadores y criterios derivados de
la teoría orientan la documentación
3. Definir las herramientas que se necesitan
4. Definir quién documentará los procesos
5. Definir si es necesario desarrollar habilidades
en documentación de procesos (escritura,
fotografía, video, edición, desarrollo de
páginas Web, etc.)
6. Definir cuáles serán los resultados y productos
tanto para el aprendizaje interno como para la
estrategia de comunicación.
7. Definir cómo monitorear si la documentación
de procesos tiene éxito.
Muchas gracias por su atención
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Qué es Documentación de Procesos?