TEMA:
ACTIVIDADES DE LA
AUDITORIA NOCTURNA
PRESENTADO POR
Laura Valderrama
Laura López
Liz Hernández
Jeison Gonzáles
¿Qué es la auditoria nocturna?
• Es la que se realiza a diario en los
hoteles en el turno de la noche,
tiene bajo su responsabilidad a los
cajeros nocturnos, y los auditores
nocturnos de restaurantes,
además de cumplir con sus
funciones normales como auditor,
el auditor nocturno está
encargado también de la caja de
recepción durante la noche, con
todas las funciones de cajero de
recepción. Su función principal,
es chequear todas las cuentas
vivas y las cuentas ciudad de
recepción.
Actividades involucradas de la auditoria nocturna
Procedimiento de
control
Revisión contable
de las operaciones
Reporte de las
actividades de los
cajeros
Análisis detallado
de los cargos
Procedimiento de control
•
Cargos a cuentas por cobrar, el posteo de cargo debe ser finalizado.
•
Postear los cargos por habitación, impuestos y teléfonos.
•
Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente.
•
Cada departamento envía su hoja de control o resumen de ventas al auditor
nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la
auditoria.
•
Realizar el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y
transferencias de créditos.
•
Verificar el balance.
•
El cajero de recepción hace su cuadre de caja y lo entrega al auditor nocturno.
Revisión contable de las
operaciones
• Es la revisión de la operación de
todas la áreas del hotel, de los
departamentos mayores
(recepción, alimentos y bebidas,
banquetes, etc.) y los menores
(lavandería, teléfonos, etc.) a
excepción de habitaciones que
por su desarrollo, requiere de
una persona exclusiva para ello.
En la auditoria general el ciclo
de trabajo viene dado por la
comparación de los documentos
generados por los
departamentos operativos, los
cuales se revisan
minuciosamente y se cotejan
con todos los registros que
estén en el sistema de FRONT
OFFICE del hotel.
Reporte de las actividades de los cajeros
• En algunos hoteles el recepcionista
o el cajero es responsable de
recolectar los reportes diarios
departamentales. En esos casos el
efectivo y los vouchers de tarjeta
de crédito son sumados al reporte
de turno del cajero de recepción.
Se incluyen en ese reporte las
cantidades de efectivo y cheques
de tarjeta de crédito recibidos y
aplicados a cuentas por cobrar.
Cada reporte de cajero es
verificado contra los reportes
diarios departamentales.
Análisis detallado de los cargos
• Esto depende un
poco del número
de habitaciones que
tenga el hotel. Para
hacerte una idea, en
un hotel hay 4
grandes áreas
alojamiento,
alimentación y
bebidas, comercial y
administración.
Alojamiento
• Dependiendo del DIRECTOR/A DE
ALOJAMIENTO hay 3 Departamentos:
Recepción - Jefe/a de Recepción
(Coordinar la recepción, los turnos,
las tarifas, precio medio,... ) - 2º Jefe/a de
recepción - Personal de recepción:
Recepcionistas, auxiliares, botones,
portero. Pisos (Limpieza de habitaciones,
salas y zonas comunes) - Gobernanta
(Coordinar a las camareras y
supervisar el trabajo de las
subgobernantes) - Su gobernanta
(Supervisar el trabajo de las camareras)
- Camareras de pisos reservas (Cogen las
reservas y aplican tarifas en función de
la ocupación) - Jefe de reservas - Personal
de reservas Mantenimiento (se ocupan de
reparar cualquier tipo de avería o
desperfecto del hotel) - Jefe de
mantenimiento - técnicos de
mantenimiento
Alimentación y bebidas
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En este puesto se dirige las funciones
relacionadas con el proceso de producción
como son: elegir la materia prima, buscar el
proveedor, cuidar del proceso de
elaboración, regular la frecuencia de compra
de materia prima, existencia y disponibilidad
de los alimentos cuando sean solicitados.
Además de las reglas de seguridad e
higiene las correspondientes a las del código
alimentario abarcarían los ambientes que
siguen:
almacén
cocinas
restaurantes y cafeterías
salones de fiestas
mayordomía
Comercial
• Hay 2 departamentos:
• Comercial externo (se encarga
de captar clientes) - jefe/a de
Ventas - ejecutivos comerciales
• Comercial Interno (Se encarga
de organizar la estancia del
cliente en el hotel habitaciones y reuniones) jefe/a de CCI (Convenciones
congresos e incentivos) coordinadores/as comerciales
Administración
• La seguridad e higiene, la seguridad contra robos y la prevención
de incidentes comprenderían lo que sigue:
• recepción
• promoción y ventas
• relaciones publicas
• departamento económico y financiero
• La situación de carácter humano obedecen a los hábitos y
costumbres del personal que formara parte de la organización; la
seguridad investigara permanentemente a todo implicado y
trabajador potencial con el fin de asegurarse de sus hábitos de
limpieza e higiene , lealtad , grado de cultura honorabilidad
honestidad rendimiento en el trabajo de esta manera garantiza la
seguridad de la instalación y su huésped desde el punto de vista
de la higiene , la atención y la seguridad de las personas y sus
vienes.
• Se establece claramente la
condición fundamental para
realizar una labor eficaz en materia
de prevención de accidente , la
seguridad hotelera como concepto
abarca la seguridad física de la
instalaciones , la seguridad externa
de cara el entorno la prevención de
accidente laborales y de riesgos , la
prevención de riesgos para los
usuarios la seguridad de los bienes
de los usuarios la comunidad
ambiental, la higiene alimentaría,
la seguridad contra incendios y
catástrofes.
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