Secretaría General
Dirección General de Administración
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Manual de Usuario del Sistema de
Información y Transparencia
MARZO 2009
Contenido
Iniciar sesión en el sistema SITRA.
Creación de Expedientes.
Buscar un Expedientes.
Cambiar y cerrar un Expediente.
Impresión de la carátula de un Expediente.
Insertar un documento digitalizado a un Expediente.
Reportes.
Iniciar sesión en el Sistema SITRA
Para ejecutar el programa SITRA, puedes hacerlo pulsando el botón Inicio de la
barra de estado; inmediatamente se despliega la caja de menú en la cual deberás
seleccionar Internet Explorer y, por último ejecutarlo.
Aparece la página de Internet y ahí deberemos de teclear en la barra de estado la
dirección de Sitra.
Registrar la siguiente dirección
ejecutarlo.
http://172.16.1.180:8081/sitra y por último
Una vez que el programa inicia, aparece la caja de diálogo Iniciar Sesión.
Registrar los datos correspondientes a los campos de Usuario y Contraseña
(Previamente proporcionados por la Dirección de Informática). Y por último dar un
clic con el mouse en el botón de Aceptar.
Inmediatamente se despliega una caja de aviso en la cual debes dar un clic con el
mouse en el botón NO.
Se desplegará una pantalla que consta de diferentes menús; con los cuales tú podrás
interactuar de acuerdo a la acción que llevarás a cabo.
Creación de Expedientes
En la ventana del menú Expediente tendrán ustedes 2 ligas de Crear y Buscar.
Seleccionaremos la liga de Crear y daremos un clic.
Se desplegará siguiente pantalla de creación de expedientes en la cual daremos un clic
en serie documental.
Se desplegará las series documentales que pertenezcan a nuestra Unidad Administrativa,
Delegación o Residencia en la cual seleccionaremos la serie documental con la cual va
trabajar.
Posteriormente viene la Fecha de Creación* de nuestro expediente daremos un clic en
el calendario reloj.
Nos desplegará un calendario con el cual vamos a incluir la fecha de creación de nuestro
expediente, con las flechas de las orillas podremos manipularlo para darnos el año y
con las del centro para ubicar los meses, de acuerdo a la fecha del mismo.
Nota: Es importante no dejar la fecha en la que realicemos la captura del mismo, en virtud de
que esto generaría un error.
En el espacio de Número* incluiremos únicamente nuestro número de expediente
consecutivo por series documentales, ya que en automático nos muestra el fondo ,
la sección y la serie documental.
Ejemplo:
PA/1C/1C.1/___
En el espacio de Descripción del asunto* teclearemos como su nombre lo dice de que
trata nuestro expediente, un extracto pero que identifique a nuestro expediente.
En el espacio Ubicación física* incluirán donde tienen ubicado su archivo como se
muestra en el recuadro de la pantalla y antes de dar clip en el recuadro de crear que
viene en la parte inferior de la ubicación física revisar los datos que hemos
capturado.
Al darle clip en crear, nos desplegará nuevamente la pantalla de creación de
expediente y nos dará aviso de que se ha creado un nuevo expediente.
Buscar un Expediente
En la ventana del menú Expediente tendrán ustedes 2 ligas de crear y Buscar.
Daremos un clic en buscar y nos aparecerá el siguiente texto:
Buscar en uno o mas expedientes del área de competencia.
Inmediatamente nos desplegará la siguiente pantalla para buscar un expediente.
Para agilizar la búsqueda de los expedientes, podemos realizarlo de 2 formas:
1. En el espacio de número escribiremos nuestro fondo y la sección que nos
corresponda:
Ejemplo: PA/1C
Y daremos un clic en buscar.
2. Con este despliegue de pantalla dar un clic en el recuadro de Buscar
Inmediatamente nos desplegará nuestro listado de expedientes ya capturados y
dados de alta en el sistema.
Buscaremos el expediente que vamos a cerrar, nos
posesionamos en el número de éste y daremos un clic con el mouse.
Cambiar y cerrar un Expediente
En seguida nos despliega la siguiente pantalla con los datos del expediente en un
recuadro gris y abajo nos aparecen dos leyendas:
cambiar expediente
imprimir carátula
Nos posicionamos en cambiar expediente y debemos darle un clic enseguida.
Nos desplegará una pantalla como la que se muestra para dar inicio a cerrar nuestro
expediente.
Lo primero que debemos de hacer es darle un clic en el recuadro pequeño de cerrar
este expediente.
Posteriormente viene la Fecha de Cierre* de nuestro expediente daremos un clic en el
calendario reloj.
Nos desplegará un calendario con el cual vamos a incluir la fecha de Cierre* de nuestro
expediente, con las flechas de las orillas podremos manipularlo para darnos el año y
con las del centro para ubicar los meses, de acuerdo a la fecha del mismo.
Nota: Es importante no dejar la fecha en la que realicemos la captura del mismo, por que nos
crearía un error.
En este momento ya podemos ingresar nuestra número de fojas Posteriormente y para
finalizar daremos un clic en recuadro de cambiar.
Posteriormente nos desplegará la siguiente pantalla con el siguiente aviso:
*se cambió el expediente No.
Impresión de la Carátula
de un Expediente
En la ventana del menú Expediente tendrán ustedes 2 ligas de crear y Buscar.
Daremos un clic en buscar y nos aparecerá el siguiente texto:
Buscar en uno o mas expedientes del área de competencia.
Inmediatamente nos desplegará la siguiente pantalla para buscar un expediente.
Para agilizar la búsqueda de los expedientes, podemos realizarlo de 2 formas:
1. En el espacio de número escribiremos nuestro fondo y la sección que nos
corresponda:
Ejemplo: PA/1C
Y daremos un clic en buscar.
2. Con este despliegue de pantalla dar un clic en el recuadro de Buscar
Inmediatamente nos desplegará nuestro listado de expedientes ya capturados y
dados de alta en el sistema.
Buscaremos el expediente que vamos a cerrar, nos
posesionamos en el número de este y damos un clic con el mouse.
En seguida nos despliega la siguiente pantalla con los datos del expediente en un
recuadro gris y abajo nos aparecerá siguiente leyenda:
imprimir carátula
Nos posesionamos en cambiar expediente y debemos darle un clic enseguida.
Nos desplegará la siguiente pantalla le daremos un clic en el icono de la impresora
para que imprima nuestra carátula junto con nuestra ceja. (la parte inferior
punteada de nuestra hoja es la ceja).
Posteriormente con la ayuda del mouse en nuestra barra de herramientas le
daremos un clic en la fecha verde de atrás para regresar.
Insertar un documento
digitalizado a un Expediente
En seguida nos despliega la siguiente pantalla con los datos del expediente.
En este momento nos vamos a ir al a la ventana del menú y nos posesionaremos en
la ventana de documentos.
Nos aparecerá la siguiente ventana la cual tiene ustedes tendrán 2 ligas:
Nuevo documento
Buscar documento
Colocar el curso en nuevo documento y dar un clic.
En seguida se despliega la siguiente pantalla en la vamos a insertar los documentos
ya digitalizados.
Iniciaremos localizando nuestro número de expediente el cual vamos a integrar de
manera electrónica.
Ubicaremos su tipologia documental del menú que se desplegará y le daremos un
clic con el mouse.
En el Posteriormente viene la Fecha de Origen* de nuestro expediente daremos un
clic en el calendario reloj.
Nos desplegará un calendario con el cual vamos a incluir la fecha de Origen* de
nuestro expediente, con las flechas de las orillas podremos manipularlo para
darnos el año y con las del centro para ubicar los meses, de acuerdo a la fecha del
mismo.
Nota: Es importante no dejar la fecha en la que realicemos la captura del mismo, por que
nos crearía un error.
En el recuadro de Número de folio incluirlo tomándolo de nuestro documento
En el En el espacio de Descripción del asunto* teclearemos como su nombre lo dice de
que trata nuestro expediente, un extracto pero que identifique a nuestro expediente,
tal como lo incluimos en su creación.
Inmediatamente nos posesionamos en la documento electrónico y damos un clic en
el recuadro de examinar.
En seguida nos desplegará la siguiente pantalla para insertar el archivo electrónico.
Después de haber ingresado el documento electrónico viene una leyenda que nos
pregunta si es una versión pública darle un clic en el recuadro si lo es si no dejarlo
en blanco.
Para finalizar con esta pantalla daremos un clic con el mouse en crear.
En seguida nos vuelve aparecer la misma pantalla pero con un mensaje:
Se anexó un nuevo documento al expediente.
Tenemos otra ventana del menú Reportes en el cual nos despliega otro menú. Por
medio del cual podemos sacar nuestro inventario de expedientes pos Unidad
Administrativa, Delegaciones o Residencias. Para ello daremos un clic en inventario de
expedientes por clasificación.
En seguida nos despliega nuestro inventario como se muestra en la pantalla.
Posteriormente con la ayuda del mouse en nuestra barra de herramientas le
daremos un clic en la fecha verde de atrás para regresar.
Reportes
Otro reporte que nos muestra el sistema para saber el numero de expedientes que
hemos creado por su clasificación se muestra dando clic en
*cantidad de expedientes por clasificación
Y nos muestra así, si deseamos ver por medio de gráfica le damos un clic en
la versión imprimible
Inmediatamente se despliega
imprimir.
Cerramos ésta ventana.
el gráfico con los porcentajes
y lo podemos
Nos regresa a la pantalla anterior, con la ayuda del mouse nos vamos a la ventana
de Préstamos y le damos un clic
Inmediatamente nos muestra la siguiente pantalla con dos ligas
*Prestar
*Devolver
Le damos un clic en prestar.
En seguida nos aparece la siguiente pantalla para el préstamo de expedientes,
debemos llenar únicamente los campos que aparecen con:
*campo requerido
Cuando el expediente es devuelto debemos irnos a la liga de devolución y escribir
el número de expediente a devolver.
Algo muy importante cuando vayamos a
cerrar nuestro programa es muy
importante dar un clic en terminar sesión para evitar tener problemas con el
sistema.
Al cerrar nuestra sesión nos volverá aparecer esta pantalla ahora si podemos cerrar
nuestro programa bien.
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sitra