El Sistema de Archivos del Seguro
Social de Salud (ESSALUD)
Lic. Eric A. Peña Sánchez
Especialista de Archivos y Gestión Documental
de la Oficina de Administración de la Información
de la Secretaría General de ESSALUD
[email protected]
SISTEMA DE ARCHIVOS
INSTITUCIONAL
ESSALUD
D-2013
Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013 2013
RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 1437-GG-ESSALUD-2013
DIRECTIVA Nº 16-GG-ESSALUD-2013
CONCEPTOS PREVIOS
Archivo
Es el lugar en que se custodian y conservan los
documentos de archivo (expedientes, registros, etc.)
que están metódicamente organizados para su
servicio o acceso correspondiente.
CONCEPTOS PREVIOS
-
Administración de Archivos
Es un conjunto de principios, métodos y
procedimientos orientados a lograr una eficiente
organización y funcionamiento de los archivos,
interviniendo en la gestión de los documentos desde
su elaboración hasta su eliminación o conservación
CONCEPTOS PREVIOS
Sistema de Archivos Institucional
Es un modelo de integración de todos los archivos de
una entidad con la finalidad de lograr la organización
de sus documentos y su puesta en servicio.
La administración del sistema se encarga de coordinar
la gestión, planificación, normativa y recursos para su
funcionamiento.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Finalidad
Integrar y regular normativa y funcionalmente los
niveles de archivo del Seguro Social para garantizar
la preservación, servicio y acceso del Patrimonio
Documental del Seguro Social de Salud
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Órgano de Administración de Archivos
Es la unidad orgánica responsable de la administración de
los archivos
-
Sede Central: Es la Secretaria General la unidad orgánica
encargada de dirigir, controlar y supervisar la administración
del Sistema de Archivos Institucional (SAI). Es un rol que
ejecuta a través de la Oficina de Administración de la
Información
Órganos Desconcentrados: Será la unidad orgánica
responsable que velará el cumplimiento del SAI. Por
ejemplo, en la Red Asistencial Almenara es la Secretaria
Técnica
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Nivel Central
-Archivo Central
-Archivos Periféricos
-Archivos de Gestión
Nivel Desconcentrado
-Archivo Desconcentrado
-Archivos Periféricos
-Archivos de Gestión
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Órganos Consultivos.
Son los Comités de Evaluación de Documentos
encargados de formular el Programa de Control
de Documentos y encargados del proceso de
eliminación y transferencia de documentos con
el Archivo General de la Nación y Archivos
Regionales.
-
Nivel Central.
Nivel Desconcentrado.
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Procesos Técnicos Archivísticos
Organización de Documentos
- Clasificar
- Ordenar
- Signar
Descripción Documental
Selección Documental
- Transferencias
- Eliminación
Conservación de Documentos
Servicio Archivístico
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Del Uso de Tecnologías Avanzadas
- Se pueden hacer uso software o aplicativos,
enlaces web, digitalización y microformas.
De las faltas
- Incumplimiento de la presente norma, del
Reglamento de Aplicación de Sanciones
Administrativas.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE
ESSALUD
SECRETARIA
GENERAL
ESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE UN
ÓRGANO DESCONCENTRADO
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Busca lo siguiente:
Ser abiertos, generar mayor coordinación entre la Sede
Central y los Órganos Desconcentrados.
Ser flexibles, dados los constantes cambios de
ESSALUD en su estructura orgánica
Ser dinámicos, perfectibles y actualizables en el tiempo;
Ser perdurables, a partir de su regulación y protección
jurídica;
Ser homogéneos, centralizados normativamente y
descentralizados operativamente.
ADMINISTRACIÓNDE DOCUMENTOS VS ARCHIVAR
DOCUMENTOS
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