ADQUISICIONES Y
ABASTECIMIENTOS
CICLO 11 - 1
UNIDAD DOS
EL SISTEMA DE
INFORMACION PARA
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS
RELACION DE LA FUNCION DE
COMPRAS CON LA ORGANIZACION

OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de
materiales, abastecimientos y servicios
requeridos para la operación de la
organización.
2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas
en el inventario.
3. Mantenimiento de estándares y controlres de
calidad adecuados.
RELACION DE LA FUNCION DE
COMPRAS CON LA ORGANIZACION
4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.
5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos
comprados.
6. Compra de artículos y servicios requeridos al
precio final más barato posible.
7. Mejorar la posición competitiva de la
organización.
8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
productivas con otros departamentos dentro de la
organización.
9. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel
posible de costos de administración.
RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
%
FUNCION
98
Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento
89
Análisis de valores
87
Decisión de comprar
86
Selección de medio de transporte
81
Control de inventarios
ESPECIALIZACIÓN EN LA
FUNCION DE COMPRAS
1.
Compra y negociación.
2.
Seguimiento y expedición.
3.
Administración.
4.
Investigación de compras.
RELACIONES CON OTROS
DEPARTEMENTOS

Finanzas.

Operaciones.

Administración de materiales.

Ingeniería.

Administración general.

Dirección ejecutiva.
CONTROL DE CALIDAD
DE LAS COMPRAS
Se refiere a adquirir el artículo que
exactamente es requerido para satisfacer
las necesidades de uso

La CALIDAD describe las nociones de
función, adaptabilidad y conformidad con
las especificaciones, satisfacción con el
desempeño que presta, el precio y la
mejor compra.

CONTROL DE CALIDAD
DE LAS COMPRAS
CALIDAD es la capacidad de un
vendedor para
proveer artículos
y
servicios
de
acuerdo
con
las
especificaciones.

El área de
interpretación.

inspección
cubre
tal
CONTROL DE CALIDAD
DE LAS COMPRAS

ADAPTABILIDAD.

CONFIABILIDAD.

SERVICIO.
IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN
LA INFORMACION DE LA SOLICITUD
DE COMPRAS
1.
2.
3.
4.
Precisión para evitar confusiones.
Conocer calidad, cantidad, proveedor,
áreas solicitantes y tiempo.
Tener completa la información para la
toma de decisiones.
Aterrizar la información, de acuerdo a las
políticas de compras, seguimientos de la
misma y manejo por duplicado de la
requisición.
CONTROL DE CALIDAD Y
ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS
La diversificación del mercado y el
conocimiento de la oferta generada a
partir de los avances tecnológicos y de
comunicación, proporcionó a los
consumidores una amplia gama de
oportunidades en las diferentes áreas; en
consecuencia, el usuario ya no sólo toma
como referencia el precio y la calidad del
producto, sino, a su vez, demanda,
atención, servicio, entrega, facilidades de
pago, etc.
CONTROL DE CALIDAD Y
ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS
Es decir, los cambios en la concepción de
la calidad están determinados por el
mercado, los adelantos tecnológicos y la
competitividad.
Las normas ISO 9000 cuentan con un
modelo de gestión de calidad que se
define como “el grado en el que un
conjunto de características inherentes
cumple con los requisitos”
CONTROL DE CALIDAD Y
ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS
Para asegurar la calidad en el proceso de
compras, se deben estandarizar los
lineamientos generales del mismo, con la
implantación de un manual de
procedimientos.
CONTROL DE CALIDAD Y
ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS
El mínimo que un registro básico, ya sea
manual o por medio de un sistema de
cómputo, debe contener es:
1.
Registro de las órdenes de compra.
2. Expediente de órdenes de compra.
3. Archivo de artículos, que presente
todas las compras de cada artículo
importante.
4. Archivo con el historial de los
proveedores.
CONTROL DE CALIDAD Y
ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS
5.
Archivos de registro opcional:
a. Contratos con los proveedores importantes.
b. Registro de herramientas compradas.
c. Compras minoritarias y negocios pequeños.
d. Archivo histórico de las cotizaciones.
PROCESO ELECTRÓNICO
DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
Cuando se instala un sistema de cómputo
para utilizarlo en la realización de la
función de compras, los pasos esenciales
de una óptima compra siguen siendo los
mismos que en los métodos manuales.
PROCESO ELECTRÓNICO
DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
Las ventajas del uso de sistemas de cómputo
en la función de compras son:
1. Reducción en el esfuerzo manual de los
empleados a un mínimo.
2. La información a partir de los registros
está disponible en forma casi instantánea.
3. Se mejora el control de las operaciones.
4. Se mejora el desempeño de operaciones
por la disponibilidad de información y el
mejor control de las operaciones.
APLICACIONES INFORMATICAS
ACTUALES EN LA FUNCION
DE COMPRAS
FUNCION
% DE USO
Órdenes de compra
84
Control de proveedores
83
Recepción de compras
73
Órdenes de cambio
67
Liberación de órdenes
62
Control de requisiciones
48
Sistema de apoyo de decisiones
40
Procesamiento de órdenes
64
Preparación de informes
66
Resolución de problemas fuera de línea
45
SISTEMAS DE INFORMACION

Flujo de información externa:
• Condiciones generales del mercado.
• Fuentes de abastecimiento.
• Capacidad de los proveedores.
• Velocidad de producción de los proveedores.
• Condiciones de trabajo en las plantas e
industrias de los proveedores.
• Precios y descuentos. Impuestos
• Disponibilidad y costos de transportación.
• Nuevos productos e información sobre
productos.
SISTEMAS DE INFORMACION

Flujo de información interna:
• Gerencia general.
• Ingeniería.
• Desarrollo de productos.
• Mercadotecnia.
• Producción.
• Jurídico.
• Finanzas y contabilidad.
• Almacén.
SISTEMAS DE INFORMACION
Antes de instalar un Sistema de Información
para el área de compras, se deben considerar
los siguientes aspectos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Identificar los objetivos clave.
Enlistar los detalles para aplicaciones potenciales.
Analizar el potencial de beneficios y utilidades.
Considerar la instalación y el proyecto.
Establecer flexibilidad en el proyecto.
Reconocer las inflexibilidades del sistema.
Seleccionar al personal capacitado o entrenarlo.
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ADMINISTRACION ESTRATEGICA