ADQUISICIONES Y
ABASTECIMIENTOS
CICLO 11 - 1
POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS
 CONCEPTO: Son los lineamientos
preestablecidos por la Dirección, que
rigen la conducta y enfoques necesarios
para adquirir materiales para la
empresa. Es sugerido que se manejen
por escrito.
POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS
 CLASIFICACION:

POLITICAS INTERNAS.

POLITICAS EXTERNAS.
El PROCESO DE COMPRAS
 ELEMENTOS:

Comprador.

Vendedor.

Objetivo o fin.

Acuerdo.
El PROCESO DE COMPRAS
 REQUISICION:

Es la solicitud de compra.

Da origen al proceso de compra.

Formas:

Formato estándar

Memorundum
El PROCESO DE COMPRAS
 REQUISICION:

Elementos:

Principales:

Descripción analítica de la compra.

Fecha de requisición.

Confirmación de la compra, con autorización.
El PROCESO DE COMPRAS
 REQUISICION:

Elementos:

Accesorios:






Número de folio.
Volumen solicitado.
Fecha de requisición.
Datos del proveedor.
Tipo de transporte.
Cotización.
El PROCESO DE COMPRAS
 REQUISICION:

Fines:





Conocimiento de una necesidad.
Investigación y selección del proveedor.
Abastecimiento de un producto.
Control.
Tipos:


Específica
Continua.
El PROCESO DE COMPRAS
 REQUISICION:

Fines:





Conocimiento de una necesidad.
Investigación y selección del proveedor.
Abastecimiento de un producto.
Control.
Tipos:


Específica
Continua.
El PROCESO DE COMPRAS
 COTIZACIÓN:
Es el documento que muestra la descripción
analítica, exacta, y especificaciones de las
características que tienen los productos
solicitados.

Contenido:





Número de artículos.
Lugar y tiempo de entrega.
Transporte.
Precio, cantidad y plazo de entrega.
Condiciones de pago.
El PROCESO DE COMPRAS
 COTIZACIÓN:

Análisis de la cotización:

Proveedores que ofrecen de manera óiptima el
producto.

Ubicación de los proveedores.

Comunicación con proveedores.
El PROCESO DE COMPRAS
 PEDIDO:
Es el documento legal que sierve para
solicitar al proveedor el envio formal
de los artículos especificados.
El PROCESO DE COMPRAS
 PEDIDO:

Fines:

Comprobante de responsabilidad por parte del
proveedor, de abastecer a la empresa.
Información para el área contable.
Preparativos de recepción.
Información al departamento de Control de
Calidad.
Aviso para el departamento que giró la requisición.

Seguimiento de la transacción por parte del




Departamento de Compras.
El PROCESO DE COMPRAS
 PEDIDO:

Aspectos legales:

Se debe realizar por escrito, y debe contar con
los requisitos completos para realizar la compra.

Administrativos:

Se debe girar con copias para: el proveedor, el
depto. de Compras, Contabilidad y Calidad.

Se debe justificar la selección del proveedor.
El PROCESO DE COMPRAS
 CONVENIO:
Es el contrato legal, referente a la compraventa de un producto, así como las condicones
de adquisición y pago.
Se debe establecer por escrito, en forma clara.
El PROCESO DE COMPRAS
 CONVENIO:
Es válido cuando:

Es aceptado y autorizado por un funcionarios
competente.

Estipula las responsabilidades tanto del
proveedor, como del comprador.

SE realiza conforme a la ley.
El PROCESO DE COMPRAS
 SEGUIMIENTO
1. Control de las órdenes.
2. Confirmar la compra cuando la fecha de
cumplimiento se aproxime.
3. Si el proveedor no puede enviar la mercancia,
decidir si se le espera o si se elgie a otro
proveedor.
4. Almacén reportará a Compras cuando reciba la
mercancia, así como el departamento que giró
la requisición.
5. Compras dará seguimiento al paroceso , de ser
necesario.
El PROCESO DE COMPRAS
 TERMINACIÓN DE LA COMPRA
1. Se recibieron efectivamente los productos
solicitados.
2. Los productos adquiridos ya están en uso.
3. Se cumplió con las obligaciones pactadas entre
el comprador y el vendedor.
UNIDAD DOS
EL SISTEMA DE
INFORMACION PARA
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS
RELACION DE LA FUNCION DE
COMPRAS CON LA ORGANIZACION
 OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de
materiales, abastecimientos y servicios
requeridos para la operación de la organización.
2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en
el inventario.
3. Mantenimiento de estándares y controlres de
calidad adecuados.
RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS
CON LA ORGANIZACION
4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.
5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos
comprados.
6. Compra de artículos y servicios requeridos al precio
final más barato posible.
7. Mejorar la posición competitiva de la organización.
8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
productivas con otros departamentos dentro de la
organización.
9. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel
posible de costos de administración.
RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
%
FUNCION
98
Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento
89
Análisis de valores
87
Decisión de comprar
86
Selección de medio de transporte
81
Control de inventarios
ESPECIALIZACIÓN EN LA
FUNCION DE COMPRAS
1. Compra y negociación.
2. Seguimiento y expedición.
3. Administración.
4. Investigación de compras.
RELACIONES CON OTROS
DEPARTEMENTOS
 Finanzas.
 Operaciones.
 Administración de manteriales.
 Ingeniería.
 Administración general.
 Dirección ejecutiva.
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ADMINISTRACION ESTRATEGICA