Administración de Personal
Administración de Personal
Cátedra: Profesor Ricardo Prieto
El Departamento de Adm. de Personal es un área de servicio/staff dentro
de la empresa. Tiene la función mas “Hard” dentro de Recursos Humanos
Sus responsabilidades son:
1.Mantener actualizados los legajos del personal.
2.Mantener actualizada la base de datos del personal (Sistema Informático).
3.Es responsable de la Liquidación de sueldos.
4.Administrar los beneficios legales, convencionales y propios de la empresa.
5.Cumplir con la registración obligatoria de los empleados y de la empresa.
6.Realizar informes de Gestión de Recursos Humanos.
7.Atender las inspecciones de organismos de control y pericias judiciales.
8.Archivar la documentación.
9.Control de Ausentismo.
10.Régimen Disciplinario.
11.Atender los requerimientos y Reclamos individuales de los trabajadores.
12.Es responsable de las gestiones vinculadas a la ART y Obras Sociales.
1. Mantener Actualizados los legajos y otros registros de
personal
El legajo es una carpeta individual en la que constan todos los
documentos del trabajador desde su ingreso hasta el egreso de la
compañía.
La documentación del legajo es posible clasificarla en 3 partes :
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A)Documentación de Ingreso
Examen Médico Preocupacional (Resolución 37/2010 SRT)
Examen Psicotécnico
Ficha de Ingreso
Foto
Curriculum Vitae
Informe de antecedentes penales y bancarios
Referencias Laborales
Declaración jurada de Domicilio
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Formularios de Anses (PS 2.4 y PS 2.5) Cargas de Familia
Formulariode Anses (PS 2.61) Notificación Régimen de Asignaciones
Familiares (SUAF)
Declaración Jurada de Impuesto a las Ganancias (F.572)
Declaración Jurada de no percepción de Fondo Nacional de Empleo
Seguro de Vida Obligatorio
Contrato de Trabajo (Periodo de Prueba, Plazo Fijo, Eventual, Locación,
etc.)
Alta de AFIP- Mi Simplificación (Manual con el Form. 885 Afip)
Recepción de ropa de trabajo
Recepción de Reglamento Interno (Manual de Políticas interno)
Certificados de Estudios Cursados
Fotocopia del Documento de Identidad
Constancia de CUIL del empleado
Constancia de CUIL de su grupo familiar
Partidas de Matrimonio, Nacimientos, concubinato
Código de Ética (Confidencialidad, Incentivos Comerciales, Tareas
profesionales, declaración de familiares directos trabajando en la
empresa)
B) Documentación Durante la Relación Laboral
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Cambios de datos en “Mi simplificación”
Medidas disciplinarias
Notificaciones de vacaciones
Trasferencias de sector
Cambios de Horarios
Promociones
Cambios de Sueldo
Notas de reconocimiento
Evaluación de Desempeño
Exámenes Médicos Periódicos (Obligatorios depende la act. De la empresa)
Certificados Médicos
Telegramas
Certificados de Alumno regular de hijos
ABM de Obra Social
Solicitud de Licencias
Afiliación o desafiliación sindical
C) Documentación al Finalizar la Relación Laboral
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Telegrama- Acuerdo-Nota desvinculación
Liquidación Final
Baja en AFIP “Mi Simplificación”
Entrega de Certificación de Servicios PS.6.2
Entrega de Certificado de Trabajo
Entrega Certificado ART 80
Entrega Formulario 649 AFIP
Es importante mantener actualizada la documentación ya que será
solicitada ante las siguientes situaciones posibles:
• Inspecciones de Organismos de Control (ART, Ministerio de Trabajo,
Policía de Trabajo, ANSES, Sindicatos, Obra Social Sindical)
• Auditorias Internas
• Juicios Laborales
2. Mantener Actualizada la base de datos del personal
La mayoría de las empresas cuentan en Recursos Humanos con una base de
datos en Sistemas de Gestión que sirve entre otros para las siguientes
funciones:
• Liquidación de sueldos
• Emitir reportes legales e internos
• Otras funciones de recursos humanos (Capacitación, desarrollo,
compensaciones, selección)
Los más conocidos a nivel internacional son: SAP, Tango,Salary, entre otros
El departamento de Administración de Personal es quien habitualmente
actualiza la mayoría de los datos personales y toda información vinculada
a los haberes de los trabajadores.
3. Efectuar la Liquidación de Sueldos
Puede realizarse por:
• Una empresa especializada a la cual el departamento de administración de
personal debe informar novedades
• La misma empresa, o sea directamente llevado a cabo por el departamento de
administración de personal, en donde se cargan novedades, se liquidan sueldos,
cargas sociales y se emiten documentos legales
Algunas de las Novedades que deben registrarse para la liquidación de sueldos son:
• Ingresos
• Egresos
• Modificaciones Salariales
• Modificaciones de Puestos
• Horas Extras
• Licencia por Maternidad
• Ausentismos, Enfermedades, Accidentes de trabajo, Licencias por examen,
Licencias especiales, Periodo Vacacional, etc.
Recursos Humanos es el responsable de responder las eventuales inquietudes o
reclamos por parte del personal, sindicatos u organismos de control.
Para realizar un reclamo de sueldos el plazo establecido por Ley es de 2
años
4. Administración de los Beneficios, Legales, Convencionales o
propios de la empresa
La administración de personal deberá administrar los Beneficios con el fin de que
todos los trabajadores que tienen derechos a estos puedan gozarlos sin
inconvenientes
Algunos de ellos pueden ser:
• Otorgamiento de credenciales de identificación
• Accesos a Club o Gimnasio
• Guarderías
• Otorgamiento de indumentaria y útiles escolares
• Administración de planes de salud
• Seguros de vida optativos
• Administración de vales de comedor o ticket de almuerzo
• Administración vales alimentarios
• Administración de vacaciones
• Otorgamiento de automóviles al personal de dirección
• Pago de Bonus
• Cuentas Bancarias
• Administración de planes de seguro de retiro
• Administración de GIFT CARD (Descuentos comerciales)
5. Cumplir con los registros obligatorios según las normas vigentes
Parte de la documentación legal obligatoria es la dispuesta en los legajos de cada
persona pero también esta la documentación que la empresa debe registrar con la
periodicidad dispuesta. Esta documentación sirve para dar cumplimiento a las
normas vigentes y evitar sanciones o multas.
A-Documentación Legal :
Asignaciones Familiares (ANSES)
Registro de Alta (AFIP)
Ganancias (AFIP)
Constancia de CUIL (ANSES)
Exámenes Médicos (Preocupacionales, Periódicos en caso que corresponda, etc)
Obra Social
Seguro de Vida Obligatorio
Contrato de Trabajo
Notificación de Vacaciones
Telegramas
Certificados de Trabajo
B- Documentación interna
Manual de políticas internas
Nota de aceptación de ingreso
C-Documentación Mensual
Libro de Sueldo
Recibos de Sueldo
Pagos de Cargas Sociales
Cargas sindicales
Listado para obras sociales y Sindicatos
ART
Información para organismos estatales
D-Documentación Periódica
Bienes Personales
Certificados de trabajo
Planilla horaria
Entrega de ropa
Certificados médicos
6. Informes de Gestión de Recursos Humanos
Esta oficina administrara aquellos informes relacionados a la información con la
que cuenta
Ejemplo:
Cantidad de empleados por rango de edad
Cantidad de empleados por rango de antigüedad en la empresa
Cantidad de empleados por sexo
Información mensual de costo personal (Sueldo, Cargas sociales, etc.)
Índice de ausentismo - Ausencias, Enfermedades, Licencias
Índice de rotación
Índice de Horas Extras
Índice de Vacaciones
Nivel salarial que abona la empresa
7. Atención de inspecciones y Pericias Judiciales
Las inspecciones habituales son del Ministerio de Trabajo, ANSES, AFIP, Obras
Sociales, Sindicatos, ART y Pericias Judiciales.
La documentación solicitada habitualmente por el organismo inspector es:
•Recibos de sueldo
•Libros de Sueldo
•Planilla Horaria
•Copia de comprobantes de pago de Aportes y Contribuciones
•Listado de afiliados por obra social y sindicato
•Tarjetas reloj o registro de ingreso y egreso
•Legajo personal
•Detalle de tareas realizadas
8. Archivo de Documentación
Es una tarea primordial del Departamento de Administración mantener
actualizado y ordenado el archivo de toda la documentación laboral,
previsional e impositiva relacionada con los trabajadores y con la empresa.
El archivo incorrecto o la pérdida de documentación a veces pueden
ocasionarle graves perjuicios económicos a la empresa.
Plazos de Prescripción del archivo de personal:
•Sindical: 5 años
•Laboral y Previsional: 10 años
9. Control de Ausentismo
El departamento de Administración será el encargado de identificar las
ausencias y llegadas tardes del personal y su posterior registro, para luego
adoptar las medidas que sean necesarias
Tiene como objetivos principales:
•La confección de partes diarios de ausencias y llegadas tardes
•Mantener informados a los distintos sectores de las organizaciones sobre
novedades surgidas en la materia (Lo no habitual o imprevisto)
•Servir de soporte a la liquidación de sueldos y jornales
•Realizar informes estadísticos de ausentismo, para ser comparado con otros
periodos
10. Régimen Disciplinario
El objetivo de las sanciones disciplinarias es la modificación o cambios de
conductapor parte de los trabajadores.
Resulta importante estructurar una valorización de las inconductas o
incumplimientos.
El departamento de personal deberá implementar una política en este aspecto
para contribuir al mantenimiento de un aceptable nivel de disciplina y
compromiso de los empleados de la organización.
Las sanciones deberán ser: Razonables, Proporcionales, Contemporáneas,
Non Bis in Idem y Permitidas por la ley
11. Atender los requerimientos y reclamos individuales de los
trabajadores
El departamento de personal deberá mediar en la solución de los reclamos,
brindar atención y asesoramiento al cliente interno en cuanto a temas
relacionados a la Liquidación de sueldos, Licencias, Enfermedades, Art, etc.
12. Es responsable de las gestiones vinculadas a la ART y Obras
Sociales
ART
•Entrega obligatoria de Credenciales identificatorias
•Exámenes Periódicos,
•Declaración de riesgos semestral y/o anual relacionados a la actividad
de la empresa
•Denuncias de enfermedades profesionales o accidentes de trabajo
que tengan lugar en los establecimientos de la empresa o in itinere.
OBRA SOCIAL
•AMB
•Incorporación del grupo familiar
•Asesoramiento sobre trámite Unificación de Aportes
•Realización del trámite de Jerarquización (pase de obra social sindical
a una de dirección)
•Realización del tramite de desjerarquización
Proceso de Altas
AFIP – Mi Simplificación
Proceso de Modificación
AFIP – Mi Simplificación
Editar Registro
Registrar Baja
Anular Registro
Proceso de Baja
AFIP – Mi Simplificación
¿Dudas,
preguntas?
¡Muchas Gracias!
Administración de Personal I
Cátedra: Profesor Ricardo Prieto