Curso Preparación para el
Examen de Grado
Gestión del Alcance
Procesos de Gestión del Alcance
• El proceso de gestión del alcance es el proceso
de definir el trabajo requerido y luego
asegurarse de que todo ese trabajo y sólo ese
trabajo sea realizado.
Alcance del Producto
• El alcance del producto es el conjunto de
características y funciones que caracterizan a
un producto, servicio o resultado.
– Ejemplo: Por ejemplo, queremos producir una
computadora portátil que pese menos de 550
gramos, con 900 teras de disco, 30 teras de
memoria y batería con autonomía para 12 meses.
Alcance del Proyecto
• El alcance del proyecto es el trabajo que se necesita
realizar para entregar un producto, servicio o
resultado, con las características y funciones
especificadas.
– Por ejemplo, definir todo el trabajo y los procesos para
tener esa computadora en tiempo, alcance y costo.
(Lledó, 2013)
Procesos de gestión del alcance
• Planificar la gestión del alcance: cómo se llevarán a cabo el
resto de los procesos (requisitos, definición, EDT, validación y
control).
• Recopilar requisitos: documentar las necesidades de los
interesados.
• Definir el alcance: desarrollar el enunciado del alcance
detallado (qué).
• Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT:
descomponer el proyecto en partes más pequeñas.
• Validar el alcance: conseguir la aceptación formal.
• Controlar del alcance: gestionar los cambios en el alcance.
Plan de Gestión del Alcance
• El plan de gestión del alcance describe cómo
el alcance del proyecto será planificado,
ejecutado y controlado.
• La planificación del alcance requiere varias
iteraciones.
Planificar la gestión del alcance
• Entradas: acta del proyecto
• Herramientas: juicio de expertos y reuniones
• Salidas:
– Plan de gestión del alcance del proyecto.
• Procedimientos que definen como:
– Preparar el enunciado del alcance
– Crear y aprobar el EDT
– Procesamiento de cambios, etc.
Planificar la gestión del alcance
• Salidas: Plan de Gestión de Requisitos
– El plan de gestión de requisitos describe cómo los
requisitos deben ser identificados, analizados,
priorizados, gestionados y cómo los cambios a los
mismos deben ser rastreados.
Recopilar requisitos
• Para cumplir con los objetivos del proyecto es
necesario definir y documentar las necesidades y
expectativas de los interesados.
• ¿Qué necesito para iniciar?
– Plan de gestión del alcance
• ¿Qué herramientas puedo utilizar?
– Entrevistas, cuestionarios, encuestas, observación,
revisar documentación.
– Talleres, tormentas de ideas, mapas conceptuales,
DELPHI, prototipos, benchmarking.
Recopilar requisitos
• Salidas: Documentación de Requisitos
• La documentación de requisitos se refiere a la
documentación que registra los requisitos del
productos durante el proceso de Recopilar
Requisitos.
– Justificaciones, objetivos, funcionalidad, calidad,
seguridad, criterios de aceptación, supuestos, etc.
(Lledó, 2013)
Recopilar requisitos
• Salidas: Matriz
Requisitos
de
Rastreabilidad
de
– La matriz de rastreabilidad de requisitos ayuda a
realizar un seguimiento de los requisitos a lo largo
de la vida del proyecto para asegurar que se
cumplan.
– Vincula cada requisito con un objetivo.
(Lledó, 2013)
Definir el alcance
• Define un nivel mas de detalle al desarrollo
del alcance del proyecto.
• Entradas:
– Acta del proyecto
– Documentación de requisitos
Definir el alcance
• Herramientas:
– Análisis del producto
• convertir requisitos y expectativas en requisitos
tangibles.
– Generación de alternativas
– Talleres
Definir el alcance
• Salidas: Enunciado del Alcance del Proyecto
• El enunciado del alcance del proyecto describe en
detalle, los resultados del proyecto y el trabajo
necesario para crear los entregables. También
proporciona un entendimiento común del alcance
del proyecto entre los interesados ​en el proyecto.
Restricción
• Una restricción es un factor que limita las
opciones del equipo, tales como límites de
recursos, presupuesto, cronograma y alcance.
Asunción (Supuesto)
• Una asunción (supuesto) supuesto es una cosa
que se supone que es cierta, pero que podría
no serlo.
(Lledó, 2013)
Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
• Crear la EDT consiste en dividir la proyecto en
componentes menores, para facilitar su
entendimiento y planificación.
• Entradas:
– Enunciado del alcance.
– Documentación de requisitos.
Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
• Herramientas:
– Descomposición
• La descomposición es la subdivisión de los
entregables del proyecto en componentes más
pequeños y manejables hasta que el trabajo y
los entregables se definan a nivel de paquete
de trabajo.
Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
• Salidas: Línea Base del Alcance
– El enunciado del alcance del proyecto,
– La EDT,
– Y el diccionario de la EDT.
Estructura de Desglose de Trabajo
(EDT)
• La estructura de desglose del trabajo (WBS) es una
descomposición jerárquica orientada a entregables
del trabajo a ser ejecutado por el equipo del
proyecto para lograr los objetivos del proyecto y
crear los entregables requeridos.
(Lledó, 2013)
Paquete de Trabajo
• Los paquetes de trabajo son las piezas de trabajos
más pequeños y manejables con las que se
descompone un proyecto en la EDT, por lo que las
duraciones y los costos de las actividades puede
estimarse posteriormente de forma fiable y
coordinada.
Cuenta de Control
• Una cuenta de control es un punto de control
de gestión donde se integran alcance, el
presupuesto, el costo real y el cronograma y
se compara con la medición del desempeño
del valor ganado.
Diccionario de la EDT
• El diccionario de la EDT es un documento que
respalda la EDT y proporciona descripciones más
detalladas de los componentes de la EDT, incluidos
los paquetes de trabajo y las cuentas de control.
(Lledó, 2013)
Validar el alcance
• Puede ser realizado al finalizar cada entregable
importante del proyecto.
• Pero deber hacerse siempre antes del cierre de la
fase o proyecto.
• Entregable Validado:
– Es un entregable del proyecto que se ha determinado
como correcto a partir de la aplicación de los procesos de
control de calidad, lo cual es usado como entrada para el
proceso de Verificar el Alcance para la aceptación formal.
Validar el alcance
• Entradas:
– Documentación de requisitos,
– Matriz de rastreabilidad.
– Entregables validados
– Datos de desempeño
• Grado de cumplimiento del entregable en relación a la
métricas de calidad, cantidad y severidad de no
conformidades, etc.
Validar el alcance
• Herramientas:
– Inspección o auditorías
• Chequear que
especificaciones.
los
entregables
cumplan
– Técnicas grupales de toma de decisiones
• Evaluación de alternativas
las
Validar el alcance
• Salidas:
– Entregables aceptados: por el cliente
– Información de desempeño del trabajo
– Solicitudes de cambio
• Objetivo Final: Validar la completitud de cada
entregable. Es un proceso pro-activo
Controlar el alcance
• Controlar el alcance se encarga de revisar que
se completen los entregables definidos y
acordados para el proyecto y solo estos.
• Entradas:
• Planes: alcance, cambios, configuración
• Requisitos y matriz de rastreabilidad
• Datos de desempeño del trabajo: informes de avance
Controlar el alcance
• Herramientas:
– Análisis de variación
• Análisis de las desviaciones ocurridas en el alcance del
proyectos según la línea base, en caso de ser
significativos se aplicarían acciones correctivas
• Salidas:
– Informacion de desempeño
– Solicitudes de cambio
– Actualizaciones a líneas base
(Lledó, 2013)
¿Preguntas?
Ejemplo
¿Cuál de los siguientes incluye los procesos requeridos
para asegurar que el proyecto contiene todo el trabajo
y sólo el trabajo requerido para completar el proyecto
con éxito?
A. Gestión de costos.
B. Gestión del alcance.
C. Gestión del tiempo.
D. Gestión de la satisfacción del cliente.
Ejemplo
La preparación de la línea base del alcance se
describe mejor cuando se hace participar a:
A. Los gerentes funcionales.
B. El equipo del proyecto.
C. A los interesados.
D. El expedidor del proyecto.
Ejemplo
Todos los siguientes son salidas del proceso
Crear EDT, EXCEPTO:
A. Línea base del alcance.
B. Solicitudes de cambio.
C. Diccionario de la EDT.
D. Actualizaciones de la documentación de
requisitos.
Ejemplo
¿Cuál de los siguientes es una salida del proceso
Recopilar Requisitos:
A. Matriz de rastreabilidad de requisitos.
B. Enunciado del alcance del proyecto.
C. Estructura de desglose de trabajo.
D. Solicitudes de cambios al alcance.
Ejemplo
¿Cuáles de los siguientes deberían estar incluidos en un Plan de
Gestión de Requisitos?
A. La rastreabilidad de los requisitos del alcance del proyecto y
los entregables de la EDT.
B. La descripción de cómo los requisitos de las actividades se
planificarán, rastrearán e informarán.
C. La rastreabilidad de los requisitos de alto nivel hasta los
requisitos más detallados.
D. La rastreabilidad de los requisitos de las necesidades de
negocio, oportunidades, metas y objetivos.
Ejemplo
Todos los siguientes son necesarios para crear la
EDT, EXCEPTO:
A. Activos de los procesos de organización.
B. Las mediciones de la calidad.
C. Documentación de requisitos.
D. Enunciado del alcance del proyecto.
Ejemplo
El programa fue planificado hace años, antes de que
hubiera una introducción masiva de nuevas
tecnologías. Mientras se planifica el próximo proyecto
en este programa, el director del proyecto ha ampliado
el plan de gestión del alcance ya que conforme un
proyecto se vuelve más complejo, el nivel de
incertidumbre en el alcance:
A. Es el mismo.
B. Disminuye.
C. Disminuye luego aumenta.
D. Aumenta.
Ejemplo
Usted ha firmado el acta de constitución del proyecto y está en el
proceso de crear un enunciado del alcance del proyecto. Usted ha
solicitado al equipo entradas para asegurarse de que el enunciado del
alcance del proyecto esté completo. Sin embargo, el equipo está
luchando con la definición del alcance. ¿Cuál de los siguientes describe
mejor el problema?
A. Una EDT no fue completada antes de que se iniciara con el
enunciado del alcance del proyecto.
B. El equipo está trabajando en el enunciado del alcance del proyecto
sin el beneficio de los activos de procesos de la organización.
C. El equipo se encuentra en el proceso de Definir el Alcance y
necesita el enunciado del alcance del proyecto como una entrada.
D. Los objetivos del proyecto no fueron identificados antes que se
iniciara con el enunciado del alcance del proyecto.
Ejemplo
Durante la realización de un trabajo, un miembro del
equipo del proyecto le dice que detectó que falta un
paquete de trabajo en la EDT. ¿Qué es lo mejor por
hacer?
A. Realizar una solicitud de cambio para incluirlo en la
EDT.
B. Incluirlo en la EDT.
C. Incluirlo solamente en el diagrama de la red.
D. Incluirlo en el estimado, pero no la lista de
actividades.
Ejemplo
¿Cuál de los siguientes es una salida del proceso
Definir las Actividades?
A. Una EDT.
B. Una lista de actividades.
C. Un diagrama de red.
D. Un cronograma del proyecto.
Ejemplo
Para dirigir un proyecto de manera efectiva, el trabajo
debe ser descompuesto en piezas pequeñas. ¿Cuál de
los siguientes no describe qué tan lejos se debe
descomponer el trabajo?
A. Hasta que tenga una conclusión significativa.
B. Hasta que no pueda ser lógicamente subdividido
más allá.
C. Hasta que pueda ser realizado por una persona.
D. Hasta que pueda estimarse de manera realista.
Ejemplo
Un director de proyecto está preocupado por la cantidad de gold
plating (Realizar un entregable de especificaciones NO
acordadas con el cliente, superando las expectativas iniciales)
que se ha producido en los proyectos anteriores. Todos los
siguientes NO se usarían para controlar el enchapado en oro,
EXCEPTO:
A. Un plan de gestión del personal.
B. Un acta de constitución del proyecto.
C. Un diccionario de la EDT.
D. Un plan de gestión de riesgos.
Ejemplo
El gerente del producto le notifica al director del proyecto que ha
decidido que el producto debería ser capaz de utilizarse por un
mercado adicional. La mejor cosa por hacer sería que el director
del proyecto:
A. Notifique inmediatamente al patrocinador del proyecto de
que hay un cambio del alcance del proyecto.
B. Notifique al Comité de Control de Cambios del proyecto que
el alcance del proyecto tendrá que cambiar.
C. Informe al gerente de producto que los impactos potenciales
para el proyecto serán revisados.
D. No haga nada, esto es un ejemplo de la elaboración
progresiva.
Ejemplo
Un cliente le ha pedido incrementar el alcance del
proyecto. El proyecto está bajo presupuesto y un poco
por delante de lo previsto. ¿Qué debería usted hacer?
A. Aprobar el cambio.
B. Determinar los efectos del cambio en el proyecto.
C. Solicitar aprobación al patrocinador para realizar el
cambio.
D. Obtener la aprobación del Comité de la
Configuración de Cambios.
Ejemplo
La alta Gerencia ha impuesto una fecha de entrega del
proyecto antes de la aceptación del enunciado del
alcance del proyecto. ¿Para quién es MÁS responsable
el director del proyecto?
A. El patrocinador del proyecto.
B. El equipo del proyecto.
C. El cliente.
D. Alta Gerencia.
Ejemplo
El proyecto depende de un entregable clave de
un proveedor que usted ha usado varias veces
antes con gran éxito. Usted está contando con
que la entrega llegará el 1° de junio. Este es un
ejemplo de un / una:
A. Restricción.
B. Objetivo.
C. Asunción.
D. Requerimiento
Ejemplo
Usted es un director de proyecto que trabaja para iTrim Central. Su
organización ha desarrollado una técnica nueva de dieta que
seguramente será una moda. Uno de los entregables de su estudio
de factibilidad fue un análisis del desempeño financiero potencial
de este nuevo producto y sus ejecutivos están muy satisfechos con
los números. Usted estará trabajando con varios vendedores para
la producción de productos, campañas de mercadeo y software
que hará un seguimiento de los progresos de los clientes con las
nuevas técnicas. Con el fin de realizar mediciones de valor ganado
para los costos del proyecto, usted va a situar ¿cuál de las
siguientes en la EDT?
A. Diagrama de cuentas.
B. Código de cuentas.
C. Cuenta de control.
D. Cuenta de reserva.
Ejemplo
¿Cuál de los siguientes describe mejor el análisis del
producto:
A. Trabajar con el cliente para determinar la
descripción del producto.
B. Analizar matemáticamente la calidad deseada para
el proyecto.
C. Obtener un mejor entendimiento del producto del
proyecto con el fin de crear el enunciado del alcance
del proyecto.
D. Determinar si el estándar de calidad en el proyecto
puede ser cumplido.
Ejemplo
Verificar el alcance está íntimamente
relacionado con:
A. Realizar Control de la Calidad.
B. Secuenciar las Actividades.
C. Realizar el Aseguramiento de la Calidad.
D. Gestión del Tiempo.
Ejemplo
¿Cuál de las siguientes enunciados es verdadero con respecto a
la lluvia de ideas y la entrevista?
A. Ambas son formas de juicio de expertos usados para ayudar
a definir y desarrollar el enunciado del alcance del proyecto.
B. Ambas son herramientas y técnicas utilizadas para elaborar
la descripción del alcance del producto.
C. Ambas son técnicas para la toma de decisiones grupales, las
cuales son herramientas y técnicas del proceso Recopilar
Requisitos.
D. Ambas son requisitos de las técnicas de recopilación que se
pueden utilizar en el proceso Recopilar Requisitos.
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Definir el alcance