PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS
DE REPRESENTACION
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AGOSTO 2008
PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS DE
REPRESENTACION
1.
2.
3.
4.
5.
CONCEPTO
SUJETO RESPONSABLE DEL GASTO
TIPOS DE GASTOS / NORMATIVA - JURISPRUDENCIA
RENDICION DE GASTOS
CONTROL DE LOS GASTOS
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
1.- CONCEPTO y AMBITO DE
APLICACION DE GASTOS DE
REPRESENTACION
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
3
GASTOS DE REPRESENTACIÓN
1.- Sin obligación de rendir cuenta
Origen : DL 773 de 1974, art. 3°
2.- Sujeto a la obligación de rendir cuenta
Origen : Presupuesto anual para cada
Servicio
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
4
GASTOS DE REPRESENTACIÓN, PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Ley de Presupuesto : Clasificador Presupuestario M. Hacienda
Subtítulo 22, item 12, asignación 003
Requisitos
1.- Que guarden relación con las funciones del organismo
respectivo
2.- Que asistan autoridades superiores del Gobierno o del
Ministerio correspondiente
- manifestaciones
- inauguraciones
- ágapes
- fiestas de aniversarios
- presentes recordatorios
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
- atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres
y otros análogos, en representación del Servicio
- gastos por causas netamente institucionales y
excepcionales
- gastos que demande la realización de reuniones con
representantes o integrantes de entidades u
organizaciones públicas o privadas.
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
2.- SUJETO RESPONSABLE DE LOS
GASTOS
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
7
2.- SUJETO RESPONSABLE DE LOS GASTOS
LEY 18575, artículo 28°, Orgánica Constitucional de las
Bases
Generales de la Administración del Estado.
- Los servicios públicos estarán a cargo de un jefe superior
denominado Director, quien será el funcionario de más alta
jerarquía dentro del respectivo organismo.
- A los jefes del servicio les corresponderá dirigir, organizar y
administrar el correspondiente servicio; controlarlo y velar por
el cumplimiento de sus objetivos; responder de su gestión y
desempeñar las demás funciones que la ley les asigne.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
3.- TIPOS DE GASTOS / NORMATIVA –
JURISPRUDENCIA
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
9
1) Servicio de Café Almuerzos ,
Comidas.
Dictamen 037857 / 29 de
septiembre de 2000
Se consideran como gastos de
representación si se realizan con
motivo de celebraciones
relacionadas con las funciones del
organismo respectivo y a los cuales
asistan autoridades superiores del
gobierno o ministerio
correspondiente.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
2) Propinas
Dictámenes: N°s 26.345 y 32.296,
de 1994.
El pago de propinas, constituye una
erogación voluntaria de la persona que
la otorga, distinta del estado, no puede
ser considerada como gastos de
representación ya que no se ajusta a la
norma.
11
3) Gastos celebración de
Navidad y fiestas patrias
(traslados del personal, regalos,
almuerzos, cóctel, etc.)
Dictamen 016561 / 14 de junio de 1984
08129 / 27 de marzo de 1984
011315 / 16 de mayo de 1985
Los gastos asociados a fiestas de navidad
y fiestas patrias no deben considerarse
como gastos de representación ya que
tales celebraciones no corresponden a
funciones netamente institucionales.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
12
4) Gastos relacionados con el Día del
niño, Día de la Secretaria, Día
Internacional de la Mujer (regalos,
alimentación, arriendos, etc.)
Dictamen 011315 / 16 de
mayo de 1985
Los gastos inherentes a estas
celebraciones no constituyen
gastos de representación ya
que son reuniones que no
corresponden a causas
netamente institucionales, aún
cuando concurran autoridades.
13
5) Atención autoridades Sector
privado (gastos de pasajes,
alimentación)
Clasificador Presupuestario:
En general, este tipo de gastos
deben asociarse al Subtítulo
correspondiente del Clasificador
presupuestario, no obstante, podrán
considerarse como gastos de
representación, si se realizan en
representación del organismo.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
14
6) Obsequios o presentes
institucionales por
reconocimiento funcionario
Dictámenes 016561 / 08129 de
1984
Los obsequios a funcionarios no
deben considerarse como gastos de
representación toda vez que no
constituyen una función propia del
servicio
15
7) Tarjetas de regalo de
supermercado de fin de
año o canasta familiar
Dictamen 016561 / 14 de junio de 1984
08129 / 27 de marzo de 1984
Los gastos por concepto de regalos a
funcionarios constituyen una erogación no
atribuible a las funciones propias de la
institución, por lo tanto no corresponde
clasificarla como gasto de representación.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
16
8) Presentes a autoridades
Clasificador Presupuestario:
código 22.12.003
Los presentes a autoridades pueden
ser catalogados como gastos de
representación, siempre que se
realicen en representación del
organismo.
No obstante, se requiere identificar las
personas beneficiadas a objeto de
acreditar el gasto.
17
9) Gastos de impresión de Clasificador Presupuestario
folletos, dípticos, trípticos, En general, este tipo de gastos deben
clasificarse en el Subtítulo 22, item 07
pendones.
“Publicidad y difusión”, del Clasificador
presupuestario, no obstante, si éstos están
asociados a un aniversario o manifestación
de exteriorización del servicio y se cumpla
con los requisitos que contempla el
clasificador presupuestario para gastos de
representación, pueden ser considerados
como tales.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
18
10) Gastos relativos a
reuniones del jefe del
servicio con
subalternos
Clasificador Presupuestario:
código 22.12.003
Estos desembolsos no corresponden a gastos
de representación por no cumplir con los
requisitos de exteriorización del servicio y que
asistan autoridades superiores del Gobierno o
del Ministerio correspondiente, de
conformidad con lo establecido en el
clasificador presupuestario.
19
11) Ágapes y coffe
break en cursos
internos del Servicio
Clasificador Presupuestario: código 22.12.003
En general, estos gastos no corresponden a
gastos de representación por no contar con la
participación de
integrantes de entidades u
organizaciones públicas, privadas, de otros
poderes del Estado, y/o con expertos y
autoridades nacionales o extranjeras, como lo
señala el clasificador presupuestario.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
20
12) Arriendo de salas y
gastos de alimentación
por capacitación interna
y externa
Clasificador Presupuestario: c
ódigo 22.12.003
No corresponde a gastos de representación
por lo que debe ser registrado con cargo a los
subtítulos de acuerdo a la naturaleza del
gasto.
21
13) Gastos por
actuaciones
musicales en el día
de la Secretaria
Dictamen 011315 / 16 de mayo de 1985
No corresponde clasificar estos gastos como
representación toda vez que no son atribuibles a
causas netamente institucionales, aún cuando
concurran autoridades.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
22
14) Gastos relacionados con Dictamen 037857 / 29 de septiembre
eventos internos del servicio de 2000
al cual no asistieron
autoridades superiores del
Aún cuando el evento corresponda a
gobierno o Ministerio
causas institucionales, los gastos
relacionados no se aceptan como de
representación toda vez que no se
cumple con el requisito de la asistencia
de autoridades superiores del gobierno o
ministerio correspondiente.
23
14) Gastos de representación
de directores regionales
Dictamen 37.857 / 29 de septiembre de
2000
Estos gastos son procedentes, ya que para
que los jefes regionales ejerzan
debidamente sus funciones, deben contar
con los recursos financieros para realizar las
actividades especificas que conlleva asumir
la representación del organismo
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
24
15) Gastos originados por
la Cuenta Pública de un
servicio con presencia del
jefe de servicio y
senadores
Dictamen 22.909 / 24 de junio de 1999
Dictamen 28852 / 13 de diciembre de 1985
La Cuenta Pública de un organismo a la cual
asisten autoridades parlamentarias, cumple
con los requisitos copulativos que se
requieren para clasificar los gastos asociados
como de representación. Tales requisitos
dicen relación con actividades institucionales
y participación de personeros o autoridades
superiores de gobierno o del ministerio, jefes
de servicios y parlamentarios, atendida su
elevada función e investidura.
25
4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE
REPRESENTACION
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
26
4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION
Ley 10.336 Organización y Atribuciones de la Contraloría
General de la República
Artículo 85°:
Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad
que reciba, custodie, administre o pague fondos, rendirá
a la Contraloría las cuentas comprobadas de su manejo,
en la forma y plazos legales.
Cuando un funcionario, al ser requerido por la Contraloría,
no presente debidamente documentado el estado de las
cuentas de los valores que tenga a su cargo, se presumirá
que ha cometido sustracción de dichos valores.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION
Resolución N° 759, 23 diciembre de 2003, de la Contraloría
General de la República
Toda rendición de cuentas estará constituida por los
comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la
documentación en que se fundamentan.
Dictamen 37857/2000, y 8129/1984
Los directores rendirán cuenta de sus gastos adjuntando a cada
egreso la documentación de respaldo pertinente en original de
factura y/o boleta, indicando al dorso el motivo del egreso y la
investidura de las autoridades que asistieron al gasto de que se
trate.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION
Decreto 250 /2004 Ministerio de Hacienda
Aprueba Reglamento de la Ley 19.886 de Bases sobre
Contratos Administrativos de Suministro y Prestación
de Servicios
Artículo 10, número 7, letra b
Cuando los gastos se financien con recursos de gastos de
representación, en conformidad a las instrucciones
presupuestarias correspondientes, procede la licitación
privada o el trato o contratación directa.
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
29
5.- CONTROL DE LOS GASTOS DE
REPRESENTACION
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
30
5.- CONTROL DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION
Atributos que al validarlos, eventualmente podrían derivar
en responsabilidades civiles y/o administrativas:
• Legalidad
• Documentación de Respaldo
• Acreditación
• Vinculación al servicio
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS DE
REPRESENTACION
__________________________________________
Gracias
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2008
Descargar

Document