Preparar una conferencia de
prensa
¿Qué es una conferencia de
prensa?
• Es una herramienta diseñada para generar
noticias, particularmente, hechos reales y
objetivos
• Puede contribuir al avance de la causa de la
organización
¿Por qué preparar una conferencia
de prensa?
• Para proporcionar más información que en
un comunicado de prensa
• Para interactuar: responder preguntas
• Para anunciar algo sin precedentes
• Para defenderse ante publicidad negativa
• Para incentivar la moral del grupo
Ocasiones en la cuales preparar una
conferencia de prensa
• Cuando el evento incluye a un individuo
destacado
• Cuando se tienen importantes avisos por
hacer
• Cuando hay una emergencia o crisis
• Cuando se desea responder a un evento
relacionado
Antes de la conferencia de
prensa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Defina el tema
Programe la fecha y la hora
Seleccione el sitio
Escoja y capacite al moderador y participantes
Contacte a los medios
Dé seguimiento a los medios
Elabore una carpeta de prensa
Prepare la sala
La carpeta de prensa debe contener
lo siguiente:
• Una lista de los participantes de la
conferencia de prensa.
• Un comunicado de prensa y antecedentes
sobre el tema.
• Fotografías brillantes en blanco y negro.
• Biografías resumidas de los participantes.
• Reportajes/artículos relacionados.
Consejos para los participantes:
•
•
•
•
•
Sea claro y preciso
Considere que la audiencia es inteligente
No sostenga o juegue con ningún objeto
Vista correctamente
Diga siempre la verdad
Preparación de la sala:
• Verifique la ubicación de los enchufes eléctricos.
• Coloque una mesa para sentar a sus oradores.
• Proporcione asientos para los reporteros y su
equipo.
• Despliegue materiales visuales como fondo para el
panel.
• Tenga una hoja de registro de asistencia.
• Proporcione un podio para el moderador.
• Coloque bebidas.
En la conferencia de prensa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Dé la bienvenida a la prensa.
Haga que se registren y proporcione a cada uno una carpeta de
prensa.
Siente a los participantes en la mesa frente a los reporteros.
Revise la hoja de registro para saber qué medios están
representados.
No comience más tarde de 5 minutos después del tiempo
programado.
Grabe el evento.
El moderador debe dar la bienvenida a la prensa y presentar el
tema y a los participantes.
Cada participante debe hacer una presentación de 3-5 minutos,
destacando 3-5 puntos clave.
En la conferencia de prensa:
9. Después de las presentaciones, el moderador debe
responder a las preguntas y dirigirlas a los
participantes apropiados.
10. Después aprox. 45 minutos, finalice la conferencia.
Agradezca a los participantes y a los medios. Si es
apropiado, invite a los medios a permanecer más
tiempo para realizar conversaciones informales con
los participantes.
Después de la conferencia de
prensa:
• Revise la hoja de registro para determinar
qué medios importantes no asistieron.
• A los que no asistieron, entrégueles una
comunicado de prensa y una carpeta de
prensa o concrete una entrevista entre un
reportero y uno de los participantes de la
conferencia.
Descargar

Arranging a Press Conference