Evaluación de sistemas de
cómputo
Tema XV
Presentación Ejecutiva
Edna Martha Miranda Chavez
Sergio Fuenlabrada Velázquez
XVII. Presentación ejecutiva

Descripción

Objetivo

Resumen ejecutivo

Presentación ejecutiva

Copias de la presentación

Recomendaciones para el momento de la
presentación de la evaluación
Objetivo

El reporte ejecutivo, resumen ejecutivo o
presentación ejecutiva tiene como objetivo el
que Usted resuma el trabajo de evaluación que
realizó y lo presente al área directiva para que
se autorice el desarrollo o compra del sistema
de cómputo.

El resultado de este proceso es el documento
de autorización del desarrollo y/o compra del
sistema de cómputo.
Reporte ejecutivo




La mayoría de los directivos no cuentan con el tiempo suficiente para
analizar a detalle toda la información generada durante el proceso de
evaluación inicial, por lo tanto se debe generar y entregar un resumen
o reporte ejecutivo.
Por lo general este documento no debe exceder de 10 hojas.
El resumen ejecutivo contendrá toda la información relevante y
necesaria para que los directivos puedan tomar una decisión.
El documento ejecutivo debe tener una excelente presentación. Se
debe cuidar:








La ortografía,
Saltos de línea,
Redacción,
Limpieza,
Tamaño de letra adecuado
Si es posible se debe imprimir a color, o hacer uso de tonos de grises para
resaltar la información.
Si se colocan graficas, estás deben contener notas que permitan que los
directivos puedan interpretar la información presentada.
Se debe entregar engargolado o en un fólder (en la mayoría de las
empresas se cuenta con fólder especiales para entregar información al
área directiva)
Reporte ejecutivo

Se debe tener cuidado que el reporte ejecutivo contenga
la información
necesaria, si se agrega mucha
información se puede correr el riesgo de que los
directivos se pierdan entre tantos datos, por el contrario
si se contiene muy poca información se puede ocasionar
que se generen conjeturas erradas y en el peor de los
casos se tome una decisión errónea.

Se debe tener en cuenta que los directivos tienen una
visión completa de la organización, por lo tanto en el
proceso de presentación y autorización del proyecto
pueden generar aportaciones o correcciones al mismo.
Reporte ejecutivo
En términos generales el resumen ejecutivo debe contener la
siguiente información:

Estudio de la organización, análisis del entorno externo e
interno.

Definición del área y el problema (y su relación con otras
áreas de la organización)

Requerimientos

Definición de la Seguridad

Bench Mark

Costos de desarrollo y operación

Ahorros, beneficios y/o utilidad

Retorno de la inversión

Análisis de riesgos.
Reporte ejecutivo

El reporte ejecutivo deberá ser:






Breve
Concreto
Claro
Pertinente
Coherente
Concluyente
Pensar a fondo para escribir con fondo.
La mayor virtud de un escrito es que sea legible.
Presentación de la información
En muchas organizaciones se integra un comité para
la autorización del desarrollo o compra de un
sistema de cómputo.
La presentación se debe desarrollar utilizando
cualquier software de presentación por ejemplo:
Power Point, Flash, o cualquier otro que considere
adecuado.
La presentación debe contener la misma información
que se presenta en el resumen ejecutivo
Presentación de la información
Cuide las recomendaciones para la generación de presentaciones,
tales como:
 Cada
lamina debe contener el mínimo de información
indispensable. No llene la diapositiva de texto, resuma y sólo ponga
los importante o títulos que le den pie para desarrollar el tema.
 Si ocupa letra de color negro u oscuro, utilice fondos claros y
viceversa.
 Cuide mucho la ortografía ya que es más notorio un error cuando se
proyecta la lamina.
 Redacte en tercera persona y de forma impersonal (se realizo, se
requiere, se concluyo). Esto además de ser una redacción mas
adecuada, ayuda a qué en el caso de que el documento y el
proyecto se haya generado por un equipo se utilice la
despersonalización (yo hice, determine, analice), en los escuchas
se puede generar descontento por referirse a una persona y no al
equipo. ¿Si él realizo todo, que hicieron durante ese tiempo las
demás personas?.
Presentación de la información
Cuide las recomendaciones para una presentación, tales como:

Practique su presentación. Proyecte las diapositivas y practique varias veces lo
que Usted va a hablar o decir con respecto al estudio de evaluación del sistema
de cómputo.

Antes de la presentación hable con su equipo de trabajo en el sentido de que si
se genera una diferencia en el momento que se esta haciendo la presentación,
no traten de arreglarlo ahí mismo, esperen y en privado arreglen diferencias, ya
que cuando hay diferencias que se ventilan en publico genera en los oyentes
dudas sobre el profesionalismo en la evaluación.

Manejen su tiempo, los ejecutivos tienen un horario saturado y si les dijeron que
tienen 10 minutos, 20 minutos, media hora, etc., para escuchar la propuesta,
RESPETELO. Procuren no ver el reloj, sino que otra persona del equipo
discretamente les marque el tiempo.

Siga todas las recomendaciones que conoce para efectuar una presentación,

RECUERDE – USTED PROPONE, POR LO TANTO EN ESTAS
PRESENTACIONES PUEDE QUE CAMBIEN COSAS O INCLUSO CAMBIEN
SU PROPUESTA. Analice el impacto de dichos cambios y de preferencia pida
tiempo para re-planificar y analizar las situaciones de riego que establece la
nueva alternativa.
Copias del reporte ejecutivo

Es importante que todos los directivos del comité de
autorización cuenten con toda la información requerida para
la toma de decisiones.

Es recomendable que el reporte ejecutivo y la presentación
se impriman y se entregue una copia de estos a cada uno de
los directivos que conforman el comité de autorización del
proyecto.

Algunas organizaciones no están de acuerdo con esta
política, por su costo, prefieren recibir la información en un
CD, o por correo electrónico, etc., por lo tanto si Usted
considera que es conveniente imprimir copias, debe
preguntar si no existe inconveniente.
Recomendaciones para el momento de
la presentación de la evaluación
Recuerde que en el momento de la presentación Usted esta haciendo
una venta de su trabajo por lo tanto:
 Prepárese.
 Practique su discurso.
 Piense posibles preguntas que le podrían hacer y traiga consigo la
información que considere puede ayudarle a responderlas.
 Prepare una presentación a detalle, de los puntos críticos, por si
algún directivo quisiera profundizar.
 Si le hacen muchos cambios o muchas veces tiene que repetir los
mismos puntos porque no se ha comprendido, NO SE MOLESTE,
recuerde que un ambiente cordial es lo mejor para una buena toma
de decisiones.
 Recuerde que no es SU PROYECTO, es un proyecto de la
organización.
 Recuerde que todas las opiniones son validad incluso las de las
personas que tienen una actitud negativa, porque le están indicando
posibles fallas en su proyecto.
Desarrollo de la presentación.
Tarea

Desarrolle la presentación de su evaluación
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