CORRESPONDENCIA
TECNICA IDEAL PARA LA REDACCION DE
CARTAS:
•Bosquejo de ideas
•El Borrador ( 3 o 4 párrafos una idea
para cada párrafo)
• Autocritíquese el borrador
-¿Cuál es el mensaje de esta carta?
-¿Qué quiere saber esta persona?
¿Qué necesidad tiene?
¿Cuál es su interés?
• Borrador mejorado
PARRAFO DE APERTURA: Debe despertar
el interés del lector por el mensaje que se va a
transmitir.
PARRAFO DE DESARROLLO: El cual en
forma clara y cortés se expresa el asunto que
motivó la comunicación.
PARRAFO DE CIERRE: Debe ser breve y,
sobre todo, debe referirse específicamente a
la acción que desee.
ELABORACION DEL SOBRE
El sobre se considera dividido en tres tercios:
Tercio superior izquierdo: Datos del remitente
1.5 cm. Horizontales y 3.5 cm. Verticales.
Tercio izquierdo interior: 1.5 cm. para los
datos del membrete y todo el ancho del sobre.
Tercio central: Para los datos del destinatario
Tercio superior derecho: Para uso privado
del correo.
CORREO
REMITENTE
DATOS DEL
DESTINATARIO
• El sobre comercial se debe escribir a
máquina o computador, sin ningún
error
ortográfico,
técnico
o
mecanográfico.
• Los sobres de manila se podrán rotular
en sentido horizontal o vertical, de
acuerdo a la posición del membrete y
todos los datos es mayúscula fija.
Los datos del destinatario
- Horizontalmente, de la mitad del sobre
se retroceden cinco a diez espacios
dependiendo de la extensión de las
líneas.
- Verticalmente, de la mitad del sobre se
suben dos o tres renglones,
dependiendo del número de líneas.
Los datos se ubicarán así:
• Primera línea: Tratamiento
• Segunda línea: Nombre completo
• Tercera línea: Cargo
• Cuarta línea: Razón social o sigla
• Quinta línea: Dirección completa
• Sexta línea: Lugar de destino
CLAUDIA ZAPATA ORTIZ
Carrera 80 No. 10-30
Sabaneta, Antioquia
Doctor
JORGE VASQUEZ POSADA
Jefe de Recursos Humanos
Uniremington
Carrera 50 No. 47 -19
Medellín
CONFIDENCIAL
RECOMENDADO
LA CIRCULAR
• Es la que un mismo texto, se dirige a
muchos destinatarios.
Se considera,
como una comunicación de carácter
general.
• Es utilizada para dar a conocer
productos,
servicios
u
otras
informaciones a los clientes, proveedores
o distribuidores.
• Las márgenes son las mismas de la carta.
Para su elaboración se tiene en cuenta la
norma de la carta comercial, la diferencia
es el saludo, pues en la circular se saluda:
Apreciado cliente:
Estimado proveedor:
Respetado cuentacorrentista:
Para su elaboración se tiene en cuenta los
tres párrafos : apertura, desarrollo y cierre.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL
Es una comunicación para dar a conocer
internamente actividades, normas generales,
cambios, políticas, disposiciones, ordenes y
asuntos de interés común.
PARTES DE LA CIRCULAR INTERNA
• Denominación del documento: A
partir del margen superior, se ubica
la palabra CIRCULAR en mayúscula
y centrada.
• Número: Puede se la consecutiva
para
correspondencia
o
independiente.
• Fecha: Igual que en la carta
• Destinatario:
Se escribe en
mayúscula, contra el margen
izquierdo o centrado. Ej. PARA
DIRECTORES Y SUBDIRECTORES
REGIONALES
• La preposición PARA, no va seguida
de dos puntos
• Asunto: Síntesis del documento.
• Texto: Se redacta en tercera persona
del singular o en primera persona del
plural. Interlineado de uno y medio
entre renglones y doble entre
párrafos. Ej. Con agrado informamos
al personal…
• Despedida: Expresión de cortesía
• Remitente: Nombre y Cargo
No se utiliza copia. Los anexos e
identificación del transcriptor, se escribe
como en la carta.
La redacción no tiene protocolos, es
directo.
4cm
MEMBRETE O RAZON SOCIAL
CIRCULAR
2-3 (enter)
Consecutivo
2-3 (enter)
Ciudad, fecha
3 (enter)
Asunto
3 (enter)
Texto
2 (enter)
3 Cordialmente.
4-6 (enter)
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
2 (enter)
Identificación Transcriptor.
EL MEMORANDO
Es una comunicación interna, se cruza entre
miembros o dependencias de una misma
empresa, es breve.
El comunicante transmite una información
que indica: orden, prohibición, autorización,
sugerencia, advertencia, opinión, deseo,
rechazo, llamada de atención, compromiso.
Márgenes
Superior 4cm
Inferior 3cm
Lateral izquierdo 3cm
Lateral derecho 3 cm
Partes del memorando
• Denominación del documento
• Número de referencia
• Fecha
• Encabezamiento
PARA:
DE:
ASUNTO: No exceder de cuatro palabras
La información se tabula a dos espacios de la palabra
ASUNTO.
ALTERNATIVA 1
PARA:
DE:
ASUNTO:
Doctora Ana García Díaz, Secretaria General
Guillermo Zulúaga, Director Seccional
Circulo de calidad
En este este caso se omite al final del texto,
el nombre mecanografiado del remitente y
sólo aparece la firma.
ALTERNATIVA 2
PARA:
DE:
ASUNTO:
Señora Luz Gómez Díaz, Secretaria de
Gerencia
Jefe Oficina Jurídica
Contrato 456
En este este caso, la firma del remitente,
aparece sobre el nombre mecanografiado al
final del texto, con mayúscula inicial.
ALTERNATIVA 3
PARA:
DE:
ASUNTO:
Jefe División
Jefe de Contabilidad
Ajustes al presupuesto
En este este caso, la firma del remitente, se
coloca sobre el nombre mecanografiado al
final del texto.
• Texto
Se inicia de tres a cuatro interlineas del ASUNTO
Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla
y cortés.
Se expresa en primera persona del singular o del
plural (yo, nosotros).
En lo posible se trata sólo un tema por
memorando.
En los memorandos se utiliza tratamiento de
usted.
La presentación debe ser impecable, sin
borrones ni repisados.
• Despedida
* Expresión breve seguida de coma
* Frase de cortesía terminada en punto.
Ejemplo: Atentamente,
Agradezco que transmita esta información al
personal de su dependencia.
• Remitente
El funcionario responsable firma, tinta negra.
• Líneas especiales
Igual que en la carta
• Líneas especiales
Igual que en la carta.
• Identificación del transcriptor
Igual que en la carta.
4cm
MEMBRETE O RAZON SOCIAL
2-3 (enter)
MEMORANDO
2-3 (enter)
Código Consecutivo
2-3 (enter)
Ciudad, fecha
3 (enter)
PARA:
Tratamiento Nombre, Cargo
2 (enter)
DE:
Cargo
2 (enter)
ASUNTO:
Resumen o síntesis
3-4 (enter)
Texto
2 (enter)
Despedida,
4-6 (enter)
NOMBRE DEL REMITENTE
2 (enter)
Identificación Transcriptor.
CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS
CONSTANCIA: Documento escrito de carácter
probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad,
además sirve para sustentar.
-
Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Comportamiento del trabajador
• CERTIFICADO: Es un documento público o
privado, de carácter probatorio, que
asegura la veracidad y legalidad de un
hecho o acto solemne, acontecimiento
acompañado de formalidades necesarias
para la validez de un acto judicial,
ceremonia, juramento o norma.
• Se elabora en papel con membretes, en estilo
bloque extremo.
Se pueden utilizar para fines, como:
- Calificaciones obtenidas dentro de períodos
académicos.
- Asistencia a congresos, cursos, seminarios o
eventos.
- Certificado de Aseguramiento de Calidad.
- Diploma conferido por una institución.
- Registro civil o parroquial de nacimiento,
matrimonio o defunción.
- Documento de identidad
- Paz y salvos
MODELO CONSTANCIA
3-4 cm
MEMBRETE O RAZON SOCIAL
2-3 (enter)
Código Consecutivo
2-3 (enter)
Ciudad, fecha
3 - 4(enter)
PARA:
EL JEFE DE LA DIVISION ADMINISTRATIVA
3- 4 (enter)
HACE CONSTAR:
3 - 4(enter)
Texto Se empieza con QUE, después de cada párrafo se dejan dos enter.
4-6 (enter)
NOMBRE DEL REMITENTE
2 (enter)
Identificación Transcriptor.
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