¿Qué hemos identificado?
• Que la mejora se percibe como un trabajo adicional.
• Más registros que llenar
• Mayor burocracia
Y esto lo vamos a cambiar desde casa:
Ahora la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
tiene en proceso:
8 proyectos de mejora
Concepto de Calidad
La calidad se convirtió en una prioridad fundamental
para la mayoría de las organizaciones y se ha
desarrollado a través de muchas condiciones
cambiantes que incluyen:
• Competencia
• Clientes cambian
• Productos que cambian
• Complejidad del producto
• Niveles más altos en las expectativas de los clientes
¿Qué es un círculo de calidad?
Son equipos de trabajo de una misma área dedicados a la
mejora constante de la calidad, se reúnen voluntariamente
y periódicamente.
La idea del trabajo en grupo se basa en el reconocimiento
de que la calidad es competencia de todos y que quienes
mejor conocen los procesos de trabajo son quienes los
realizan diariamente.
¿Quién es el “Máximo experto” de la actividad?
¿Cómo trabaja un Círculo de Calidad?
Todo grupo debe contar con un agente de cambio
(Facilitador) que actúa como líder y coordinador del
grupo (convoca reuniones, lleva el orden del día,
recoge los acuerdos, modera las reuniones, etc.).
Generalmente son equipos
"temporales" que se
concentran en el análisis que
realizan de sus propios
procesos de trabajo y las
propuestas que logran llevar
adelante para mejorar dichos
procesos.
Para que resulte operativo el
tamaño idóneo es que
participen unas 4 ó 6 personas.
Hay que establecer un
calendario de trabajo y una
duración máxima de las
reuniones (no deben
sobrepasar 1 hora).
Una vez identificada un área que precisa de mejoras se analizan
qué aspectos concretos del propio proceso de trabajo
requieren de alguna modificación, mayor coordinación,
suprimir algún paso, etc. utilizando distintas
HERRAMIENTAS DE CALIDAD.
Posteriormente se proponen distintos modos alternativos de
actuación y se analizan sus pros y contras.
En la medida de lo posible se cuantifica cada uno de estos
aspectos para ayudar a la decisión sobre qué hacer.
Tienen como misión identificar, analizar y proponer soluciones
a ineficiencias del propio trabajo o actividad.
Estarán constituidos por personas de diferentes departamentos
y perfiles profesionales, ya que la suma de habilidades
y conocimietos del equipo cuadyuvan a la mejor solución
de problemas o ideas.
¿Qué debemos hacer cuando enfrentamos
alguna situación a resolver?
1. Enlistar los
problemas
6. Implementar el
cambio y mostrar
los resultados
2. Jerarquizar
problemas
3. Analizar causas
5. Presentar a los
directivos
4. Proponer
soluciones
Funciones: Agente de cambio
• Crear un ambiente que aliente la participación.
• Utilizar técnicas que dan a cada uno la oportunidad de
hablar a fin de que se escuchen todos los puntos de vista.
• Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones.
• Cumplir y hacer cumplir las reglas propuestas.
• Capacitación.
Áreas en la que se enfoca
En el trabajo de uno mismo
En el trabajo de otros
Estado actual
de las cosas
Dentro del propio
departamento
Dentro de otros departamentos
Principios básicos
• Descartar la idea de hacer arreglos improvisados
• Pensar en cómo hacerlo, no en por qué no puedo hacerlo
• No dar excusas, comenzar a preguntarse por qué ocurre
tan frecuente
• No busques perfección.
• Si cometes un error corrígelo inmediatamente
• No gastes dinero, usa tu sabiduría
• La sabiduría de un círculo de calidad es mejor que el
conocimiento de uno.
REGLAS DE FUNCIONAMIENTO
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Escuchar
Consensar
Preparar reuniones
Puntualidad: Inicio y Final
TODOS participan
Creatividad
Estar abierto a ideas nuevas
Hacer minutas y conservarlas
como evidencia
Proponer mejoras en los procesos…
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Que acorten tiempos
Que disminuyan errores
Que hagan más fáciles las actividades
Que aumenten la Calidad
Que mejoren los servicios
Que simplifiquen procesos
Que apoyen y refuercen en iniciativas
de mejora
• QUE APROVECHEN MEJOR RECURSOS YA EXISTENTES
Temas que no deben tratarse en los círculos
de calidad
• Temas relacionados con las condiciones laborales.
• Las quejas y críticas a los responsables o líderes de la
organización.
• Las estrategias y políticas generales de la organización.
• Los nombramientos, ascensos, suspensiones o
despidos.
Mejorar para triunfar
Ventajas
• Aprovechar los conocimientos y experiencias del personal.
• Orientar el trabajo hacia los usuarios y los resultados.
• Fomentar la comunicación entre las áreas o departamentos.
• Conseguir mejoras en la gestión de los procesos internos
y externos.
• Trabajar en equipo y de forma autónoma.
Estrategias para la implantación
• Capacitar a líderes de equipo sobre la Norma ISO
9004:2009.
• Difusión de la mejora ( página del SGC, correo electrónico,
trípticos).
• Registrar a tu equipo.
• Incentivo por el registro.
• Reporte.
• Establecimiento de períodos de cierre ( c/ 4 meses).
• Evaluación.
Esquema para la implementación
ISO 9004:2009
Todo sistema en el momento que llega a
su punto de implementación, está sujeto a
un deterioro uniforme, a menos que se
hagan esfuerzos continuos, primero para
mantenerlo y luego para mejorarlo….
de otra manera está condenado a
deteriorarse y luego a morir.
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Círculos de Calidad 2011.