Introducción a la gestión
de Proyectos
PGD Pedro Pablo Puky
Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370
2010
¿Que es un proyecto?
• Un proyecto es un esfuerzo
temporal, que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio
o resultado único.
PMBOK 2004 - PMI
Pedro Pablo Puky
Características de un
proyecto …
Una serie de Actividades o tareas con las
siguientes características:
• Tienen un Objetivo específico que debe
ser logrado, dentro de ciertas
especificaciones.
• Tienen una Fecha de inicio y una fecha
de finalización.
• Tienen Presupuesto específico o
limitaciones en el gasto e inversión.
• Consumen Recursos (dinero, materiales,
equipos, recursos humanos).
Pedro Pablo Puky
Proyecto vs. Programas
Los Proyectos y Programas se parecen
porque:
• Realizados por personas.
• Restringidos por la limitación de los
recursos.
• Planificados, ejecutados y controlados.
Los proyectos y los Programas difieren
primordialmente en que las operaciones son
continuas y repetitivas, mientras que los
proyectos son temporales y únicos.
Pedro Pablo Puky
La Triple Restricción
Proyecto
Alcance
Pedro Pablo Puky
Ciclo de vida del proyecto
INICIATIVA
I
Iniciación
P
Planificación
E
Ejecución
Control y Seguimiento
Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne
Pedro Pablo Puky
C
Cierre
Interrelación entre los procesos
Procesos de
Seguimiento
y Control
Procesos de
Iniciación
Procesos de
Planificación
PROYECTO
Procesos de
Ejecución
Pedro Pablo Puky
Procesos de
Cierre
Iniciación
• Desarrollar el Acta de Constitutiva
del Proyecto
• Objetivo y Justificativo
• Análisis del Entorno
• Alcance del Proyecto
Pedro Pablo Puky
Iniciación - Objetivo
• Defina el Objetivo amplio y
claro.
• El Objetivo del Proyecto
debe ser comprendido por
todos los interesados.
• Debe redactarse de tal forma
que incluya las actividades
que deban ser realizadas
para el logro final.
Pedro Pablo Puky
Iniciación - Alcance
• Defina un Alcance realístico.
• No trate de llegar a la luna en dos pasos.
• Defina el Alcance del proyecto paso a
paso.
• El Alcance debe definir las cosas que sí
se harán en el proyecto y las que se
excluyen de él.
• Defina la calidad del trabajo a ser
efectuado.
Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.
Pedro Pablo Puky
Proceso de Planificación
• EDT – Estructura de
Tareas
• Metas
• Tiempos, Horarios y
Calendario
• Comunicaciones,
Reuniones
• Herramientas
• Aspectos Financieros
Pedro Pablo Puky
•
•
•
•
•
Recursos
Beneficios
Riesgos
Tamaño
Divulgación
Planificación - Actividades
• ¿Qué son?
• Las Actividades son
acciones mayores que
se deben realizar para
el logro del Objetivo
dentro del Alcance
definido.
Pedro Pablo Puky
Planificación - Tareas
• ¿Qué son?
• Las tareas constituyen acciones
menores para el logro de las
Actividades
Pedro Pablo Puky
Planificación - Tareas
•
•
•
•
•
Nombre: ¿Qué se hace?
Duración: días u horas
Recursos 4M
Secuencia
Inicio - Terminación
La mayoría de los proyectos fracasan, no por
malas estimaciones sino porque surgen tareas
que nunca fueron planificadas.
Pedro Pablo Puky
Planifique el Cierre
Siempre planifique tiempo al finalizar el
proyecto, para:
•
•
•
•
•
Pedro Pablo Puky
Evaluación
Informes
Presentaciones
Reconocimientos
Seguimiento
Planificación - Metas
• Fije metas a lo largo del proyecto.
• Las metas deben ser medibles, en
términos de trabajo, producto
elaborado o en términos relativos
porcentuales.
• Las metas deben ser razonables y se
debe tomar en consideración el
factor de ineficiencia del personal.
Pedro Pablo Puky
Planifique las Comunicaciones
• Comunicación entre los integrantes
del equipo de proyecto
• Reportes periódicos a los
interesados
Pedro Pablo Puky
Planifique los Recursos
¿Qué son?
• Los recursos son los elementos
necesarios para la ejecución de
un proyecto.
• Típicamente son personas con
conocimientos especializados,
máquinas, materiales y dinero.
• Asegúrese de identificar TODOS
los recursos necesarios.
Pedro Pablo Puky
Cuantifique los Recursos
• USO
• El uso de los recursos es limitado.
• Hay un factor de eficiencia que
debe tomarse en cuenta en la
etapa de planificación.
• Las personas dedican típicamente de 65% a
85% del tiempo a la actividad principal. El
resto del tiempo asisten a reuniones, están
de permiso o vacaciones, participan en
cursos de desarrollo profesional, se
enferman, etc.
Pedro Pablo Puky
Planifique las Finanzas
Prepare un Presupuesto
Prepare un Flujo de Caja
Pedro Pablo Puky
Planifique los Riesgos
•
•
•
•
Identifique los riesgos
Describa el impacto
Cuantifique el impacto
Haga una reserva monetaria
para mitigar posibles riesgos
Pedro Pablo Puky
¡Recuerde!
• Cada 5 minutos
invertidos en
Planificación
ahorrarán 15 minutos
en ejecución.
Pedro Pablo Puky
Ejecución
•
•
•
•
•
•
Pedro Pablo Puky
Dirección
Equipo de trabajo
Forma de trabajo
Control
Cambios
¡Adhiérase a su plan!
Ejecución – Manejo de Cambios
• Prepárese para ver
cambios durante la
ejecución de un
proyecto. Hay
amenazas y
oportunidades externas
o debilidades y
fortalezas internas que
suelen generar ajustes
y cambios.
Pedro Pablo Puky
Ejecución – Manejo de Cambios
• Los cambios pueden ser:
• de menor impacto: cuando el
tiempo y el costo del proyecto no se
ven mayormente afectados.
• de mayor impacto: cuando el tiempo
y el costo del proyecto se ven
afectados.
• de total impacto: cuando el
proyecto es cancelado en la mitad
de su ejecución.
Pedro Pablo Puky
Ejecución – Manejo de Cambios
• ¡Adhiérase a su plan!
• Muchos proyectos fracasan porque
a lo largo del camino sufren
innumerables cambios que no
habían sido previstos.
• Asegúrese el éxito ejecutando el
proyecto igual a su planificación.
Pedro Pablo Puky
Control y Seguimiento
• Seguimiento del progreso
• Comparación del resultado
vs. Planificado
• Reuniones de Control
• Análisis de impacto
• Manejo de cambios
Pedro Pablo Puky
Control y Seguimiento
• Control de Tiempo
• Control de Costo
• Control de Calidad
• Acciones Correctivas
• Responsables
• Fechas
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
• ¡Recuerde!
• ¡Ningún trabajo está
finalizado hasta no
haber concluido el
“papeleo”!
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
•
•
•
•
El beneficio de la experiencia adquirida
La Sesión de Evaluación (->)
Recomendaciones y Mejoras
La entrega de Reconocimientos.
Pedro Pablo Puky
Cierre - Informe Final
• Prepare un reporte final
que contenga toda la
historia del proyecto,
desde su Justificación,
Planificación, Ejecución,
Cierre y Evaluación.
Pedro Pablo Puky
Distribuya el reporte
Envíe una copia a:
• los rotarios de su club
• cada donante o contribuyente
• Gobernador del distrito
• Rotary International
• La Revista Rotaria
Pedro Pablo Puky
Ahora es su Oportunidad!
Para realizar Proyectos Eficaces
Pedro Pablo Puky
Bibliografía
• Parte del material fue tomado del
PMBOK - Project Management Body
Of Knowledge (Guía para la Gestión
de Proyectos), del PMI - Project
Management Institute.
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
•
Pregúntese...
1. ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en
tiempo, costo y calidad?
2. ¿Se logró satisfacer la necesidad
como fue previsto?
3. ¿Se obtuvieron todos los recursos
materiales, en tiempo, costo y
calidad?
4. ¿Hubo una adecuada asistencia
financiera?
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
•
Pregúntese...
5. ¿Cómo se manejaron los cambios?
6. ¿Cómo afectaron los cambios a la
ejecución del proyecto?
7. ¿Hubo problemas de personal, en
disponibilidad, cantidad y calidad?
8. ¿Hubo problemas de
comunicaciones?
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
•
Pregúntese...
9. ¿Se afectó de alguna forma el flujo
principal del trabajo de la
organización?
10. ¿Hubo algún impacto en la cultura
organizacional?
11. ¿Cuál fue la reacción o aceptación de
la Gerencia o la Dirección de la
empresa?
12. ¿Hubo buena cobertura por parte de
los medios?
Pedro Pablo Puky
Descargar

¿Que es un proyecto?