NORMA ISO 15489
Sistema de gestión de
documentos
Norma ISO 15489
• Se trata de la primera norma internacional en el
campo de la gestión documental.
• Fue lanzada en su primera edición en septiembre de
2001.
2
Norma ISO 15489
• Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo
general entre los países miembros de la ISO, para
normalizar a nivel internacional la gestión de
documentos tomando como base las normas
australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS
4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 –
1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996.
3
Objetivo
La Norma ISO 15489 se centra en los
principios de la gestión de documentos y
establece requisitos básicos para que las
organizaciones puedan establecer un marco
de buenas prácticas que mejore de forma
sistemática y efectiva la creación y
mantenimiento de sus documentos apoyando
las política y objetivos de la institución.
4
ISO 9000
AS4390
Todo tipo de
Organización
ISO 15489
ALCANCE
Cualquier
soporte
SGD
5
Principios de la GD
• Determinar los documentos de archivo que deben
ser creados, producidos, utilizados, conservados,
valorados, eliminados y sus respectivos metadatos.
• Determinar los requisitos para recuperar, usar y
transmitir documentos de archivo.
• Decidir cómo organizar los documentos de archivo.
6
Principios de la GD
• Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida
de documentos de archivo (evidencia, testimonio,
información, probatorio).
• Establecer los plazos de conservación de los
documentos de archivo.
• Conservar los documentos de archivo a largo plazo.
7
Destinatarios
Gestores de los
documentosarchivistas
Autoridades
Usuarios / partes
interesadas
8
Beneficios
Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y
los procesos de la organización con base en sistemas de calidad.
Proveer de políticas, directrices, instrucciones y otros documentos
Identificar las delegaciones de autoridad y distribución y asignación de
responsabilidades
Identificar procesos
documentos.
y
procedimientos
relacionados
con
los
Auditorías: Sistemas, Archivos, Procesos, Servicios, Recursos,
Resultados
9
Aplicación institucional
• La normalización de la gestión documental es un
aspecto importante en toda institución para la mejora
continua de su desempeño, para la toma de
decisiones y la gestión de recursos, ya que posibita
la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de
los riesgos y la preservación de la memoria
institucional.
10
Proyecto Piloto
• En conjunto con la Sección de Archivística estamos
desarrollando un proyecto que permita inciar con la
tarea de normalizar la gestión documental
institucional, mediante la aplicación de la norma ISO
15489 iniciando con un plan piloto en la Rectoría y
en el Archivo Universitario.
11
Metodología
12
Etapa A:
Investigación preliminar
13
CONTEXTO JURÍDICO
General
Universitaria
Especifica sobre gestión documental
Establecen
competencias
y funciones
Evidencian
Realizan
CONTEXTO FUNCIONAL
Actividades y
transacciones
Producen/
reciben
CONTEXTO ADMINISTRATIVO
Personas físicas/jurídicas
Utilizan
CONTEXTO DOCUMENTAL
Macroproceso de apoyo
Macroproceso clave
Macroproceso estratégico
14
Diagnóstico
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre autorizado
Otras formas del nombre
Fecha
Historia Administrativa
Estatus jurídico
Dependencia jerárquica
Competencia, funciones
y actividades
Legislación
Estructura orgánica
Instalaciones
Equipo y mobiliario
Situación archivística
• Producción documental
• Flujo documental
• Procesos técnicos
• Área de relaciones
Servicios
• Custodia de documentos
• Proceso de transferencia
• Consulta y préstamos
15
FODA
(Análisis estratégico)
Entorno
(análisis externo)
Contexto
(análisis interno)
Oportunidades
Amenazas
Fortalezas
Debilidades
Aprovecharse
Sortearse
Utilizarse
Eliminarse
16
Análsis FODA
•
•
•
•
•
•
•
•
Servicios y vínculo externo
Organización
Recurso Humano
Académica/ Capacitación
Recurso Financiero
Infraestructura y equipo
Político-legal
Comunicación
17
Etapa B:
Análisis de las actividades de la
organización
18
19
Proceso clave
SIPOC: Normalización y asesoría en gestión documental
DIAGRAMA
PROPÓSITO DEL
PROCESO:
Normalizar y
sistematizar la
gestión documental
en la comunidad
universitaria
promoviendo la
asesoría y
capacitación
técnica del personal
perteneciente al
SAU.
Proveedores del
proceso
Internos:
Funcionario
s del
AUROL
Externos:
La
comunidad
universitaria
en general.
Entradas
(Insumos del
proceso)
Proceso
(Actividades del
proceso)
Necesidades mapa del
identificadas.
proceso
Solicitudes de
algún
miembro de la
comunidad
universitaria.
Reglamentos
del SAU.
Salidas
(productos o servicios
que ofrece el proceso)
Clientes del
proceso
-Directrices,
procedimientos,
métodos y
prácticas
archivísticas,
tablas de plazos y
capacitaciones.
Clientes
internos:
Funcionari
os del
AUROL
Clientes
externos:
Comunida
d
universitar
ia.
20
Actividades
• Subproceso 1: Normalización de la gestión documental
21
Mapeo de la Actividad
22
Etapa C:
Identificación de requisitos
23
Identificación de requisitos
(Ejemplo de Cartas enviadas)
N° de normativa
Nombre
Texto
Observaciones
Directriz AUROL 22012
Elaboración de cartas,
circulares y
memorandos oficiales
de noviembre 2012 (En
revisión)
Criterios
para
la
elaboración de cartas,
circulares
y
memorandos oficiales.
Diseño y creación
Manual de la
Universidad de Costa
Rica.
Manual de Identidad
Visual de la Oficina de
Divulgación de la
Universidad de Costa
Rica
Uso adecuado de los
símbolos y elementos
gráficos que representan
a la Universidad de
Costa Rica.
Diseño y creación
24
Serie documental del proceso
clave/ Cartas enviadas
Requisitos
Requisitos técnicos
Asignar un número único a cada oficio .
Nombre del diseñador. Fecha de elaboración.
Selección de los materiales adecuados.
Requisitos legales
Directriz AUROL 2 Elaboración de cartas, circulares y
memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión)
Requisitos tecnológicos
Garantizar el correcto ingreso de los datos y uso de los
sistemas.
Necesidades de los usuarios
Trazabilidad de la documentación.
Requisitos técnicos
Implementar un instrumento de control como un registro
de entrada y salida de documentos y un control de
entrega de los mismos a la persona encargada de cada
procedimiento de acuerdo a sus competencias.
Requisitos legales
El Reglamento del Sistema de archivos Universitarios
en su artículo 17 indica que los encargados de los
archivos de la Universidad deben: “ recibir, identificar,
organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar,
facilitar y eliminar los documentos producidos o
recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido
por el AUROL y la CUSED.
Requisitos tecnológicos
Cumplir con lo establecido en las Directrices Generales
en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s)
para la UCR.
Necesidades de los usuarios
Establecer medidas claras para el acceso.
Requisitos técnicos
Se cuenta con un procedimiento establecido para la
elaboración de tablas de plazos y actas de eliminación
de documentos.
Requisitos legales
Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios de
la Universidad de Costa Rica. Artículos 11 y 13 sobre la
Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de
Documentos.
Requisitos tecnológicos
Aplicar el proceso de selección a nivel electrónico.
Necesidades de los usuarios
Garantizar que los individuos y organizaciones25
asuman
la responsabilidad de sus actos en materia
administrativa.
1. Diseño y creación
2. Utilización y mantenimiento
3. Evaluación
Cartas enviadas (oficios)
Diseño y creación
Existen procedimientos
establecidos
para
la
creación
de
estos
documentos.
Utilización y
mantenimiento
Evaluación
Los oficios se encuentran Falta
establecer
organizados
y vigencia.
conservados
adecuadamente
26
la
Etapa D:
Evaluación de los sistemas
existentes
27
Metodología
• Análisis de los puntos contemplados en la Ley
General de control Interno Nº8292, para definir si los
sistemas utilizados cumplen o no con los requisitos
que dicta la normativa, a saber:
– Seguridad y confiabilidad en su acceso y uso.
– Normalización de los procedimientos para la gestión de los
documentos.
– Adaptabilidad a las etapas de archivo de gestión, central e
histórico.
– Establecimiento de controles y estadísticas por medio de la
generación de reportes.
28
Evaluación del sistema
Sistema electrónico de Gestión de
Correspondencia Institucional (GCI)
VENTAJAS
•Confiable
•Creación del número de Oficio de
manera automática y consecutiva.
•Crea códigos y descripciones para
identificar los documentos.
•Fuerte motor de búsqueda.
•Flujos de trabajo
•Permite la relación de documentos
•Seguridad y bitácoras que permiten
establecer la responsabilidad y
autoridad de cada uno de los
participantes en la tramitología
•Está compuesto por módulos
Lotus Notes
DESVENTAJAS
•El sistema no es Web
•No recibe mantenimiento
•No se visualizan los expedientes
electrónicos
•No permite el control de los
préstamos de documentos ni de
expedientes
•No posee alertas
•No permite la aplicación de las
tablas de plazos (eliminación y
transferencia de documentos).
•No utiliza firma digital.
29
Filemaker Pro 6.0
Base de datos Inventario General
30
Etapa E:
Identificación de estrategias para
cumplir los requisitos
31
Plan estratégico
a) Establecimiento de una política de gestión de documentos.
b) Asignación de responsabilidades y competencias.
c) Fijación y promulgación de procedimientos y directrices.
d) Diseño, implementación y administración de sistemas
especializados.
f) Integración de la gestión de documentos de archivo en los
sistemas y los procesos de la organización.
g) Auditorías de sistemas, procesos, archivos, recursos, servicios.
32
Plan estratégico
•
•
•
•
Objetivos estratégicos de la Universidad
Políticas institucionales
UDigital
Sistema
integrado:
los
actores
(autoridades,
administradores,
archivistas, informáticos)
• Responder a las necesidades de los
usuarios
33
Etapa F:
Diseño del sistema de gestión
de documentos
34
Sistema de Archivos Universitarios
AG
AG
AG
AG
ACP
AGC
AUROL
AG
AG
AG
AG
AUROL: Coordinador del SAU
AGC: Archivos de gestión centralizados
(Rectoría, Vicerrectorías)
AG: Archivos de gestión
ACP: Archivos centrales periféricos
(Facultades y Sedes Regionales)
35
Documentos
Estructura
organizacional
Procesos
SGD
Estrategias
Recursos
Normativa
36
Gestión documental
P
l
a
n
i
f
i
c
a
c
i
ó
n
Registro
Incorporación
Creación
Almacenamien
to
Creación
Entrada
Distribución
Salida
Metadatos
Indización
Clasificación
Descripción
Evaluación
Captura
Digitalización
Formularios
Electrónicos
Trazabilidad
Conservación
permanente
Selección,
eliminación,
transferencia
Flujo de trabajo
Control de
tiempos
Aprobación
Búsquedas
Tratamiento archivístico
37
38
ETAPA G:
Implementación de un
sistema de gestión de
documentos
39
Objetivos de la implementación del SGD
• Fortalecer la cultura archivística mediante la
expansión y el seguimiento de acciones de
sensibilización, capacitación y formación que
promuevan la generación de una cultura sobre el
manejo adecuado de los documentos.
• Elaborar los instrumentos necesarios que permitan
una adecuada gestión de documentos a nivel
institucional.
40
Objetivos de la implementación del SGD
• Optimizar la normativa interna mediante directrices
claras en materia archivística, que garanticen la
normalización con miras a lograr la ejecución
controlada de los procesos archivísticos que se
realicen.
• Consolidar la implementación e integración de una
infraestructura tecnológica de gestión documental
ajustada a los procesos administrativos y
archivísticos.
41
IMPLEMENTACIÓN DEL SGD
Acciones
Plan Operativo:
• Identificación de los procesos institucionales
• Mapa de Series
• Cuadro de Clasificación Institucional
• Tablas de Plazos
• Tablas de acceso y seguridad
• Política de seguridad de la información
• Política de preservación de la información
• Análisis de riesgos
42
Política de gestión
• “Nos comprometemos a preservar, organizar
y difundir el patrimonio documental
universitario, a asesorar y capacitar en
materia archivística a la comunidad
universitaria, para lograr una gestión
documental efectiva, sustentada y formativa,
cumpliendo con el SGC, los requisitos del
servicio y mejorando continuamente nuestros
procesos.”
43
Ligada a las políticas institucionales
• 4.1.3 Fortalecerá la simplificación de los procesos
académicos y de los trámites administrativos.
• 4.1.5 Fortalecer una cultura de transparencia y
rendición de cuentas de todas las actividades y del
uso de los recursos.
• 4.3.1 Fortalecerá el sistema integrado de información
universitaria, para coadyuvar en los procesos y en la
toma de decisiones institucionales, con base en
principios
de
seguridad,
confidencialidad,
universalidad y accesibilidad.
Políticas de la Universidad de Costa Rica para
44
los años 2010-2014
Manual de Calidad
Sección del
Manual
Sistema de Gestión Documental y de Calidad
Capítulo 1
GENERALIDADES
1.1
Introducción
1.2
Definiciones
1.3
Abreviaturas
1.4
Requisitos Generales
1.4.1
Requisitos de la Documentación
1.4.2
Manual de Calidad
1.4.3
Control de los registros
1.5
Responsabilidad de la dirección
1.5.1
Compromiso de la dirección
1.6
Enfoque al usuario
1.6.1
Política
45
Manual de Calidad
Capítulo 2
Planificación
2.1
Objetivos
2.2
Responsabilidad y Autoridad
2.3
Representante de la Dirección
2.4
Comunicación interna y externa
Capítulo 3
Revisión por la Dirección
3.1
Generalidades
46
Manual de Calidad
Capítulo 4
Gestión de los Recursos
4.1
Suministro de recursos
4.2
Recursos Humanos
4.3
Infraestructura
4.4
Ambiente de Trabajo
Capítulo 5
Procesos relacionados con el usuario
5.1
Determinación de los requisitos relacionados con el usuario
5.2
Comunicación con los usuarios
5.3
Compras
47
Manual de Calidad
Capítulo 6
Prestación del Servicio
6.1
Características del sistema de gestión de documentos
6.2
Incorporación de los documentos
6.3
Almacenamiento y manipulación
6.4
Acceso
6.5
Trazabilidad
6.6
Medición, análisis y mejora
48
Manual de Calidad
Capítulo 7
Seguimiento y Medición
7.1
Satisfacción del usuario
7.2
Auditoría Interna
7.3
Seguimiento y medición de los procesos
7.4
Análisis de datos
7.5
Mejora continua
49
Tarea: Documentar
F-00-03 Formulario de quejas
PG-00-04 Perfil de puestos.
F-01-02 Estudio de usuarios
PG-00-05 Auditorías Internas.
F-02-04 Ficha para la identificación de Series
documentales
PG-00-05 Auditorías para servicios externos.
PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y
F-03-01 Control de ingreso al depósito.
Preventivas
IT-00-01 Resolución de problemas y quejas.
PG-03-05 Incorporación de documentos.
IT-00-02 Estudio de usuarios.
PG-04-01 Compras.
IT-03-04 Control condiciones ambientales.
PS-03-01 Préstamo de documentos
P-02 Asesoría
R-00-01 Objetivos de Calidad.
PG-00-02 Proceso de gestión de comunicación R-00-02 Programa de formación.
PG-00-03 Control de registros.
R-00-03 Niveles de acceso a documentos
PG-00-03 Objetivos y Metas del Sistema.
R-04-01 Cambios de Unidad de Tecnologías.
50
51
Diagrama de Tortuga
52
53
Diagrama matricial
(matriz de dependencia entre procesos)
Herramienta de mejora continua
54
Relación entre las entidades
Comité
Técnico
Sección Asesorías
Sección Servicios
de Información
Archivos del
SAU
Comité Técnico
Identificación de
necesidades de
directrices
Identificación de
necesidades de
directrices
Identificación de
necesidades de
directrices
CUSED
Identificación de
documentos a
valorar
CUSED
Sección
Asesorías
Directrices
técnicas
archivísticas
Directrices en
cuanto a
valoración
Sección
Servicios de
Información
Directrices
técnicas
archivísticas
Directrices en
Garantía de
cuanto a
documentos e
valoración
inventarios exactos
Archivos del
SAU
Directrices
técnicas
archivísticas
Directrices en
cuanto a
valoración
Cliente final
Cliente final
Identificación de
documentos a
valorar
Directrices técnicas
archivísticas
Asesoramiento y
apoyo técnico en
sus funciones
Remisión de
documentos
Requerimientos
de servicio
Servicio de préstamo
de documentos o
consultas
Servicio de préstamo
y consulta de
documentos
55
Matriz de relaciones entre procesos
56
Sistema de Gestión de documentos
57
Características
Del sistema
Seguridad y Acceso
Flujos de trabajo
Tratamiento archivístico
58
Gestión de
documentos
Normalización
Trazabilidad
Autenticidad
• Administración de los documentos desde que nacen
hasta su disposición final.
• Registro, clasificación, transferencias, eliminaciones
• Estantarización de parámetros y procesos archivísticos
• Plantillas, roles, expedientes, plazos de conservación
• Registro detallado, notificaciones y avisos.
• Bitácoras y flujos de trabajo.
• Mediante el uso de certificados digitales.
• Firma Digital.
59
Planificación
Liberación:
• Instalación de la
solución en el
ambiente de
producción del
cliente.
• Soporte
• Control de Calidad
Planeamiento
Inicial:
• Sesiones de
Planificación y
reopilación de
información:
Requerimientos,
normativas,
legislación, etc.
Evaluación:
Análisis de
Especificaciones:
• Pruebas realizadas por el
cliente en un ambiente
similar al de producción
• Liberación de un plan
piloto
• Análisis de los
requerimientos y los
insumos de la fase
anterior
Pruebas de
Integridad:
Diseño y
Desarrollo:
• Pruebas realizadas
en ambiente de
laboratorio para
comprobar el
cumplimiento de las
especificaciones
• Diseño de
propiedades,
métodos, relaciones,
bases de datos, etc.
Implementación:
• Escritura del código
y creación de los
objetos y demás
componentes del
software
60
Planificación
61
62
Procesos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Elaboración e incorporación de documentos.
Descripción
Clasificación
Categorías de acceso y seguridad
Selección y eliminación de documentos
Almacenamiento (conservación)
Uso y trazabilidad
63
Parámetros del sistema
•
•
•
•
•
•
•
Perfiles de los usuarios
Niveles de acceso
Uso y trazabilidad
Normalización
Tipos y series documentales
Expedientes
Evaluación documental
64
SisDoc
•
•
•
•
•
•
•
Glosario de términos empleados
Creación – Disposición Final
Ciclo de vida de los documentos
Norma ISAAR CPF
Norma ISAD-G
Manual de usuario
Manual técnico
65
Mejorar los servicios brindados al SAU
AUROL Web 2.0
66
Recuperación
• Visualización ágil de la información con un identificador
único.
• Código de barras.
Acceso
• Sitios personalizables para cada instancia universitaria.
• Aplicación Web 2.0
Preservación
• Uso de estándares internacionales.
• PDF/1A.
Autenticidad
• Mediante el uso de certificados digitales.
• Firma Digital.
67
Inventario
68
Recursos necesarios
Recurso humano
Infraestructura
Equipo
69
ETAPA H:
Revisión posterior a la
implementación.
70
Acción correctiva
• La organización toma acciones para eliminar las causas de las
no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.
Los encargados de cada proceso son los responsables de
establecer contramedidas y delegar la ejecución.
• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define
los requisitos para:
• Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los
usuarios)
• Determinar las causas de las no conformidades
• Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de
que las no conformidades no vuelvan a ocurrir
• Determinar e implementar las acciones necesarias
• Registrar los resultados de las acciones tomadas
• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
71
Acción preventiva
• La organización determina acciones para eliminar las causas de
no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.
• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define
los requisitos para:
• Determinar las no conformidades potenciales y sus causas
• Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de
no conformidades
• Determinar e implementar las acciones necesarias
• Registrar los resultados de las acciones tomadas
• Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
72
Acciones
• Indicadores
• Actualización de los instrumentos, normas,
procedimientos
• Análisis de los servicios (internos y externos)
• Estudio de usuarios
• Control de correspondencia
• Atención de trámites
• Capacitaciones y atención de consultas
(Sistemas: SisDoc, Sitio Web)
• Pistas de auditoría
• Programa de formación
73
CONCLUSIONES
• La norma ISO 15489 es un compendio de buenas
prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión
de los documentos a nivel institucional, lo que
supone todo un reto.
• A nivel puntual y como resultado del proyecto en el
Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de
fortalecer el sistema de gestión de documentos que
actualmente se utiliza, así como la actualización o
elaboración de instrumentos archivísticos.
74
CONCLUSIONES
• Se recomienda crear un grupo de trabajo con
funcionarios de la administración, del Centro de
Informática y el Archivo Universitario, con el fin de
establecer los requisitos para la producción,
implementación y mantenimiento de las soluciones
informáticas, así como los aspectos de la seguridad y
la conservación de la información, que garantice a la
institución el acceso continuo y confiable del recurso
y una correcta gestión del aseguramiento de la
información que contiene, desde una perspectiva
integral.
75
GRACIAS
76
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ISO 15489 - Archivo Universitario, Universidad de Costa Rica