Administración de la información
Conocimiento de los trámites y regulaciones
que necesitan sus ejecutivos para viajar.
Por: Walter Méndez R.; MBA-MPM-MSc
Costa Rica
La información es poder…
La información en sí no es poder,
sino la administración y la
coordinación razonable de la
información.
Felipe González.
Ex presidente del Gobierno Español
Fuente: www.documentalistaenredado.net
"La información es un conjunto de datos
acerca de algún suceso, hecho o fenómeno,
que organizados en un contexto determinado
tienen su significado, cuyo propósito puede
ser el de reducir la incertidumbre o
incrementar el conocimiento acerca de algo".
Informal
Formal
Formal significa una
comunicación con estructura,
metódica y organizada,
generalmente presentada de
manera escrita, en formato de
política, procedimiento o
reglamento.
Informal significa relax o
amigable, o que no está
expresado de manera escrita o
por medio de formularios
prediseñados.
Ventajas de una buena
comunicación interna…
• Evitar la perdida de dinero, recursos y tiempo.
• Aumentar el rendimiento del personal.
• Mejorar las relaciones entre el personal.
• Evitar la desmotivación.
• Evitar malentendidos y confrontaciones.
Ventajas de una buena
comunicación interna…
Pero sobretodo…
… alinearse con la estrategia empresarial
El mayor activo de las empresas en el siglo XXI
ya no proviene de los activos físicos; se
origina del conocimiento sistematizado de la
organización.
Mantener bien informado a sus equipos
de trabajo es simplemente asegurar el
éxito de su organización
Administración de conocimiento
SABIDURIA
ENTENDIMIENTO
CONOCIMIENTO
INFORMACION
DATOS
¿Qué estamos comunicando en
materia de viajes corporativos?
• 59% no cuenta con un procedimiento escrito para la
realización de los viajes.
• 21% son escuetos y brindan poca información.
• 12% los viajes son organizados por un tercero y solo
conocen alguna información.
• 3% Existen procedimientos claros y rigurosos.
• 5% No sabe, no contestó
Los viajes de negocios
Viajes de placer vs. viajes de negocios…
Preparación
Tiempo
Destino
Costo
Incertidumbre
 Estrés
Viajes de Negocios: Su organización
Componentes del viaje de negocios
PLANEACION
POST VIAJE
EJECUCION
AUTORIZACION
DOCUMENTACION
Componentes del viaje de negocios
Motivación del viaje
• Viaje negocios individual
• Viaje de negocios grupal
Justificación – ahorro
Proceso
• Procedimientos
• Reglamentos
• Manual de Viajes Corp.
Componentes del viaje de negocios
• INSUMOS DE VIAJE (BASE)
• Transporte
• Hospedaje
• Alimentación
• Perdiem
• VISADOS / SALUD
• Requisitos
• EQUIPAJES
• Personal
• Empresarial
• SEGURIDAD DEL VIAJERO
• Seguros de Viaje
• Minimizar riegos
Componentes del viaje de negocios
• MATERIALES
• Importación
• Exportación
• CANCELACIONES
• Requisitos
• EQUIPOS
• Electrónicos
Componentes del viaje de negocios
• ASUNTOS MIGRATORIOS
• Entradas / Salidas
• USOS Y COSTUMBRES
• Legislación
• DESPLAZAMIENTO
• Por sus propios medios
o soporte.
• COMUNICACIONES
• Telefonía Móvil
Integrada
• RAZON DEL VIAJE
• Generación de negocios
¿Quién se hace cargo de la organización
del viaje?
Mi siguiente
viaje es…
Tamaño de la
empresa.
Política de
Viajes.
Tecnologías
disponibles
¿Viajes locales vrs. Viajes
internacionales?
 Diferencias
 Similitudes
 Acciones
Nos hemos preguntado
• Existe un manual de procedimientos que indique
como organizar un viaje corporativo.
• Conocen las partes involucradas sus funciones y la
relación entre cada uno de ellos.
• Se comunica…
La Estrategia
Estrategia Corporativa
El Viajero
Proveedores
¿Cuál es la solución?
• Utilizar Tecnologías de Información
• Unir todos los centros de información en una sola
plataforma.
• Involucrar a los viajeros que convertirse en
recolectores de datos.
• Información certera y confiable.
CASO IBM
•
•
Objetivo:
•
Asegurar el mejor costo-efectivo en las opciones de viaje.
•
Hacer el proceso para completar el itinerario de forma sencilla y
fácil para sus empleados.
Oportunidad de ahorros de US$75 millones.
¿Cómo?
•
Integración de personas, socios y procesos
•
Tecnologías de información
www.ibm.com/ondemand
Biografía.
Walter Méndez es Costarricense, Administrador de Empresas Turísticas. Actualmente es el
Director General de ATP Internacional, empresa dedicada a la Organización Profesional de
Congresos y Convenciones en la Región Centroamericana. Ha conducido el diseño y logística de
eventos internacionales durante más de 15 años. Cuenta con dos Maestrías en Administración
de Empresas con menciones en Mercadeo y Gerencia Industrial ambas obtenidas en la
Universidad Interamericana de Costa Rica. Además posee una Maestría en Project Management
obtenida en la Universidad de Cooperación Internacional y una Maestría en Comunicación con
énfasis en Comunicación Corporativa en la Universidad Interamericana de Costa Rica.
Actualmente cursa el Doctorado en Ciencias de la Administración en la Universidad Estatal a
Distancia de Costa Rica.
Se ha destacado como profesor Universitario en las Carreras de Turismo, Comunicación y
Administración de Proyectos. Expositor Internacional en temas relacionados con el sector
turístico internacional, organización de eventos, economía turística, agencias de viajes, líneas
aéreas, desarrollo de nuevos negocios
Fue miembro de la Junta Directiva de ACAV (Asociación Costarricense de Agencias de Viajes) y
Tesorero de ADOCA (Asociación de Organizadores Profesionales de Congresos y Afines de Costa
Rica)
MUCHAS GRACIAS…
Walter Méndez R.
[email protected]
+506-22253737 (Costa Rica)
+305-831-4840 (Estados Unidos – Miami)
Descargar

Viajes de Negocios - Latin Press, Inc.