Curso Preparación para el
Examen de Grado
Gestión de Interesados
Gestión de Interesados
• Se basa en la identificación, análisis y
desarrollo de la relaciones con toda persona u
organización que serán afectadas de alguna
forma por el desarrollo del proyecto.
• El DP es responsable de gestionar las
expectativas y analizar los impactos sobre el
proyecto.
• El DP define una estrategia de comunicación
con los involucrados.
Procesos de gestión de los interesados
• Identificar a los interesados
– Listado de personas u organizaciones.
• Planificar la gestión de los interesados
– Según las necesidades y expectativas de los interesados se
crean estrategias para lograr sus compromisos.
• Gestionar la participación de los interesados
– Comunicación constante y proactiva buscan un alto
involucramiento y satisfacción de sus necesidades.
• Controlar la participación de los interesados
– Seguimiento de las relaciones y comportamiento durante
el proyecto. Realizando ajustes.
Identificar a los interesados
• Identifica personas, grupos u organizaciones.
• Analiza y documenta sus intereses e influencia.
• Entradas:
–
–
–
–
Acta del proyecto
Documentos de adquisiciones
Factores ambientales
Activos de la organización
Identificar a los interesados
• Herramientas:
– Análisis de interesados
• Informacion cuantitativa y cualitativa que ayude a
determinar los intereses particulares.
• Identifica las y los tipos de relaciones que existen.
• Matriz de poder / interés
• Matriz de poder / influencia
• Matriz de influencia / impacto
Lledó, 2013)
Identificar a los interesados
Lledó, 2013)
Identificar a los interesados
• Herramientas:
– Juicio de experto
– reuniones
Identificar a los interesados
• Salidas:
– Registro de interesado
• Informacion de identificación
• Informacion de evaluación
• Clasificación de los interesados
Planificar la gestión de los interesados
• Desarrollo de estrategias para una participación
eficaz de los interesados.
• Entradas:
–
–
–
–
Plan del proyecto
Registro de interesados
Factores ambientales
Activos de la organización
Planificar la gestión de los interesados
• Herramientas:
– Juicio de experto
– Reuniones
– Técnicas analíticas
• Niveles de participación o compromiso de los interesados vr. los
deseados según el plan.
• Clasificación:
– Desconocedor
– Reticente
– Neutral
– Partidario
– Líder
Planificar la gestión de los interesados
Lledó, 2013)
Planificar la gestión de los interesados
• Salidas:
– Plan de gestión de los interesados
•
•
•
•
Niveles de participación deseado y actual
Impacto sobre los interesados los cambios en el proyecto
Interrelaciones entre interesados
Que se va a comunicar a cada interesado, frecuencia, etc.
– Actualización de documentos del proyecto
Gestionar la participación de los interesados
• Comunicación y trabajo con los interesado
para satisfacer sus necesidades / expectativas.
• Incrementar apoyo y minimizar resistencias.
• Entradas:
– Plan de gestión de interesados
– Plan de gestión de las comunicaciones
– Registro de cambios
– Activos de la organziacon
Gestionar la participación de los interesados
• Herramientas:
– Métodos de comunicación
– Habilidades interpersonales
– Habilidades de gestión
• Generar confianza, resolución de conflictos, escucha
efectiva, actitud hacia el cambio, negociación, oratoria,
búsqueda de consenso, etc
Gestionar la participación de los interesados
• Salidas:
–
–
–
–
–
Registro de incidentes
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al plan
Actualizaciones a documentos del proyecto
Actualizaciones los activos de la organización
• “Si el DP gestiona de manera correcta la participación de los
interesados, podrá alinear los objetivos del proyecto con las
necesidades de los interesados, lo que facilitará la
sostenibilidad del proyecto.” Pablo, 2013
Controlar la participación de los interesados
• Monitorear las relaciones de los interesados y
ajustar estrategias y los planes diseñados.
• Entradas:
– Plan del proyecto
– Registro de incidentes
– Datos de desempeño del trabajo
– Documentos del proyecto
Controlar la participación de los interesados
• Herramientas:
– Sistemas de gestión de información.
– Juicio de expertos
– Reuniones
Controlar la participación de los interesados
• Salidas:
– Informacion de desempeño de trabajo
– Solicitudes de cambio
– Actualización al plan
– Actualizaciones a los documentos
– Actualizaciones a los activos
Controlar la participación de los interesados
Lledó, 2013)
¿Preguntas?
Ejemplo
1. Usted está utilizando una matriz poder-interés para clasificar
a todas las personas y organizaciones identificadas en el
registro de interesados. ¿Qué sería lo más recomendable para
el uso de esa información?
A. Qué esté disponible para todos los interesados.
B. Que sea información confidencial para la utilización del DP y
los miembros claves de su equipo.
C. Que sea información pública pero de acceso con clave y
contraseña.
D. Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. el
deseado de cada interesado
Ejemplo
• 2. Un proyecto que consiste en la implementación de un
sistema de información para la generación de reportes
automáticos, está enfrentando serios problemas porque un
grupo de ambientalistas no están de acuerdo con la forma en
que se está tratando al personal de ese proyecto. ¿Quién es el
principal responsable de gestionar la participación en el
proyecto de ese grupo de ambientalistas?
– A. El Director del proyecto
– B. El Patrocinador
– C. Los empleados de la empresa
– D. Greenpeace
Ejemplo
• 3. Te han encomendado la dirección integral para la
construcción de un centro comercial. Este proyecto requiere
una inversión estimada de $100 millones y se han identificado
más de 80 interesados. ¿Durante qué fase del proyecto los
interesados tendrán mayor influencia sobre los impactos del
proyecto en la comunidad?
– A. Inicio
– B. Planificación
– C. Ejecución
– D. Cierre
Ejemplo
• 4. En su proyecto ya han finalizado de identificar a todos los
interesados agregando información sobre sus roles, áreas de
conocimiento, necesidades, intereses y expectativas. ¿Cuál
debería ser el próximo paso?
– A. Clasificar a los interesados según su influencia, intereses y
participación.
– B. Evaluar cómo podrían influir los interesados en el proyecto
– C. Controlar la participación de los interesados en el proyecto
– D. Definir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo de
interesados
Ejemplo
• 5. Hay un grupo de interesados que están bloqueando los
avances de un proyecto de desarrollo de software. Se ha
detectado que estos interesados se resisten a colaborar y lo
deseable es que se integren al proyecto. Por su parte, si bien
tienen bajo poder para influir en el proyecto, están muy
interesados en el mismo. ¿Qué sería lo más recomendable
para tratar a este grupo de interesados?
–
–
–
–
A. Gestionarlos de cerca
B. Mantenerlos satisfechos
C. Mantenerlos informados
D. Monitorearlos por si cambia su nivel de influencia o interés
Ejemplo
• 6. En un proyecto para la construcción de un puente, se desviará un río
hasta que finalice el proyecto. Un grupo de campesinos que vive cercano
al proyecto han sido identificados como interesados. Se ha intentado
hablar en varias oportunidades con estos campesinos, pero ellos no
quieren cooperar con el proyecto, no están interesados en el mismo y
tampoco pueden influir de alguna forma. ¿Cuál debería ser la mejor
estrategia?
–
–
–
–
A. Darles trabajo en el proyecto
B. Enviarles una carta documento informando de los impactos del proyecto
C. Enseñarles herramientas sobre dirección de proyectos
D. Mantener un seguimiento constante por si cambia su estado de
cooperación y/o impacto
Ejemplo
• 7. En un proyecto de generación de energía fotovoltaica que se encuentra
en marcha, están habiendo conflictos entre los miembros del equipo y
algunos representantes de la comunidad. ¿Qué debería hacer en su rol de
director de proyectos?
– A. Involucrarse para gestionar las expectativas de los interesados para que
todos tengan los mismos objetivos e intereses sobre el proyecto
– B. Resolver el conflicto en favor de los miembros del equipo ya que ellos son la
clave para la gestión exitosa del proyecto
– C. Involucrarse para gestionar las expectativas de los interesados,
considerando que cada grupo podría tener diferentes objetivos e intereses
sobre el proyecto
– D. Resolver el conflicto en favor de la comunidad ya que ellos serán los
consumidores finales de los entregables del proyecto
Ejemplo
• 8. A usted lo han contratado como director de un proyecto, que ya está
avanzado en un 50%, para reemplazar al antiguo director de proyecto que
se fue a trabajar a otra empresa. En las reuniones con los miembros de su
equipo hay varias discusiones y disconformidad de los interesados por las
tareas que se están realizando. Usted descubre que en el pasado no se
había participado a los interesados en las decisiones críticas del proyecto.
El impacto de algunas de estas decisiones unipersonales del antiguo
director del proyecto cambió significativamente el alcance del proyecto,
sin que esto hubiera pasado por el comité integrado de cambios. ¿Qué
debería hacer?
– A. Actualizar la EDT con el nuevo alcance
– B. Solicitar la aprobación de los antiguos cambios al comité de cambios
– C. Nada, avanzar con el proyecto para completar lo antes posible el restante
50%
– D. Notificar a los interesados y patrocinador que el alcance del proyecto ha
sido modificado sin las autorizaciones formales que corresponden
Ejemplo
• 9. Un proyecto de distribución de alimentos está en sus fases
iniciales y los principales interesados no se han involucrado
con ese proyecto. ¿Qué es lo mejor que debería hacer?
– A. Involucrar a los interesados más experimentados con un rol de
liderazgo
– B. Invitar a todos los interesados a la reunión de inicio del proyecto
– C. Involucrar a todos los interesados con un rol de soporte
– D. Solicitar ayuda al comité de cambios
Ejemplo
• 10. Durante la planificación de su proyecto han incluido la
estrategia que se aplicará a cada grupo de interesados para
involucrarlos en el proyecto. ¿Qué es lo que han realizado?
–
–
–
–
A. Registro de interesados
B. Registro de incidentes
C. Controlar la participación de los interesados
D. Plan de gestión de los interesados
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