Objetivos:
Conozca las principales partidas que integran el rubro de las
cuentas por cobrar en una entidad económica.
Aprenda a relacionar la partida de clientes con el ciclo de
operación de los negocios.
Adquiera conciencia sobre la importancia de la adecuada
administración de las cuentas y documentos por cobrar para la
estabilidad financiera de una organización.
Identifique al mayor auxiliar de clientes como una herramienta
útil para el registro de las cuentas por cobrar.
Aprenda el manejo contable que debe darse a las cuentas
incobrables y los métodos de estimación.
Objetivos: (Continuación)
Registre adecuadamente los asientos contables para abrir y
cancelar las cuentas de clientes, así como la recepción de pagos.
Comprenda la contabilización de los documentos recibidos
de los clientes.
Conozca lo relacionado con la transferencia de documentos
a instituciones financieras.
Conozca los principios de contabilidad aplicables a las
partidas por cobrar.
Aprenda lo relacionado con el análisis financiero de las
partidas por cobrar.
Clientes: Son las cuentas pendientes de pago que se derivan
de la actividad normal de la empresa, ya sea la venta de
mercancías o la prestación de servicios a crédito.
Documentos por cobrar: Esta partida está integrada por
los documentos pendientes de pago que surgen por la venta de
mercancías o la prestación de servicios a crédito.
Funcionarios y empleados: Son las cuentas o documentos
que se originan por préstamos otorgados a los empleados,
funcionarios o accionistas de la empresa.
Deudores diversos: Son los documentos o cuentas que se
originan por transacciones distintas de las que representen la
actividad normal de la empresa.
Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser
aprobada por el departamento de crédito antes de que sea
surtida. Después que ha sido aprobada y se ha enviado la
mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la
que se muestra en la figura 9.5.
Siempre que el cliente devuelve mercancías, se acredita a
clientes. Por ejemplo, el 2 de mayo, Constructora Ponderosa,
S. A., compró a Mármoles Italianos, S. A., mercancía a crédito
por $150 000 más IVA, y que el 4 de mayo la constructora
devolvió mercancías y se emitió una nota de crédito por $40
000 más IVA; a continuación se muestran los asientos
necesarios:
Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a
crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas
cuentas se conocen como incobrables y se clasifican en el
rubro de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos
de operación/ gastos de venta del estado de resultados. El
monto de gasto por cuentas incobrables que resulte varía de
acuerdo con las políticas generales de crédito de la compañía.
Por ejemplo, suponiendo que se quiere crear una provisión o
estimación por cuentas incobrables por $30 000, el registro de
la operación sería el siguiente:
En general, la cuenta Estimación por cuentas incobrables tiene
saldo acreedor.
El método del porcentaje de las ventas o del estado de
resultados estima las pérdidas por cuentas incobrables
utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para
llegar a una cantidad razonable. A fin de determinar la tasa
estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de
pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas a
crédito de periodos anteriores.
Para ilustrar el método del estado de resultados de ajuste de
pérdidas en cuentas incobrables, suponga que Mármoles
Italianos, S. A., realizó ventas a crédito en el periodo por $550
000 y recibió devoluciones sobre ventas por $50 000. De
acuerdo con la experiencia en periodos anteriores, se estimó que
2% de las ventas netas a crédito pueden resultar incobrables. El
cálculo de la provisión por cuentas incobrables es:
El saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables era
de $18 950 antes del ajuste de fin de periodo. Al saldo anterior
se le sumarán $10 000, estimados por las ventas a crédito
realizadas en el periodo.
El asiento de ajuste necesario será:
Cuentas por cobrar/clientes
Menos: Estimación por cuentas incobrables
Cuentas por cobrar/neto
$486 000
$28 950
$457 050
Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del
estado de situación financiera se estima el importe de las
pérdidas en cuentas incobrables, con base en un porcentaje del
saldo existente en la cuenta Clientes.
La cuenta de Clientes de Mármoles Italianos, S. A. tiene un
saldo, al finalizar el año, de $415 000 y, de acuerdo con la
experiencia de años anteriores, se estimó que 4% de las cuentas
por cobrar correspondiente a las ventas a crédito serán
incobrables. La cuenta Estimación por cuentas incobrables tenía
un saldo acreedor $5 700. El cálculo para el asiento de ajuste a
fin de reconocer el gasto por cuentas incobrables es:
$415 000
× 4%
16 600
– 5 700
$10 900
Saldo de clientes
Porcentaje estimado de incobrables
Estimación por incobrables
Saldo anterior de la estimación(acreedor)
Gasto por cuentas incobrables
Asiento de diario:
Algunas compañías que tienen muchos clientes tal vez prefieran
esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta
específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en
relación con las pérdidas por cuentas incobrables. Cuando es
evidente que una cuenta es incobrable, utilizan el método de
cancelación directa. Por lo tanto, se hace un cargo a la cuenta
de gastos por cuentas incobrables y se abona a clientes por el
importe adeudado.
Durante el periodo se reconocieron cuentas incobrables por un
total de $15 000:
Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe
eliminarse de los registros contables. Para registrar la
cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas
incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando se haya
realizado previamente la estimación.
Para ejemplificar lo anterior, y con base en el ejemplo anterior,
suponga que el 3 de mayo la empresa Mármoles Italianos, S.
A., recibió la noticia de que Pisos Modernos, S. A., se había
declarado en quiebra. En el libro mayor de la empresa
Mármoles Italianos aparece la empresa Pisos Modernos con un
saldo de $8 500. El asiento de diario para registrar la
cancelación, si previamente se había efectuado la estimación,
sería:
En algunos casos, en una fecha posterior puede cobrarse en
forma total o parcial una cuenta que se había cancelado por
incobrable. Cuando se recibe el pago se debe invertir el asiento
de cancelación y se lleva la cuenta a los registros para hacer
asientos en la cuenta del cliente. Una vez registrado el asiento
invertido y el cobro recibido a cuenta, los libros mostrarán que
la cuenta fue cancelada y recuperada más tarde. En el caso de
que el cliente haga una compra a crédito en el futuro, toda la
información necesaria para aprobar o rechazar su pedido se
encontrará en los registros.
Para mostrar la reapertura de cuentas, obsérvese el ejemplo de
la empresa Pisos Modernos, S. A. El asiento realizado para
cancelar su cuenta fue el siguiente:
Al obtener un préstamo de una institución financiera o de
alguna otra entidad, en general se requiere que el prestatario
pague ciertos honorarios, llamados intereses, por el uso del
dinero. Cuando el prestatario recibe el dinero, firma una
promesa por escrito de que pagará al prestamista en una fecha
futura el monto del préstamo más los intereses. Esta promesa
por escrito firmada por el prestatario se llama pagaré.
Una compañía puede aceptar documentos de un cliente como
pago de un adeudo (documentos por cobrar). Casi siempre los
documentos que se reciben de clientes o los que se entregan a
proveedores son pagarés. El interés que se recibe de un cliente
cuando efectúa el pago del documento, se acredita a ingreso
por interés. Por su parte, el interés pagado sobre un documento
dado a un acreedor se carga a la cuenta de Gastos de intereses.
Por ejemplo, el 2 de junio de 200X, la empresa Mármoles
Italianos, S. A., recibió de un cliente un documento por un año
con un valor de $350 000, con un interés de 12% anual. Al
vencimiento del documento, es decir, después de transcurrido
un año de plazo, el cliente pagó su deuda y Mármoles Italianos
registró:
Factoraje sin recurso: La empresa que cede o transfiere
los documentos por cobrar no se compromete a pagarlos por
parte de los clientes, es decir, no se hace responsable ni tiene
ninguna obligación de pagarlos en caso de que venzan y no
hayan sido cobrados.
Factoraje con recurso: La empresa que solicita el
descuento de los documentos comparte el riesgo con la
institución financiera que los recibe. Es decir, si al vencimiento
del documento el deudor no pagó, la institución financiera le
cobra a la empresa que le cedió el documento por cobrar.
El procedimiento para calcular el descuento de documentos es el
siguiente:
1. Se determina el valor al vencimiento del documento.
2. Se calcula el valor del descuento bancario multiplicando la
tasa de interés del banco para descuento de documentos al valor
de vencimiento del documento aplicada al número de días desde
la fecha en que se descuenta el documento hasta la fecha de
vencimiento.
3. Se calcula el monto del efectivo a recibir disminuyendo el
valor de vencimiento, el valor del descuento bancario.
4. Se determina el valor en libros del documento a la fecha del
descuento sumando al valor nominal los intereses devengados a
la fecha.
5. La diferencia entre el valor en libros a la fecha del descuento
del documento y el efectivo a recibir, se registra como ganancia
o pérdida (cuando el descuento califica como venta), o como
ingreso o gasto (cuando descuento califica como préstamo).
El 30 de junio, Delta, S. A. descontó un documento en Banco
Nacional con un valor nominal de $100 000 pesos. El documento
fue expedido el 30 de mayo a 3 meses y con una tasa de 36%
anual pagadera al vencimiento. El banco tiene una tasa de
descuento de 48% anual. El cálculo del descuento y monto a
recibir se muestra a continuación.
Valor nominal del documento
Intereses a pagar al vencimiento
1. [$100 000 × 0.36 (3/12)]
Valor al vencimiento
Descuento bancario
2. [$109 000 × 0.48 (2/12)]
Monto a recibir
Valor en libros a la fecha de la transferencia
3. {$100 000 + [$100 000 × 0.36 (1/12)]}
4. Gasto o pérdida en transferencia
$100 000
$9 000
$109 000
$8 720
$100 280
$103 000
($2 720)
De acuerdo con el ejemplo desarrollado anteriormente para
calcular el descuento, ilustraremos el registro contable de uno de
ellos.
Descuento del documento:
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