Administración de cuentas por cobrar y pagar
Taller No. 2
Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPA
Marzo de 2004
¿?
¿Por qué la administración de cuentas
por pagar y cobrar es un punto crítico
en el análisis de negocios?
Ciclo de negocio – empresas comerciales
Compras
Inventario de
mercancias
Pedido
Efectivo
Cobranzas
Cuentas por cobrar
Al contado
Ventas
Al crédito
Ciclo del efectivo
Compra de materias
primas o mercaderías
a un proveedor
Venta del
producto
Días en existencia
Días que faltan
para pagar
Pagos a los
proveedores
Días que faltan para cobrar
Ciclo del efectivo
Cobranza a
clientes
El proceso de negocio – el proceso primario
MERCADO DE BIENES
DE CAPITAL
ACTIVO
FIJO
MERCADO DE
CAPITALES
PROCESO PRIMARIO
del Prof. Aquiles Limone
RETROALIMENTACIÓN
POSITIVA
ACTIVO CIRCULANTE
PRODUCTOS
EFECTIVO
ACTIVO
EN
PROCESO
PRODUCTOS
TERMINADOS
ACTIVO
CIRCULANTE
(Deudores)
EFECTIVO
CIRCULANTE
(Materias
Primas)
TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES
FINANCIERAS
COMERCIALES
MERCADO DE
PROVEEDORES
TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES
COMERCIALES
FINANCIERAS
MERCADO DE
MANO DE OBRA
MERCADO DE
CLIENTES
TRANSFORMACIONES
LABORALES Y DE PERSONAL
GASTOS
SUMIDERO
INDICA TRANSFORMACIÓN
FLUJOS INTERNOS
FLUJOS DE INTERCAMBIO
CON EL MEDIO
Ley 2495 ..
¿Qué precisa la Ley de Reestructuración
Voluntaria de Empresas respecto a
deudores y acreedores?
La reestructuración voluntaria
Ley #2495 de 4 de agosto de 2003
Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuración o liquidación
voluntaria de empresas no sujetas a regulación por la Super.
de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y
Seguros mediante un “Acuerdo de Transacción”, que es un
convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores
dirimen derechos de contenido patrimonial mediante
concesiones recíprocas y reconocimientos mutuos conforme al
procedimiento y a las mayorías establecidas en esta ley.
Administración de cuentas por cobrar
Primera parte
Contenido primera parte..
1. Clasificación, concepto y objetivos del sistema
contable en la gestión del proceso de cuentas
por cobrar.
2. Indicadores contables (ratios) en la rotación
cuentas por cobrar
3. Contabilidad y control interno de cuentas por
cobrar y ventas, métodos de estimación de
cuentas incobrables
4. Gestión de cuentas por cobrar - Políticas de
crédito, Análisis de solicitud de créditos
Clasificación de las cuentas por cobrar en la
situación financiera
La Salvadora S.R.L.
Balance al 31/12/X3
Activo
Activo corriente
Disponibilidades
Inversiones (CP)
Créditos o exigible
Cuentas por cobrar
comerciales
Cuentas por cobrar
no comerciales
1
Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de
control y cuentas relacionadas con el proceso
1
- Caja o Bancos (entrada de efectivo)
OUT
Cuenta por cobrar
comerciales
Cuentas de
control
- Cuentas por cobrar (crédito simple)
- Documentos por cobrar (documentario)
- Estimación de incobrables (Previsión)
Cuentas
relacionadas
- Ventas
- Impuestos (Debito fiscal IVA e IT)
- Descuentos comerciales
- Descuentos por pronto pago
- Devoluciones en ventas
Cuentas por cobrar No Comerciales - Composición
Descuento de documentos
Documentos en cobranza
Deudores con cargo de cuenta
Cuentas por cobrar
no comerciales
Anticipos y prestamos al
personal
Dividendos por cobrar
Acciones suscritas pendientes
de pago
Crédito Fiscal IVA, etc
1
¿Qué es una cuenta por cobrar ?
1
Representa un derecho monetario contra
un
deudor
y
generalmente
se
constituyen en un exigible a corto plazo
(menor a un año), a consecuencia de la
venta de bienes y servicios.
¿Cuál es el aporte del sistema de contabilidad respecto
de este proceso?
Proporcionar información cuantificada y
detallada por deudor referente al monto
total de recuperaciones pendientes de
cobro.
Clasificación de control en cuentas por cobrar
Por su vigencia:
Por tipo de cliente:
Tipo A
Vigentes
Clientes de alta
rentabilidad, y buena
voluntad de pago
Tipo B
Clientes rentables, y
buena voluntad de
pago
Cuentas por cobrar
Vencidas
Incobrables
Tipo C
Clientes no rentables y
baja voluntad de pago
Por antigüedad:
Partidas abiertas a:
-
30 días
entre 31 y 60 días
entre 61 y 90 días
mayores a 90 días
(-)
Riesgo
(+)
1
1
Ley de Pareto
Dependencia estratégica
Número de clientes
Rentabilidad del negocio
20%
80%
Relación
En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir
la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de las personas
poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó la regla del
80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto".
2
Concepto y uso de ratios
Ratio
Ejemplo:
A
____
= B
Rentabilidad de los capitales propios
Los ratios se comparan con:
(Cociente)
=
Utilidad neta
Patrimonio
 Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución.
 Ratios presupuestados por la empresa.
 Ratios de tipo ideal.
 Ratios de tipo sectorial
 Ratios de los principales competidores de la empresa.
Comentario: Ratio no es una palabra castellana pero, es de uso comun en textos escritos
en ingles, la Real Academia define al definir la palabra “Razón” aclara que proviene del latin
“Ratio”
Indicadores contables (ratios) en la rotación de
cuentas por cobrar
Días de venta en la calle
a) El período en el que se completa en promedio la cobranza
Para:
Evaluar la eficacia de la gestión de cobranzas mediante comparación de
este indicador con los plazos y condiciones de venta
Diás de venta en la calle =
Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 días
ÓPTIMO =
Ventas anuales + IVA
LO MENOR POSIBLE
Significado
Cuanto más bajo es, más corto es el período de formación del saldo
de cuentas por cobrar por ventas
2
2
Caso de ejemplo
(+)
2003
2002
US$
US$
Saldo Cuentas por cobrar
90.000
80.000
Ventas netas a crédito
415.000
393.000
565.000
473.000
< 60.000>
<70.000>
Cuentas por cobrar
totales
(-)
Saldo cuentas por
cobrar al final
Cobranzas
445.000
Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que no
existieron perdidas por incobrables
403.000
2
Caso de ejemplo (Cont.)
Cuentas por Cobrar Promedio
2003
US$
(CxC al inicio + CxC al final) / 2
Diás de venta en la calle =
85.000
US$ 85.000 x 365 días
US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13)
= 65 días
Rotación de cuentas por cobrar:
Rotación CxC
2003 =
US$ 445.000
ÓPTIMO =
US$ 85.000
= 5.23 veces /año
LO MAYOR POSIBLE
3
Aspecto contable
Cuentas por cobrar
(Clientes) MN; ME
Debe
Haber
• Saldo periodo anterior
• Cobranza parcial o total
• Ventas de crédito
• Reclasificación del crédito
con garantía de documentos
• Notas de cargo
Intereses
Otros
• Devoluciones y descuentos
• Bonificaciones
• Castigo de incobrables
• Cierre
(+)
(-)
3
Flujo contable – Venta a crédito y cobranza
La empresa ABC Ltda. vende mercaderías al crédito al Sr. Juan Perez
por Bs10.000 según factura de venta No. 1511
Cuentas por cobrar
Sr. Juan Perez
Debe
Haber
(1) Bs 10.000
Debe
Debe
Bs 10.000 (2)
Ventas
I.T.
Caja
Haber
Bs 8.700
Debe
(1)
Haber
(1a)Bs 300
(2) Bs 10.000
Débito Fiscal IVA
Haber
Debe
Haber
IT por pagar
Debe
Bs 1.300 (1)
Haber
Bs 300 (1a)
(1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alícuotas del IVA e IT son del 13% y 3%
respectivamente sobre el valor de la factura total
(2) Luego de 30 días el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.
Política contable – Método de estimación de
incobrabilidad (Previsión para cuentas incobrables)
Estado de antigüedad de saldos
Informes de la oficina de asesoria legal
Factores a considerar
para determinar la
previsión:
Correspondencia cursada con el cliente
Comportamiento del cliente en relación
con la empresa durante el tiempo.
3
¿Por qué se estiman cuentas incobrables al cierre?
Evidencia definitiva de
Ajustes de
Cierre
cuenta incobrable
facturada el año
1997
31/12/1997
Estimación de pérdida
Resultados
1997
Objetivos:
Resultados
1998
• Reconocer la pérdida por ventas al crédito a deudores incobrables
• Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar
• PCGAs: Exposición y Prudencia
3
Algunos métodos para la determinación de la
estimación de cuentas incobrables (Previsión)
3
• Legislación Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los últimos
tres quebrantos entre los tres últimos saldos de cuentas por cobrar)
• Porcentaje sobre ventas al crédito
• Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar
• Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos
• Método combinado
3
Aspecto contable – Previsión para incobrables
Previsión para cuentas incobrables.
Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo
es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las
deudas a cobrar a clientes a clientes.
(Egresos)
Pérdida en cuentas incobrables
- Gasto de cuentas
de dudosa
recuperabilidad
(+)
- Cierre
(-)
(Reg. Activo)
Previsión para cuentas incobrables
- Castigos
- Saldo inicial
- Recuperaciones
- Estimación de
incobrabilidad del
periódo.
(+)
- Cierre
(-)
ABC Ltda.
Balance al 31/12/20XX
Activo
Activo corriente
....
Cuentas por cobrar
Menos: Previsión para incobrables
Cuentas por cobrar neto de
incobrables
US$
%
10.000
(300)
100
(3)
9.700
97
3
Control interno
a.
Autorización de extensión de créditos
b.
Control de pedidos de mercancias o
servicios observando límites de crédito
autorizados.
c.
Control de despachos o entregas de
mercancías y/o servicios prestados.
d.
Control sistemático de devoluciones
descuentos y bonificaciones.
e.
Comprobación de facturas, notas de contabilidad.
f.
Control individual de pagos parciales y/o totales y
saldos.
g.
Identificación de cuentas atrasadas.
h.
Concialiación periódica de registros principales y
auxiliares.
i.
Circularizaciones de saldos períodicas a clientes
,
4
Gestión de cuentas por cobrar
Factores determinantes al otorgar
crédito al cliente:
- Capacidad de pago
- Voluntad de pago
Venta a
Crédito
- Antecedentes en el negocio
- Solvencias en el negocio
- Garantías del cliente
- Dependencias y
concentraciones en el negocio
del cliente
- Seguimiento del riesgo
- Otros aspectos
RIESGO
Tiempo del crédito:
Al contado
= COD
A treinta días = N/ 30 (neto 30)
Descuentos por pronto pago:
2% si se paga en 10 días = 2/10
COD = Cash on delivery (pago contra entrega)
CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)
Dinero en
efectivo
Administración de cuentas por pagar
Segunda parte
Contenido segunda parte..
1. Clasificación, concepto y objetivos del sistema
contable en la gestión en el proceso de
cuentas por pagar.
2. Indicadores
contables
(ratios)
administración de cuentas por pagar
en
la
3. Contabilidad y control interno de compras y
cuentas por pagar
4. Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de
maduración del efectivo
1
Qué son los pasivos?
Los “Pasivos” son deudas con terceros a
quienes normalmente se los denomina
“acreedores”.
En esencia, los pasivos constituyen los
derechos que personas u organizaciones
ajenas a la empresa tienen sobre los activos
de esta última.
Pasivos por su origen..
Pasivo
Cuentas por pagar comerciales
(deudas y provisiones)
Servicios personales por pagar
(deudas y provisiones)
Impuestos y aportes por pagar
Prestamos bancarios
Otras cuentas por pagar
Clasificación de pasivos?
Pasivos por su exigibilidad..
Pasivo
Hasta un año de plazo = Pasivo
corriente
A más de un año de plazo = Pasivo no
corriente
Pasivos por su naturaleza..
Pasivo
Sin garantía = Con compromiso verbal
de pago (financiamiento espontaneo)
Con garantía (Respaldo documentario
como letras y/o pagares)
1
1
Aspecto contable
Cuentas del Pasivo
Debe
• Por pago de deudas al
vencimiento de plazo
• Por amortizaciones
• Por traspaso a otras
cuentas de pasivo
• Por cierre de gestión
(-)
Haber
• Por el saldo inicial
• Por deudas contraidas en el
período
• Por actualizaciones, cuando
las deudas son con
mantenimiento de valor
(+)
2
Ratio de endeudamiento
ACTIVO
U.M.
%_
Disponible
Realizable
Existencias
Activo fijo
6
8
18
45
8
11
23
58
TOTAL ACTIVO
77
100
PASIVO Y PATRIMONIO
U.M.
Exigible a corto plazo
Exigible a largo plazo
Capital
Capital Social
Social
45
10
22
22
TOTAL PASIVO Y PATR.
77
%_
∑
d
58
13
29
29
∑e 100
Conclusiones:
∑d = 29% ; ∑ e = 100%  29% < 40 - 50%
OPTIMO:
del total del pasivo
Capital Social asciende a un 40% - 50% del total del
pasivo
Capital Social = 40% – 50% del pasivo
CORRECTO:
Empresa capitalizada
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal
son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.
2
Ratio de endeudamiento
(continuación)
ACTIVO
U.M.
%_
Disponible
Realizable
Existencias
Activo fijo
6
8
18
45
8
11
23
58
TOTAL ACTIVO
77
100
PASIVO Y PATRIMONIO
U.M.
Exigible a corto plazo
Exigible a largo plazo
Capital
Capital Social
Social
45
10
22
22
TOTAL PASIVO Y PATR.
77
Conclusiones:
Capital Social < 40% del total del pasivo
PRECAUCIÓN:
Empresa endeudada
Capital Social > 50% del total del pasivo
ATENCIÓN:
Empresa que infrautiliza los fondos
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal
son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.
%_
∑
d
58
13
29
29
∑e 100
2
Ratio de endeudamiento
(continuación)
ACTIVO
U.M.
%_
Disponible
Realizable
Existencias
Activo fijo
6
8
18
45
8
11
23
58
TOTAL ACTIVO
77
100
PASIVO Y PATRIMONIO
U.M.
Exigible a corto plazo
Exigible a largo plazo
Capital
Capital Social
Social
45
10
22
22
TOTAL PASIVO Y PATR.
77
%_
∑
d
∑e 100
Conclusiones sobre el ejemplo:
DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO
∑d = 29% ; ∑ e = 100%  29% < 40 - 50%
del total del pasivo
Capital Social < 40% del total del pasivo
PRECAUCIÓN:
Empresa descapitalizada o endeudada.
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal
son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.
58
13
29
29
Mecanismos para evitar la suspención de pagos a
proveedores
PROBLEMAS DE LIQUIDEZ
DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO
PARA EVITAR UNA
SUSPENSIÓN DE PAGOS
Aumentar los
capitales propios
Mejorar el activo
circulante y exigible
a corto plazo
Vender activos fijos
no imprescindibles
2
Indicadores de gestión de financiamiento de CP Resumen
 Análisis del balance general.
¿Está la empresa capitalizada?
¿Se pueden atender los pagos?
Activo Corriente
>
Deudas a corto plazo
Capitales propios suficientes
(40 – 50% del pasivo)
2
Control interno – cuentas por pagar
3
1. Autorización. Los gastos y las compras de bienes
y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo
con los criterios y procedimientos establecidos por la
dirección
2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse
oportunamente coordinando con tesoreria la
disponibilidad de fondos en los plazo ade pago
acordados
3. Clasificación. La información relacionada con los
pasivos debetener toda la disgregación suficiente para
su efectivo control.
4. Verificación. Debe verificarse y evaoluarse periódicamente lows saldos de cuentas por
pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones
relacionadas.
5. Protección física. El acceso a los registros contables de compras y nómina, recepción de
desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben
permitirse solo a personas autorizadas por la dirección de la empresa.
Riesgos – compras y cuentas por pagar
3
- Efectuar compras no autorizadas
- Pagar en efectivo a personas no autorizadas
- Adquirir material de baja calidad
- Efectuar compras a precios excesivos
- Adquirir mercaderías no requeridas o no prioritarias
- Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos
- Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiación
adecuada de los impuestos inherentes.
Ciclo de maduración del efectivo
Compra
materias
primas
Pago de mano de obra
y gastos de fabricación
Pago de
materias
primas
Producción
Almacenamiento
Cobro
clientes
Venta
Plazo de cobro a
clientes
Plazo de pago a proveedores
Días de stock de
materias primas
Pago gastos
de venta
Días de stock de
productos en curso
Días de stock de
producto acabado
CICLO DE CAJA
CICLO DE MADURACIÓN
Ciclo de maduración del efectivo
Nº de días
de stock de
materia
prima
-
Plazo de
pago a
proveedores
+
Nº de días
de stock de
producto en
curso
+
Nº de días
de stock de
producto
acabado
+
Plazo de
cobro de
clientes
30 días
+
60 días
EJEMPLO EMPRESA “A”
28 días
-
15 días
+
20 días
=
123 días
+
Ratios - ciclo de maduración del efectivo
Calculo de RATIOS:
Plazo de cobro a
los clientes
Plazo de pago a los
proveedores
Plazo de stock de las
materias primas
Plazo de stock de los
productos en curso
Plazo de stock de los
productos acabados
=
Clientes + efectos
=
Proveedores
Ventas + IVA
Compras
x
365
x
365
=
Stock materias primas
=
Stock de prod. en proceso
=
Stock de prod. acabados
Compras Anuales
Compras Anuales
Costo de ventas anual
x
365
x
365
x
365
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