U.D. 11 - DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO SONORO
1. INTRODUCCIÓN
- El archivo de documentos sonoros toma importancia
cuando se pone de manifiesto el doble valor de un
registro sonoro: como documento de un
acontecimiento (elemento informativo y fuente para
el conocimiento del mismo), y como medio para la
transmisión de la cultura de un pueblo.
- La UNESCO en 2003 reconoce la importancia de
salvaguardar el patrimonio cultural intangible, dentro
del cual está el patrimonio sonoro, aprobando un
Convenio para su salvaguarda.
- El patrimonio sonoro es clave para la
documentación e investigación, para la educación 1y
para la identidad cultural de un pueblo.
-En 1969 surge la primera asociación internacional
para la conservación de archivos sonoros, IASA
(International Asociation of Sound and Audiovisual
Archive) con una finalidad protectora. Anteriormente
había surgido una federación similar (FIAF, 1958)
para la conservación de archivos cinematográficos,
ésta con finalidad comercial. Y posteriormente
surgirá la (FIAT,1977) para normalizar los fondos
audiovisuales de las televisiones. Elaboran una
norma para el análisis y catalogación documental, a
fin de hacer el material intercambiable entre las TV.
- Inicialmente se reconoce más el valor patrimonial
que puede tener para la empresa, que el valor
2
documental del registro sonoro.
- La radio no ha tenido conciencia de la necesidad de
preservar los documentos sonoros emitidos, al contrario
que la prensa, que tuvo claro desde su inicio su labor
documental.
- Las emisoras de radio han conservado algunas
grabaciones importantes por su excepcionalidad, que
con el tiempo se han convertido en históricas.
- Mientras RNE asumía su papel de “memoria sonora
histórica del país”, conservando miles de cintas con
discursos franquistas, retransmisiones deportivas,
diarios hablados, etc., las emisoras privadas emitían
sus programaciones sin pensar que estaban haciendo
historia pero no conservando nada de ella, por la falta
de visión de documento historico que tenían sobre sus
grabaciones. Las cintas magnetofónicas se grababan3 y
regrababan, para economizar material.
- Con la llegada de la democracia a España, y la
incorporación de las emisoras privadas al flujo
informativo, se crean los Servicios Informativos y con
ellos la necesidad de conservar documentos escritos y
sonoros para dar mayor fiabilidad y credibilidad a
aquello que cuentan cada día.
- Así van surgiendo los Servicios o Departamentos de
Documentación, incluso luchando contra los prejuicios
de aquellos que contraponen a la idea de “archivo”
aquella otra, estereotipada, de que la radio es
“improvisación”. Esta es una idea ya superada.
- Esta “juventud” de los archivos sonoros de las radios
privadas, y con ello su menor número de documentos,
supone una ventaja a la hora de adaptarse a los
nuevos formatos y formas de almacenamiento. Como4
el actual proceso de digitalización de los archivos.
- Esa “visión” de la grabación sonora como muestra de la
historia más que como prueba de ella, hace que para
documentarse se recurra más a otras fuentes (prensa
sobre todo) que al archivo sonoro.
- Se suele recurrir a él para recuperar declaraciones o
entrevistas a personajes, pero no para el uso cotidiano
como fuente de información.
- Y aún hoy, el archivo sonoro se considera y usa más
como documento ilustrativo de un acontecimiento
histórico, que como fuente de información de lo
acontecido.
- Normalmente, cada emisora se encarga del archivo de
su material sonoro. Pero, sobre todo en las pequeñas
emisoras, no siempre se realiza una adecuada tarea de
catalogación y archivo sonoro, limitándose a guardar 5la
copia legal.
- Se conoce como copia legal o legítima a la obligación
de las cadenas de radio y de televisión de almacenar
una copia de la producción emitida durante todos los
días y en todas las horas, por un periodo determinado.
- El principal problemas del archivo de documentos
sonoros es su catalogación y el espacio de
conservación. La mayoría de emisoras han optado por
hacer una selección de su propia emisión, y conservar
únicamente fragmentos considerados importantes o
susceptibles de ser recuperados.
- La rapidez con la que se trabaja en radio, y la
costumbre de ilustrar con un “corte de voz” noticias o
reportajes, hace que los redactores no quieran perder
tiempo en oir toda un pieza y pidan que se conserven
los “cortes” importantes de una pieza, bien etiquetados
6
para su rápida recuperación.
- De esta manera, los documentalistas de radio han ido
formando fonotecas que son, en buena parte,
almacenes de “recortes”, poco ortodoxo, pero práctico
y rápido para la gestión de la información radiofónica.
2. La fonoteca: definición y tipos.
- La fonoteca es un archivo de sonidos grabados, ya
sea en disco, cintas o cualquier otro formato, que
contiene música o cualquier otro testimonio sonoro.
a) Podemos hacer una clasificación de las
fonotecas, considerando:
a.1. El contenido de las grabaciones. Caso en el que
importan las grabaciones como objeto de estudio para
la investigación y la memoria cultural e histórica de un
7
pueblo. Distinguimos:
- Fonotecas nacionales: Sus fines son reunir, conservar
y difundir el patrimonio sonoro nacional.
- Fonotecas regionales o autonómicas: Se encargan de
recuperar, conservar y hacer accesible el patrimonio
sonoro de los pueblos y ciudades de su ámbito.
- Fonotecas especializadas: Sus grabaciones se
centran en material de un ámbito de investigación: la
musicología, literatura oral, la lingüística, la historia
oral, y otros.
- Fonotecas de radio: Son aquellas con que cuentan
las emisoras de radio como archivo recurrente para
la elaboración de programas (músicas, testimonios,
informaciones…) y como “memoria” de su existencia.
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Así en las fonotecas de radio se suelen conservar:
grabaciones propias originales (musicales o no
musicales), copias de grabaciones originales
conservadas en otras fonotecas, una selección de
programas completos (elaborado por un presentador,
productor, artista…), una selección de emisiones en
directo, y una amplia colección de “cortes” o
fragmentos editados con interés informativo, cultural,
comercial y de todo tipo; clasificados según el
protagonista, el tema, lo anecdótico, y otros criterios.
Los archivos radiofónicos son una fuente de datos
importantísima sobre la historia, la cultura y la
sociedad, sirviendo de objeto de investigación en
diversos campos de la ciencia.
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Las fonotecas son algo principal en la organización
de una emisora de radio y cumple las siguientes
funciones: adquirir los fondos, conservarlos,
organizarlos físicamente, controlar los servicios de
audición y préstamo interno, y catalogarlos para que
sirvan de apoyo para la creación y difusión de
programas.
Los usuarios de las fonotecas de radio son
principalmente los profesionales de la emisora a los
que se les presta los soportes originales (o copia
digitalizada) para su uso en programas dentro del
edificio, y también investigadores, profesores o
profesionales que justifiquen su trabajo y la
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necesidad de la consulta del material sonoro.
a.2 Considerando el carácter circulante de sus
fondos. Son fonotecas cuya finalidad principal no
es la conservación sino poner a disposición de los
usuarios fondos sonoros que van circulado, con
unas funciones recreativas y educativas, más que
informativas e investigadoras.
Tal es el caso de las fonotecas públicas que
generalmente forman parte de las bibliotecas
públicas, las bibliotecas infantiles (ubicadas en
centros de enseñanza infantiles, hospitales,
instituciones infantiles), los fonobuses (fonotecas
itinerantes que acercan los fondos sonoros a
pequeñas localidades), y fonotecas de empresa
(con fondos del ámbito de trabajo y generales) 11
a.3 Fonotecas de audición. Están entre las de
conservación (porque sus fondos no son
circulantes) y las públicas. Son fonotecas con
documentos generalmente de contenido
comercial, principalmente musicales, y con un
usuario más diverso y menos especializado.
12
3. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO
- Documento: es el conjunto formado por un soporte
de información, los datos registrados en él y su
significación, que puede servir como objeto de
estudio o como medio de prueba.
- Distinguimos tres partes que conforman un
documento: el soporte físico (condiciona el modo
de almacenamiento), el contenido (se clasifica en
función de él), y el lenguaje (o forma de registro del
contenido sobre el soporte: textual, gráfico, sonoro,
audiovisual)
- El documento sonoro también se puede encontrar
formando parte de archivos audiovisuales. Así, es
frecuente hablar hoy de archivos o centros de
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documentación audiovisual.
- Estos centros de documentación audiovisual están
constituidos por sonidos grabados de diverso tipo,
programas de radio, filmes, producciones de televisión
y otros tipos de imágenes en movimiento, y en general
todo lo relacionado con el medio audiovisual (guiones,
carteles, documentos técnicos…)
- Se propone una definición de centro de
documentación audiovisual como: organización o
departamento dentro de una institución dedicado a la
consulta, producción, almacenamiento, recuperación y
difusión de una colección de documentos
audiovisuales y del patrimonio audiovisual.
14
4. EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
4.1 El Archivo Sonoro
- En una emisora de radio, el centro de documentación
suele dividirse en dos grandes servicios: el archivo
sonoro y el servicio de documentación escrita.
- Se encarga del archivo y documentación de música,
efectos sonoros y palabra. Los distintos documentos
se clasifican, en general, asignando a cada soporte
un número o signatura correlativo, según el orden de
entrada o recepción.
- De cada uno de estos documentos se elabora una
ficha en la que se incluye una serie de datos, entre
ellos: intérprete o autor, fecha de emisión, programa
en que se emitió, resumen de contenido, género 15
(entrevista, declaraciones…).
- Todos ellos constituyen los diferentes campos de
búsqueda por los que se puede acceder a un mismo
documento.
4.1.1. Archivo de palabra.
- En el archivo de palabra se encuentran todos
aquellos testimonios, declaraciones, entrevistas y
programas que, por su interés, haya aconsejado su
archivo. En general, estarán ordenados a partir de
dos criterios: orden alfabético de personajes y
contenidos temáticos.
- En la ficha de control se incluirá un breve resumen o
comentario del contenido y la fecha y el lugar en que
se ha realizado la grabación. El soporte habitual del
archivo de palabra ha sido la cinta, el DAT, y en la 16
actualidad es un archivo de audio digital (WAV, BWF)
4.1.2. Archivo de efectos.
- En general, el archivo de efectos sonoros se
encuentra clasificado por contenidos temáticos:
automóviles, animales, deportes, guerra, campo…
En la correspondiente ficha debe incluirse un mínimo
comentario sobre la calidad y las características del
efecto así como su duración total. El soporte habitual
de los efectos es el CD y los archivos de audio
digital.
4.1.3. Archivo de música.
- Suele estar subdividido en diferentes dominios según
épocas y estilos musicales. En la ficha de control
deben figurar al menos los siguientes datos:
intérprete, título del disco, compañía y año de
17
grabación, autor y duración de los temas musicales.
- El soporte habitual del archivo de música es el CD,
aunque algunas grabaciones realizadas en directo
pueden estar en cinta abierta, DAT, o en archivos
de audio digital.
4.2. Documentación escrita.
- Aquí encontraremos una hemeroteca con
resúmenes de prensa y biografías ordenadas
según diversos criterios y campos de búsqueda.
Además, se contará con una biblioteca básica
sobre temas de interés general: historia, cine,
música, teatro, legislación… Así se podrán
encontrar los datos precisos sobre los
entrevistados o temas que se aborden en el
programa.
18
5. EL PROCESO DE ARCHIVO
- El proceso de archivo de los documentos sonoros,
pasa por dos fases: una de análisis y catalogación,
y otra de archivado físico del documento.
5.1 Análisis y Catalogación
- En esta fase inicial se realiza un proceso analítico
de audición (lectura o visionado en otros docs.) del
cual se extrae información necesaria y
determinante para su catalogación. Entre ella: el
soporte, el contenido, el lenguaje, el origen, la
fecha, identificadores…
- Una vez extraída esta información, se dispone de
manera normalizada siguiendo las normas de
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catalogación.
- La catalogación es el procedimiento por el cual
realizamos una descripción física y de contenido de
un documento. Y ésta descripción queda expresada
en una serie de campos que vienen fijados por una
norma para la catalogación. Entre estas normas está:
• ISBD(NBM): Normas internacionales de descripción
bibliográfica para documentos no librarios.
Esta norma asigna una serie de campos para
describir un documento específico que no sea un
libro. Y asigna un orden a estos campos.
Estos campos o zonas de descripción son:
Zona de título, zona de edición, de particular, de
publicación, de descripción física, de la colección, de
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notas o resumen, y zona de número normalizado.
• MDL (Mini Data List). Es el formato de
identificación de documentos audiovisuales creado
por la FIAT. Pretende estandarizar las descripciones
para intercambio de información y consulta de
bases de datos entre televisiones.
Comprende los datos mínimos para la identificación
de los documentos y su contenido. Estos son: título,
responsabilidad, edición, descripción física,
contenido y número.
• Reglas de catalogación de la IASA. Las reglas
de la actual Asociación Internacional de Archivos
Sonoros y Audiovisuales, son las seguidas por la
mayoría de las emisoras de radio y muchas de TV.
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Tiene dos normas básicas: la Norma IASA-TC03,
que establece una reglas generales para la
catalogación de documentos sonoros y
audiovisuales. Y la norma IASA-TC04 establece
directrices para el archivo de documentos sonoros
digitales y para su producción (incluida la
digitalización de documentos de otros formatos).
La norma establece una serie de campos o zonas
de descripción del documento, que van a permitir la
rápida identificación del documento: tipo, soporte,
contenido, procedencia, etc. Y esta estandarización
en su catalogación va a facilitar el intercambio de
documentos sonoros y una manera única de archivo
para todas las emisoras de radio.
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Esta norma comprende 10 zonas, entre ellas: zona
de título, zona de edición/emisión, zona de
descripción física, zona de derechos de autor, zona
de producción/distribución/publicación, zona de
descripción física, zona de serie, zona de notas,
zona de número y disponibilidad, zona de estudio
analítico, y zona de partida e información de copia.
5.2 El archivo de documentos sonoros.
- Los documentos sonoros se han ido archivando en
los formatos en los que originalmente fueron
grabados (vinilos, casetes, CD…). Para el archivo de
programas, las cintas de carrete abierto fue una
opción muy usada por su larga duración. Esta
función de archivo también la cumplió el DAT y el 23
CD-R. Hoy se prefieren archivos de audio digital.
- En la actualidad se está llevando a cabo procesos de
digitalización de todo el material archivado, en Sistemas
de Almacenamiento Masivo Digital basados en discos
duros de alta capacidad y en formatos digitales sin
pérdida de datos, siendo el estándar recomendado por la
IASA el WAV y el BWF, con resolución mínima de 48
KHz/24 bits. Está gestionado por un Sistema de Gestión
Documental (SGD) que permite la consulta remota.
A) Los espacios de almacenamiento deben cumplir
normas de conservación física apropiadas para los
soportes, relativas a:
• Temperatura y humedad: es fundamental para una
conservación duradera del material sonoro mantener
unos valores de temperatura (18 a 21º) y humedad (40 a
60%). Un aire acondicionado mantiene estos valores.24
• La luz: la iluminación natural está desaconsejada, se
prefiere artificial, indirecta y de fluorescentes.
• El polvo: se aconseja el uso de puertas y ventanas
herméticas y la introducción de los discos, cintas, CD
y otros en cajas herméticas o al menos fundas.
• Insectos y plagas: los insectos, los hongos y otras
plagas desencadenan reacciones físicas y químicas
que provocan el deterioro del material sonoro.
Demasiada humedad o calor propician su aparición.
• Protección contra el fuego: puertas corta-fuegos,
dispositivos de seguridad (detectores de humo y
sistemas de extinción).
• Mobiliario: se aconseja estanterías o armarios
metálicos, de poca altura, con estantes, mejor con
25
puertas herméticas, e incluso movibles.
• Almacenamiento: discos de vinilo en posición
vertical en estanterías con baldas para 20-25
discos, en fundas de plástico; las cintas magnéticas
en cajas herméticas, lejos de campos
electromagnéticos; los CD en posición vertical, en
sus cajas y lejos de campos electromagnéticos.
• Manipulación: evitar tocar las superficies de los
sopotes, evitar arañazos y limpiarlos con frecuencia
con utensilios y productos adecuados.
6. EL ARCHIVO SONORO DE RNE
- La documentación en la radio española es diferente
si se trata de una empresa pública o una emisora
comercial. Cambia el proceso documental, los
recursos utilizados y la importancia de sus centros de
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documentación.
- El archivo sonoro de RNE es ejemplar en el modo de
archivo y en su digitalización. Cumple una doble misión:
como suministrador de información para elaborar
programas, y como archivo histórico sonoro.
- El Centro de Documentación de RNE se compone del
Archivo Sonoro y del Departamento de Documentación
Escrita, que incluyen documentos sonoros (en fonoteca)
y escritos (en biblioteca y hemeroteca). Los documentos
pueden consultarse por catálogos o bases de datos.
- El acceso a este centro está limitado al personal de
RTVE, pero otros usuarios pueden consultarlo
excepcional y justificadamente:
• Mediante una consulta directa del usuario a los fondos
abiertos (hemeroteca y biblioteca).
• Con una consulta asistida por los documentalistas del
27
centro, pero se exige solicitar autorización previa.
• A través de una consulta exterior al Centro, como ocurre
con las emisoras territoriales de RTVE o Radio Exterior.
• Mediante los centros de RTVE que están conectados a
la red documental de Basinfa. Que es la Base de Datos
de Información Actualizada común para TVE y RNE, que
gestiona los fondos de hemeroteca y biblioteca.
- En un futuro próximo se prevé la comercialización
universal de sus fondos y el acceso a través de Internet.
- Los podcast son una forma de hacer disponible para
el público, parte del archivo de las emisoras de radio.
- La misión del archivo sonoro de RNE es conservar,
catalogar y difundir documentos sonoros musicales y no
musicales, procedentes de la producción comercial o
generados por la actividad de la propia emisora. Así
como procedentes del intercambio con otras emisoras,
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incluso anteriores a la existencia de RNE.
-El fondo sonoro se divide en dos partes: música y
palabra (que en el caso de RNE incluye los efectos).
-La parte referente a músicas recoge desde 1986
archivos sonoros musicales y está organizado en varias
bases de datos específicas: música clásica (MCLASIC y
VCLASIC), música ligera (MLIGERA), másica tradicional
española (MTRADES) y música tradicional internacional
(MTRADIN). Éstas están clasificadas por géneros.
-La parte referente a la palabra, recoge documentos
sonoros no musicales desde 1888 hasta la actualidad,
dividida en cuatro bases: la base PALABRA, que incluye
documentos históricos y programas de archivo
definitivo; TEMPORAL, con documentos de actualidad
que se borran al año; DRAMATIC, con obras dramáticas
producidas por RNE u otros; EFECTOS, con anuncios,
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sintonías, ráfagas, ambientes y efectos sonoros.
- La finalidad comercial de las emisoras privadas, sin
necesidad ni intención de crear archivos históricos, ha
dado lugar a unos archivos sonoros más funcionales para
la producción de programas, a base de “cortes”
preparados para la edición de piezas sonoras, y algunos
programas o parte de ellos. Y por otra parte, han creado
importantes fonotecas musicales. Pero no siempre
cuentan con verdaderos centros de documentación.
- También algunas emisoras privadas como la SER han
apostado por sistemas de almacenamiento digitales, que
son el futuro de la documentación sonora porque:
• Ofrecen una alta calidad de sonido
• Facilidad de montaje sin manipulación de soporte físico.
• Permiten la inalterabilidad de la calidad de la grabación
después de muchas reproducciones.
• Presentan una gran facilidad y fiabilidad a la hora de su
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almacenamiento y recuperación.
- Otras cadenas de radio privadas, dejan su archivo
en manos de personal no especializado. E incluso
el archivo sonoro se limita a una colección de
“cortes” de los servicios informativos, sin estructura
ni procedimiento documental.
Bibliografía y otras referencias:
- Cebrián, M. La Radio en la Convergencia Multimedia.
Ed. Gedisa. Barcelona, 2.001.
- Norberg, E. G. Programación Radiofónica:
Estrategias y Tácticas. IORTV. Madrid, 1.998.
- VV.AA. El archivo sonoro de RNE. IORTV.
Madrid,1990.
- www.iasa-web.org
- www.rtve.es/rne
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