AGENDA
I
II
• PERFIL INSTITUCIONAL, LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA
ALTA DIRECCIÓN
• PROBLEMA IDENTIFICADO
• DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN
III
• RESULTADOS OBTENIDOS
IV
.
FUNCIONES
6:30:18
3
PROCESOS CLAVES Y PRODUCTOS
IDENTIFICADOS
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
PLANES ESTRATÉGICO
PEI 2007 - 2010
1. POBLACIÓN
TOTAL IDENTIFICADA
PEI 2011 – 2015
PEI 2012 – 2016
1. MEJORA
DEL SERVICIO
2. DESARROLLO Y
CONSOLIDACIÓN
DEL SISTEMA DE
REGISTROS
CIVILES
2. ATENCIÓN
A SECTORES
VULNERABLES
3. FORTALECIMIENTO
DE LA CULTURA
ORGANIZACIONAL
3. INNOVACIÓN Y
USO INTENSIVO
DE LA
TECNOLOGÍA
5
LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
. Política y Objetivos de Calidad
. ROF
. Formar reuniones
. Concursos internos
. Capacitaciones
. Herramienta Intranet
. Reuniones para ampliar
conocimiento
. Asignación de recursos
. Facilidades para coordinar
. Aprueba nuevos procedimientos
. Felicitaciones personales
. Resoluciones y cartas de
agradecimiento
. Publicaciones de desempeño
. Reuniones periódicas
. Comunicación horizontal
. Herramientas (STD, correos, IP)
. Generar nuevos Proyectos para
mejorar nuestros servicio y
procesos.
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• PROBLEMA IDENTIFICADO
• DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN
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• RESULTADOS OBTENIDOS
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Sedes de Archivos Registrales Físicos
Situación Inicial
Cantidad de Solicitudes por Tipo de Atención – Situación Inicial
TIPO
2009
2010
ORIGINAL
66%
60%
COPIA
27%
27%
DIGITAL
7%
13%
TOTAL
100%
100%
Problemas Frecuentes
Demora en las atenciones en físico y copias
(Hasta 5 días)
Costo de Operación Excesivo
(Aprox. S/.17.11)
Recepción de solicitudes mediante diferentes medios
BASE DE
DATOS
(Aplicativo, correo, Trámite Documentario)
Análisis de Causas
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ALTA DIRECCIÓN
• PROBLEMA IDENTIFICADO
• DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN
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• RESULTADOS OBTENIDOS
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Servicio de Atención de Documentos Registrales
en Formato Digital
Actividades
Desarrollo de Alternativas de Solución de Bajo Costo
ATENCIÓN EN FÍSICO
ATENCIÓN EN COPIA
ATENCIÓN EN DIGITAL
Las atenciones se realizan Las
atenciones
se
realizan
manualmente; promedio de manualmente y el promedio de
atención 5 días.
atención era de 5 días.
Las atenciones de documentos en digital se atienden
en el día de la solicitud.
Los documentos registrales son Los documentos son fotocopiados, las
enviados físicamente a los copias son enviadas físicamente a los
solicitantes.
solicitantes.
Se digitaliza el documento registral en formato PDF y
se sube la imagen al servidor estando disponible para
que cualquier unidad orgánica lo utilice.
No hay necesidad de enviar documentos en físico (las
imágenes digitales viajan por la red)
Se envían los documentos a Se envían las copias de los
través
de
un
Transporte documentos a través de un Transporte
vehicular.
vehicular.
Se utilizan equipos y materiales
como papel, impresoras, tóner,
cintas adhesivas, plumones y
bolsas para los envíos.
Se utilizan equipos y materiales como
papel, impresoras, tóner, cintas
adhesivas, plumones y bolsas para los
envíos. elementos que no contribuyen
al bienestar del planeta (Ecoeficiencia)
La atención en formato digital permite disminuir el
consumo de recursos, de manera que se alinea con las
políticas de gobierno para protección y conservación
del medio ambiente.
Sobre manipulación de los
documentos, incluso pueden ser
adulterados y con peligro de
extraviarse.
Se disminuye el riesgo de extravío de
los
documentos,
sin
embargo
continúan
siendo
manipulados
poniendo en riesgo su conservación.
Se disminuye considerablemente el riesgo de extravío,
así como la sobre manipulación del documento
registral, la imagen queda para la consulta de las
demás unidades orgánicas en el momento que la
requieran, ayudando así a la conservación e integridad
del mismo
VENTAJAS DE LA ATENCION EN DIGITAL
Rapidez en la atención en formato digital
Conservación de la documentación.
Se evitan perdidas de Documentos
La información cargada por primera vez en
los aplicativos estarán disponibles para futuras
consultas.
Uso del Servicio dentro del Proceso de Atención de Información Registral
BASE DE
DATOS
Implementación del Servicio de Atención de Documentos
Registrales en Formato Digital
UNIDAD ORGÁNICA
PROCESOS Y SERVICIOS INVOLUCRADOS
Gerencia de
Operaciones
Registrales
Procesos por Rectificaciones Administrativas, Procesos de Reposición de Actas, Procesos de
Inscripciones Extemporáneas de Menor y Mayor de edad, Procesos por Duplicidad de
Inscripciones (Nacimiento, Matrimonio y Defunción)
Atención de Requerimientos de Ciudadanos por el Ítem 38 Y 39 del TUPA RENIEC
Procesos de Fiscalización de Tramites de DNI, Procesos de Fiscalización de Resoluciones de
Depuración
Gerencia de Registros
de Identificación
Procesos de Investigación Casos por Presunta Afectación al RUIPN, Procesos de Atención de
Solicitudes por Información de identificación a Entidades Públicas y Privadas, Procesos de
Conformación de Expedientes Cancelados para Denuncias.
Procesos de Evaluación de Tramites de DNI
Procesos de Emisión de Informes Periciales Grafotécnicos, Procesos de Emisión de Informes
Periciales Dactiloscópicos, Procesos de Emisión de Exámenes de Verificación de Certificados de
Nacimientos y Defunciones
Gerencia de
Procesamiento de
Registros Civiles
Proceso Indagatorio para la Investigación de Actas Registrales, Aseguramiento de la Calidad para
la Depuración de Actas Registrales
Reproceso de Imágenes de Actas Registrales, Reproceso de Datos de Actas Registrales,
Verificación o Re etiquetado por Número de Acta / CUI
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• DESARROLLO DE LA SOLUCION
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• RESULTADOS OBTENIDOS
IV
SITUACIÓN INICIAL
(Procedimiento al 2010 sin Software de Atenciones Digitales)
Estimado en Soles
Ítem
a través del SIA
Tiempo (Min)
SITUACIÓN ACTUAL
(Procedimiento al 2013 con Software de Atenciones Digitales)
Estimado en Soles
Costo Estimado
Ítem
Tiempo (Min)
Costo Estimado
1
Personal Solicitante Genera Requerimiento en Sistema
a través del SIA
2
0.35
Recepción Archivo ARSA en Sistema
3
0.52
1
Personal Solicitante Genera requerimiento
2
Recepción/Archivo ARSA
5
0.87
2
3
5
0.87
3
4
Registro de Requerimientos
Asignación Archivo ARSA para Ubicación
5
0.87
4
Asignación Archivo ARSA para Ubicación
5
0.87
5
Ubicador retira el documento solicitado, y en sustitución coloca
el reemplazo
Ubicador retira el documento solicitado, y en sustitución
coloca el reemplazo
10
1.74
7
1.22
5
0.87
Total
5.57
10
1.74
10
1.74
5
5
0.87
6
5
0.87
7
7
Despachador recibe los documentos ubicados para su
confirmación.
Ordena los Requerimientos ubicados según tipo de solicitud
(copia, digital, original)
8
De ser solicitud tipo copia, el personal operativo encargado de
realizar fotocopias recibe del Asignador de RUIPN la Orden de
Requerimiento con los documentos registrales
3
0.52
8
9
Prepara el documento registral para su fotocopiado
3
0.52
9
1
0.63
10
6
10
Fotocopia el documento registral solicitado, gasta papel y tóner
11
Entrega las copias de los documentos registrales al Personal
Fedatario.
3
0.52
11
12
Fedatario recibe la orden de requerimiento con los documentos
registrales para realizar el fedatado.
3
0.52
12
13
Entrega las copias fedatadas y los documentos registrales
originales al Asignador.
3
0.52
13
7
1.23
14
90
0.31
15
7
1.23
16
14
15
Control de Calidad y Despacho
Transporte de documentos requeridos hacia Trámite
Documentario Incluye Combustible
7
1.23
17
18
Entrega de documentos a Trámite Documentario y Registro en
BD
Ruteo y Despacho a Transportista
Transporte de documentos requeridos hacia Áreas Solicitantes
Incluye Combustible
90
0.31
18
19
Recepción en Mesa de Partes de área solicitante
5
0.87
19
20
Entrega al área Solicitante
5
0.87
20
Total
17.11
16
17
Digitalizador y Control de Calidad
Solicitante recepciona Requerimiento en Sistema
Reducción de Tiempos de Atención
Expresados en Horas de Atención en Formato Digital
UU.OO
2010 2011 2012 2013
Gerencia de Operaciones Registrales
95
55
39
24
Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles
138
68
48
24
Gerencia de Registros de Identificación
47
47
24
24
Resultados del Proyecto en Costos
Años
Total
Atenciones
Costo Situación
Inicial
2009
19,098
S/. 326,766.78
S/. 106,375.86
S/. 220,390.92
2010
44,199
S/. 756,244.89
S/. 246,188.43
S/. 510,056.46
2011
63,567
S/. 1,087,631.37
S/. 354,068.19
S/. 733,563.18
2012
116,100
S/. 1,986,471.00
S/. 646,677.00
S/. 1,339,794.00
2013
157,178
S/. 2,689,315.58
S/. 875,481.46
S/. 1,813,834.12
Total
Acum.
381,044
S/. 6,846,429.62
Costo Situación
Actual
Ahorro de Costos
S/. 2,228,790.94 S/. 4,617,638.68
Resultados del Proyecto
Beneficios
Situación Inicial 2010
Situación Actual 2013
Reducción en plazo de Atención
Aumento en la Atención
Ahorro de recursos en la Atención
Aumento en la cobertura de Aplicativo
SIO
Aumento en la cobertura de Aplicativo
de Atenciones
Mejora en el proceso
5 días
19,098
S/. 510,056.46
24 horas
157,178
S/. 1,813,834.12
318 Usuarios
1082 Usuarios
3 Usuarios
76 Usuarios
20 actividades
6 actividades
Gracias por vuestra atención.
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PREMIO IBEROAMERICANO DE LA CALIDAD 2012