SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN
DIVISIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN
DIRECCIÓN DE PRESPUESTOS
1. PRESUPUESTOS POR
RESULTADOS
2
EL PROBLEMA DEL MANAGMENT CONTROL
EN EL SECTOR PUBLICO
INSUMOS
PROVEEDOR DE
RECURSOS
ENTIDADES
DE GOBIERNO
COSTOS
$$$
BIENES Y SERVICIOS PUBLICOS
CIUDADANOS
INFORMACION DE
DESEMPEÑO
ITEMES
PRESUP.
+
VALORACION
DEL DESEMPEÑO
=
PRESUPUESTO POR RESULTADOS
IMPUESTOS
HACIENDA
3
PRESUPUESTOS POR RESULTADOS
Discusión
Aprobación
Formulación
Ejecución
Evaluación
4
CONTROL DE GESTIÓN
DEFINICIONES
ESTRATÉGICAS
EVALUACIÓN
INDICADORES DE
DESEMPEÑO
D is c u s ió n
A p ro b a c ió n
F o rm u la c ió n
E je c u c ió n
E va lu a c ió n
FONDO
CONCURSABLE
BGI
PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
5
2. INSTRUMENTOS DE
CONTROL DE GESTIÓN
6
2.1 DEFINICIONES ESTRATÉGICAS
DEFINICIONES
ESTRATÉGICAS
D is c u s ió n
A p ro b a c ió n
F o rm u la c ió n
E je c u c ió n
E va lu a c ió n
7
OBJETIVO
Recoger información estratégica de la
institución que permita orientar la
formulación del presupuesto.
8
CONTENIDOS





Ley orgánica o decreto que rige la
institución
Misión
Objetivos Estratégicos
Productos Estratégicos o Relevantes
Clientes/Usuarios/Beneficiarios
9
METODOLOGÍA DE TRABAJO
10
2.2 INDICADORES DE DESEMPEÑO
INDICADORES DE
DESEMPEÑO
D is c u s ió n
A p ro b a c ió n
F o rm u la c ió n
E je c u c ió n
E va lu a c ió n
11
OBJETIVOS





Inducir mejoras en información
Fundamentar la discusión de resultados
Posibilitar la evaluación de los servicios
Apoyar el proceso de formulación de políticas
Facilitar el establecimiento de compromisos de
resultado
12
PRINCIPIOS BÁSICOS






Pertinentes
Independientes
Comparables
Costos Razonables
Confiables
Simples y Comprensivos
13
DISEÑO OPERATIVO
1. Propuesta de Indicadores de Desempeño
2. Formulación de Indicadores: Análisis técnico
y de consistencia con los recursos
3. Envío indicadores de Desempeño al Congreso
Nacional (Proyecto de Ley de Presupuestos)
4. Seguimiento y Evaluación
14
METODOLOGÍA DE TRABAJO
Matriz Ambito-Dimensión
Ambitos de Control
PROCESO
PRODUCTO
RESULTADO
D
I
EFICACIA
M
E
EFICIENCIA
N
S
ECONOMÍA
I
O
CALIDAD
N
E
S
15
ACTORES DEL PROCESO
SERVICIOS PÚBLICOS
CONGRESO NACIONAL
MINISTERIO DE HACIENDA
16
2.3 BALANCE DE GESTIÓN INTEGRAL (BGI)
D is c u s ió n
A p ro b a c ió n
F o rm u la c ió n
E je c u c ió n
E va lu a c ió n
BGI
17
OBJETIVO
Dar conocer al Congreso Nacional los
resultados de la gestión anual de los servicios
públicos. La importancia de este instrumento
radica en que constituye una cuenta pública y
por lo tanto, es el medio a través del cual la
institución da a conocer sus principales logros
y desafíos futuros.
18
ESTRUCTURA DEL BGI
II. IDENTIFICACION
I. CARTA JEFE DE SERVICIO
Presentación de los
resultados más
relevantes de la
institución y
principales desafíos
del próximo periodo.
BGI
III. RESULTADOS DE LA GESTION
Resultados de la
gestión, incluyendo
informe de
desempeño, de gestión
financiera y de
recursos humanos,
entre otros aspectos.
Identificación de la
institución en aspectos
tales como: estructura
organizacional,
definiciones
estratégicas, recursos
humanos y financieros
IV. DESAFIOS
Descripción de los
aspectos más relevantes
de las líneas de acción
sobre los cuales se
desarrollará la gestión del
servicio durante el año en
curso
19
BALANCE DE GESTIÓN INTEGRAL



Este instrumento es presentado por un promedio
anual de 110 servicios.
Se utiliza como documento base en el proceso de
evaluación pre-presupuestaria de la Dirección de
Presupuestos.
Los servicios que no elaboran BGI que se incorporan
en la Ley de Presupuestos son 10 y corresponden a
las partidas del Congreso Nacional, Poder Judicial,
Contraloría General de la República, Ministerio
Público, y los Gobiernos Regionales del Ministerio de
Interior.
20
2.4. EVALUACIONES
EVALUACIONES
D is c u s ió n
A p ro b a c ió n
F o rm u la c ió n
E je c u c ió n
E va lu a c ió n
21
EVALUACION
Programas

Evaluación Programas Gubernamentales (EPG)
 Evaluación de Impacto
 Evaluación en Profundidad (EP)
 Módulo de Impacto (MI)
Institucionales

Evaluación Comprehensiva del Gasto (ECG)
22
OBJETIVO
Generar información evaluativa que
apoye la asignación de recursos y la
gestión de los programas.
23
2.5 FONDO CONCURSABLE
D is c u s ió n
A p ro b a c ió n
F o rm u la c ió n
E je c u c ió n
E va lu a c ió n
FONDO
CONCURSABLE
24
FONDO CONCURSABLE
•Se inicia el año 2000
•Mecanismo para hacer más eficiente la asignación
de recursos, eliminar prácticas incrementalistas
•Hacienda determina gastos inerciales, por diferencia
con límite global de gasto, fondo concursable
Fondo
Concursable
Presupuesto
Inercial
Presupuesto
Inercial
25
2.6 PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
D is c u s ió n
A p ro b a c ió n
F o rm u la c ió n
E je c u c ió n
E va lu a c ió n
PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
PMG
26
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA
GESTIÓN (PMG)



Centrar su atención en el adecuado funcionamiento de
áreas y sistemas que garanticen una mejor gestión
global de las instituciones.
Reforzar el cumplimiento de normas y orientaciones del
nivel central, incluído el propio sistema de control de
gestión.
Las áreas y sistemas incorporado al PMG han
considerado preferentemente mejorar los servicios a la
ciudadanía, las condiciones de trabajo y valoración de los
funcionarios públicos.
27
PMG




El cumplimiento de objetivos de gestión se asocia a un
incentivo de carácter monetario para los funcionarios
que se desempeñan en los servicios públicos.
Primeros dos años: Desempeño en relación a metas
cuantitativas, 1,200 indicadores.
El presupuesto no permitía evaluar en forma precisa el
cumplimiento de las metas, 99.5% recibía el máximo
beneficio.
En el 2000 se modifica el diseño centrándose en el
desarrollo de áreas estratégicas de la gestión pública.
28
PMG



Áreas Estratégicas de Gestión
 Recursos Humanos
 Calidad de Atención a Usuarios
 Planificación / Control / Gestión Territorial Integrada
 Administración Financiera
 Enfoque de Género
Para cada una de las áreas anteriores, existían
regulaciones, normativas y directrices previas que no
habían sido suficientemente cumplidas
El diseño del instrumento es dinámico. Puede
introducirse nuevas áreas o sistemas.
29
Programa Marco PMG 2004
Areas
Sistemas
I
Etapas de Desarrollo
II
III IV V
VI
Capacitación
Recursos Humanos
Calidad de Atención de
Usuarios
Higiene-Seguridad y Mejoramiento de
Ambientes de Trabajo
Evaluación del Desempeño
Oficinas de Información
Gobierno Electrónico
Planificación/Control de Gestión
Planificación/Control/Gestión Auditoria Interna
Territorial Integrada
Gestión Territorial Integrada
Compras y Contrataciones
Administración Financiera
Enfoque de Genero
Administración Financiero-Contable
Enfoque de Genero
30
PMG - DISEÑO OPERATIVO
1.
Preparación Programa Marco
2.
Formulación PMG Servicios y presentación
a Ministerio Hacienda
3.
Envío PMG Servicios a Comité de Ministros
y Aprobación
4.
5.
Elaboración de Decretos PMG
Evaluación
31
PMG - SISTEMAS: OBJETIVOS Y METAS
(1)
S iste m a s
C a p a cita ció n
H ig ien e y
M ejo ra m ie n to d e
A m b ien te s d e
T ra b a jo
O b jetiv o
M eta
D esarro llar co m p ete ncias q ue
p erm itan a lo s fu ncio nario s m ejo rar
su d ese m p eño en la s áreas cla ve d e
fu ncio na m iento d e la in stitució n,
co n p articip ació n d e lo s
fu ncio nario s.
C o m ité s B ip artito s d e C a p acitació n func io na nd o ,
elab o rand o y p resenta nd o al Jefe d e S ervicio p ro p uesta
d e P lan A n ual d e C ap acitació n, elab o rand o info rm es d e
evaluac ió n d el P lan y p ro gra m a d e seguim ie nto d e
reco m e nd acio nes. S ervicio s e jecutand o o p o rtuna m e nte
P lan
A n ual
de
C ap acitació n,
p ertinen te
al
fu ncio na m iento d el servicio , e info rm a nd o d e lo s
p ro ceso s y resu ltad o s d e la cap acitació n a lo s
fu ncio nario s.
F o rm alizar y fo rtalecer lo s p ro ceso s
aso ciad o s al m ejo ram ie nto d e lo s
a m b iente s d e trab ajo d e lo s
fu ncio nario s, la p revenció n d e
riesgo s y e n general, d e las
co nd icio nes d el lu gar d e trab ajo co n
p articip ació n d e lo s trab ajado res.
C o m ité s
B ip artito s
func io nand o ,
elab o rand o
y
p resentand o al Jefe d e S ervicio una p ro p uesta d e P lan
A n ual d e P revenció n d e R iesgo s y M ejo ra m iento d e
A m b ien tes d e T rab ajo, elab o rand o info rm es d e
evaluac ió n d el P lan y p ro gra m a d e seguim ie nto d e
reco m e nd acio nes. S ervicio s e jecutand o o p o rtuna m e nte
P lan A nual d e P reve nció n d e R iesgo s y M ejo ram ie nto
d e A m b ie ntes d e T rab ajo , p ertine nte al fu ncio na m ie nto
d el servicio e info rm a nd o d e lo s p ro ceso s y resultad o s a
lo s funcio nario s.
32
PMG - SISTEMAS: OBJETIVOS Y METAS
(2)
S iste m a s
O b jetiv o
E stim ular el b ue n d ese m p e ño
m ed iante u n siste m a d e eva lua ció n
o bjetivo , transp arente e info rm ad o .
P ro ceso d e E valuació n d e D ese m p e ño d e lo s
fu ncio nario s m ejo rad o ap licand o un re gla m en to
ad ecuad o a las necesid ad es d el servicio , co n in fo rm es
d e d esem p e ño cuatrim estrale s, co n cu m p lim ie nto d e
p lazo s y p ro ced im ie nto s, in fo rm ad o s y d iscu tid o s co n
lo s fu ncio nario s, y p reced id o s p o r una cap acitació n a
evaluad o res.
D ifusió n, a lo s func io nario s, d el p ro ceso d e E valuació n
d e D ese m p eño en la s d istintas etap as y evaluació n
general d el p ro ceso realizad o p ara intro d ucir m ejo ras
q ue agilice n y p erfecc io ne n su ap licació n.
C o ntar co n m ecanism o s q ue
facilite n el acceso o p o rtuno a la
in fo rm ació n y el ejercicio d e lo s
d erecho s ciud ad ano s.
O ficinas d e Info rm ac ió n, R ecla m o s y S u gerenc ias
(O IR S ), estab lecid as, funcio n and o y o p erand o d e fo rm a
inte grad a co n lo s d isp o sitivo s d e in fo rm ació n y
co m u nicació n co n q ue cue nta la instituc ió n.
C o ntrib uir al uso d e las T ecno lo gías
d e Info rm ació n y C o m u nicació n
(T IC ) p ara m ejo rar y sim p lific ar lo s
servicio s e info rm ació n o frecid o s
p o r el E stad o a lo s ciud ad ano s,
m ejo rar y sim p lificar lo s p ro ceso s
d e so p o rte institucio nal y facilitar la
creació n d e canales tecno ló gic o s
q ue p erm itan a u m en tar la
transp arencia y p articip ació n
ciud ad ana.
S ervicio utilizand o T ecno lo gías d e In fo rm ació n y
C o m un icació n (T IC ) cu m p lie nd o está nd ares d e calid ad
en la ate nció n d e sus clie nte s/u suario s/b ene ficiario s a
través d e la p ro visió n d e b ienes y/o servicio s
o p tim izad o s, co n p ro ceso s d e s o p orte institucio nal
m ejo rad o s y ca nales tec no ló gico s d e p articip ació n
ciud ad ana y tra nsp arencia im p le m e ntad o s.
E v a lu a ció n d e
D ese m p e ñ o
O ficin a s d e
In fo r m a ció n ,
R ecla m o s y
S u g eren cia s
(O IR S )
G o b iern o
E lectró n ico
M eta
33
PMG - SISTEMAS: OBJETIVOS Y METAS
(3)
S iste m a s
P la n ifica ció n
/C o n tro l d e
G estió n
A u d ito ria In tern a
O b jetiv o
M eta
D iseñar e im p le m e ntar siste m as d e
in fo rm ació n p ara la ge stió n q ue
p erm ita co n struir ind icad o res d e
d ese m p eño p ara ap o yar la to m a d e
d ecisio nes y c uenta s p úb lica s d e sus
resultad o s.
P ro ceso s d e p lanificació n y siste m as d e in fo rm ació n
p ara la gestió n im p le m e ntad o s y func io na nd o .
S ervicio o p erand o y c u m p lie n d o las m e tas d e lo s
ind icad o res d e d esem p e ño p resentad o s a la D IP R E S en
el p ro ceso d e fo rm ulació n p resup ue staria.
C rear y fo rtalecer las U nid a d es d e
A ud ito ria
Interna
p ara
q ue
d esarro llen en fo rm a p erm a n ente y
co ntin ua, a ud ito rias d e c arácter
general,
estratégico ,
fu nd a m enta lm e nte p reve ntiva s y d e
ap o yo a la gestió n .
U nid ad es
de
A ud ito ria
Interna
fu ncio nand o
fo rm alm e nte, d ep end iend o d irecta m e nte d el Jefe d e
S ervicio , elab o rand o P lan G eneral y A nual d e
A ud ito rias in stitucio na l, m inisterial y g ub erna m enta l, y
efectuand o aud ito rias d e carácter p reventivo .
U nid ad es d e A ud ito ría Interna elab o rand o info rm es d e
resultad o s o b tenid o s e inco rp o rand o reco m end acio nes
p ara m ejo rar lo s p ro ceso s aud itad o s.
34
PMG - SISTEMAS: OBJETIVOS Y METAS
(4)
S iste m a s
G estió n
T errito ria l
In teg ra d a
S iste m a d e
C o m p ra s y
C o n tra ta cio n es
d el S ecto r P ú b lico
O b jetiv o
M eta
Inco rp o rar e n lo s p ro d ucto s (bienes
y/o servicio s) q ue entre ga la
instituc ió n u na p ersp ectiva
territo rial
integrad o s
p ro ceso s
co n
o p erand o
S ervicio
las
territo rialm ente q ue p ro m ue ven e inco rp o ran
necesid ad es reg io nales y su s so lucio ne s en la entre ga
d e sus p ro d ucto s.
C ertificació n d e la institució n co m o “O rga nism o co n
p ersp ectiva territo rial” o to rgad o p or la S ub secretaria d e
D esarro llo R egio nal y A d m inistrativo (S U B D E R E )
M ejo rar la transp arencia, eficiencia
y calid ad d e lo s p ro ceso s d e
co m p ras y co ntratacio nes d e lo s
S ervicio s P úb lico s, así co m o
fo rtalecer el acceso a m a yo r y m ejo r
in fo rm ació n.
S ervicio o p erand o co n p ro ceso s d e co m p ra m ejo rad o s e
inco rp o rad o s p lena m ente al S iste m a d e C o m p ra y
C o ntratació n P úb lic a, d isp o niend o d e info rm ació n
o p o rtuna y d e calid ad d isp o nib le en la p latafo rm a d e
co m ercio electró nico . w w w .c h ileco m p ra.cl
35
PMG - SISTEMAS: OBJETIVOS Y METAS
(5)
S iste m a s
A d m in istra ció n
F in a n ciero C o n ta b le
E n fo q u e d e
G én ero
O b jetiv o
M eta
F o rtalecer la fu nció n F ina ncie ro C o ntab le a travé s d el m ejo ram iento
d e p ro ceso s y siste m a s d e
in fo rm ació n, d e m a nera q ue la
in fo rm ació n c u m p la co n req uisito s
b ásico s d e y p ertinencia
o p o rtunid ad , co nsiste ncia, calid ad y
co nfiab ilid ad
S ervicio co n p ro ceso s d e A d m inistració n F inanc ie ro –
C o ntab le m ejo rad o s, o p erand o d e m anera inte grad a en
el S iste m a d e in fo rm ació n p ara la G estió n F ina nciera
d el E stad o (S IG F E ) y d isp o nie nd o o p o rtuna m e nte d e la
in fo rm ació n financ iera y p resup uestaria co n la calid ad ,
co nfiab ilid ad y p ertine ncia q u e se les so licita.
Inco rp o rar en lo s p ro d ucto s que
entrega la instituc ió n u na
p ersp ectiva d e enfo q ue d e gé n ero .
S ervicio o p erand o co n p ro ceso s q ue p ro m ue ven e
inco rp o ran la iguald ad d e o po rtunid ad es p ara ho m b res
y m ujeres en la entre ga d e lo s p ro d ucto s.
C ertificació n d e la institució n co m o “O rga nism o co n
enfo q ue d e gé nero ” o to rgad o p o r el S ervicio N acio nal
d e la M ujer.
36
Cumplimiento PMG 2001 - 2003. Total País
160
N
°
139
140
116
120
S
e
r
v
i
c
i
o
s
136
100
80
2001
60
2002
40
36
30
29
2003
26
20
8
8
0
0%
50%
100%
% I nc e nt i v o I nst i t uc i ona l
37
Resumen General de Cumplimiento
2003
Porcentaje de
asignación por Porcentaje de
Desempeño cumplimiento
Institucional
Instituciones
Dotación del Personal
N°
Porcentaje de
Participación
N°
Porcentaje de
Participación
5%
90% -100%
132
75%
45.637
74%
2,5%
75% - 89%
36
20%
13.152
21%
0%
< 75%
8
5%
3.159
5%
176
100%
61.948
100%
Total
38
Resumen Cumplimiento por Tramos
2003
100
85
N ° d e S er vicio s
80
60
40
29
18
20
18
9
9
8
84% - 80%
79% - 75%
< 75%
0
100%
99% - 95%
94% - 90%
89% - 85%
T ra m o s d e % d e C u m p lim ie n to
39
Porcentaje de servicios con sistemas
comprometidos y su cumplimiento 2003
Sistemas
% de
% de Servicios
Servicios que
que
N° Servicios
Cumplieron
Comprometieron Excluidos
Compromisos
Sistema
del Sistema
Capacitación
Higiene-Seguridad y Mej. Amb. de Trabajo
Evaluación de Desempeño
OIRS
Simplificación de Trámites
Planificación / Control de Gestión
Auditoria Interna
Sistema de Compras y Contrataciones
Administración Financiero-Contable
Enfoque de Género
100%
100%
100%
85%
80%
99%
64%
71%
64%
94%
Porcentaje Promedio
86%
0
0
0
26
35
1
64
51
63
11
97%
98%
97%
91%
94%
71%
99%
86%
89%
95%
92%
40
Etapas promedio comprometidas y
cumplidas por sistema, 2001 a 2003
% de
cumplimiento
Etapa promedio
compro-metida
Etapa promedio
cumplida
% de
cumplimiento
Etapa promedio
compro-metida
Etapa promedio
cumplida
% de
cumplimiento
Año 2003
Etapa promedio
cumplida
Año 2002
Etapa promedio
comprometida
Año 2001
Capacitación
Higiene-Seguridad
Evaluación del Desempeño
OIRS
Simplificación de Trámites
Planificación/Control de Gestión
Auditoría Interna
Compromisos de Desconcentración
Compras y Contrataciones
Administración Financiero Contable
Enfoque de Género
1,9
2,0
2,3
2,1
1,9
1,6
2,1
1,4
1,9
2,7
-
1,6
1,8
2,2
1,6
1,5
1,4
2,1
1,4
1,7
2,2
-
84%
90%
96%
76%
79%
88%
100%
100%
89%
81%
-
3,1
3,1
3,3
3,2
3,1
2,8
3,3
4,0
3,1
3,6
1,1
2,9
3,1
3,2
2,9
2,9
2,5
2,9
4,0
2,7
3,0
1,1
95%
99%
98%
92%
95%
91%
88%
100%
89%
82%
99%
3,5
3,8
3,4
4,1
4,3
3,7
3,9
4,7
3,9
2,1
3,4
3,7
3,3
3,8
4,0
2,6
3,9
4,1
3,5
2,0
97%
98%
97%
92%
94%
71%
99%
86%
90%
95%
Promedio
1,9
1,7
88%
3,0
2,8
93%
3,7
3,4
92%
Sistemas
41
Número de servicios que no validan
PMG año 2003.
Sistemas
Capacitación
Higiene -Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo
Evaluación de D esempeño
Oficinas de Información, Reclamos y Sugerencias, OIRS
Simplificación de Trámites
Planificación / Control de Gestión
Auditoria Interna
Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público
Administración Financiero -Contable
Enfoque de Género
N° de Servicios
que No Validan
5
3
5
13
8
51
1
17
12
9
42
PMG – ASPECTOS PENDIENTES




Fortalecer el involucramiento de los niveles directivos de
las instituciones en el desarrollo y seguimiento de los
PMGs
Continuar con las actividades de difusión, apoyo y
asistencia técnica para un mejor entendimiento e
involucramiento de los funcionarios en el desarrollo y
seguimiento de los PMGs.
Vincular el cumplimiento de objetivos de gestión con otros
sistemas
de
incentivo
institucional
(Flexibilidad
Presupuestaria)
Avanzar hacia la vinculación con un sistema internacional
de acreditación de la calidad, tipo Norma ISO.
43
APRENDIZAJES
Cultura. Persistir en el desarrollo y uso de los instrumentos,
con el fin de romper las barreras culturales.
Perfeccionamiento
continuo.
Efectuar
revisiones
periódicas del funcionamiento de los diferentes instrumentos
con el fin de introducir los cambios necesarios
- Procedimientos
- Metodologías
- Resultados
Limitaciones. Identificar las limitaciones de los instrumentos
de Control de Gestión.
Sinergia. Potenciar los elementos conceptuales y operativos
comunes.
44
Descargar

DAY-TO-DAY MANAGING FOR RESULTS: MEASURING …