Programa de Mejoramiento de la Gestión
(PMG) y Convenio Desempeño Colectivo
(CDC)
24 junio 2014
Consideraciones Generales del Proceso y Objetivos CDC
Consideraciones
Generales
•Los CDC son suscritos por el Ministro de Vivienda y Urbanismo
con cada uno de sus 17 Servicios: Subsecretaría, Parque
Metropolitano de Santiago y cada uno de los SERVIU.
•Las metas e indicadores de cada equipo deben estar
vinculados a las definiciones de misión institucional, objetivos
estratégicos y productos relevantes de cada Servicio.
•Los conceptos que involucra la meta son: Ponderador, meta,
indicador, fórmula de cálculo, supuestos y notas.
•Existe la posibilidad de modificar o eliminar metas atendiendo
las causales establecidas en el Art 20 del DS N° 983/2003
Objetivos
•Incentivar el trabajo de sus funcionarios/as en el cumplimiento
de las metas orientadas a brindar un mejor servicio a la
ciudadanía
•Ser un instrumento de Gestión, orientado al logro de la misión y
objetivos estratégicos del ministerio, mejorando la eficiencia
de los procesos y el buen uso de los recursos.
•Contribuir a la implementación de las políticas de
descentralización de los Servicios del sector Vivienda.
•Lograr un incentivo para el personal de planta y contrata, en
función de los resultados obtenidos, mediante la asignación
de modernización.
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Proceso de Convenio de Desempeño Colectivo (CDC)
MODIFICACION DE METAS
FORMULACION
Definición de
equipos,
indicadores, metas y
ponderadores
PROGRAMACION
Programación
de metas
MONITOREO
Seguimiento y
Evaluación
parcial de
metas
DIFIN
EVALUACION Y
VALIDACION
Revisión del grado de
cumplimiento final de cada meta
por equipo
Valida cumplimiento final de cada
meta por equipo con informe final
a Jefe Servicio
DIFIN
Auditoría Interna
Ministerial
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Modificación de metas
 Una vez fijadas las metas de gestión, excepcionalmente éstas podrán
ser revisadas o redefinidas mediante una resolución fundada del jefe
superior del servicio, autorizada por el Ministro, en el caso que durante el
período en ejecución del mismo, se presenten algunas causas que
limiten seriamente su logro (Artículo 20)
 Por tanto, los argumentos válidos para solicitar una modificación de
meta, sólo deben responder a prever un posible incumplimiento de la
meta comprometida, por causas ajenas a la gestión de las unidades a
cargo de su ejecución.
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Causales de Modificación de metas
3.1.1 Causas externas, de fuerza mayor, o caso fortuito: Se aceptará cursar
solicitudes argumentando dicha causal, sólo si existieren situaciones ajenas a la
responsabilidad, competencia y gestión del equipo, que interfieran en el
cumplimiento de la meta.
3.1.2 Causa calificada: Las causas calificadas y no previstas, solo podrán ser
definidas como tal por el Ministro, estas pueden ser de distinta índole y origen.
Además, deben encontrarse debidamente justificadas, y avaladas por
documentación de respaldo.
3.1.3 Reducciones forzosas del presupuesto: Se aceptará cursar solicitudes bajo
esta causal, cuando por razones presupuestarias ajenas a la gestión del Servicio, se
afecte el cumplimiento de metas comprometidas por determinados equipos.
3.1.4 Error Manifiesto: Excepcionalmente se incorpora esta causal no explicitada en
el reglamento, para aquellas situaciones en las cuales se solicite una modificación por
error metodológico, de omisión o de forma en la redacción de la meta y/o sus
componentes, o sea necesario clarificar el sentido y alcance de la meta.
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Plazos para modificaciones de meta.
•
Para las tres primeras causales, el plazo de presentación de las solicitudes, será
dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que el Jefe de Servicio
tomó conocimiento de la situación.
•
Para las solicitudes de modificación de metas cursadas utilizando la causal error
manifiesto, el plazo para ser presentadas será hasta el 30 de Abril de 2013.
•
El plazo final para presentar solicitudes de modificación de metas será hasta el
12 de diciembre de 2013 (excepto causal error manifiesto). Esto con el fin de
cumplir con lo establecido en el reglamento y cursar los respetivos actos
administrativos que aprueban las modificaciones, dentro del período en
evaluación.
•
El proceso será coordinado por el Departamento de Planificación y Control de
Gestión de la División de Finanzas, y se desarrollará utilizando el Sistema
Informático CDC, aplicación informática elaborada para estos fines.
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Programa Mejoramiento de Gestión: Actores, Proceso.
Secretaria Técnica DIPRES
Actores
Proceso
Red de Expertos / Comité Técnico
Propuesta de Programa Marco
Comité de Ministros
Aprobación de Programa Marco por
Decreto del Comité de Ministros
Jefes de Servicio/ Ministro del Ramo /
Red de Expertos / / Equipo Asesor /
Comité Técnico / Comité de Ministros
Formulación Compromisos
Establecidos por Decreto del Comité de
Ministros y el Ministro del ramo
Jefes de Servicio / Ministro del ramo / Red
de Expertos
Implementación Compromisos
Red de Expertos / Expertos externos al
ejecutivo
Validación Técnica
Jefes de Servicio / Ministros del Ramo
Observaciones a la Validación Técnica
Red de Expertos / Consultores Externos /
Empresas Certificadoras/ Equipo Asesor/
Comité Técnico / Comité de Ministros
Evaluación del Cumplimiento
Establecido por decreto del Comité de
Ministros y el Ministro del ramo
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PMG. Ciclo del Proceso
Junio – Julio
año t-1
Diseño Programa
Marco
Al 10 Marzo
año t+1
Agosto –
Diciembre año
t-1
Evaluación del
Cumplimiento
Formulación
Secretaría
Técnica
Febrero año
t+1
Enero- Diciembre
año t
Observaciones a la
Validación Técnica
Implementación
Enero año t+1
Validación Técnica
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Programa Marco PMG 2014
El Programa Marco 2014, sigue potenciando los procesos vinculados a la
provisión de bienes y servicios (productos estratégicos) ponderando éstos al
menos en un 60% y el restante como máximo en 40% distribuido en los
procesos de apoyo o soporte
Procesos de Provisión de Bienes
y/o Servicios (Productos
Estratégico)
• Sistema
de
Monitoreo
del
Desempeño Institucional (Indicadores
asociados a Productos Estratégicos y
a Gestión Interna)
Mín 60%
Procesos de Soporte
/Estratégicas/Atención
Ciudadana /Gestión de la
Calidad
• Gobierno Electrónico, Seguridad de
la Información, Sistema de gestión
de la Calidad /Sistema Gestión de la
Excelencia
Máx 40%
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Programa Marco PMG 2014
Objetivos de Sistemas
Sistema de Monitoreo del Desempeño Institucional
•
Este Sistema establece objetivos de gestión para monitorear a través de
indicadores de desempeño del sistema de Información de Gestión de cada
Servicio, la gestión relevante de las instituciones públicas.
•
El Sistema de Monitoreo del Desempeño, será obligatorio, de alta prioridad y
estará compuesto por indicadores de desempeño asociados a:
– Productos estratégicos (bienes y/o servicios) e
– Indicadores de gestión interna.
•
Cada Servicio deberá incorporar indicadores de gestión interna desde un Marco
aprobado por el Comité Triministerial, establecido en el Decreto Exento N° 233,
de 2013, del M. Hacienda; donde deberá seleccionar al menos 1 indicador. Estos
se agregan a los indicadores de desempeño existentes para monitorear los
productos estratégicos.
•
Los indicadores de Gestión Interna marco corresponde a aquellas mediciones
de las áreas de soporte que egresaron del PMG y cuyo monitoreo se realizará a
través de estos indicadores.
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Programa Marco PMG 2014
Objetivos de Sistemas
•
Sistema de Gestión de la Calidad. Se mantiene en el Programa Marco de la
Calidad, en carácter de voluntario, para aquellos servicios que lo
comprometieron el 2013. El objetivo del sistema es mejorar el desempeño de la
institución,
aumentando
los
niveles
de
satisfacción
de
sus
clientes/usuarios/beneficiarios, a través de la instalación de un Sistema de
Gestión de la Calidad certificado basado en la norma ISO 9001:2008 que
considere los procesos de provisión de bienes y/o servicios.
•
Sistema de Gestión de la Excelencia. Se mantiene en el Programa Marco de la
Calidad, en carácter de voluntario, para aquellos servicios que lo
comprometieron el 2013. El objetivo del sistema es mejorar el desempeño
institucional a través de la implementación del Modelo de Gestión de
Excelencia, que permita gestionar a la organización con el objeto de aportar
valor y aumentar la satisfacción de los clientes/usuarios/beneficiarios y lograr
mejorar sus resultados alcanzando estándares de calidad más exigentes en
forma sistemática.
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Procesos PMG
• Ingresar en la Intranet – Banco Procesos MINVU –
Procesos Estratégicos – Gestión Estratégica –
Depto. Planificación y Control de Gestión –
Formulación Indicadores de Desempeño.
• Incorporación
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Monitoreo Indicadores Formulario H
A partir del año 2014, se realiza el seguimiento a los Indicadores del Formulario –
H tanto regional como Subsecretaría mensualmente.
•
El cumplimiento de los indicadores se mide mensualmente respecto a la
programación.
•
En el Informe de Control de Gestión publicado mensualmente, se
encontrarán los resultados parciales de los Indicadores transversales y su nivel
de cumplimiento.
•
Se analizan los resultados de cada indicador transversal y si hubiese
diferencia entre el Servicio y el Nivel central se generan los canales para
llegar a un acuerdo.
•
Se evalúa realizar una Auditoría en el mes de septiembre, para detectar los
incumplimientos, verificar respaldos y dar las alertas oportunas.
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Reglas para el compromiso de los indicadores y
el sistema de Monitoreo DIPRES
Holgura 25% por indicador.
Cumplimiento proporcional del sistema de Monitoreo
Reducir Numero de Indicadores promedio
Aumentar Exigencia en las metas
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Reglas para el Compromiso del sistema
Para cada indicador:
o Se reduce el piso mínimo de cumplimiento de 95% a 75%. Por lo tanto,
se entenderá cumplido en algún grado si el valor efectivo es al
menos un 75% de la meta. En caso contrario se entenderá como
indicador no cumplido.
o Se entenderá por cumplido, obteniendo el 100% de la ponderación
de dicho indicador, si se logra al menos 95% de la meta.
o Si el resultado es intermedio, desde 75% e inferior a 95%, el porcentaje
que se asigna al ponderador es proporcional al porcentaje de
cumplimiento obtenido.
o Aplica a todos los indicadores incluidos los de gestión interna y a
todos los Servicios.
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Reglas para el Compromiso del sistema
 El grado de cumplimiento de cada sistema tomará sólo valores de 100%
o 0%, con excepción del sistema de Monitoreo del Desempeño
Institucional.
 Para verificar el grado de cumplimiento del Sistema de Monitoreo del
Desempeño Institucional se considerará lo siguiente:
 El cumplimiento global del sistema de Monitoreo del
corresponderá de un cumplimiento proporcional lineal.
Desempeño,
 El cumplimiento global del PMG será el resultado de la suma del
cumplimiento de cada sistema multiplicado por su correspondiente
ponderador.
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Evaluación y Cumplimiento del Programa de Mejoramiento de
la Gestión
•
Para el proceso de evaluación se define lo que se entenderá por causa externa para
efectos de eximir del cumplimiento de un compromiso y corresponde a las siguientes
situaciones:
• Reducciones de presupuesto, externas al Servicio, que incidan o afecten
significativamente en las variables que se están midiendo;
• Hechos fortuitos comprobables, tales como:
• Situaciones de inestabilidad social, paros, protestas, hechos de violencia y acciones
terroristas que afecten la provisión de bienes y servicios a los ciudadanos y el normal
funcionamiento de las instituciones;
• Variaciones no previstas o fuera de los valores normales de los últimos años en la
demanda de bienes y servicios por parte de los ciudadanos, o bien diferencias en los
recursos, o situaciones que en definitiva importen un cambio en lo que se consideró
cuando se formuló el compromiso;
• Uso no adecuado por parte de los ciudadanos de los bienes y servicios provistos por las
instituciones de un ministerio, que afecten o limiten el cumplimiento de sus compromisos;
acciones no controlables por un ministerio, como por ejemplo incumplimiento de
compromisos de parte de otras instituciones públicas y/o privadas respecto de los cuales
la institución no cuenta con atribuciones para exigir su cumplimiento; y
• Modificaciones de diseño de obras de infraestructura no previsibles, problemas en las
características de terrenos, etc., afectando los compromisos.
• Catástrofes,
• Cambios en la legislación vigente que incidan o afecten significativamente en las
variables.
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Evaluación y Cumplimiento del Programa de Mejoramiento de
la Gestión
•
El proceso de evaluación del cumplimiento de los compromisos
establecidos en base al Programa Marco 2014, será realizado por
expertos externos al ejecutivo, contratados por licitación pública a
través de la Secretaría Técnica, con el apoyo de la red de expertos.
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Sistemas PMG Subsecretaría 2014
SISTEMA MONITOREO
DEL DESEMPEÑO (H)
SISTEMA GESTIÓN DE
CALIDAD
(ISO 9001:2008)
PONDERACIÓN SISTEMA
75%
25%
PONDERACIÓN INDICADORES
PRODUCTO ESTRATÉGICO
55%
CANTIDAD INDICADORES
PRODUCTO ESTRATÉGICO
4
PONDERACIÓN INDICADORES
GESTIÓN INTERNA
CANTIDAD INDICADORES
GESTIÓN INTERNA
20%
4
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GESTION INTERNA
PRODUCTO ESTRATÉGICO
Formulario H 2014: Subsecretaría – Indicadores
ÁMBITO
INDICADOR
POND.
VIVIENDA
1. Porcentaje viviendas terminadas al año t (FSV,
FSEV, DS 1 y DS 40), en relación al déficit habitacional
estimado el año 2011 (Quintiles I, II, III de Ingreso)
15%
BARRIO
2. Porcentaje de Barrios terminados el año t, respecto
del total de Barrios a terminar el año t.
15%
CIUDAD
3. Porcentaje de Proyectos Urbanos Terminados y
entregados a la comunidad el año t respecto del
total de Proyectos Urbanos a terminar el año t
10%
CIUDAD
4. Porcentaje de kilómetros lineales de pavimentos
participativos ejecutados al año t, en relación al
déficit nacional estimado de kilómetros de
pavimentos
15%
EX SISTEMA PMG
INDICADOR
POND.
AUDITORÍA INTERNA
1. Porcentaje de compromisos implementados
del Plan de Seguimiento de Auditorías
5%
GOBIERNO
ELECTRÓNICO
2. Porcentaje de horas disponibles de todos los
sitios web del servicio en el año.
5%
EQUIDAD DE
GÉNERO
3. Porcentaje de funcionarios/as
capacitados/as en temas de género en el año.
5%
HIGIENE Y
SEGURIDAD
4. Tasa de siniestralidad por incapacidades
temporales en el año.
5%
META
56%
(222.875 / 399.031) * 100
100%
(28 / 28) * 100
100%
(76 / 76) * 100
26%
(1705,5 / 6546) * 100
META
66%
(148 / 224) * 100
99,9%
(2.157,8 / 2.160) * 100
5%
(95 / 1.834) * 100
32%
(1.055 / 3.299) * 100
20
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Sistemas Incentivos PMG - CDC MINVU 24.06.14