Propuesta de trabajo conjunto
para la gestión de Egresados.
Oficina Enlace
USM – AEXA
Departamentos
Académicos
UTFSM
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Tabla
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Acerca de la Oficina de Enlace USM-AEXA.
Sobre nuestro trabajo.
Overview Plan de Desarrollo 2008-2009.
Propuesta de Trabajo Conjunto.
– Propuesta de valor para el vinculo de los ex alumnos con su
Departamento.
• Apoyo eficiente en inserción laboral + USMEmpleo.
– Información y Sistema para la administración de datos de egresados.
– Encuentros anuales de Graduados.
• Datos de Contacto.
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Breve resumen sobre nosotros…
SOBRE LA OFICINA DE ENLACE
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Nuestra Misión
Nos dedicamos día a día a mantener y
fortalecer los sentimientos de amistad y
compañerismo entre los distintos miembros
que rodean a la Universidad Técnica Federico
Santa María, sean estos alumnos, ex alumnos,
funcionarios, personas y organizaciones externas
conformadas por profesionales egresados de
nuestra casa de estudios.
De esta forma nuestra Red de Egresados y
Amigos comparte el sentimiento de pertenecer a
una Universidad para toda la vida.
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Acerca de Nosotros.
¡Nos encanta nuestra Red!
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Porque estamos orgullosos de pertenecer a una Universidad
socialmente responsable y compartir sentimientos de
amistad y solidaridad.
Porque nos importa la situación de aquel alumno desvalido
meritorio, cuyo desempeño académico es excelente, sin
embargo no cuentan con los recursos necesarios para
financiar sus carreras.
Porque gracias a los aportes de nuestra Red de Egresados y
Amigos Solidarios, mantenemos un Fondo de Gratitud que
facilita la generación de becas para procurar el bienestar de
los alumnos, prolongando el legado solidario de don
Federico Santa María.
Porque además apoyamos con inserción laboral satisfactoria
a TODOS nuestros egresados incluyendo charlas de
Empresas.
Porque apoyamos proyectos estudiantiles con gestión y con
auspicios para fomentar en ellos el sentimiento de
solidaridad y de formación profesional propio de nuestra
Universidad.
Entre muchos otros motivos….
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Breve resumen sobre nuestros logros…
SOBRE NUESTRO TRABAJO
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¿Qué hacemos?
Para nuestros Egresados:
• Reunimos a todas las generaciones, en virtud de una causa solidaria y
responsable, generando espacios de comunicación y entretención.
• Apoyamos la inserción laboral satisfactoria con personal dedicado y portal
www.usmempleo.cl y para el 2009 levantaremos una estrategia que
fomente aún más este lineamiento a nivel institucional.
• Apoyamos y Desarrollamos actividades y charlas que apoyan la solidaridad
y la formación profesional y humanista.
Para las empresas
Abrimos las puertas de nuestra Universidad para que las empresas
recluten a profesionales talentosos e innovadores recién salidos de
nuestras aulas.
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¿Qué hacemos?
Para los alumnos Sansanos de todas las Sedes y Campus.
Reunimos recursos económicos para la creación de un Fondo
de Gratitud que otorga beneficios tales como:
- Arancel total o parcial de las carreras de alumnos desvalidos meritorios
- Sólo este 2008 (Agosto recién pasado) entregamos más de 53 millones por concepto de Becas
de arancel anual y matriculas para estudiantes de todas las Sedes y Campus USM. Para este
2009 incluiremos además los importantes beneficios de:
- Alimentación
- Residencia
- Fotocopias y materiales
- Proyectos e iniciativas estudiantiles.
• Este 2008 hemos apoyado a iniciativas como: Convenio con la FET y Bolsa de Trabajo, Congreso
de Economía : Global Meeting, Workshop de Energía, Preuniversitario Solidario Santa María,
Proyecto Kiosko: comida saludable, La sopita - proyecto solidario, Creando Futuro: Charlas
sobre drogradicción, Concurso de Robótica, Concurso de Estructuras, Orquesta UTFSM, Paseos
Estudiantiles a Regiones, Visitas a empresas, entre muchas otras…
• Próximamente: Babymatic, Incentivando la Superación, Workshop Stgo…
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Breve resumen sobre nuestros lineamientos…
OVERVIEW PLAN DE DESARROLLO
2008-2009.
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Metas y compromisos.
Presupuestos en regla.
Desarrollo de R.S.E
Alianzas de largo plazo y
apoyo a la Colocación
Laboral
Colocación Laboral
Networking
Financiamiento
(cultura, identidad,
formación y
reencuentro)
Convenios.
Potenciaremos el
concepto
de:
Beneficios Socios
Convenios.
“BE CONNECTED”,
con la educación,
con la empresa,
con
los
contactos,
con
las actividades,
con tu USM!
Empresas
Ex alumnos
Convenios
Donaciones
Conocerlos &
Comprometerlos
Actividades y
Eventos
NETWorking
Alumnos
Beneficios y
Apoyo a
Iniciativas
Desarrollo de compromiso y
renovación de espiritu Sansano
Apoyo a iniciativas estudiantiles
y más Becas para estudiantes.
• Apoyo en el contacto con
nuestros egresados para
todos los programas que
lo deseen en la USM.
Unidad facilitadora.
• Establecer un vinculo
con cada departamento
permanentemente.
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Oficina
Enlace
USM-AEXA
Información,
Marketing y
Transparencia
Comunicaciones
Educación
Continua
Memoria, valores e Identidad. Plan de
Comunicaciones 2008-2009
Departamentos
Trabajo
colaborativo.
Partner de
Enlace con
ExAlumnos
Partner de Enlace y
mantención de
Información con Ex
Alumnos
Tecnología y
Sistemas de
Gestión
Competitivos.
Renovación de
toda la base de
Datos y portal de
Egresados
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Uno para todos…y todos para uno!!!
PROPUESTA DE VALOR PARA EL VINCULO DE LOS
EX ALUMNOS CON VUESTRO DEPARTAMENTO.
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Justificación
• El plan estratégico institucional, tiene como uno de sus ejes
fortalecer el vínculo con los egresados, para que continúen
estudios con la USM y a su vez fomentar el lema “universidad
para toda la vida”.
• En este mismo contexto, una de las debilidades institucionales
identificadas en el proceso de acreditación, fue el vínculo
sistemático de la USM con el ex alumno.
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Objetivos
• Generar una instancia formal a nivel institucional que articule
y gestione el contacto con el ex alumno sansano.
• Facilitar a los departamentos, el procesamiento y acceso a
información actualizada de los ex alumnos.
• Fomentar el compromiso solidario, coherente con el principio
del fundador.
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Necesidades que busca satisfacer la
Oficina de Enlace USM-AEXA
• Potenciar una relación fluida y oportuna con el ex
alumno
– Recolección y organización de información
– Base de datos actualizada y conectada con el sistema
institucional
• Generar instancias de encuentro entre el ex alumno y
su departamento en la USM.
• Mantener información actualizada de la condición
laboral y referencias de contacto del ex alumno
• Crear el vínculo para que cada departamento pueda
recoger del ex alumno, sugerencias e iniciativas que
mejoren la calidad de los estudiantes en formación
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Necesidades que busca satisfacer la Oficina de Enlace
USM-AEXA
• Lograr contacto entre la USM y el medio profesional donde se
desenvuelven los egresados de su departamento.
• Fortalecer el vínculo entre los Departamentos Académicos y empresas que
estén interesadas en profesionales del área y el trabajo colaborativo que
incluya un estrecho vínculo Universidad + Empresa.
• Canalizar aún más becas hacia los actuales estudiantes de los distintos
Departamentos Académicos, sumado a los esfuerzos que con las distintas
AEXAs y miembros de la Red de Empresas Solidarias se vienen haciendo
desde hace varios años.
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Propuesta de Trabajo Conjunto…
SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE DATOS DE EGRESADOS.
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Departamentos
Académicos
Egresados Sansanos
Modelo
Crédito
Universitario
Concepto
Portales
Personales
Servicios de Colocación Laboral
USMEmpleo.cl
Modulo de Redes Sociales
SIGA para egresados
Servicios de Comunicación
USMPeriodico.cl
Compañeros de Generación
Políticas de Uso de
Información de Egresados
Buscador de Amigos
Promoción y Marketing
Programas de Postgrado
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Otros…
Suscripción a Noticias y
Boletines de Departamentos
Otros Modulos externos
Otros…
Servicios USM
(por suscripción)
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BD Institucional
Centralizada
Otros Servicios
(por suscripción)
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Concepto de Portales Personales
• Dependiendo del perfil de usuario, este tiene
acceso a servicios a los que puede suscribirse
o a otros que son inherentes por su calidad
dentro de la USM.
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Ejemplo: Egresados – Concepto de portales.
• Un egresado podrá suscribirse a servicios de la USM como:
– USMEmpleo.cl el cual ofrecerá ofertas laborales según los intereses del
egresado (ejemplo: Carreras del rubro de la Ingeniería Informática).
– USMPeriódico en línea: Con información del acontecer universitario nacional
e Internacional.
– SIGA para egresados: Con posibilidad de obtención de todos los documentos
que actualmente se gestionan en Dirección de Estudios. (Todas las solicitudes
de certificados debieran ser a través del portal de egresados ).
– Programas de Formación Continua: Con posibilidad de ver en detalle los links
que sean de su interés (al igual que con USMEmpleo, pero con conexión al
portal de Educación Continua de la USM).
– Boletines e información de cada Departamento: Como los boletines de la
Unidad de Egresados (VER), del Departamento de Comunicaciones u otros que
desarrolle cada Departamento académico, etc.
– Entre otros…
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Ejemplo: Departamentos – Concepto de portales.
• Cada Departamento tendrá acceso a los datos de sus propios
egresados y no tendrá acceso a los egresados de otras
carreras a menos que la persona manifieste su interés de
compartir datos de manera abierta. (Plataforma de gestión interno)
• Hay Departamentos que necesariamente deben tener acceso
a información de contacto, como son el caso de Crédito
Universitario, la Oficina de Enlace o Dirección de Estudios, el
primero por asuntos evidentes de cobranzas y el segundo y
tercero por ser los entes administradores, el que
internamente también maneja perfiles de acceso adecuados
según políticas institucionales.
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Políticas de Uso de Información:
• Existirán políticas específicas para el uso y tratamiento de
información confidencial o contacto de los egresados la cual
responderá a acuerdos bien formalizados respecto de su uso y
difusión.
• Todo egresado sabrá exactamente quiénes tendrán acceso a
sus datos de contacto y a qué medios de comunicación está
suscrito (los que podrá deshabilitar en cualquier momento).
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¿Por qué un Sistema Centralizado?
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Porque así un prospecto de egresado solamente llenará una ficha de contacto, la que quedará
inmediatamente actualizada desde el SIGA hacia los Departamentos Académicos.
SIGA >> Sistema Egresados >> Actualización antes de Titulación >> Datos OK Institucionalmente
•
Porque se asegura que a nivel institucional cada uno de los departamentos tendrán acceso al último
dato que se gestione de sus egresados. (Acá en la oficina de Enlace tenemos datos de contacto de sus
egresados, y probablemente tengamos la versión más actual y usted aún no…, o viceversa).
•
Porque evita replicar esfuerzos por N, siendo N la cantidad de departamentos interesados en mantener
contacto con egresados… o sea todos los departamentos y evita tener versiones de la información de un
egresado.
•
Porque sirve para asuntos estratégicos de Planificación Institucional, lo que de manera desagregada
dificulta el accionar y la toma de decisiones. (Ejemplo: índices de colocación laboral… y muchos otros
que cuesta obtener!  ).
•
Porque somos una Universidad Técnica, y aún no contamos con un Sistema adecuado para el manejo de
información de nuestros egresados.
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¿Prohibe esto que existan portales propios para
egresados por cada Departamento?
• ¡No, de ninguna manera!.
• Que tengamos un sistema que transversalmente provea de una
arquitectura eficiente a la Institución no implica que no se pueda crear
una interfaz adecuada para cada departamento (idea de portales), y por
tanto el sentimiento de pertenencia a su propio Departamento.
Al igual que en el Paradigma de las capas en programación: Es la capa de
presentación la que cambia y no el núcleo. Y por tanto, si en el futuro un
egresado quiere ver qué pasa en la USM desde su Iphone…  o actualizar
sus datos en esta interfaz, ese dato debiera estar en linea
inmediatamente…
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y…. ¿Qué será de mis compañeros de Carrera?
PROPUESTA DE ENCUENTROS DE EGRESADOS.
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Encuentros anuales de Ex Alumnos.
• La oficina de Enlace podrá preparar y gestionar reuniones
anuales para los egresados de su Departamento el que
incluirá:
– Distintos programas a elegir (dependiendo de la fecha se pueden
tratar temáticas como: Encuentro Folclórico en Septiembre, Navideño
si es a fines de año, Marino si es en Mayo, entre muchas otras que se
pueden dar según su elección).
– Recopilación de información estratégica para validación y apoyo en el
proceso de Acreditación de los Departamentos Académicos.
– El costo de estas actividades se autofinancia con los montos
recaudados de los mismos asistentes.
– En otras palabras, nos encargamos de que estas actividades sean un
problema menos por el que preocuparse…
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Este es un Proyecto en desarrollo…
• Aquí caben muchas ideas y todos estan invitados a
unirse…
• ¿Habrá un costo?, por supuesto, pero de ninguna
manera se igualaría a tener N unidades de
egresados… con mismos fines y metas y es en
realidad mínimo en comparación a los beneficios
que como notará se perciben.
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Formalicemos una reunión para apoyar su trabajo con el Egresado…
¿ES ESTA PROPUESTA DE SU INTERÉS?
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Datos de Contacto
[email protected]
Coordinador Oficina de Enlace USM-AEXA
– 032 265 4542
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Descargar

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