TRABAJO COLABORATIVO
EN LAS ORGANIZACIONES
Qué es?
• Procesos intencionales de un grupo
para alcanzar objetivos, con
software y herramientas para
facilitar y dar soporte al trabajo
Herramientas para el trabajo colaborativo en las
organzaciones (Sistemas groupware)
• Lotus Notes-Outlook (con todas sus
herramientas)
• Chat-Foros
• Sistemas de videoconferencia
• Sistemas de reunión electrónica
• Pizarras electrónicas
Otras herramientas web que apoyan el
trabajo colaborativo
• Suscripciones a
grupos temáticos de
noticias (RSS: Rich Site
Summary , un formato
XML para sindicar o
compartir contenido
en la web)
• Widgets
• Google docs
(escritura en grupo,
edición compartida
• Wikis
Sistemas de workflow
(o de gestión de flujos de trabajo)
Sistemas de workflow
(o de gestión de flujos de trabajo)
secuencia de tareas en las que intervienen unos
participantes, desempeñando cada uno un papel
determinado, donde una serie de documentos son
manipulados y transferidos entre los participantes, y
en los que se hace uso de cierta información que fluye
paralelamente a la ejecución de las tareas, todo ello
de acuerdo a un conjunto de reglas y procedimientos
para alcanzar un determinado objetivo.
Elementos de un workflow (las 3 R)
• Secuencia de tareas (rutas)
• Participantes cada uno con
una función (roles)
• Políticas (Reglas)
Rutas, roles y reglas
(quién hace qué, en qué orden y
bajo qué condiciones)
• Para su diseño se usan
diagramas de flujos de datos.
• El motor del sistema involucra
a las personas y los procesos
de acuerdo a la tarea y al
medio el medio (por mail,
aplicación etc)
• La interfaz del sistema es
importante para que las
personas hagan bien su tarea.
Herramientas de análisis, modelado
y definición de procesos de negocio
Diseño y
definición de los
procesos
Bases de
datos
Ejecución y control de los procesos
Motor del sistema de workflows
Aplicaciones y
herramientas
Usuarios
Interacción de los usuarios y
las aplicaciones
Tecnologías usadas en los sistemas de
workflow
• Herramientas para el procesamiento de imágenes
(reconocimiento óptico de caracteres)
• Gestión documental (control de versiones, enrutamiento)
• Servicios de directorio sirven para la localización de recursos y
personas dentro de la organización
• Servicios de mensajería y correo electrónico (facilitan el
intercambio de información entre las personas) Usan
dispositivos para transferir datos de las aplicaciones
encapsulados dentro de correo electrónico.
• Herramientas de groupware (agendas compartidas, foros,
boletines de noticias, ejecución compartida de aplicaciones)
Metodología para el desarrollo de
workflow
• Nivel organizacional
• Nivel informativo
• Nivel funcional
• Nivel de comportamiento (secuencial, divergente,
convergente)
Estados de los procesos
•
•
•
•
•
Iniciado
En ejecución
Suspendido
Completado
Terminado
Tipos de workflow
• Workflows basados en imágenes: digitalizan
documentos
• Workflows basados en formularios: se introduce la
información en campos
• Workflows basados en coordinación: se centran más
en los aspectos relativos a la comunicación que en
los propios flujos de infomación.
Workflows
Una aplicación de Flujos de
Trabajo (workflow)
automatiza la secuencia
de acciones, actividades
o tareas utilizadas para la
ejecución del proceso,
incluyendo el seguimiento
del estado de cada una
de sus etapas y la aporte
de las herramientas
necesarias para
gestionarlo.
Sistemas de workflow
(o de gestión de flujos de trabajo)
Mejoran las secuencias de actividades en
la empresa (que constituyen los
procesos) generadoras de valor para el
cliente.
Sistemas de workflow
(o de gestión de flujos de trabajo)
Antes de construir un workflow requiere un análisis previo de cada
uno de los procesos de la empresa :
-Secuencia de las actividades que se
realizan
-Personas que intervienen en ellas
-Papel que estas desempeñan
-Información necesaria para cada
uno de los procesos
-Documentos que se
manipulan
-Políticas implantadas
Interrelación con otros
procesos
Sistemas de workflow
(o de gestión de flujos de trabajo)
Ventajas
-Integran las actividades del proceso
-Facilitan la comunicación y coordinación entre
las personas que hacen las tareas en dicho
proceso
-Se mejora el flujo de información asociado a
las activdades del proceso
Sistemas de workflow
(o de gestión de flujos de trabajo)
• Sirven para que las empresas mejoren su
rendimiento
• Para mejorar los procesos y automatizarlos (reducir el
tiempo)
• Las personas que los usan adquieren nuevas
competencias en TIC´s
Para recordar…
• El propósito de los sistemas de
workflow, o BPMS - Business Process
Management Systems, es acercar
personas, procesos y máquinas, con el
objeto de reducir tiempo y acelerar la
realizaciób de un trabajo.
• Existen en el mercado varios productos
como sFlowMind, openEDMS, cardiff,
sistemas IBM, etc.
• Existen muchas metodologías que
culminan en la implementación de un
sistema de este tipo como son
Diagrama de Roles, de colaboración,
BPMN, IDEF0, Ciclos de trabajo, etc.
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