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GlobalQuoter.COM es una plataforma tecnológica que ofrece servicios en la nube para soportar
procesos rutinarios en las organizaciones, favorecer su integración y optimizar la ejecución de los
mismos.
Uno de nuestros servicios, es el llamado ePaperwork el mismo que se encuentra orientado a
soportar el proceso de Control Documentario en las empresas ofreciendo herramientas para
optimizar la Revisión, Distribución y Organización de documentos electrónicos y favorecer a la
retención del Conocimiento Organizacional.
Por la naturaleza del producto, la plataforma puede ser utilizada en el sector privado o público ya
sea para ayudar en la gestión de proyectos diversos o la gestión de los procesos operativos.
Por su diseño es fácil de implementar y usar, almacena los datos en servidores en USA de
manera segura y es plenamente asequible recibiendo incluso 25 créditos de obsequio al
momento de su inscripción para que pruebe nuestro producto lo suficiente.
A continuación y para mayor referencia presentamos una breve descripción acerca del modo
cómo opera ePaperwork esperando despejar sus dudas y que pronto se anime a formar parte de
nuestra red.
Gracias por fortalecer GlobalQuoter.COM!
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¿Cómo
funciona
ePaperwork?
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Cada trámite en la vida real es representado por una red de nodos llamado Workflow. Estos
nodos están conectados entre sí por flechas las cuales indican la dirección que tomarán los
documentos cada vez que estos se muevan de nodo en nodo hasta finalizar su recorrido.
Cada nodo es diferenciado por un número único dentro del Workflow los cuales serán
utilizados para la implementación del flujo dentro de GlobalQuoter.
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Cada nodo es un paso de la revisión del documento o documentos en el flujo. Es aquí donde los
usuarios involucrados reciben en sus bandejas de entrada los trámites correspondientes llegados desde
otros usuarios o del originador del trámite.
El usuario puede abrir los archivos adjuntos para revisar su contenido y en función de ello emitir el
resultado de su revisión. Los archivos no pueden grabar cambios hechos en el documento guardándose
siempre la copia original en el servidor de GlobalQuoter.
El usuario registra de manera electrónica el resultado de su revisión desde un juego de respuestas que
se tendrá habilitado para el paso.
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Para cada nodo se define los Revisores y la manera cómo estos responderán en cada trámite.
Cada nodo puede tener asociado un único revisor o varios y el documento puede ser revisado ya
sea por un solo usuario u obligar a que todos los revisores contesten antes de pasar el
documento al siguiente nodo.
Según sea necesario, para cada nodo se define un juego de respuestas propios del argot para
mayor entendimiento. Cada respuesta está asociado a una acción las mismas que indican si el
documento va al nodo siguiente, al anterior, al inicio o al final del Workflow.
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Los documentos deben ser
subidos a la nube a los
servidores de GlobalQuoter
para ser enviados dentro de un
trámite, así estos puedan ser
accesibles por los usuarios
desde cualquier lugar y a la
hora que lo deseen sin ninguna
restricción de tiempo o
espacio.
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Los Workflows son los encargados de llevar de manera inteligente los documentos por toda la
organización evitando re-trabajos y pérdidas de tiempo y fomentando la preservación del
conocimiento organizacional para estar siempre a la mano.
Cuando corresponde, la documentación es enviada de manera simultanea para ahorrar tiempo
asegurando llegue a la persona correcta sin importar su ubicación física. Es posible hacer
revisiones parciales de los trámites, vale decir, no necesita esperar a que todos los documentos
sean aprobados para continuar su camino, puede enviar los documentos en la medida que sean
revisados sin generar confusiones.
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Gracias a su diseño, usted recibirá notificaciones vía e-mail cada vez que le llegue
un documento a su bandeja de entrada y podrá acceder a GlobalQuoter incluso
desde sus dispositivos móviles para completar sus revisiones sin necesidad de
estar en su oficina horas extras.
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GlobalQuoter registra cada movimiento del documento desde que es
iniciado el trámite hasta que llega al final de su recorrido. Es posible conocer
en cualquier momento el lugar exacto de los documentos dentro del
Workflow, cuando fue aprobado, quien los aprobó, comentarios y las
revisiones pendientes de los nodos en espera.
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ePaperwork ha sido diseñado para que los trámites finalizados no puedan
ser borrados, así se asegura que cualquier proceso de auditoría
administrativa tenga a la mano la información requerida haciendo
transparente la gestión y teniendo un proceso donde todos se hacen
responsables.
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Los Beneficios pueden ser percibidos desde el inicio
lográndose mayor Orden en el papeleo rutinario,
incrementando el Seguimiento de los trámites y estimulando
el ambiente Colaborativo del equipo gracias al control
impuesto en todas las etapas del Workflow.
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Nada seGlobalQuoter
borra dando
Orden,
asegura un
completo
soporte técnico
desde el inicio,
Seguimiento
y mayor
asesorándolo inicialmente durante sus
Colaboración
desde el inicio.
primeras implementaciones
y
posteriormente frente a nuevas
situaciones que requiera nuestra
asistencia.
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