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Siete Hábitos de un
Auditor Efectivo
EXPOSITOR
L.C. EDUARDO M. ENRÍQUEZ G.
[email protected]
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Siete Hábitos de un Auditor Efectivo
En el trabajo que realizamos
Muchos de nosotros hemos escuchado la
famosa definición de
“AUDITOR”
“Es el que llega después de la batalla y
patea a los heridos”
… aunque es un chiste la verdad es que algunas veces en
nuestro trabajo diario, percibimos que el personal del
cliente nos mira con temor y/o desprecio y en muchos
casos sin conocernos.
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Algunas de las razones por las cuales nuestros
clientes no aprecian nuestro trabajo:
1)
No aportamos ni creamos valor a nuestros clientes
2)
No conocemos el negocio de nuestros clientes
3)
No documentamos nuestro trabajo, lo que implica que todos los
años vamos a estar preguntando lo mismo a nuestro
cliente en lugar de actualizar
4)
No aplicamos una metodología en nuestro trabajo
5)
No somos proactivos
6)
No creamos canales que permitan una comunicación abierta y
honesta con nuestro cliente
7)
El cliente nos ve como personas arrogantes y/o petulantes
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Siete Hábitos de un Auditor Efectivo
Stephen R. Covey en su libro, Los Siete Hábitos de
la Gente Altamente Efectiva, Trata de 7 hábitos por
los cuales nos debemos regir para tener éxito en
nuestra vida familiar y profesional. A continuación,
veremos cómo podemos aplicar estos hábitos en
nuestra
función de auditoría.
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1. Debemos ser proactivos
Normalmente nuestro trabajo es reactivo, es
decir que continuamente estamos “apagando
incendios”, y esto se debe a que desde el inicio
de un trabajo no realizamos una planeación
efectiva. Planear el trabajo equivale a ahorrar
tiempo, porque nos enfocamos en lo que es
importante.
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La proactividad significa tomar responsabilidad y
asumir el control en toda circunstancia de
manera activa, no pasiva. La proactividad
implica iniciativa y acción. Ser proactivo nos
permite elegir decisiones pensadas antes de
actuar.
Ejemplos de cómo podemos ser proactivos en
nuestro trabajo:
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a)
b)
c)
d)
e)
Realizar una planeación de la auditoría que nos
permita focalizar nuestros esfuerzos a los temas
importantes
Definir un cronograma de visitas que nos permita
cumplir con la entrega de reportes
Programar las reuniones con el cliente en el
momento oportuno
Programar los entregables al cliente y en caso que
no podamos cumplir avisar con anticipación)
Tomar acción ante posibles problemas que se
pueden presentar. Muchas veces una llamada
o un e-mail, oportunos, pueden evitar que
algunas situaciones se nos salgan de las
manos.
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2. Empiece con un fin en mente
Un fin en mente es definirnos objetivos en nuestro
trabajo, lo que supone establecer claramente las
metas a seguir en el corto y largo plazo. Este hábito
consiste en que nuestra conducta no la debe regir el
capricho ni el azar, debemos tener objetivos precisos a
los cuales acercarnos.
Ejemplo aplicado en nuestro trabajo: Uno de nuestros
objetivos como auditores debe ser el de crear buenas
relaciones con nuestros clientes mediante:
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· La creación y protección de valor
en nuestros clientes
· La creación de confianza para las dos
partes
· Crear un ambiente de comunicación
abierta y honesta
· Crear relaciones laborales con la alta
gerencia
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3. Primero lo primero
“ Lo que importa más nunca debe estar
a merced de lo que importa menos”.
Consiste en distribuir nuestro tiempo sobre la
base de prioridades.
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Nuestro trabajo tiene muchas responsabilidades,
sin embargo es necesario crear prioridades,
debido a que podemos estar desgastándonos al
prestarle atención a cosas menos importantes y
descuidando los temas importantes.
La forma más sencilla de identificar las cosas
más importantes de las menos importantes, es
hacernos la pregunta, ¿qué consecuencias
traería si no cumplo con esa tarea?.
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4. Pensar en Ganar-Ganar
Este hábito indica que nuestras interacciones con
otros seres humanos siempre deben ser de mutuo
beneficio, que no existe otra opción. Nuestra
relación con un cliente debe ser
ganar-ganar,
si yo gano y mi cliente pierde, pierdo al cliente.
La mejor forma de hacer que nuestro cliente gane es
la de crear y proteger valor en nuestros clientes
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5. Procure primero comprender y después
ser comprendido
Este hábito trata de ponerse primero en el lugar del
otro, de ver las cosas desde su punto de vista. Se
basa en el refrán popular de
” Todo es del color del cristal con que se mire”
En nuestro trabajo, casi siempre pasamos más
tiempo hablando que escuchando y creemos que
las cosas sólo pueden ser de la manera en que
nosotros las vemos.
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6. La sinergia
Nuestra profesión es parecida a la de un médico ya que tenemos
que examinar a nuestro paciente (cliente) para identificar que
enfermedades lo aquejan (problemas de negocio en marcha,
casos de fraude, riesgos no cubiertos, diferencias de auditoría,
etc.).
¿Qué pasa cuando un paciente no le tiene confianza a su médico?
pues sencillamente no le cuenta que síntomas ha tenido por
vergüenza o miedo, lo que seguramente va a complicar y
alargar el trabajo del médico debido a que tendrá que practicar
varios exámenes para identificar la enfermedad que lo aqueja.
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6. La sinergia
Lo mismo pasa en la auditoría, cuando no existe
confianza, el cliente nos oculta situaciones, que
para identificarlas debemos invertir tiempo
realizando trabajo. Si creamos un ambiente de
confianza nuestro cliente nos ayudará a
identificar situaciones con las cuales vamos a
poder enfocar mejor nuestro trabajo.
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7. Afile la sierra
Muchas veces nos involucramos tanto en nuestro
trabajo, que olvidamos dedicar unos minutos para
afilar la sierra, esto nos haría ahorrar muchas horas de
esfuerzo. Aplicado a nuestra vida afilar la sierra se
refiere a dedicar un breve espacio de nuestra vida a
mejorar nuestras condiciones físicas e intelectuales
mediante el ejercicio físico y el estudio. Debemos
capacitarnos y leer mucho para estar actualizados,
recordemos que esa es la materia prima de nuestro
trabajo.
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Siete Hábitos de un Auditor Efectivo
• Vladimir Martínez R.
• Bogotá D.C. / Colombia
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Por su participación
y atención:
¡Gracias!
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