FRANCISCO JAVIER MANCHA
•Una premisa básica sobre el desempeño…
• Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de
procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades,
administración de la calidad total, mejora continua de la
calidad o reducción de tiempos de ciclos, compartimos una
meta común: hacer más y mejor, con menos, es decir:
Mejorar el desempeño.
• Un habilitador crítico en el logro de los objetivos deseados
es la habilidad de medir el desempeño.
• Como dice el dicho:
“No se puede mejorar lo que no se mide”
•¿Por qué es importante el desempeño del
Sector Público?
• El desempeño del Sector Público es algo real, que se percibe por
los destinatarios de los servicios gubernamentales y los votantes y
está en las mentes de los gobernantes y funcionarios del Gobierno
y en la actualidad está cobrando cada vez más relevancia a nivel
nacional e internacional.
• ¿CÓMO SE ESTÁ DESEMPEÑANDO LA ENTIDAD, DEPENDENCIA,
ORGANISMO Y/O ÁREA?
Desempeño
del gobierno
• ¿Los beneficiarios están satisfechos?
• ¿Se trabaja de acuerdo con la misión, el plan y los
programas de gobierno?
• ¿Se es eficaz en cuanto a la entrega de bienes y
servicios?
• ¿Se es eficiente en el uso de los recursos?
•Axioma: “No midas lo que no se pueda
medir o no usarás”
• La clave para una medición exitosa del desempeño es
obtener únicamente aquellas medidas de desempeño que
podrán o serán, de hecho, utilizadas.
• El primer paso en este proceso es determinar qué tipos de
información relacionada con el desempeño se necesitará
para dirigir y administrar la entidad, dependencia,
organismo, área, proceso, etc.
• Aquí lo más importante es responderse la pregunta:
“Necesito información relacionada con el desempeño
para…”
•Mapa de Valor de la Gestión
Gubernamental
Desempeño del
Gobierno
Objetivos
de
Políticas
Ejecución
de
Programas
Eficiencia
Operativa
Eficiencia
en el uso
de los
recursos
Una herramienta fundamental para la identificación de actividades,
riesgos, controles, actividades y medidas del desempeño es el Mapa
de Valor diseñada para que los gobernantes y líderes comprendan los
objetivos de desempeño del Gobierno y por ende, los Impulsores del
Desempeño.
•Mapa de Valor de la Gestión
Gubernamental
Objetivos
de
Políticas
Politica
Responsabilidad
Estrategia
Fortalecer el
Desarrollo de
las Políticas
Ejecutar las
Políticas
Análisis de las Elaboración de
Politicas
políticas
Enlace,
Cumplimiento Interacción y
de Políticas Conexión de las
Políticas
Fortalecer la
Planeación
Estratégica
Planeación
Estratégica
Medición
Estratégica del
Desempeño
Establecer el
Enfoque de
Gobierno
Administración
de la Entidad
Utilizar
Presupuestos
Estratégicos
Formulación del
Presupuesto
Desempeño
Basado en el
Presupuesto
Administración
de Gobernados
Segmentación de Administración de
las Relaciones
la Población
•Mapa de Valor de la Gestión
Gubernamental
Ejecución
de
Programas
Eficiencia
Administración
de los Costos
de los
Programas
Administración
de Costos
Efectividad
Optimizar los
Ingresos de
los Programas
Servicios,
Productos e
Ingresos
Ingresos e
Impuestos
Alinear las
Metas de los
Programas
con la Misión
Plan de
Negocios
Alianzas
Estratégicas
Aumentar la
Satisfacción
de la
Población
Mejorar el
Impacto de
los Programas
Productos y
Servicios
Innovación de
los Programas
Desempeño de
los Programas
Medición de las
Necesidades y
Satisfacción
Administración
de las
Expectativas
•Mapa de Valor de la Gestión
Gubernamental
Eficiencia
Operativa
Administración
Financiera
Compras
Mejorar el
Proceso de
Procuración
Compras
Maximizar la
Procuración
Estratégicas
Análisis de las
Fuentes
Alianzas con
Proveedores
Mejorar la
Administración
Financiera
Administración
del Riesgo
Ejecución del
Presupuesto
Tecnología
Mejorar la
Información
Financiera
Contabilidad e
Informes
Contraloría y
Rendición de
Cuentas
Crear TI de
Valor
Administración
Estratégica de TI
Administración
Operativa de TI
Comprender el
Valor de TI
Arquitectura de la
Entidad
Administración
del Programa de
TI
•Mapa de Valor de la Gestión
Gubernamental
Eficiencia
en el uso
de los
recursos
Capital
Humano
Mejorar la
Estrategia
Prioridades de
Negocio
Pago y
Clasificación
Activos
Financieros
Activos Fijos
Optimizar la
Propiedad y
los
Inventarios de
la Entidad
Reclutamiento y
Administración
del Talento
Reclutamiento
Administración
y Despliegue Administración
del
de la Fuerza del Desempeño Conocimiento y
Laboral
Aprendizaje
Bienes Raíces
Equipo
Propiedad
Intelectual
Mejorar la
Administración
de los Activos
Financieros
Inventario
Cuentas por
Pagar
Cuentas por
Cobrar
Préstamos y
Donaciones
Adquiridos
•¿Qué es la medición del desempeño?
La medición del desempeño es la obtención de
información confiable para analizar y comparar el
resultado, eficiencia y eficacia operativa y
financiera de los gobiernos para apoyar y motivar
a la mejora continua de su gestión, permitiendo:
• Mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios.
• Ahorrar costos a los gobernados.
•Una vista general del proceso de
medición del desempeño
1. Determinar dónde estamos – Establecer el piso/nivel de
actuación/desempeño “como está”
2. Establecer objetivos basándose en el nivel actual de
desempeño
3. Determinar la brecha entre la meta deseada y el nivel
actual de desempeño
4. Rastrear el progreso
5. Comparar y hacer “benchmark” de los niveles de
desempeño de otras entidades similares vs los propios
6. Controlar los niveles de desempeño dentro de los límites
predeterminados
7. Identificar áreas de mejora y posibles causas de problemas
8. Mejorar la planeación para el futuro
¿Qué son los Indicadores de
Desempeño?
Son mediciones de los logros en el cumplimiento de la misión y
de los objetivos de un determinado proceso que sirven como
herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad en la
toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del
producto o del servicio.
•Objetivo
•Cuantificable
•Verificable
Características
•Que agregue valor al proceso de toma de
decisiones
•Comunicados y divulgados
•Establecidos en consenso
•Que reflejen el compromiso de quienes lo
establecieron
•Requisitos de los Indicadores
En nuestro país, la Secretaría de la Función Pública ha
publicado los siguientes requisitos en la elaboración de
indicadores para medir el desempeño de gobierno:
• Nombre
• Número
• Siglas
• Unidad Administrativa Responsable
• Objetivo de la unidad administrativa responsable
• Objetivo
• Descripción
•Requisitos de los Indicadores
• Fórmula
• Variables que componen la fórmula
• Fuentes de datos
• Periodicidad
• Fecha y sistema de información para entregar la información
del indicador a la Unidad Administrativa por los órganos
internos de control
• Fecha y mecanismo para entregar información del indicador a
la Coordinación por la unidad administrativa o por el Delegado
o Comisario Público
•Requisitos de los Indicadores
• Servidor público responsable, que deberá ser el titular de la
unidad administrativa correspondiente y sus datos: cargo,
número telefónico y correo electrónico
• Criterios base para asignar e integrar calificaciones en el
indicador
• Cobertura del indicador para Órganos Internos de Control y/o
Delegados y Comisarios Públicos
• Definiciones del indicador
• Abreviaturas a utilizar
• Tipo de información del indicador: pública, reservada o
confidencial.
•Modelo de Indicadores de
Desempeño Gubernamental
Indicadores
(Corporativos)
Indicadores
(Gerenciales)
Gobernador
Presidente
Secretarios de Gobierno o
Directores Generales
Indicadores
(Operacionales)
Se compara
vs:
•Calidad de
Gestión de
años anteriores
•Gestión de
Instituciones
Similares
•Presupuesto
Programado
Directores de Área
Efectividad
En el enfoque se analizará :
•Eficacia: Respecto al logro de sus propias metas planteadas
•Eficiencia: Respecto al usos de recursos públicos para alcanzar sus metas
•Efectividad: Respecto a la satisfacción del gobernado en cuanto al servicio
recibido (ligado a las metas de la entidad y a la calidad)
•Ejemplos de Indicadores
NOMBRE
Eficiencia
presupuestal
- Ingresos
OBJETIVO
Determinar la
eficiencia
presupuestal
en un periodo
FÓRMULA DE
CÁLCULO
(Ingresos totales
ejecutados/Ingresos
totales
presupuestados)
*100
Determinar la
eficiencia
presupuestal
en un periodo
(Egresos
ejecutados/Egresos
presupuestados)
*100
Eficiencia
presupuestal
- Global
Determinar la
eficiencia
presupuestal
en un periodo
Promedio de
indicador Eficiencia
presupuestaria Ingresos y Eficiencia
presupuestaria Egresos
Ingresos por
habitante
Cuantificar el
nivel de
ingresos percapita
percibidos
Recaudación
impositiva
por habitante
Determinar la
contribución
impositiva por
habitante
Eficiencia
presupuestal
- Egresos
Ingresos totales
ejecutados/Número
de habitantes
Ingresos por
impuestos /Número
de habitantes
UNIDAD
DE
MEDIDA
%
%
%
%
%
PERIODO
DE
MEDICIÓN
Mensual
Mensual
FUENTE DE
INFORMACIÓN
Ejecución
presupuestal
Ejecución
presupuestal
Mensual
Ejecución
presupuestal
Anual
Ejecución
presupuestal
y censo de
población
Mensual
Ejecución
presupuestal
y censo de
población
UNIDAD
RESPONSABLE
DEL
INDICADOR
SIGNIFICADO
Admón. y
finanzas
Un mayor porcentaje
implica mayor
eficiencia en la
programación y
mayor capacidad de
ejecución de los
ingresos
Admón. y
finanzas
Un mayor porcentaje
implica mayor
eficiencia en la
programación y
mayor capacidad de
ejecución de los
gastos
Admón. y
finanzas
Un mayor porcentaje
implica mayor
eficiencia en la
programación
presupuestal
Admón. y
finanzas
A mayor valor del
indicador mayor es la
contribución de los
habitantes al ingreso
Admón. y
finanzas
A mayor valor del
indicador mayor
contribución
impositiva por
habitante
•Ejemplos de Indicadores
NOMBRE
OBJETIVO
FÓRMULA DE
CÁLCULO
Equilibrio
financiero
Comparar el
nivel de
ingreso total
ejecutado y el
gasto total
ejecutado
Ingresos totales
ejecutados /
Gastos totales
ejecutados
Inversión en
infraestructur
a por
habitante
Medir la
inversión de
infraestructura
por habitante
Gastos
ejecutados en
inversión de
infraestructura/
Población total
Capacidad de
ejecución de
proyectos
Medir la
capacidad de
ejecución de
proyectos
(Total de
proyectos
ejecutados/total
de proyectos
formulados)
*100
Participación
ciudadana
Analizar el
nivel de
concertación
de proyectos
con las
organizaciones
civiles
(Total de
proyectos
concertados
/Total de
proyectos en
ejecución)*100
Cobertura
catastral
Analizar la
superficie
registrada por
catastro
(Superficie
registrada /
Superficie total)
*100
UNIDAD
DE
MEDIDA
%
%
%
%
%
PERIODO
DE
MEDICIÓN
FUENTE DE
INFORMACIÓN
Admón. y
finanzas
Admón. y
finanzas
A mayor valor del
indicador mayor es
la inversión en
infraestructura por
habitante
Plan
operativo
anual
Un mayor
indicador refleja
una mayor
eficiencia en la
ejecución de
proyectos
Plan operativo
anual e
información de
otros
organismos
Planificación/
Obras/
Ingeniería
municipal
A mayor valor del
indicador, mayor
participación de la
comunidad en la
selección y
ejecución de
proyectos
Catastro
Obras
públicas/
Catastro
Un mayor nivel del
indicador refleja
un mejor control
sobre los predios
Ejecución
presupuestal
Mensual
Ejecución
presupuestal/
Censo de
población
Mensual
Anual
SIGNIFICADO
Cuando el índice
tiende o supera 1
se está equilibrado
financieramente
Mensual
Mensual
UNIDAD
RESPONSABLE
DEL
INDICADOR
Plan operativo
anual
FASES
Actividades
Preliminares
Planear y
Dimensiona
r el
Proyecto
Diagnóstico
y
Evaluación
Diseño y
Evaluación de
Soluciones
Implementar
Soluciones
Probar
S
e
g
ui
m
ie
nt
o
FRENTES
Normatividad
Administración
Del Proyecto
Gente
MÓDULOS
Procesos
Tecnología
Actividades
Preliminares
Planea
ry
Dimen
sionar
el
Proyec
to
S
e
g
ui
m
ie
nt
o
FASES
Diagnósti
co
y
Evaluació
n
Diseño y
Evaluación
de
Soluciones
Implemen
tar
Solucion
es
Probar
FRENTES
Normatividad
Administración
Comprender Leyes y
Reglamentos
Presupuesto
Preliminar
Del Proyecto
Gente
Planeación del
Proyecto
Organizar y
Entrenar el
Equipo de
Trabajo
Comprender
mecanismos de
medición del
Desempeño del
Personal
Comprender los Procesos
en las Áreas de Valor
Comprender Procesos de
Monitoreo y Medición del
Desempeño
Administración del Proyecto y Aseguramiento de Calidad
Información y Comunicación
Evaluaciónpreliminar del
Ambiente de Control
Diseño de Indic.
de Desempeño del
Personal
Asignación de
Actividades al
Equipo de
Trabajo
Encuestas de satisfacción
de los usuarios y del
personal
Diseño de
Mecanismos de
Medición del
Desempeño
Determinar
Importancia
Relativa Planeada
Análisis y Evaluación de
Riesgos – Nivel Entidad,
Procesos y Programas
Diseño de
Controles para
Mitigar Riesgos y
Brechas de
Gestión
Identif. Procesos de
Monitoreo del Desempeño
de la Admón.
Ident. Activ. de Control a
Nivel Estrategias, Políticas
y Responsabilidad
Diseño de Mec. e
Indic. de Medición
del DesempeñoEntidad y Progr.
Ident. Activ. De Control de
Eficiencia y Eficacia
Identificar los Req.
de Información
Ident. Activ. De Control
para los Impulsores de
Gobierno
Identificar
Herramientas del
Soporte de Medición
Análisis FODA
Tecnología
Comprender la
Tecnología de
Soporte de Procesos
Promover y llevar a cabo las Reformas
Presupuesto
Ajustado
Identificación del
Equipo de Trabajo
Comprender
Controles, Estructura
Organizacional, Plan
de Gobierno y
Programas de la
Entidad
Modificaciones al
Marco Normativo
Ident. Req.
Funcionalidad
Selecc. Solución
Tecnológica
Administración del Cambio
Implem. Mec. e
Indicadores de
Medición
Evaluaciones al
personal
Entrenamiento sobre
Mecanismos de
Medición
Evaluaciones de
la satisfacción al
personal
Implementar de
Controles para
Mitigar Riesgos y
Brechas de
Gestión
Impl. Mec. de
Medición de
Gestión
Impl. Indicadores
de Medición
Realizar Pruebas a
Controles y
Herramientas
Remediar
Desviaciones
Evaluación de
Satisfacción de
Usuarios
Programa de
Monitoreo
Auditoría de
Gestión
Certificaciones
Impl. Políticas
para la Medición
de la Gestión
Implementar
Herramientas de
Soporte
Implementar
Solución
Tecnológica
Pruebas y
Remediación
Auditoría PostImplementación
Soporte y
Mantenimiento
MÓDULOS
Procesos
Análisis del Marco Legal y
Normativo
•Balanced Scorecard (BSC)
Es una herramienta que permite implementar la
estrategia y la misión de un gobierno a partir de un
conjunto de medidas de desempeño. Pone énfasis en la
consecución de objetivos financieros, e incluye los
inductores de actuación futura para el logro de esos
objetivos. Proporciona una estructura para transformar
la estrategia en acción.
•Perspectivas estratégicas del BSC
La perspectiva financiera indica
si la estrategia y ejecución,
contribuye con los objetivos
La perspectiva del
gobernado, mejorar
la visión de la entidad,
¿Cómo la entidad
aparece ante los
gobernados?
Visión,
Misión y
Estrategia
La perspectiva del proceso
interno identifica procesos críticos
internos en donde se debe ser
excelente, entregando resultados
que satisfagan a los gobernados
La perspectiva de
formación,
capacitación y
aprendizaje en una
estructura de gobierno
generan resultados de
corto y largo plazo
•Relación Causa-Efecto
de la Estrategia
Finanzas
Resultado Social
Gobernados / Usuarios
Fidelidad de los
gobernados
Procesos Internos
Formación, Aprendizaje y
Crecimiento
Acreditación social
Satisfacción de los
gobernados
Pertinencia del
servicio
Valor agregado
social
Calidad en los
procesos internos
Tiempo de
desarrollo de los
procesos
Acreditación de
los procesos
Habilidades
de los
funcionarios
Conocimiento
de los
funcionarios
Capacidad de
crear
conocimiento
nuevo
Aplicación
tecnológica
•Marco Conceptual
La auditoría de gestión por su enfoque involucra una
revisión objetiva, sistemática y profesional de las
actividades de una entidad, programa o proyecto en
relación al cumplimiento de objetivos y metas (eficacia); y
respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia
y economía). Sus propósitos generales consisten en:
•Evaluar el desempeño (rendimiento) obtenido por una
entidad
•Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las
alternativas para mejorar; y
•Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u
otras acciones correctivas.
•Aspectos en los que se enfoca la
Auditoría de Gestión
•Eficacia en el logro de los objetivos y metas
•Eficiencia en el manejo de los recursos
•Economía en la obtención de los recursos y la
producción y distribución de los bienes y servicios
Enfoque de la
auditoría de
gestión
•Calidad en la información financiera
•Cumplimiento Regulatorio
•Equidad en la distribución de los recursos
financieros necesarios para la prestación del bien o
servicios
•Calidad o nivel de servicio
•Impacto en los ciudadanos
•Enfoque de la Auditoría de Gestión
Análisis de
Controles y
Procedimientos
de la
Administración
Examen de
Controles y
Procedimientos
de la
Administración
Eficacia
Evaluación del
Logro de
Objetivos y
Metas
Evaluación del
Uso Eficiente de
los Recursos
Eficiencia y Economía
•Componentes de la Estructura del
Control Interno
AMBIENTE INTERNO
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
EVALUACIÓN DE RIESGOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MONITOREO
U
N
I
D
A
D
A
U
N
I
D
A
D
B
U
N
I
D
A
D
C
U
N
I
D
A
D
D
•Mapa de Riesgos
Exposición = Riesgo- Control (E=R-C)
Alto
Importancia
Exposición
Aceptable
Exposición
inaceptable
Precaución
Riesgo Bajo
Riesgo Medio
Riesgo Alto
1
7
3
2
4
5
Bajo
Bajo
Posibilidad de Ocurrencia
6
•Clasificación del Control Gerencial
Controles de
Cumplimiento
Controles de
Actividades del
Programa
Controles para la
Protección de
Recursos
Controles de
Confiabilidad de la
Información
El manejo de los indicadores de desempeño no
es otra cosa sino una “rendición de cuentas” a
la ciudadanía.....es medir lo que se hace....es
programar lo que se hizo.....ES MEJORAR LA
FUNCIÓN DE GOBIERNO.
A PARTIR DE LAS BASES ANTERIORES, SE
SUGIERE LA SIGUIENTE ESTRATEGIA CON LOS
MODELOS DE INDICADORES:
1. INDICADORES DE COBERTURA / EFICIENCIA
2. INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
3. INDICADORES DE IMPACTO SOCIAL
4. INDICADORES COMPUESTOS
….PERO ESE ES …OTRO TEMA
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